文祕基礎條例規定的格式與例文

文祕的主要工作之一是寫作，本文為大家提供寫作基礎指導，歡迎大家閲讀借鑑。

(一)含義、功用和性質

“條例”，是“用於規定特定範圍某些事項或機關、團體的組織、職權、工作、活動以及人員行為的規章制度”。其中黨的機關的“條例”，是用於黨的中央組織制定規範黨組織的工作活動和黨員行為的公文文體。

“規定”，是“用於對特定範圍內的工作和事務制訂帶有約束性的行為規範”的公文文體。

從寫作角度看，條例、規定都屬條款型，與其他公文文種中的文章型的或者日用文書中的表格型的有別，所以放在一起比照講述。至於同類別稱或相近的“辦法”“準則”以及“細則”等，其中用得較多的是“辦法”和“細則”。“辦法”是黨政機關或主管部門對某項工作活動規定具體做法或實施上級法律、條規做法的公文文體;“細則”是對法律、條例、規定根據本地區本部門本系統的實際情況進行詳細解釋或規定如何具體施行的公文文體。應該説是由“法律”、“章程”、“條例”、“規定”派生的。寫法與“條例”、“規定”基本相同。

條例和規定，是規範性的文件，是黨和政府政策的具體化。黨和政府以及人民團體、企業事業部門，都可依據法律、政策和自身的工作權限，在特定範圍內製訂，但它卻必須是領導機關制定或經領導機關批准。它所規定的事項和行為規範，是要實施和執行的，即規範所有有關人員的行為，沒有特殊人物可以不受約束;它具有強制性，執行中不能打折扣，更不能違反。

“條例”和“規定”相比，往往更為寬泛、原則一些，是對政治、經濟、科技、文教等領域某些事項的規定，或對機關團體的組織職權的規定;“規定”則往往針對更為具體一些的事項和問題，即對一定範圍的事務提出具體的辦法和要求，往往是某一決定的落實或某一條例的補充。

(二)格式和寫法

“條例”的標題為實用範圍、內容和文種三部分構成，如，《中華人民共和國技術引進合同管理條例》， 《xx市價格監督檢查條例》等。有時也可以省略第一部分，如《城市規劃條例》、《港口口岸工作暫行條例》;試行或暫行的要在標題上寫明。標題下有的要寫明制定、批准或通過的機構和日期。正文，分條開列，大體有兩種格式：一是內容複雜的，按一般規章制度的寫法，分總則、分則、附則;分章再分條，第一章總則，末章為附則，中間數章分則;條序從頭統一排下。二是稍簡單些的，不分章則，直接分條寫下，但第一、二條等多寫宗旨、範圍、管理部門等總則方面的內容(這些內容也可以用“前言”的形式寫)，最末兩條多寫何機關制訂、何時施行等附則的內容，其他條款寫分則的具體內容。

“規定”的標題同於一般公文的三部分，即制發機關、內容和文種，如，《國務院關於制止亂漲生產資料價格的若干規定》。有時可以省略制發機關，如，《關於中緬邊境小額貿易管理規定》，在“內容”方面還寫了實施範圍。正文往往也是二三部分，開言可寫成前言形式，也可列入條款。內容一般應簡要説明制發本規定的因由，即根據什麼政策決定或什麼情況，或為了什麼目的等;主體，寫規定的具體內容，可分章分條，也可只分條開列具體規定;結尾，用一條或二三條寫實施説明。

(三)寫作注意事項

1.制訂的合法性。依據黨規國法及自身權限，不能違背、超越，不能隨意為之。

2.執行的政策性。在執行時能體現政策，明確規定什麼准許、什麼不准許，並寫明違反的懲處。

3.內容的可行性。條款要能實行，切忌虛張聲勢、空言威嚇而不能實施實行，所以，規定要具體，界限要清楚，前後不能矛盾，要體現出針對性、有效性、可行性。

4.解釋的單一性。用詞準確，不能產生歧義，不能作不同解釋。

5.文字的簡明性。語言簡練，條理清楚，意思淺顯，一目瞭然。

(四)例文簡析

例文1：

中華人民共和國居民身份證試行條例

(一九八四年四月六日國務院發佈)

第一條 為了證明公民身份，保障公民的合法的權利和利益、維護社會秩序，制定本條例。

第二條 凡居住在中華人民共和國境內的中國公民，均應依照本條例的規定申領居民身份證。但不發下列人員居民身份證：

(一)未滿十六週歲的公民;

(二)服現役的人民解放軍軍人和人民武裝警察;

