文祕需要具備的基礎能力

祕書人員的專業能力，主要是指語言文字應用能力、組織能力、判斷能力、應變能力和社交能力。有些特殊的祕書還需要掌握另外的技能。下面是本站小編為您精心整理的文祕需要具備的基礎能力。

篇一

文祕基礎：公文寫作

文祕是隨着科學與經濟的高速發展，信息傳播的急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而同時產生的一門新興現代科學管理專業。作為一種全球性職業，文祕工作也顯得越來越趨於現代化、科學化與專業化。它在輔助各級領導進行綜合管理、樹立企業形象、溝通內外關係、處理信息的交流等方面發揮着越來越重要的作用。本站小編為您提供文祕專業就業前景。

一、 指出下面文書中哪些屬於行政公文，事務文書與商務文書。

1、 行政公文

是在指行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的主要工具，(通常被稱為通用公文，在經濟、司法、企業、商務、科技等各行各業的日常工作中常用)

共有13種行政公文：

命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議記要。(決議屬黨委機關專用)

共有事務文書如下：

傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信、啟事、簡報、會議記要、計劃、總結、述取報告、講話稿、(這是機關、單位、團體和個人為處理日常事務所用公文)。

共有商務文書如下：

這是機關、單位、團體為處理商務業務所使用的文書，意白書、訂貨單、商品説明書、市場調查報告、招標書、投標書、合同、可行性研究報告。

二、 根據下面內容，擬人寫一份公文，要求具有眉首、主體、版記。公文正文可略寫。

20xx年6月30日，海天電器集團就做好安全保衞工作事宜，給各公司下發了通知。發文字號是海天電[20xx]79號。(注：我們要寫的公文是一份通用公文也屬於行政公文。

文種是通知。

通用公文的格式要素為(1)眉首、(2)主體、(3)版記三個部分。紅色反線以上的個要素統稱為眉首;紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間各要素統稱為主體;主題詞以下的各要素統稱為版記。

1、 眉首的各要素：(1)公文份數序號 (2)祕密等級 (3)保密期限 (4)緊急程度

(5) 發文機關標識 (6)發文字號 (7)簽發人 (8)線色反線

2、主體的各要素：(1)公文標題 (2)主送機關 (3)正文 (4)附件

(5)成文日期 (6)印章和附註等

3、版記的各要素：(1)主題詞 (2)抄送機關 (3)印發機關 (4)印發日期

(5)版記中的反線等

因此該公文的格式應為：

0000001 機密*一年

海天電器集團文件

海電[20xx]79號

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關於海天集團就做好安全保工作的通知

各分公司：

為了...........

特此通知。

海天電器集團

20xx年6月30日

主題詞：安全 保衞 通知

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抄送：集團各科室

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海天電器集團辦公室 20xx年6月30日印發

三、 以擬寫工作總結為例，説説材料工作的4個環節。

第一個環節——材料的佔有。在工作總結中主要是要收集做過什麼成績，有什麼樣的收穫，有什麼經驗和體會或教訓，今後有什麼打算和努力的方向等。

第二個環節——材料的鑑別。在工作總結中主要是要導找哪些是有價值的信息材料，可以放在工作總結之中，給人以學習，仿效或教訓等。

第三個環節——材料的選用。(1)圍繞主題選擇材料，能夠有力地説明，突出主題的材料“放行”和主題無關的材料再生動也得忍痛割愛;(2)選擇典型材料：即具有廣泛代表性和強大説服力的，能深刻得揭示事物本質的材料：(3)選擇真實準確的材料。即確有其事不是胡編的，準確可靠沒有任何的誇張;(4)選擇生動新穎的材料。即發現，挖掘不準人知的材料以及生動有趣的材料。

第四個環節——材料的使用。注意兩點：(1)恰當安排材料的先後順序。以工作總結為例，首先要有前言主要介紹基本情況、背景、交待什麼時間內、什麼情況下、做了些什麼工作、有何成績。第二主體，屬於總結的重點部分。如屬於彙報性總結，則主要寫回顧與思考;如屬於經驗性總結，則主要寫做法與體會。第三結尾。以簡潔筆融概括全文，並展觀打算等。總之總結寫法要宜於別人的思維習慣所接受。(2)確定材料的詳略程度：A根據主題的需要確定材料的詳略。對錶現主題的骨幹材料宜詳，中心材料宜詳、典型材料要詳，其他的宜略。B根據文體的特點確定材料的詳略。不同的文章體栽特點不同。公文的餓特點是直言“説”明，故説明部分詳寫，議論、敍述略寫;説理部分詳寫，引述略寫;敍事詳寫，議論，説明略寫。

四、 指出下面詞語各屬於應用文書的哪類專用語言。

A根據`````特通告如;B、收悉;C、轉發;D、特此專復;E、關於;F、本部門;G、為了;H、會議認為;I、會議指出;J、不同意;K、原則同意;L、請予覆函;M、請審閲;N、貫徹執行;O、現將有關事項通知如下。

應用文書具有獨特的專用語言，常見的有以下8類：

1、 開頭用於，如以上中的“為了”、“關於”。

2、 承啟用語，如“根據`````特通告”“現見有關事項通知如下”。

3、 引述用語，如“收悉”。

4、 批轉用語，如“轉發”。

5、 稱謂用語，如“本部門”。

6、 經辦用語，如“會議認為”“會議指出”“貫徹執行”。

7、 表態用語，如“不同意”“原則同意”。

8、 結尾用語，如“請予覆函”“請審閲”。

五、 為什麼應用文書較多運用敍述，議論和説明方式，而很少使用描寫，對話和抒情方式?

