檔案管理規章制度（精選17篇）

檔案管理規章制度（精選17篇）

檔案管理規章制度 篇1

為貫徹落實《機關檔案管理規定》，近日，全國人大機關重新修訂了《全國人大機關檔案管理辦法》，並經十三屆全國人大常委會祕書長、機關黨組書記楊振武批准同意，印發機關各單位、各部門施行。

《機關檔案管理規定》的頒佈施行是國家檔案局在新形勢下推動機關檔案工作的一項重大舉措，是進一步依法加強機關檔案科學規範管理的一個重要抓手。《機關檔案管理規定》具有很好的普適性、實用性和創新性，為機關檔案工作轉型升級提供了重要依據。全國人大機關以學習貫徹落實《機關檔案管理規定》為契機，深入開展檔案法治宣傳教育，以規範檔案管理工作流程為目標，貫徹落實依法依規治檔的本質要求，將標準化、精細化、流程化作為檔案工作的重要任務，進一步完善檔案管理體制機制。

全國人大常委會辦公廳祕書局高度重視，及時召開座談會組織機關兼職檔案員進行學習討論。檔案處認真學習領會《機關檔案管理規定》，結合全國人大機關檔案工作的實際情況，啟動《全國人大機關檔案管理辦法》的修訂工作。

在修訂工作中，檔案處堅持加強宣傳、集思廣益，廣泛徵集修訂意見。通過舉辦檔案工作學習班、召開座談會、印發徵求意見稿等形式，使機關32家立檔單位和各單位、各部門兼職檔案員廣泛參與到此次修訂工作中。徵求意見稿經歷了“三上三下”的修改過程，充分吸收了國家檔案局檔案館(室)業務指導司機關檔案業務指導處的意見。此次修訂工作共對現行辦法進行了42處修改，新增條款15條，對19條條款作出重大調整，保證新修訂的《全國人大機關檔案管理辦法》適應當前和今後一段時期機關檔案管理工作需要。

修訂工作同時堅持統籌協調、與時俱進，積極創新機關檔案管理工作體制機制。新修訂的《全國人大機關檔案管理辦法》首次明確了由全國人大常委會副祕書長牽頭的機關檔案工作協調機制，協調處理全國人大機關檔案工作重大事務和重要事項，要求機關各立檔單位建立以主要負責同志、分管檔案工作領導、專職或兼職檔案員、業務人員組成的4級檔案工作機制，為機關檔案工作的明確責任、分級管理、齊抓共管提供了有力的制度保障。按照新時代機關檔案工作信息化要求，針對全國人大機關數字檔案室建設情況，結合《機關檔案管理規定》的精神，《全國人大機關檔案管理辦法》明確規定了全國人大機關檔案信息化建設的技術要求和工作部署，保證全國人大機關檔案信息化建設有規可循、安全規範。

此次修訂的《全國人大機關檔案管理辦法》完整覆蓋機關檔案收集、整理、保管、鑑定、利用、編研等各個工作環節，明確要求檔案工作與業務工作同步部署、同步實施、同步發展，具有較強的規範性、針對性和實用性，對做好新時代全國人大機關檔案工作具有重要意義。

檔案管理規章制度 篇2

第四章 管理要求

第一節 一般規定

第二十三條 機關檔案包括：

(一)文書、科技(科研、基建、設備)、人事、會計檔案;

(二)機關履行行業特有職責形成的專業檔案;

(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;

(四)業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案;

(五)印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案;

(六)其他檔案。前款(一)(二)(三)項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。

第二十四條 機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關係、名稱發生變化但工作性質和主要業務範圍未變化的，維持原全宗不變。機關應當建立並定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規範》(DA/T12)執行。

第二十五條 機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規範有序，保管安全可靠，鑑定準確及時，利用簡捷方便，開發實用有效。涉及國家祕密檔案的管理應當符合保密管理的相關規定。

第二節 形成與收集

第二十六條 機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成歸檔文件材料。機關辦公自動化和其他業務系統應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。文件材料形成時，應當採用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。歸檔文件材料應當真實、準確、系統，文件材料組件齊全、內容完整。