(三)依照法律正在服刑的犯人和被勞動教養的人員。

第三條居民身份證具有證明公民身份的法律效力。

第四條 居民身份證登記項目，包括姓名、性別、民族、出生日期、住址和有效期限。

在民族自治地方，登記項目使用漢字和當地通用的民族文字。

第五條 居民身份證的有效期限分為十年、二十年、長期三種。年滿十六週歲至二十五週歲的，發給有效期十年的居民身份證;二十五週歲以上至四十五週歲的，發給有效期二十年的居民身份證;四十五週歲以上的，發給長期有效的居民身份證。

第六條 居民身份證，由公安部統一印製，由公安機關負責頒發和管理。

第七條居民應在常住户口所在地申領居民身份證。

常住户口待定的、應在現住地申領臨時居民身份證，其申領辦法由公安部另行規定。

國外華僑和香港、澳門、台灣地區同胞迴歸定居的，在辦理户口登記手續的同時申領居民身份證。

第八條 外國人加入中華人民共和國國籍並在中國境內居住的，在辦理户口登記手續的同時申領居民身份證。

第九條公民申領居民身份證，要填寫居民身份證登記表，交驗户口簿，交近期一寸正面免冠照片，交按照規定付工本費。

第十條公民的常住户口遷移時，在辦理户口遷出手續時，繳銷居民身份證;在辦理户口遷入時申領居民身份證。

辦理居民死亡註銷户口手續時，繳銷居民身份證。

第十一條居民應徵入伍，在註銷户口時，繳銷居民身份證;軍人復員轉業辦理户口登記時，申領居民身份證。

第十二條依照法律被判刑的犯人和被勞動教養的人員以及被臨時關押的人犯，凡被註銷户口的，在辦理註銷户口手續時，繳銷其居民身份證;釋放或解除勞動教養後，在辦理户口登記手續時，申領居民身份證;凡未被註銷户口的，其居民身份證由執行機關收繳，釋放或解除勞動教養時，發還本人。

第十三條 公民出國或去香港、澳門、台灣地區，按規定需要註銷户口的，在辦理註銷户口手續時，繳銷居民身份證。

第十四條居民身份證有效期滿時需換領新證的，公民應於有效期屆滿前三個月提出申請，發證機關應於舊證有效期屆滿前將新證發給本人，同時收繳舊證。

第十五條居民身份證應隨身攜帶，妥善保管。如有遺失，應立即報告公安機關，並積極尋找;在三個月內仍未找回的，申請補發新證，原證即作廢。

第十六條公安機關在執行任務時，有權查驗公民的居民身份證，被查驗的公民應主動出示，不得拒絕。

第十七條在辦理涉及公民政治、經濟、社會生活等權益的事務時，有關機關、團體、企業、事業單位，可以要求公民出示居民身份證，但不得任意扣留、抵押。

第十八條有下列行為之一的，根據情節輕重，依法給予治安管理處罰或者追究刑事責任：

(一)偽造、轉讓、出借、出賣居民身份證的;

(二)冒名頂替或者竊取他人居民身份證的;

(三)不按規定申領居民身份證的;

(四)拒絕公安機關查驗居民身份證的;

第十九條 居留在中華人民共和國境內的外國國籍和無國籍的人，不適用本條例。

第二十條本條例的實施細則，由公安部制定。

第二十一條本條例自發布之日起施行。

簡析：

例文1是一則內容較簡單的條例，標題為實用範圍、內容和文種，並註明是試行。下標發佈日期、機關。正文寫法與內容繁複的不同，內容複雜些的如《xx市殘疾人保護條例》，分八章四十條，首章為“總則”八條，末章為“附則”兩條，當中為分則六章：“教育和職業培訓”、“勞動就業”、“生產福利”、“康復醫療”、“經費”、“法律責任”，共三十條。本文無“總則”、“附則”，也不分章，除第一條簡要地寫明緣由、末二條規定機關、施行日期是“總則”和“附則”的內容外，其餘十八條是分則的內容，寫明r身份證的適用範圍、法律效力、登記項目、有效期限以及管理、申領、繳銷查驗，還有違法處罰規定等。因為發向全民，所以寫得極其通俗、簡明、準確、樸素。

例文2：

xx市交通安全責任制暫行規定

第一條 為貫徹“安全第一，預防為主”的方針，保障交通安全，根據《國務院關於加強交通運輸安全工作的決定》精神，結合本市實際情況，制定本規定。

第二條 凡在本市行政區域內的機關、部隊、團體、企業事業單位和其他組織(以下統稱單位)，均須按本規定建立交通安全責任制(以下簡稱安全責任制)。

安全責任制實行單位負責，逐級履行，目標管理，獎優罰劣。

第三條 市公安交通管理局是全市交通安全管理工作的行政主管機關。各級公安交通管理機關在上級公安交通管理機關和本級人民政府領導下，監督檢查安全責任制的實施情況，具體執行安全責任制的獎勵和處罰。