應用文書以實用為目的，故很少使用描寫、對話、抒情，而較多運用敍述、議論、説明等方式，以陳述情況，闡述觀點或説明問題。

(敍述六要素：時間、地點、人物、事件、原因、結果。議論文三要素：論點、論據、論證，每一段完整的議論都由三要素構成。分為立論與反論，説明的方法有3種：一是定義和表述，二是分類和比較，三是數字和圖表。)

篇二

文祕基礎：溝通能力

一、 文祕工作為什麼要重視溝通技能?

溝通是人與人之間產生活力的源泉，也是人羣行程凝聚力的基礎。溝通的效果和溝通對象的理解以及參與溝通的態度，程度緊密相聯。所以學會與人良好的溝通能力是祕書最基礎也是最重要的技巧之一。

二、 溝通的基本要素和過程

1、 有效溝通的基本要素：首先要有效溝通的前提，比如相互尊重、相互理解。 然後是把握溝通的關鍵，比如有效傾聽、構建良好的傾聽環境、克服傾聽的障礙、實現有效傾聽的準備、提問要分清類別和適用的問題形式、自信地提出要求、學會禮貌拒絕等等。

2、 有效溝通有哪些原則原則：

A、“7C”原則 (1)可信賴性(彼此信賴)

(2)保證溝通計劃與溝通環境的一致性

(3)內容(準備好進行溝通的信息內容)

(4)明確性(簡單明瞭的語言)

(5)連貫性(不要忽視補充新的信息內容，對客户進行必要的跟進，聯繫)

(6)渠道(儘量選擇已經有的，客户習慣用，熟練使用的信息溝通渠道)

(7)準確判斷接受能力(對方的接受能力瞭解後有針對性地表達信息)

B、用心去聽，不要在乎對方的表達方式(這是避免衝突的重要條件)

C、積極去想，分析出弦外之音(限於一些複雜的因素影響，有些溝通目標不會被直接表達出來，這就需要我們去理會)

3、 有效溝通的目標：(1)説明事物(2)表達情感(3)建立聯繫(4)和諧工作環境

4、 有效溝通的過程：(1)做好溝通前的準備(明確自己的目標，對方的背景)(2)確認對方的需求(3)正確地闡述自己的觀點(4)關注對方的反應(5)實施有效的提問(6)積極、認真地傾聽(7)及時確認，應對(反饋)(8)適時進行總結。以上1和4是本題的答案其它為了解或補充可以可以不答。

5、 需要溝通的工作關係：(1)與客户溝通)(2)與同事溝通(3)與上司溝通

三、 説明祕書溝通的方法和技巧

1、 及時明確溝通對象(用以下兩個方法來幫助自己：一是熟悉製作和使用必要的溝通記錄工具;二是恰當詢問回使已有的信息更具有針對性)

2、 瞭解溝通對象的行為習慣和工作風格

3、 正確選擇溝通渠道(面談、書面、會議、演講、電子媒介等)

技巧：面對面談話的技巧——禮貌，儘快記住對方的基本情況語言精簡明白、互動、投機和諧。

書面溝通技巧——充分利用協作技巧來豐富自己的書面內容。

會議溝通技巧——友善、資料完善、尊重與會代表並感謝光臨。

演講溝通技巧——注意話題，調整好的心情，短少精幹，注意語言魅力和藝術，注意開場和結尾。

電子媒介溝通技巧——瞭解最新電子媒介的優勢，使用各種載體時注意文字的應用不能讓私人私公司的祕密在網上傳播。

篇三

文祕基礎：寫作能力

文祕的專業知識就是寫文，辦會，辦事。寫文就是要撰寫文章，各類文種的寫作，比如説：請示，批覆，報告，通知，通告，意見，合同等等。辦會就是要完善組織各類會議。辦事就是有一定辦公室能力。

一個稱職的祕書，必須具有運算、規劃、策劃和執行能力。文字的表達是最重要的，也是文祕工作的基礎和重中之重。可以這麼説，絕佳的文字表達能力，是文祕“看家”的本領。

如何提高文祕的寫作能力呢?具體説來，以下幾點很關鍵：

首先，要端正態度，培養興趣，主動地學好文祕寫作。

不管幹什麼事情，必須有正確的態度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂於去幹，並想方設法去把工作幹好。學習文祕寫作也是如此。寫作，是一種複雜、精細的精神生產，是一項十分嚴肅而艱苦的創造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業社會向信息社會過渡中，有五件‘最重要’的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會裏，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這裏所説的‘讀寫技能’，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力。”與此同時，我們還要培養學習文祕寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學為我要學。愛因斯坦説過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如飢似渴地去鑽研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恆，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。

其次，學習文祕寫作基礎知識，借鑑優秀作品。

寫作有沒有規律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人説：“寫作無祕僱作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文祕寫作教材，就是前人文祕寫作經驗的科學總結，就是揭示文祕寫作的一般規律、引導人們掌握文祕寫作方法和技巧的理論。

要提高文祕寫作能力，還應有意識地選讀一些範文，以作借鑑。魯迅説過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就説明着‘應該怎樣寫’。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑑只是從中汲取營養，經消化後成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

最後，要勇於實踐，堅持多練習、多修改。

寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足於多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。

作為文祕人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文祕寫作能力的一個重要環節。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收穫。作為稱職的祕書人員，要有高度的責任感，，養成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反覆推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。