第二十七條 機關文書或業務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應當納入收集範圍。機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料;機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料;機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料;機關向社會和個人徵集的、與機關有關文件材料等。

第二十八條 機關應當編制本單位文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意後施行。機關內部機構或工作職能發生變化時應當及時修訂，經重新審查同意後施行。文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映機關主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔範圍和檔案保管期限從其專門規定。機關所屬機構文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表報機關審查同意後施行。

第二十九條 文書檔案的收集範圍按照《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》制定執行。會計、科研、基建檔案收集範圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規範》(DA/T2)、《建設項目檔案管理規範》(DA/T28)及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》規定。照片檔案的收集範圍應當符合《照片檔案管理規範》(GB/T11821)和《數碼照片歸檔與管理規範》(DA/T50)規定。其他門類檔案收集範圍按照國家相關規定執行。

第三十條 電子文件應當連同元數據一併收集。收集的元數據應當符合《數字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T18894)、《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46)、《照片類電子檔案元數據方案》(DA/T54)、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》(DA/T63)等規定。

第三節 整理與歸檔

第三十一條 機關應當按照本規定第二十三條制定統一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協調呼應，便於檔案的統一管理和利用。分類方案一經確定，應當保持一致，不得隨意變動。機關檔案分類方案一般採用年度、機構(問題)、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規定的，從其規定。

第三十二條 機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯繫，區分不同價值，便於保管和利用，逐步推進卷件融合管理。文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理。科技檔案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執行。

第三十三條 機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規則》(DA/T22)和《數字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協調呼應。機關檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會計(KU)、專業(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業務數據(SJ)、公務電子郵件(YJ)、網頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(SW)設置一級門類代碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設備(KJ·SB)設置科技檔案二級門類代碼。專業檔案按照相關規定設置二級門類代碼。

第三十四條 機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。機關檔案應當按照《檔案著錄規則》(DA/T18)進行著錄。傳統載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數據收集等工作和要求協調對應。

第三十五條 機關檔案經文書或業務部門整理完畢後，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔;採用辦公自動化或其他業務系統的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規定的，從其規定。歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對，並履行交接手續。機關檔案實現隨辦隨歸的，還應當按規定履行登記手續，記錄電子文件歸檔過程元數據。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。

第三十六條 歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質文件歸檔的，若電子文件已經具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規定轉換為印章圖形的，紙質文件不需再行實體簽名、實體蓋章。滿足本規定第五章規定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉換為紙質文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。

第四節 保管與保護

第三十七條 機關應當根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。機關應當制定檔案管理應急預案並定期組織演練，以應對突發事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。

第三十八條 機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高温、防污染等防護工作。庫房温濕度應當符合《檔案館建築設計規範》(JGJ25)規定。檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

第三十九條 檔案工作人員應當監測和記錄庫房温濕度，根據需要採取措施調節;定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉;定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期採取措施，防治鼠蟲黴等。

第四十條 機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發現問題應當及時處理，並建立檢查和處理情況台賬。

第四十一條 檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、複製或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，儘量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復製備份，做出修復説明。

第四十二條 機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質損害健康。

第五節 鑑定與銷燬

第四十三條 機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑑定處置。鑑定工作應當在檔案工作協調機制下進行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門會同相關業務部門有關人員組成鑑定小組共同開展，必要時可邀請相關領域專家參與。鑑定結束後，應當形成鑑定工作報告。對仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限並做出標註;對確無保存價值的檔案，應當按規定予以銷燬。

第四十四條 經鑑定可以銷燬的檔案，應當按照以下程序銷燬。

(一)機關檔案部門編制檔案銷燬清冊，列明擬銷燬檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷燬時間等內容，按檔案工作協調機制報請審核批准;(二)機關分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)負責人、檔案部門負責人、相關業務部門負責人、檔案部門經辦人、相關業務部門經辦人在檔案銷燬清冊上籤署意見;(三)機關檔案部門組織檔案銷燬工作，並與相關業務部門共同派員監銷。監銷人在檔案銷燬前，應當按照檔案銷燬清冊所列內容進行清點核對;在檔案銷燬後，應當在檔案銷燬清冊上簽名或蓋章。銷燬清冊應當永久保存。

