行政文祕的基礎內容

文祕在企業中是一個重要崗位，文祕是指經過學習，掌握公關與文祕專業的基本理論與基本知識，熟悉現代文書學、祕書學的原理和方法、具有較強的寫作能力、能熟練地從事文書、祕書事務等工作。下面是本站小編為您精心整理的行政文祕的基礎內容。

篇一

行政助理：

行政助理的工作內容以公司運營保障為主，工作內容較多元化，但較基礎

文書寫作、檔案管理，

熟練使用操作辦公自動化設備，包括計算機、打印機、傳真機、複印機等;

有良好的文字表達能力，有一定英語基礎，具備較強的聽説能力

工作效率高，條理性強，具有叫強的應變能力，並具有團隊合作精神

負責辦公用品的保管領用工作，辦公設備的日常維護工作

助人事行政經理完成部門的相關工作，以及其它總裁交辦的工作

.協助辦公設備及辦公環境的維持及維護;

結算各項行政費用;

負責相關文檔管理工作;

其他日常行政支持性工作。

協助行政經理完成公司行政事務管理;

2、參與公司績效管理、考勤等工作;

3、參與公司行政、採購事務管理.

細心，耐心，有親和力，語言和溝通的能力

1、文件、檔案、資料的整理、分類、歸檔、記錄;

2、電話記錄、打印文件、複印資料;

3、日常報表的收集、整理、彙總、傳遞、上報;

4、遇突發事件，緊急聯繫相關負責人，協助解決;

5、收發郵件、信件，及時轉交相關人員;

6、上情下達，下情上傳;

7、保密工作(包括：公司內部信息、資料、文件、人事、檔案、會議內容、計算機信息、財務等)

8、處理各部門人員的報帳事宜，審核、彙總、傳遞工作;

9、協調各部門人事關係，使之工作能順利、高效完成;

10、完成上級管理層交付的臨時工作;

11、保持工作環境整潔、乾淨等。

文祕工作職責

一、負責人事處文祕、公章管理。

二、開具各種信函(包括行政介紹信、證明等)和幹部(工人)調動 通知。

三、負責各種文件和通知的收發和督辦工作。

四、負責本部門的信訪接待和日常事務工作。

五、負責人事檔案和文書檔案的管理工作。

六、協助做好人事統計報表的統計工作。

七、負責人事處網頁的維護和文件、表格的錄入工作。

八、做好本部門計生、安全保衞、保密等工作。

九、完成處領導交辦的其他工作。

篇二

在一個企業中，文祕工作具有十分重要的作用，相關政策法規的宣傳貫徹、老總的指令、公司的決策、企業的理念、員工的聲音，規章制度、信息傳遞、社交關係、溝通聯絡等等，都會在文祕工作中體現出來。換句話説，企業文祕工作對內，在一定程度上可證明企業的實力，尤其是體現企業的文化底藴，規範化運作程度;對外，可以擴大企業知名度，展示企業形象。為什麼這樣説呢?以文祕工作中最基本的部分——公文為例，一份好的公文，對受文單位來説影響重大，如果是質量較高的報告或請示類上行公文，可引起上級的高度重視，如果是通知、規定之內的下行公文，可發揮較好的指導監督作用;如果是公函、倡議、挑戰書之類的平行公文，受文者一定不會等閒視之，而會慎重對待。當然，好的公文不僅是內容，形式也很重要。形式即格式，一般説來，公文的格式是相對固定的，如果我們的公文格式不規範，內容再好也會影響到受文單位或個人的接受程度，最起碼第一印象就不好，一是認為發文單位不正規，其二是認為不嚴肅，對受文單位不尊重，特別是上行文，有些一看就不規範的公文，也許上級領導連看都不會看，或者看一眼就扔在垃圾桶裏了。誰還願為你解決問題和矛盾?由此可見，企業文祕工作對於企業的發展和壯大息息相關。

文祕工作範圍較廣，包括公文寫作、公文處理、檔案管理等等。這裏的學問很深，大學裏有專門的學科，我們沒有時間和精力、也沒有必要去深究，從我們的工作實際出發，只膚淺地探討一下我們平時所涉及的文祕工作。

篇三

需要具備的能力：

(一)較高的文字水平

祕書人員工作中的一個重要任務，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，祕書人員必須具備紮實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規律。漢語詞語浩瀚，文體廣博，這為文字工作者提供了良好的條件。但是，寫作是一種綜合能力的表現，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內內容，並不是一件輕而易舉的事。這就要求祕書人員加強寫作實踐，熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風的改革，培養洗煉的文字表達能力。