第四條安全責任制由各級人民政府組織實施。各級人民政府的交通安全委員會(以下簡稱安委會)，在本級人民政府領導下，協調本行政區域內的交通安全工作;確定安全責任指標，按期考核、評比、驗收;提出獎勵和處罰的意見，經本級人民政府批准後，由公安交通管理機關執行

市、區、縣人民政府各部門要按照隸屬關係督促本系統各單位執行安全責任制。

中央在京機關及駐京軍事機關的交通安全主管部門，負責督促本系統各單位執行安全責任制。

第五條 單位安全責任制須按下列規定建立。

一、單位的法定代表人全面負責本單位安全責任制的組織實施，實行目標管理，逐級落實，與本單位的工作、經營、生產和勞動安全同計劃、同佈置、同落實、同檢查、同總結、同評比。

二、確定一名單位的領導人具體負責交通安全工作，設有或指定一個部門負責交通安全工作，確定交通安全員。

三、認真貫徹道路交通法規、規章，根據當地安委會和公安交通管理機關的要求，制訂、履行本單位交通安全制度和具體措施，制定交通違章行為控制指標，保證實現安全目標。

四、教育本單位機動車駕駛員和其他人員遵守道路交通法規、規章，建立和堅持交通安全宣傳教育制度，開展羣眾性的安全競賽活動，定期進行安全檢查和總結評比。

五、建立機動車使用、保養、維修、檢查制度，經常進行車輛安全檢查，保持車輛符合國家檢驗標準，嚴禁不符合檢驗標準的機動車上路行駛。

六、接受當地安委會和公安交通管理機關的檢查監督，對檢查中指出的不安全隱患，按限期改正。

七、建立本單位實施安全責任制的考核、獎懲制度，對實施安全責任制成績突出的人員給予獎勵，對違反責任制規定的人員，給予懲罰或處分。

第六條對實施安全責任制成績突出的單位，給予表彰和獎勵。

第七條對不按規定建立安全責任制或履行安全責任制不力的單位，給予警告、經濟處罰，情節嚴重的，責令停止其機動車上路行駛或停止其部分機動車上路行駛1至10天，進行整頓，並提請其上級主管部門追究單位領導人的行政責任。

第八條對單位違反安全責任制的經濟處罰，根據情節輕重，按下列規定執行。

一、不按規定建立和履行交通安全制度，管理措施不力，考核驗收不合格的，處200元以上1000元以下罰款;情節嚴重的，並處主管領導人200元以下罰款。

二、交通違章行為超過控制指標的，處200元以上20xx元以下罰款。

三、有非司機開車、司機酒後開車、駕駛機件嚴重失靈的機動車上路行駛等嚴重違章行為的，按每項違章行為200元以上500元以下以處罰款。

四、發生交通事故負同等以上責任的，每起一般交通事故處200元以上20xx元以下罰款;每起重大交通事故處20xx元以上8000元以下罰款;每起特大交通事故或重大交通肇事逃逸事故，處8000元以e 20xx0元以下罰款。

第九條公安交通管理機關實施處罰時，須填寫處罰裁決書。實施警告時，使用書面警告或掛牌警告。

第十條 被處罰的單位須在接到處罰裁決書之日起7日內，到指定地點接受處罰，交納罰款。逾期不接受處罰、不交罰款的，每逾期1日增加罰款10元至30元。

第十一條對區、縣公安交通管理機關的處罰裁決不服的，在接到處罰裁決書之日起5日內，可以向市公安交通管理局提出申訴;對市公安交通管理局的處罰裁決不服的，在接到處罰裁決書之日起5日內，可以向市公安局提出申訴。市公安局和市公安交通管理局應自接受申訴之日起15日內，作出裁決。

第十二條本規定所稱“以上”、“以下”，均包括本數在內。

第十三條本規定具體執行中的問題，由市公安交通管理局負責解釋。

第十四條本規定自1990年7月1日起施行。

(本規定由xx市人民政府下令發佈，載1990年6月28日《北京日報》)

