文祕的基礎知識大綱

人類在創造了文字的同時,就開始用文字(書面語言)進行交流,用書面語言來記錄事件、發表議論、抒發情懷。隨着時代的不斷進步和人類的探索和總結,逐步形成了幾種相對固定的書面語言表達方法,即記敍、議論、説明、和抒情(描寫),古今中外的所有用文字記錄的文體都離不開這幾種基本表達方法。在我國,無論是古代的先秦文學如諸子散文、詩經、楚辭,還是唐詩、宋詞、元曲、明清小説或其他文化現象中的各種文體,也無論是近代還是現代文化現象中的各種文體,都離不開以上幾種表達方法。當然,並非所有的文體都用這幾種方法,在文祕工作中佔重要部分的公文,就只是多用記敍、説明和議論,甚至連議論也用得很少,抒情和描寫兩種方法幾乎不用。在這淵遠流長、博大精深的文化領域中,雖然文祕涉及的範圍很廣:黨政機關、軍隊、企事業單位、人民團體等凡是有人羣的地方都無處不在,但它僅僅是滄海一粟。而就是這小小的一席之地,在人們的書面語言交流中起着舉足輕重的作用。我們在座的都是從事企業管理的,雖不是專職文祕工作人員,但所做的工作中,有相當一部分涉及文祕工作,因此學習和探討文祕工作十分必要。我今天講的,有的教科書上有,有的教科書上沒有,是根據本人從事多年文字和新聞工作積累的點滴經驗,並且,也是從本公司常用的、最基本的文祕工作出發,注重於實用性和可操作性。因時間倉促,準備不充分,如有謬誤,以教科書為準。

在一個企業中,文祕工作具有十分重要的作用,相關政策法規的宣傳貫徹、老總的指令、公司的決策、企業的理念、員工的聲音,規章制度、信息傳遞、社交關係、溝通聯絡等等,都會在文祕工作中體現出來。換句話説,企業文祕工作對內,在一定程度上可證明企業的實力,尤其是體現企業的文化底藴,規範化運作程度;對外,可以擴大企業知名度,展示企業形象。為什麼這樣説呢?以文祕工作中最基本的部分——公文為例,一份好的公文,對受文單位來説影響重大,如果是質量較高的報告或請示類上行公文,可引起上級的高度重視,如果是通知、規定之內的下行公文,可發揮較好的指導監督作用;如果是公函、倡議、挑戰書之類的平行公文,受文者一定不會等閒視之,而會慎重對待。當然,好的公文不僅是內容,形式也很重要。形式即格式,一般説來,公文的格式是相對固定的,如果我們的公文格式不規範,內容再好也會影響到受文單位或個人的接受程度,最起碼第一印象就不好,一是認為發文單位不正規,其二是認為不嚴肅,對受文單位不尊重,特別是上行文,有些一看就不規範的公文,也許上級領導連看都不會看,或者看一眼就扔在垃圾桶裏了。誰還願為你解決問題和矛盾?由此可見,企業文祕工作對於企業的發展和壯大息息相關。

文祕工作範圍較廣,包括公文寫作、公文處理、檔案管理等等。這裏的學問很深,大學裏有專門的學科,我們沒有時間和精力、也沒有必要去深究,從我們的工作實際出發,只膚淺地探討一下我們平時所涉及的文祕工作。