(二)較強的組織能力

現代的祕書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會“捆捆紮扎、收收發發”的簡單勞動者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據職責的要求，祕書人員經常要按照領導的意圖組織各類活動，如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力，就無法把工作搞好。對此，祕書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的，不斷增加自己的閲歷和經驗。另一方面要用系統的觀點，統籌安排工作。

(三)準確的判斷能力

皮貝克(美國人才代徵聘專家)説：“最重要的才能莫過於能作出正確的判斷，而這種特殊才能將是電腦永遠無法取代的。”為了實現領導的指示，商務祕書必須正確領會領導意圖。不論是日常的還是突然而來的工作，商務祕書必須從各個角度對問題進行思考和分析，儘快地作出判斷，準確無誤地應付，或者當機立斷地去做，不致出現失誤或漏洞。艾科卡 (美國企業界的傳奇人物，美國克萊斯勒汽車公司總裁)説過：“如果你已經有了95%的資料，但想再取得其餘的5%，卻還得花費六個月。到了那時，市場行情已經變了，你的資料也過時了。生活的全部要點就是：選擇時機。”可見在如今的“商戰”中，商務祕書成熟敏捷的判斷力更為重要。

(四)敏捷的應變能力

祕書的一個主要職責就是為上司提供事務性的服務，減少外界一般性事物對上司的干擾，這需要祕書的隨機應變。在一些正式或非正式場合中，祕書是上司的代表和發言人，這要求祕書默契地配合上司，幫上司打圓場，為領導樹立良好的形象和營造豐富有價值的人脈關係。在面對一些緊急情況時，有良好的應變能力並能在短時間內做出處理方案，這也是祕書要具備的非常重要的能力之一。

(五)廣泛的社交能力

當前，社會交往已成為社會各階層的一項“熱門”活動。社交對於祕書人員來説同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長知識。在廣泛的社交中，可以博採眾長，學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智，智是謀之本，這樣在實際工作中就能更好地發揮參謀助手作用。其次，社交是辦事的輔助。祕書人員辦理公務，聯繫事務，自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。

(六)掌握外語的能力

隨着市場國際化的發展和企業規模的擴大，越來越多的管理者要到國外進行投資、經濟管理或進行國際貿易交際、商務談判，簽訂合同等，這就要求商務祕書具備一定的外語能力。現在即使是沒有涉外經濟業務的企業，也要求商務祕書人員掌握1一2門外語，能夠利用外語閲讀或查閲資料，並熟練掌握外語會話、寫作的能力。

(七)計算機操作能力

美國在線公司總裁史蒂夫，凱斯説：“當多數人上網時，這會以前所未有的方式讓人掌握主動權。他們隨時都能獲得有關他們關心問題的信息，這會在一個比較完善的市場為他們提供比較完善的信息。”商務祕書需要閲讀、收集大量信息，或進行日常事務處理，或進行復雜的計算，都離不開計算機。利用網絡可以實現資源共享，快捷地瞭解世界經濟發展的現狀，節約人力和時間。隨着電子商務的興起和發展，不斷提高計算機操作能力對商務祕書而言是大勢所趨。

(八)創新能力

創新能力也是21世紀檢驗各類人才素質高低的一個重要尺度。商務祕書的創新能力，是指創造性地貫徹領導意圖，為領導工作提供最佳服務的能力。商務祕書參謀作用發揮如何，在很大程度上取決於其創新能力的強弱。美國學者、管理專家加里·哈梅爾曾説：“嶄新的思想是為公司也為自己創造財富的唯一途徑。”沒有創新的意識，沒有創新的思維，沒有創新的膽略，是不可能為領導決策提供有價值的參謀建議的。

(九)運用WTO規則的能力

WTO的核心是一整套進行國際經濟貿易往來的遊戲規則體系，是一種崇尚公平、開放、規範競爭的規則網絡。中國加入WTO後，如何適應新的遊戲規則下的競爭，並運用這些規則參與競爭，是必須首先解決的關鍵問題。中國企業在這一方面的能力還很薄弱，龍永圖曾對此感慨地説：“入世後我們最大的風險不是開放，而是不熟悉規則”。作為商務祕書，應清晰地瞭解加入WTO對本企業到底面臨哪些機遇和挑戰，甚至遊刃有餘地運用規則。在儘可能短的時間內提高自身熟悉規則、運用規則的能力是使自己在競爭中獲勝的法寶之一。