簡析：

例文2這則規定，是xx市人民政府1990年第17號令發佈的，因而標題省略了制發機關，標題下亦不寫發佈日期了。正文為常用格式，與內容簡單一些的，如《國務院關於嚴禁淫穢物品的規定》那樣寫個前言説明緣由，然後一、二、三、四列下規定內容不同。它的第一至四條，相當於“條例”總則方面的內容，寫了依據、範圍、管理和實施執行部門;第五至第十一條，相當於“分則”，具體寫明交通安全責任制的建立、獎懲等;第十二至第十四條，相當於“附則”對實施中的問題作出明確規定。本文寫得明白具體，切實可行。因為涉及到經濟處罰，所以數字十分明確清楚，情況區分得界限分明，又有體現政策的活動餘地，拿來和結構大體相同但屬政治性的規定，如大家熟知的《關於縣以上黨和國家機關黨員領導幹部民主生活會的若干規定》相比，即可看出各自的特點。

例文3：

xx市關於禁止燃放煙花爆竹的規定

(一九九三年十月十二日xx市第十屆人民代表大會常務委員會第六次會議通過)

第一條 為了保障國家、集體財產和公民人身財產安全，防止環境污染，維護社會秩序，根據國家有關法律、法規，結合本市情況，制定本規定。

第二條本規定由各級人民政府組織實施。

公安機關是禁止燃放煙花爆竹工作的主管機關。

第三條 各級人民政府、街道辦事處和居民委員會、村民委員會，以及機關、團體、企業事業單位，應當在居民，村民、幹部、職工和學生中廣泛深入開展禁止燃放煙花爆竹的宣傳教育。

第四條 本市xx區、xx區、xx區、xx區、xx區、xx區、xx區、xx區為禁止燃放煙花爆竹地區。

xx區、xx區、xx區、xx區遠離市區的農村地區，經區人民政府報請市人民政府批准，可以暫不列為禁止燃放煙花爆竹地區。

其他遠郊區、縣的禁止燃放煙花爆竹地區，由區、縣人民政府劃定。

市人民政府應當採取措施，逐步在本市行政區域內全面禁止燃放煙花爆竹。

第五條在禁止燃放煙花爆竹地區，任何單位或者個人，不準生產、運輸、攜帶、儲存、銷售煙花爆竹。

在本市禁止燃放煙花爆竹地區以外的地區，生產、運輸、儲存、銷售煙花爆竹，須經公安機關批准。

第六條在禁止燃放煙花爆竹地區，違反本規定用下列行為之一的，由公安機關給予處罰：

(一)單位燃放煙花爆竹的，處500元以上20xx元以下罰款;

(二)個人燃放煙花爆竹的，處100元以上500元以下罰款;

(三)攜帶煙花爆竹的，沒收全部煙花爆竹，可以並處。100元以上500元以下罰款。

第七條違反本規定生產j運輸、儲存、銷售煙花爆竹的，由公安機關沒收全部煙花爆竹和非法所得，可以並處5000元以上20xx0元以下罰款。

第八條個人或者單位直接責任人，違反本規定情節嚴重的，依照《中華人民共和國治安管理處罰條例》處以15日以下拘留;造成國家、集體、他人財產損失或者人身傷害的，依法承擔經濟賠償責任;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第九條 違反本規定的行為人未滿18週歲沒有經濟收入的，對他的罰款或者由他負責賠償的損失，由其監護人依法承擔。

第十條 國家及本市慶典活動燃放禮花，由市人民政府決定併發’布公告。

第十一條 本規定具體應用中的問題，由市人民政府負責解釋。

第十二條本規定自1993年12月1日起施行。

簡析：

這則規定是xx市人大會1993年第10號公告發布的。標題三部分，正文十二條，前三條為總則，第一條為何制定本規定，第二條何機關實施，何機關主管，第三條何種機關團體、單位在各種人員中宣傳教育。四至十條是公則，哪些地區禁放，哪些地區暫不禁放;不準生產、運輸、攜帶、儲存、銷售煙花爆竹;在禁放區違反規定的各種行為的各種處罰;例外的未成人罰款、賠償由監護人承擔;慶典燃放由市政府決定並公告。第十一、十二兩條為附則，規定解釋機關和施行日期。

例文4：

產品質量申訴處理辦法

第一章總 則

第一條 為保護用户、消費者的合法權益，正確、及時處理產品質量申訴，根據《中華人民共和國產品質量法》(以下簡稱《產品質量法》)，制定本辦法。

第二條 屬於《產品質量法》調整範圍的產品，用户、消費者發現有質量問題，有權向技術監督行政部門提出申訴。

第三條各級技術監督行政部門應當設置專門的工作機構或者專職人員，負責處理產品質量申訴。

第四條 技術監督行政部門處理產品質量申訴，應當遵循以下原則：

(一)以事實為依據，以法律為準繩原則;