第四十五條 檔案銷燬應當在指定場所進行。電子檔案和檔案數字複製件需要銷燬的，除在指定場所銷燬離線存儲介質外，還應當確保電子檔案和檔案數字複製件從系統中徹底刪除。銷燬時應當留存電子檔案和檔案數字複製件元數據，並在管理過程元數據、審計日誌中自動記錄銷燬活動。涉密檔案的銷燬應當符合《國家祕密載體銷燬管理規定》。

第六節 利用與開發

第四十六條 機關應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、範圍和審批手續。機關保管的檔案對外提供利用的，需經本單位負責人批准。利用檔案應當履行查閲手續，進行檔案查閲登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監督。

第四十七條 機關應當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》等有關規定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息文件資料。

第四十八條 機關應當積極推進檔案信息開發工作，採取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字彙編、專題文件彙集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發揮檔案價值。全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

第四十九條 機關應當積極採用數據分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發的力度和深度。

第七節 統計與移交

第五十條 機關應當建立完善統計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑑定銷燬情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業務社會化服務等情況定期統計並建立完備的台賬。統計結果應當真實、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便於統計分析。

第五十一條 機關應當編制檔案工作情況統計年報，彙總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級檔案部門。機關應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

第五十二條 機關應當按照國家規定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應當同時移交檢索工具、編研成果。傳統載體檔案的數字複製件應當與檔案原件一併移交。機關向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關規定做好移交檔案的密級變更或解除工作，並提出劃控與開放意見。

第五十三條 電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交，也可按本規定第五十二條與相應的紙質文件或縮微膠片同步移交。電子檔案移交可以採用在線移交或離線移交。在線移交應當通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統和專用網絡，不得通過未設置安全可靠措施的互聯網移交。電子檔案移交後，機關繼續留存的，應當按照檔案管理的要求進行管理。

第五十四條 機關撤銷或合併的，檔案移交按照下列辦法進行。

(一)撤銷機關的檔案，應當由有關主管機關代管或按照規定向同級國家綜合檔案館移交;

(二)撤銷機關的業務分別劃歸幾個機關的，其檔案不得分散，可由其中一個機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

(三)一個機關併入另一個機關或幾個機關合併為一個新的機關，其檔案應當移交給合併後的機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

(四)機關所屬機構撤銷的，其檔案由主管機關代管，屬於國家綜合檔案館接收範圍的可按照規定向同級國家綜合檔案館移交。

第五章 信息化建設

第五十五條 機關應當加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規劃。機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建設協調配合，實現系統互聯互通，資源共享共用。

第五十六條 機關應當開展數字檔案室建設，統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數字檔案室建設按照《數字檔案室建設指南》執行。

第五十七條 機關應當建立檔案數字化常態機制，有序開展檔案數字化工作。檔案數字化應當符合真實性管理要求，數字化過程的元數據應當收集齊全，數字複製件應當保持原貌並納入電子檔案管理系統統一管理。

第五十八條 紙質檔案數字化按照《紙質檔案數字化規範》(DA/T31)執行，錄音錄像檔案數字化按照《錄音錄像檔案數字化規範》(DA/T62)執行。其他傳統載體檔案數字化參照有關規定執行。機關應當積極實施紙質檔案數字複製件的全文識別，將現有圖像數據轉化為文本信息，便於檢索和開發利用。

第五十九條 機關應當開展室藏傳統載體檔案目錄數據庫建設，數據庫質量符合《檔案著錄規則》(DA/T18)等標準規範要求。各門類傳統載體檔案目錄數據應當與相應數字化元數據、電子檔案管理系統相應元數據庫融合管理。

第六十條 機關應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T18894)確定的職責與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

第六十一條 機關配備的網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備應當滿足檔案信息化的管理需要並適當宂餘、方便擴展。機關檔案部門應當配置獨立的專業服務器和專用存儲設備。服務器和存儲設備應當滿足高效、可用、可擴展等要求。機關在電子政務雲或自建私有云上建設電子檔案管理系統的，其計算資源、存儲資源和安全防範等應當滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務雲之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。

