文祕專業基礎知識大全

祕書活動的基本方式是處理信息和事務。下面是本站小編為您精心整理的文祕專業基礎知識大全。

篇一

祕書的定義及分類

一、祕書的定義

(一)制定祕書定義的要點

1.祕書活動的服務對象是領導者;

2.祕書活動的根本職能是輔助管理;

3.祕書活動的基本方式是處理信息和事務。

(二)教材給出的定義

祕書是直接輔助領導者實施管理，並負責全面處理信息和事務的工作人員。

(三)其他定義

1.祕書是幫助上司處理各種事務的人員。

2.祕書是為政府、企事業等單位或個人服務的，助理政務、管理事務的工作人員。

3.祕書就是能使上司專心致志地從事其本職工作的輔助人員。

二、祕書的分類

(一)縱向分類(祕書的層次)

1.祕書所在單位的級別有高有低，相應地有三個層次的祕書。

2.同一單位內部，祕書人員的職位有高低之分：

(1)初級祕書：主要從事一般日常工作;

(2)中級祕書：主要負責文字工作——起草文稿、辦理公文、處理信息;

(3)高級祕書：工作以參政議政為主，較多參與決策。

3.祕書職業資格鑑定的三個等級線：初級、中級、高級祕書，在知識要求和技能要求上各有不同。

(二)橫向分類(祕書的類別)

1.從所屬部門的角度劃分，更大的意義在於顯示祕書遍佈於社會各行各業。

2.從具體工作的角度劃分，其意義在於提示祕書可以而且必須承擔哪些具體工作。

(1)“生活祕書”這一類型確實存在過，不能簡單地予以否定;

(2)按此標準劃分，還有“新聞祕書”、“軍事祕書”、“公關祕書”、“警衞祕書”等類型。

篇二

文祕專業基礎知識介紹

一個稱職的祕書，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現其它能力的基礎。可以這麼説，文字表達能力是祕書工作人員的基本功，是“看家”的本領。

那麼，怎樣才能有效地提高文祕寫作的能力呢?具體説來，主要應注意以下幾點：

首先，要端正態度，培養興趣，自覺學好文祕寫作。

不管幹什麼事情，必須有正確的態度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂於去幹，並想方設法去把工作幹好。學習文祕寫作也是如此。寫作，是一種複雜、精細的精神生產，是一項十分嚴肅而艱苦的創造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業社會向信息社會過渡中，有五件‘最重要’的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會裏，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。

這裏所説的‘讀寫技能’，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力。”與此同時，我們還要培養學習文祕寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學為我要學。愛因斯坦説過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如飢似渴地去鑽研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恆，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。

其次，學習文祕寫作基礎知識，借鑑優秀作品。

寫作有沒有規律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人説：“寫作無祕僱作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文祕寫作教材，就是前人文祕寫作經驗的科學總結，就是揭示文祕寫作的一般規律、引導人們掌握文祕寫作方法和技巧的理論。

要提高文祕寫作能力，還應有意識地選讀一些範文，以作借鑑。魯迅説過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就説明着‘應該怎樣寫’。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑑只是從中汲取營養，經消化後成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

最後，要勇於實踐，堅持多練習、多修改。

寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足於多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。

作為文祕人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文祕寫作能力的一個重要環節。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收穫。作為稱職的祕書人員，要有高度的責任感，，養成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反覆推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。

篇三

祕書機構

一、祕書機構的定義

祕書機構是各級各類領導機關的綜合性辦公機構，也叫辦事機構。它隸屬於領導機關，並在機關內為領導工作和機關日常事務提供公務服務。

二、祕書機構的性質

(一)比較兩類機構

1.職能性機構：承擔具體業務工作，專業性強，分工明確，職能界線清晰。(或稱“業務性機構”、“職能部門”、“業務部門”)

2.綜合性機構：不承擔具體業務工作，處理綜合事務，全面協調，拾遺補缺。

(二)祕書機構屬於綜合性機構，既非決策性機構，也非職能性機構。

三、祕書機構的特點

(一)附屬性：直接隸屬於領導機關;

(二)綜合性：活動內容綜合性強;

(三)輔助性：活動形式是向上輔助，而非向下指揮或執行監督。

四、祕書機構的設置

(一)總原則：必須適應機關或單位管理工作的實際需要。

(二)具體要求：

1.凡獨立單位必須設置祕書機構;

(獨立單位：有一定數量的常駐領導幹部和辦事人員，能獨立行使一定權力的實體單位。)

2.祕書機構的組織形式、人員配備，必須符合精簡、合理、高效的要求;

3.祕書機構與所屬機關在工作性質上必須相適應。

五、祕書機構的任務

(一)總括：

1.祕書機構的基本任務是為機關領導層或領導者提供綜合性輔助和公務服務。

2.辦文、辦會、辦事是中外祕書機構的主要任務的概括。

(二)分述：

1.政務性工作(參與政務)

(1)調查研究(為領導掌握情況、制定政策服務，為決策提供準確可靠、全面具體的情況，提出富於建設性的意見和建議)

(2)信息工作(向決策者及時提供準確、完整、有用的信息)

(3)協調工作(側重於協調機關單位內各職能部門的工作目標、工作步驟等，溝通上下，聯繫左右，理順關係)

(4)諮詢工作(為決策者提供與決策有關的法律、法規、政策、資料等，範圍極廣)

2.業務性工作(祕書部門獨有的、帶有祕書專業性質的任務)

(1)文書工作(公文的“統收統發”)

(2)檔案工作(現行文件辦理完畢後，對其中具有存查價值的那部分進行立卷、歸檔，移交給檔案部門管理)

(3)會務工作(為了開好會議而開展的一系列準備、組織工作)

(4)接待工作(可分為內賓、外賓接待兩大類，注意“內外有別”)

(5)保密工作(保守國家及本單位的各類祕密，一般設有保密室)

3.事務性工作(主要指處理機關單位日常事務的各類工作，如文印、交通、值班、福利、環境衞生、設備管理等)

六、祕書機構的領導關係

(一)祕書機構只直接對所屬機關單位負責

祕書機構只直接為本單位領導服務，對下一級或上一級祕書機構不存在領導或被領導關係。換言之，各級祕書部門之間不實行自上而下的、獨立的垂直領導體系，祕書機構之間存在相對的封閉性。

這種領導關係，可以形象地比喻為“各為其主”、“各自為營”。

(二)祕書機構之間的聯繫

1.縱向聯繫

2.橫向聯繫

七、各類祕書機構(略)