(二)保護當事人合法權益原則;

(三)行政合法性和行政合理性原則;

(四)行政高效和便民原則。

第二章產品質量申訴處理

第五條 技術監督行政部門對用户、消費者(以下簡稱申訴人)提出的產品質量申訴應當予以登記並及時處理。

第六條技術監督行政部門應當在接到產品質量申訴後七日內作出處理、移送處理或者不予處理的決定，並告知申訴人。

第七條技術監督行政部門對無需追究刑事、行政責任的產品質量申訴，應當根據申訴人或者被申訴人的請求，採用產品質量爭議調解方式予以處理。

第八條 技術監督行政部門對舉報被申訴人未履行《產品質量法》規定的“三包”義務的產品質量申訴，應當責令責任方改正。

第九條技術監督行政部門對舉報涉嫌生產、銷售偽劣商品犯罪行為的產品質量申訴，應當移送司法機關處理。

第十條技術監督行政部門對依照法律規定由其他行政機關處理的產品質量申訴，應當移送其他行政機關處理。

第十一條技術監督行政部門對舉報生產、銷售偽劣商品行政違法行為的產品質量申訴，應當按照《技術監督行政案件辦理程序的規定》，移送有管轄權的技術監督行政部門處理。

第十二條 技術監督行政部門移送產品質量申訴應當填寫《產品質量申訴移送書》，並將有關申訴材料一併移送。

第十三條 對下列申訴，技術監督行政部門應當作出不予處理的決定：

(一)法院、仲裁機構或者有關行政機關已經受理或者處理的;

(二)對存在爭議的產品無法實施質量檢驗、鑑定的;

(三)不符合國家法律、法規及規章規定的。

第三章產品質量爭議調解的管轄

第十四條 產品質量爭議的調解由被申訴人所在地的縣、市級技術監督行政部門管轄。

第十五條 技術監督行政部門接受的產品質量爭議不屬於本部門管轄的，應當移送有菅轄權的技術監督行政部門處理。

接受移送的技術監督行政部門認為產品質量爭議不屬於本部門管轄的，不得再自行移送，應當報請上級技術監督行政部門指定處理部門。

第十六條上級技術監督行政部門有權處理下級技術監督行政部門管轄的產品質量爭議。

下級技術監督行政部門管轄的產品質量爭議，認為需要由上級技術監督行政部門處理的，可以報請上級技術監督行政部門處理。

第四章 產品質量爭議的調解

第十七條 技術監督行政部門進行產品質量爭議的調解應當由申訴人提供書面材料。

第十八條 申訴人提供的書面材料應當載明以下內容：

(一)申訴人的姓名、聯繫地址、郵政編碼和聯繫電話;

(二)被申訴人的姓名、聯繫地址、郵政編碼和聯繫電話;

(三)申訴的請求、理由和事實經過、相關證據;

(四)申訴的日期。

第十九條 負責產品質量爭議調解的技術監督行政部門應當在接到申訴材料後五日內分別通知申訴人和被申訴人。

第二十條 負責產品質量爭議調解的技術監督行政部門進行調解時，應當徵得申訴人和被申訴人的同意，調查核實申訴情況，認定有關事實。

第二十一條對有爭議產品需要進行質量檢驗、鑑定的，技術監督行政部門應當在徵得申訴人或者被申訴人同意後，指定檢驗機構或組織有關人員進行質量檢驗、鑑定。

質量檢驗、鑑定費用由申訴人或者被申訴人預付，處理終結時，該費用由責任人支付。

第二十二條 負責產品質量爭議調解的技術監督行政部門經調解使雙方達成一致意見的，應當製作《產品質量爭議調解書》，由申訴人和被申訴人自覺履行。

第二十三條 負責產品質量爭議調解的技術監督行政部門應當在接到申訴人提供的書面材料之日起三十日內終結調解。對於複雜的產品質量爭議可以延長三十日。調解不成的，應當及時終止調解。

第二十四條各級技術監督行政部門應當建立和健全申訴檔案管理制度。

檔案的保管期，可以根據申訴的重要性和保留價值，由各級技術監督行政部門根據具體情況自行確定。

第二十五條各級技術監督行政部門應當建立申訴處理信息統計制度，並將影響重大的申訴及時報國家技術監督局備案。

第五章附 則

第二十六條 本辦法由國家技術監督局負責解釋。

第二十七條 本辦法自頒佈之日起實施。

簡析：

這是根據《產品質量法》制定的用法律保護消費者權益、處理產品質量申訴的“辦法”。寫法同條例、規定。共分五章二十七條，有的條下有款;按內容繁複程度採取分總則、分則、附則的寫法。第一章總則四條，分別確定法律依據、申訴權利、處理申訴的機構人員及遵循的原則。第二章至第四章為分則，明確產品質量申訴處理、爭議調解的管轄、爭議的調解等的具體做法和管轄部門。第五章附則共二條，一是本辦法歸誰負責解釋，二是頒佈之日即實施。此辦法寫時很注意詞意明確，實施可行。