第六十二條 機關辦公自動化系統和其他業務系統應當嵌入電子文件分類方案、歸檔範圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑑定、整理工作，實施預歸檔。電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統基本功能和可選功能應當參照《數字檔案室建設指南》、《數字檔案室建設評價辦法》、《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T29194)以及同級國家綜合檔案館的相關要求執行。電子檔案管理系統等級保護不得低於二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務雲服務的，應當與電子政務雲管理機構明確安全管理責任。

第六十三條 電子檔案的文件格式和質量應當符合標準要求，元數據應當齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進館要求。

第六十四條 機關應當為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統。在線存儲系統應當實施容錯技術方案，定期掃描、診斷存儲設備。

第六十五條 機關應當制定電子檔案備份方案和策略，採用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質對電子檔案實行離線備份。具備條件的，應當對電子檔案進行近線備份和容災備份。機關應當根據需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換與遷移活動應當記入電子檔案管理過程元數據。

第六十六條 機關應當統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，採取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。

第六章 獎勵與處罰

第六十七條 有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門單獨或聯合有關部門，或由本單位給予表彰獎勵。

(一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績的;

(二)檔案保管、保護和現代化管理做出顯著成績的;

(三)檔案利用、開發取得突出效果的;

(四)檔案學理論研究、檔案科研做出重要貢獻的;

(五)同違反檔案法律、法規的行為作鬥爭，表現突出的;

(六)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。

第六十八條 有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責令限期改正;情節嚴重的，由有關主管部門對機關直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

(一)機關未統一管理機關檔案或未按規定形成、收集檔案的;

(二)機關未按規定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門，未按要求配備專(兼)職檔案工作人員的;

(三)將機關應當歸檔的文件材料據為己有，拒絕移交機關檔案部門的;

(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;

(五)拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交檔案的;

(六)明知所保存的檔案面臨危險而不採取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第七章 附則

第六十九條 本規定由國家檔案局負責解釋。事業單位、《社會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執行。

第七十條 本規定自20__年1月1日起施行。

檔案管理規章制度 篇3

1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業錄用的具有本市城鎮户口的員工，其原始資料由本企業調入、保管。

2、凡本企業錄用的具有城鎮常住户口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿後，按本企業調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書面説明材料，未經批准不調檔者或逾期未調檔者企業有權與期解除勞動合同。

3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑑別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。

4、查閲原始人事檔案管理規定：

(1)查閲員工原始人事檔案前必須填寫《查閲員工人事檔案申請單》，經主管領導審批後，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閲員工原始檔案。

(2)查閲員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一保存或使用後統一銷燬。

(3)員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續後，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。

(4)非本企業人員查閲原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閲員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閲審批程序，人資行政部協調辦理。

(5)員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批後，由人資行政部辦理。

5、員工業績、培訓檔案：

員工業績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的複印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。

(1)人資行政部負責員工的培訓、業績檔案的整理歸檔及日常管理。

(2)員工培訓、業績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下(不含主管級)培訓、業績檔由人事文員管理。

(3)部門部長可以調閲本部門員工的培訓、業績檔案。

(4)員工培訓、業績檔案按國家有關檔案管理規定記入員工的人事檔案。

(5)員工離職後，員工的培訓、業績檔案由人資行政部留存作為備查。

檔案管理規章制度 篇4

第一章 總 則

第一條 為使本公司員工的人事管理有所依據，特制定本制度。

第二條 本公司員工的管理，除遵照國家和地方有關法令外，都應依據本制度辦理。

本規則所稱員工，係指本公司的全體從業人員。

第二章 招 錄

第三條 員工招聘渠道

(1)福興集團招聘

(2)嶧興公司招聘

(3)報刊發佈招聘

(4)組織現場招聘會

(5)同類企業推薦

(6)公司內部員工推薦

本公司各部門如因工作需要，必須增加人員時，應先依據新新員工招聘流程的規定提出申請，經公司領導核准後，由人事部門辦理呈報和考選事宜。

第四條新進人員經考試或測驗及審查合格後，由人事部門辦理試用申請表，原則上試用三個月。期滿考核合格者，方可正式錄用;如考核成績優秀或確因工作能力突出者，可適當縮短其試用時間。第五條 試用人員如因品行不良或服務成績欠佳或無故曠班者，可隨時停止試用，予以解僱。試用未滿三日者，不給工資。

