文祕崗位基礎知識

在一個企業中,文祕工作具有十分重要的作用,相關政策法規的宣傳貫徹、老總的指令、公司的決策、企業的理念、員工的聲音,規章制度、信息傳遞、社交關係、溝通聯絡等等,都會在文祕工作中體現出來。下面是文祕崗位基礎知識，隨小編一起來看一下吧。

祕書是公司和當店樹立於客户面前的形象窗口，是一個樞紐起着承上啟下的作用，是店長的左右手。一個優秀的祕書能為主管分擔一半以上的事務及管理工作。店務祕書的主要工作職責有：店內事務管理;互動管理;與總部溝通管理;緊急事務應對管理

(一)客户資料管理

【總客户登記冊】用於登記當天值班接待的上門客人和經紀人當天獲取的除上門外的客人，祕書負責提醒督促經紀人將當天收集到的所有客人登記在總客户登記冊上。及時更換收藏已登記滿的總客户登記冊，存檔一年後作廢銷燬。

【登報客户登記表】用於登記登報來電問詢的客户，編號並與當天下午下班前統一分配給經紀人，督促跟進。及時收藏半年後作廢銷燬。

(二)制度執行

祕書在執行制度過程中應以《公司制度》、《行為規範》及當店管理制度為標準，發現某同事違反規定時，及時給予提醒，或彙報店長，由店長決定是否處罰，店長確定處罰，祕書開罰單，店長簽字，祕書執行罰款。

(三)考勤管理：祕書應該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細內容，嚴格監督打卡情況。中國房地產中介聯盟網--聯盟吧-

(四)值班管理：祕書於當月的最後一天制定下月的值班表，由店長確認簽字生效，於晚會告知傳閲並張貼告示當店同仁，以便於經紀人提前做計劃。

(五)衞生管理：當天衞生由值班人員打掃，祕書應監督當店衞生及辦公設備的整潔度。發現值班人員沒做衞生或馬虎對待的，告知店長，由店長處罰。每月負責組織至少一次的衞生大掃除。

(六)表格表單管理

【普通表單格】：經紀人用和祕書用的表單格分類存放於固定位置，並標識清楚，一週整理一次，及時備存，確保各類表單格齊全供經紀人使用。

【特殊表單格】：租賃合同和收據要在租賃專員提出申請時發放，發出24小時內收回租賃佣金，收據本和一份存檔合同(一式三份中的其中一份)。作廢合同三份都收回並註明“作廢”的字樣。月底將當月的所有存檔合同彙總，製作租賃檔案上交財務部

(七)當店辦公用品和基金的管理

【辦公用品的領用】製作成一份辦公用品領用登記表，監督領用登記，月底統計，供數據分析用。對當店辦公設備進行維護，如出現故障先尋找原因，在能力範圍內的儘量獨立解決，在能力範圍外的及時與廠家或其他服務機構聯繫。

【當店基金的管理】：根據當店具體情況於月初或月末將當店基金收支明細表張貼告示

(八)數據彙總

【每週】：週考勤彙總，客户和房源統計，帶看量、簽單數彙總。

【每月】：月考勤彙總，客户和房源彙總，帶看量簽單明細統計，當店話費及辦公用品費用統計。

(九)接待

【客户接待】：在值班人員外出帶看或繁忙時接待上門客户，將客户信息分類登記於登記表中，儘量詳細具體，並於當天交接給值班人員。祕書所接待的房源及客人統歸當天值班人員所有。

【同事接待】：來者是客，到當店來的他店經紀人或其他部門的同事都應熱情接待，倒水讓座，提供恰當的幫助。

【注意事項】：

a：祕書是公司的形象代表，是當店的窗口和樞紐，接待禮儀要規範細緻到位。

b：隨時保持飽滿的精神狀態。

(十)注意職責與工作任務：

1、負責公司內、外部文書處理：負責集團公司相關資料文件的接收、裝訂、傳閲、送籤;負責集團公司內的複印、傳真、打印等工作。

2、協助辦公室主任進行相關會議的組織，並做好記錄：負責會議的記錄和整理;負責會議場所的安排與佈置;負責會議的服務工作及相關活動的安排;負責會議相關資料的編印。

3、協助辦公室主任做好公司的接待工作：協助辦公室主任負責公司來訪人員的接待，包括外事活動的組織、接待、翻譯工作;協助辦公室主任負責公司相關公共關係的建立和保持。

4、協助辦公室主任做好其它各項工作：協助辦公室主任做好公司印籤的使用與管理，並做好用印的登記，以備查。

5、協助檔案管理員做好檔案管理工作。

6、完成辦公室主任交辦的其它各項工作。

(十一)權力和責任：

權力：相關文書的起草權。

考核指標：文書起草、會議記錄完成質量及完整性;文書收發的及時性、準確性;考勤、服從安排、遵守制度;其他專業知識技能。