例文5：

xx省國家行政機關公文處理實施細則

(xx省人民政府辦公廳1988年3月23日發佈)

第一章總 則

第一條 為了使我省各級國家行政機關公文處理工作規範化、制度化，根據國務院辦公廳《國家行政機關公文處理辦法》 (國辦發[1987]9號)的規定，結合我省情況，特制定本實施細則。

第二條各級國家行政機關的公文(包括電報，下同)，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發佈行政法規和行政措施，請示和答覆問題，指導和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。各級國家行政機關應有領導同志主管公文處理工作，經常檢查督促和指導，一認真做好公文處理工作，為社會主義現代化建設服務。

第三條各級國家行政機關應發揚深入實際、聯繫羣眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，不斷提高公文處理工作的效率和質量。

第四條 公文處理必須做到準確、及時、安全。公文統一由文書部門負責收發、登記、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。

第五條 國家行政機關的公文處理工作，應貫徹黨政分開的原則。

第六條各級國家行政機關的公文處理工作，必須嚴格執行有關保密規定，確保國家祕密。

第七條上級行政機關的祕書部門對下級行政機關的祕書部門的公文處理工作，在業務上負有檢查、指導的責任。

第二章 公文主要種類

第八條各級國家行政機關的公文種類主要有：

一、命令(令)、指令

發佈重要的地方性行政規章，採取重大強制性行政措施，任免、獎懲有關人員，撤銷下級機關不適當的決定等，用“命令(令)”。

發佈指示性和規定性相結合的措施或要求，用“指令”。

二、決定、決議

對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。

經會議討論通過並要求貫徹執行的事項，用“決議”。

三、指示

對下級機關佈置工作，闡明工作活動的指導原則，用“指示”。

四、佈告、公告、通告

公告應當普遍遵守或周知的事項，用“佈告”。

向國內外宣佈重要事項，用“公告”。

在一定範圍內公佈應當遵守或周知的事項，用“通告”。

五、通 知

發佈行政規章，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周知或共同執行的事項，用“通知”。

六、通 報

表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況，用“通報”。

七、報告、請示

向上級機關彙報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。向上級機關請求指示、批准，用“請示”。

八、批 復

答覆請示事項，用“批覆”。

九、函

相互商洽工作，詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准等，用“函”。

十、會議紀要

傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執行的，用“會議紀要”。

第三章公文格式

第九條公文一般由標題、發文字號、簽發人、祕密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附註等部分組成。

一、公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般由發文機關、事由、公文種類三部分構成;公文版頭已有發文機關名稱的，標題可省去發文機關。除批轉法規性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。

二、發文字號，包括機關代字、年號、順序號。文件在版頭的，發文字號注在版頭與紅線之間;無版頭的，注在標題的右上方。機關聯合發文，只標明主辦機關發文字號。

三、向上級機關請示或報告，應註明簽發人，簽發人姓名注在紅線的右上方，文件末尾應註明聯繫人和電話號碼。

四、公文必須加蓋印章。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日。如正文末頁無空檔，可另加一空白頁註上日期蓋章，並在該頁的左上方標明“(此頁無正文)”。

五、發文時間，原則上以領導人簽發或會議通過的日期為準;聯合行文，以最後機關簽發的日期為準。

六、祕密公文應根據祕密程度分別標明“絕密”、“機密”、“祕密”，祕密等級注在版頭右上方，加中括號，密件順序號注在版頭左上方。

七、緊急公文應根據緊急程度分別標明“特急件”、“急件”，緊急等級注在標題左上方，加中括號。

八、會議通過的文件，應在標題之下、正文之前居中註明通過日期和會議名稱。

九、發文機關應寫機關全稱或規範化簡稱。聯合發文，應將主辦機關排列在前。

十、公文如有附件，應在正文之後、發文日期之前註明附件名稱和件數。

十一、公文字體。鉛印文件，正文一般用三號字體，打印的文件，一般用三號或四號字體。

十二、公文文字應從左至右橫寫橫排。

第十條公文用紙一般用十六開型(長260毫米、寬185毫米)，在左側裝訂。佈告、通告用紙大小，根據實際情況確定。公文左側空白20毫米，右側空白20毫米，天白45毫米，地白30毫米。

