文祕基礎之通用公文格式與例文

文祕的主要工作之一是寫作，本文為大家提供寫作基礎指導，歡迎大家閲讀借鑑。

(一)含義、功用和性質

“公告”是“適用於向國內外宣佈重大事項或者法定事項”的公文文體。

“通告”，是“適用於公佈社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”的公文文體。

本類兩種，被稱為發佈性公文或知照性文告，中心是曉喻告語，就是把欲使接收者知曉的情況、事體、規定、要求發佈出去，或者説是告知、關照到有關方面。由於告白的對象範圍廣泛，“一體周知”，所以又稱“周知性公文”。

(二)二者之分工

“公告”，發文機關級別更高(多為省、部以上機關)，宣佈的事件更重大;或告知的範圍更廣，有時包含國外;發佈的方式一般不張貼，而足通過通訊社、電台、報刊。

“通告”，使用機關範圍最大，各種機關單位都可發佈;內容有時具有專門性(如銀行、交通方面的)，而事項則更一般化;發佈方式多種式樣，可張貼，也可在報刊、電台發佈。報紙發佈可省略日期，因報紙有日期。

(三)格式和寫法

1.標題。一般由三部分組成：“公告”標發文機關和文種，有時只標文種即可：標題如無發文機關名稱則在結尾必須落款。“通告”標題一般要標出單位或事由。

2.正文。包括開頭的原由，講原因目的;主體的事項，即告白的內容，可以分條款寫下：最後是結尾，寫實施的期限、範圍以及違反如何等，也可以簡捷地提出對人民的希望，對違背者的警告等，然後再寫、或結尾只寫結束用語，如“特此公告”等。

3.文尾。包括署名和日期。以機關名義發佈，標題如已有機關名，就不必署了。

由於告語面廣，撰寫時要注意：事理周密無漏洞，條理清楚不口羅嗦，語言通俗不鄙俚，文風嚴肅不做作。做到易讀易懂易知。

(四)例文簡析

例文1：

中華人民共和國全國人民代表大會公告

第三號

第七屆全國人民代表大會第一次會議於1988年4月3日選舉鄧小平為中華人民共和國中央軍事委員會主席。

現予公告。

中華人民共和國第七屆全國人民

代表大會第一次會議主席團

1988年4月8日於北京

簡析：

例文l這則公告，只用一句話向全世界宣告，中華人民共和國全國人民代表大會這一最高權力機關於何時選出何人為共和國xx。“現予公告”，以示鄭重。

例文2：

中華人民共和國國務院、中華人民共和國中央軍事委員會公告

(1996年1月28日)

根據中華人民共和國憲法賦予中國人民解放軍的使命和《中華人民共和國香港特別行政區基本法》關於中央人民政府負責管理香港特別行政區防務的規定，為維護國家的主權、統一和領土完整，保持香港特別行政區的繁榮和穩定，中華人民共和國中央人民政府派駐香港特別行政區的部隊，經過精心準備，現已組建完成。駐香港部隊由中國人民解放軍陸軍、海軍和空軍部隊組成，隸屬中華人民共和國中央軍事委員會領導。這支部隊將於1997年7月1日零時正式進駐香港。中央人民政府派駐香港特別行政區負責防務的軍隊不干預香港特別行政區的地方事務。香港特別行政區政府在必要時，可向中央人民政府請求駐軍協助維持社會治安和救助災害。駐軍人員除須遵守全國性的法律外，還須遵守香港特別行政區的法律。駐軍費用由中央人民政府負擔。

簡析：

這是事項較為複雜的一則公告，標題標出國務院、xx，以示重要和份量。正文只一段，告白駐香港部隊諸問題。共七句，一句一個完整意思。第一句根據憲法和香港基本法(依據)，為了什麼(説明)“中華人民共和國中央人民政府派駐香港特別行政區的部隊”(使用全稱)已組建完成(決策何事)，是一導語性開頭。下面六句分別告白具體決策：組成與領導，何時進駐，負責防務不干預地方事務的原則，必要時香港特別行政區政府可向中央人民政府請求駐軍維持治安和救災，駐軍要遵守全國性法律外還須遵守特別行政區法律，軍費由中央政府開支。清楚周備，堂堂正正，表現出中央政府的闊大氣度和磊落政策，藴含了駐軍將深得人心的風度。

例文3：

中華人民共和國財政部公告

(第5號)

根據《中華人民共和國國庫券條例》，現就發行1995年第二期憑證式國庫券公告如下：

一、1995年第二期憑證式國庫券(以下簡稱“本期國庫券”)計劃發行60億元，期限3年，從11月21日開始發行，12月16日結束。

二、本期國庫券從購買之日起開始計息，到期一次還本付患，不計複利。持滿3年的，年利率為百分之十四，並實行保值貼補。

三、本期國庫券可以記名、可以掛失，不上市流通;發行期結束後，持券人可隨時到原購買網點提前兑取，利率分檔設定。

四、本期國庫券由中國工商銀行、中國農業銀行、中國銀行、中國人民建設銀行、交通銀行和各地國債服務部承購後，面向社會銷售。居民個人和其它投資者可到上述機構辦理購買事宜。

特此公告。

中華人民共和國財政部

1995年11月17日

(《北京日報》1995年11月18日)

例文4：

公告

根據《國務院關於組建城市合作銀行的通知》和經中國人民銀行總行批准的《XX市城市合作銀行組建方案》的要求，為了做好城市信用社股東向XX市城市合作銀行入股的工作，現將有關事項公告如下：

凡XX市各城市信用社的股東(合法人和自然人)自公告之日起十五日內，持股金證明和身份證(或户口簿)前往原入股的城市信用社，辦理向XX市城市合作銀行入股或退股手續。逾期不辦理的，視為放棄入股的權利，其股金以活期存款形式存放在城市合作銀行。

XX市城市合作銀行籌備領導小組辦公室

地址：XX市XX區右安門內大街65號113房間

電話：3520xx4—2113

(《北京日報》1995年12月1日)

簡析：

例文3是財政部發行國庫券的公告，公開於全社會發行，用公告。正文開頭一句説明依據何條例發行第幾期憑證式國庫券。主體用序碼列四條説明數量、期限、發行日期，利息，記名掛失等性質、何處銷售等。最後特此公告作結論，然後是落款。

例文4是告白麪廣而發的公告，標題只用公告二字。開頭一段一句講根據何文件要求(依據)、為了做好轉股工作(説明)將有關事項公告如下：第二段即為決策事項，在何時如何將信用社股金轉入信用銀行，逾期將如何處理。下款後寫明地址、電話，便於查詢。

例文5：

北京鐵路分局通告

目前，北京地區各站運能運量矛盾日趨突出，貨場能力飽和。一些物資單位的貨物到達後長期不領取，“以場代庫”，造成貨場堵塞，嚴重影響首都建設和人民生活物資的正常運輸。為保證貨場暢通、保證首都工農業生產、基本建設和人民生活物資進得來、出得去，經上級批准，自元月十五日起，對到達XX市範圍內貨場的貨物到達卸後，自鐵路發出催領通知(包括黑板揭示)之次日起，免費保管兩天。對逾期未搬出者以累計遞增方法核收暫存費。

特此通告

(發佈於一九八五年一月十二日《北京日報》)

簡析：

例文5標題上只是何單位的“通告”，因一體周知，不寫上款。全文四句話三部分，三要素俱全。第一二句概括出“行文”緣由，第三句經説明而提出措施，是主要內容，第四句是對不遵守者的處理辦法。然後以“特此通告”結尾。寫得簡明清楚。因標題上寫了單位所以無下款，因登在報上所以無日期，因為範圍在北京地區或到北京站卸貨單位，所以登在《北京日報》上。

例文6：

中華人民共和國公安部、郵電部關於保護通信光纜線路的通告

通信光纜是當今世界通信容量大、傳輸距離長、抗干擾性能強的現代化通信傳輸設施，目前已成為我國通信網的重要組成部分。光纜是由玻璃纖維構成，不含任何金屬成分，極易受到損壞，一旦損壞，阻斷通信，其危害後果非常嚴重。為確保通信光纜安全，根據國家有關法律和規定，特通告如下：