第四章行文規則

第十一條各級國家行政機關的行文關係，應根據各自隸屬關係和職權範圍確定。

一、省人民政府對市、縣人民政府和省人民政府各部門直接行文。

二、各市人民政府和省人民政府各部門向省人民政府報告和請示工作。

三、各縣(市)、自治縣、市轄區人民政府向市人民政府報告和請示工作。

四、政府各部門在自己的職權範圍內可以互相行文，可以同上一級政府有關部門或下一級政府有關部門互相行文;也可以根據本級政府授權和有關規定，對下一級政府行文。

第十二條各級國家行政機關一般不要越級請示。因緊急、特殊情況必須越級行文時，應抄報所越過的機關。

第十三條 同級政府可以聯合行文，各級政府可以和上一級政府有關部門聯合行文，政府各部門可以聯合行文。

第十四條部門之間需要行文協商解決的問題，應直接行文，不應報政府轉辦。同級政府之間可以協商解決的問題，不應報請上級政府轉辦。

第十五條 向上請示或報告涉及到其他部門或地方職權範圍的，主辦機關要與有關部門或地方協商一致;經協商仍不一致的，應如實上報上一級政府裁決。未經協商一致或未經上級機關裁決的，不得各自向下行文。

第十六條 向下級機關的重要行文，應抄報直接上級機關。

第十七條請示的公文，應一文一事，主送一個機關，不要同時抄送下級機關。除上一級領導直接交代的外，請示不要直接送領導者個人。

第十八條 上級機關向受雙重領導的下級機關行文時，應同時抄送另一上級機關。受雙重領導的機關向上請示報告，應根據內容寫明主報機關和抄報機關，由主報機關負責答覆。

第十九條 發文應當根據需要確定主、抄送機關，不得濫發濫抄。

第二十條 經過批准在報刊發表註明不另行文的公文，應視為正式公文依照執行，並予以立卷歸檔。除法規、規章外，一般不再印發。

第五章公文辦理

第二十一條 收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、催辦等程序。

一、主送本機關的文件，抄送本機關的重要文件，以及注有密級的簡報、資料等，均應統一進行登記。

二、來文可按辦件、閲件進行分類。辦件一般包括上級機關對本機關的指示、通知，下級機關的請示、報告，同級機關需要答覆的來文。閲件一般包括抄送文件、簡報、資料和不需要本機關辦理的其他參閲文件。

三、需要辦理的公文應根據來文內容，分送給有關部門辦理或送領導人批示後辦理。需要送領導人批辦的公文，承辦人應提出具體的擬辦意見，領導人對公文如何辦理應作出明確批示。緊急公文應明確承辦期限。文書部門應根據時限要求對承辦單位和承辦人進行督促催辦，以防止拖延積壓或漏辦。

四、抄送件、簡報、資料等閲件，屬一般的可分送給有關部門閲存，重要的應送有關領導人傳閲。

五、需要傳閲或批辦的公文，承辦人應根據文件規定的閲讀範圍或領導批示，安排傳閲或批辦，領導人之間不宜直接橫向傳遞，以防積壓或傳失。

第二十二條 發文處理。

一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、封發等程序。

一、草擬公文的要求：

(一)要符合國家的法律、法規，符合黨和政府的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，應儘量與原來的有關政策相銜接，並加以説明。

(二)行文所依據的事實要確實，行文的指導思想和解決問題的主要意見、原則、方針、措施要明確，辦理事項的時間、地點、範圍、原因、理由要交代清楚。

(三)根據行文目的和內容，確定適當的公文種類，要注意區分請示與報告、通知與函。

(四)草擬文稿應根據行文目的與公文種類，構思公文的層次結構，選擇適當的文字，力求層次分明，結構嚴謹，文字樸實精煉，書寫工整。引用公文應註明引文的時間、機關、標題和發文字號。使用簡稱時，應先用全稱，並在括號中註明簡稱稱謂。要使用規範的漢字。公文中的數字，除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者內，一般用漢字書寫。同一公文中，數字的使用應前後一致。

(五)草擬公文必須使用統一格式的公文稿紙。公文稿紙一般為十六開、橫寫。其欄目一般包括主辦機關、發文範圍、擬稿人、核稿人、簽發人、發文字號、祕密等級、緊急程度、印刷份數等。

二、公文審核。文稿在送領導人審批簽發前，應由有關業務部門負責人或祕書部門負責人進行審核。

審核的重點：

(一)是否需要行文，行文的名義、公文種類是否適當;