一、任何單位和個人不得損壞通信光纜，不得有危害通信光纜安全的行為;凡損壞通信光纜設施、阻斷通信的，應當承擔修復光纜設施的費用，賠償阻斷通信所造成的經濟損失。對於危害後果嚴重構成犯罪的j依法追究刑事責任。

二、故意破壞和盜竊通信光纜或利用技術手段危害通信安全的，都是違法犯罪行為，情節輕微違反治安管理規定的，依照《中華人民共和國治安管理處罰條例》予以處罰;造成嚴重後果的，依法追究刑事責任。

三、凡有盜竊、破壞通信光纜行為的，必須立即向公安機關投案自首，爭取從寬處理。自通告發布之日起15日內，凡主動投案自首的，可依法從輕、減輕或免予處罰;拒不自首或繼續進行違法犯罪的，依法從重處罰。

四、保護通信光纜是全社會每一個公民的責任和義務。任何單位和個人，對於因施工等各種外力損壞通信光纜的行為，應當主動勸阻和制止;發現盜竊、破壞光纜的違法犯罪分子，應當主動向當地公安機關或郵電部門舉報。

五、對於保護通信光纜設施，阻止損壞事故，舉報犯罪分子，協助破案的單位和個人，給予表彰和獎勵;對於包庇、窩藏犯罪分子，打擊、報復舉報人的，由有關機關依法追究其法律責任。

本通告自發布之日起施行。

：1996年1月5日

簡析：

這份通告是公安部、郵電部聯合發出的，標題特將內容標出。正文開頭説明為何要保護通信光纜線路，主體五條具體講保護的內容措施。以從發佈日施行為結語。下款寫明發布日期。

例文7：

XX市新聞出版局通告

1993年第1號

《XX市國內新聞單位駐京記者站管理規定》，已於1993年12月17日經市人民政府批准(京政發[1993]73號)，現予發佈施行。

XX市新聞出版局

1993年12月30日

(《北京日報》

1994年2月24日四版)

簡析：

這是一份發佈通告，發文單位北京新聞出版局，將擬定的《XX市國內新聞單位駐京記者站管理規定》發佈施行於全社會而作廣泛通告。內容只一句，説此規定已於某年月日經市政府批准，現予發佈施行。《規定》附於其後，便有了法定功能。

例文8：

XX市房地產管理局通告

為有效地對本市住宅電梯的運行服務進行監督管理，提高服務質量，保證居民正常、安全乘梯，根據XX市人民政府辦公廳《關於加強居民高層住宅樓電梯管理，改善運行服務的通知》精神及XX市市政管理委員會關於《XX市住宅電梯使用管理規定》的要求。現決定對本市行政區域內的住宅電梯進行註冊登記。現將有關事項通告如下：

一、登記範圍

各自管房單位、各房屋管理公司(物業管理公司)管理的住宅電梯。

二、登記地點

各管理單位到住宅電梯所在地的區(縣)房地局登記。

三、登記程序

(一)各房屋管理公司，在辦理電梯註冊登記時應持市房地局的住宅電梯管理情況表及市勞動局的電梯建檔卡片。

(二)各自管房單位在辦理電梯登記手續時，應持房屋產權證及市勞動局的電梯建檔卡片。

(三)未統一建檔的住宅電梯，其管理單位應按市勞動局(1994.)第5號通知精神，先到市或區勞動局辦理電梯登記建檔手續。然後再到電梯所在房地局辦理電梯註冊登記手續。

(四)註冊登記證均由住宅電梯所在地的區(縣)房地局頒發。

四、登記時間

自即日起至1995年10月30日止。

(《北京日報》1995.9.14四版)

簡析：

本通告開頭就説明為何目的、據何文件決定對本市住宅電梯登記(説明、依據、決策)，具體事項分四條通告於下：登記範圍、登記地點、登記程序、登記時間。一目瞭然。