(二)文稿內容與法律、法規以及上級機關的有關規定是否一致，與本機關發過的公文是否銜接;

(三)依據的事實是否充分、確實，政策、措施和要求是否明確具體、切實可行;

(四)處理程序是否完備，涉及其他部門的問題是否協商一致，行文關係及公文格式是否條例規定;

(五)文字敍述是否符合文法的邏輯，標點符號是否正確。

審核時如發現有不妥之處，必須進行修改。屬於重要的原則性問題，應退回原承辦部門修改。不必行文的，應送有關領導人批准後通知原承辦部門或人員。

三、公文簽發。各級國家行政機關發出的公文，應由機關領導人簽發;重要的或涉及面廣的，由正職或主持日常工作的副職領導人簽發。有的公文(如會議通過的公文等)，可由祕書長或辦公廳(室)主任根據授權簽發。聯合行文，應由行文機關的主要領導人分別在同一稿件上籤發。機關領導人簽發公文，要在“簽發人”欄內寫明具體意見和簽署姓名、時間，不要以劃圈代替簽發。

四、草擬、修改、審核和籤批公文，要用鋼筆、毛筆或檔案圓珠筆。

五、公文簽發後付印。印件頁面要美觀大方，符合公文格式。裝釘要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。

六、公文校對以原稿為準，重點校對文字和格式，非承辦入不得擅自改動原文，如對內容有疑問或發現錯漏，應請承辦人予似核對。

七、蓋印。監印員應根據領導人的簽發和應發份數蓋印。鉛印公文一般由專門機要印製單位用機器套印。委託其他單位套印公文時，應指定專門人員現場監印。

八、公文的祕密等級，應根據公文的內容和印發範圍，由承辦人提出建議，簽發人核定。

九、上一級機關的發文，除絕密或註明不准翻印的外，經下一級機關的祕書長或辦公廳(室)主任批准，可以翻印、轉發。翻印時要註明翻印的機關、時間和份數。

第六章立卷、銷燬

第二十三條 公文辦完後，機關文書部門應根據文書立卷、歸檔的有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。

立卷的範圍：本機關工作活動中形成的重要文件、會議文件、會議記錄以及反映本機關職能活動需要立卷的有關材料(包括照片、錄像帶、錄音帶、電腦軟盤、出版物)等。

第二十四條公文立卷應以本機關形成的公文為重點，根據公文形成的特徵、相互聯繫和保存價值分類進行整理，保證齊全、完整，正確反映本機關的主要工作情況，便於保管、查找和利用。

第二十五條 立好的案卷，應按照有關規定，定期向檔案部門移交。個人不得保存應存檔的公文。

第二十六條沒有存檔價值和存查必要的公文，經過鑑別和主管領導人批准，可以銷燬。銷燬祕密公文要進行登記，有專人監督，保證不丟失，不錯銷、漏銷。

第七章附 則

第二十七條 外事、軍事、司法、行政法規等方面的公文處理辦法，按照上級主管部門的規定和本實施細則，由有關部門另行制定。

第二十八條本細則自發布之日起施行，一九八。年九月六日XX省人民政府辦公廳和印發的《XX省國家行政機關公文處理的暫行規定》同時廢止。其他有關我省各級國家行政機關公文處理的規定，與本細則不一致的，以本細則為準。

第二十九條各市、縣、自治縣、市轄區人民政府，省人民政府各工作部門、直屬機構，可根據本實施細則，結合實際情況，制定本機關轄屬範圍內適用的公文處理制度。

第三十條本細則的解釋，由XX省人民政府辦公廳負責。

(選自《祕書工作手冊》，XX省人民政府辦公廳編印，1988年版)

簡析：

這是XX省人民政府辦公廳執行國務院辦公廳《國家機關公文處理辦法》從本省實際出發具體化的細則。總的寫法構架與條例、規定、辦法相同。這裏屬複雜性的，分七章三十條按總則、分則、附則寫就。第一章總則共七條，講總的依據、性質、原則、關係。第二至六章為分則，分別規定了常用文種、格式、行文規則、公文辦理、立卷、銷燬等方面的具體條款。第七章為附則，二十七條至三十條，講附帶事項：有些部門可再自行擬定細則、一九八。年本省的《細則》廢止、下屬機關可根據本細則再擬定本機關轉屬範圍的公文處理規章制度、本細則解釋權歸省府辦公廳。按：上述《細則》因《辦法》修訂而廢止並有再修訂版，這裏只是作為寫作例文。