第六條 試用人員報到時，應向人事部門送交下列表件：

1、身份證、畢業證及其他相關證書原件、複印件;

2、縣級或以上醫院體格檢查表;

3、最後工作單位離職證明;

4、保證書及三個半月內半身免冠照片一張;

5、人事檔案及社保手續;

6、其他必要的材料。

第七條 凡有下列情形者，不得錄用：。

1、剝奪政治權力尚未恢復者;

2、被判有期徒刑或被通緝，尚未結案者;

3、吸食毒品者;

4、拖欠公款、有記錄在案者;

5、患有精神病或傳染病者，或體檢結果經本公司認定不適合者;

6、品行惡劣，曾被開除者;

7、其他原因不適合錄用者。

第八條 員工一經錄用，公司可視情並根據員工意願，經協商一致後簽訂勞動合同或勞動用工協議，雙方共同遵守。

第三章 培 訓

第九條 為提高員工素質和工作效率，根據工作需要，員工應參加各種教育培訓;被指定的員工，無特殊原因不得拒絕參加。

第十條 員工培訓分為：

崗前培訓：新進人員實施崗前培訓，由人事部門統籌辦理，內容為：

(1)公司介紹及人事管理規則的講解;

(2)業務特性、機器性能、作業規定及工作要求的説明;

(3)指定資深及專業人員輔導作業;

在職培訓：員工應不斷鑽研學習本職技能，相互鼓勵;各級主管應尋機施教，以期精益求精。

專業培訓：根據生產或業務需要，挑選各級優秀幹部到各職業培訓相關機構，接受專業訓練;或邀請專家學者來本公司作系列專題演講，以增進職業技能，提高專業水平，以保證勝任本職工作和份內工作的順利完成。

第四章 調 動

第十一條 本公司基於工作上的需要，可隨時調動或調整員工的工作崗位。被調員工不得藉故拖延或不服從安排，否則，視為嚴重違反規章制度。

第十二條 公司副科長級以上職位的管理人員調動，按集團有關幹部管理權限辦理。

第十三條集團其他企業或集團部、室副科長級以下人員，如本人申請，經本公司或所轄煤礦的主要負責人簽字同意，報集團分管人事工作負責人批准，組織人事部開具《人員調配通知》後，方可接收。原則上本公司不予辦理員工申請調回集團駐地企業事宜，特殊情況下，須經集團批准。

第十四條本公司與所轄煤礦、煤礦與煤礦以及煤礦各部門之間一般人員的內部調動，由公司自行負責。所在單位填寫《福興集團企業內部職工崗位調整申報表》於5日內送集團組織人事部備案。申報表上須由單位負責人簽字並加蓋公司公章。

第五章 檔案管理

第十五條公司所有職工均建立檔案，一人一檔。基於工作需要，公司對集團管理的員工可另建立一份副檔。歸檔的文件材料必須真實準確、層次分明，符合其實際。副檔材料由公司和煤礦根據需要填充。

第十六條 職工檔案包括紙質檔案和電子檔案，電子檔案須與紙質檔案保持一致。

第十七條

檔案管理人員應及時、準確的收集員工的招錄、調配、獎勵、培訓學習、職稱晉升、違紀、處罰、辭職、解除、終止等反映員工真實內容和歷史過程的資料，歸入個人檔案。

第十八條嚴格勞動人事檔案的查閲制度。原則上不允許任何單位或個人到檔案室查閲職工檔案，確因工作原因需要查閲紙質檔案的，必須經公司負責人簽字同意後，在檔案管理員在場的情況下，進行查閲。

第十九條 職工提檔。

一、提檔包括檔案資料和社會保險關係的轉移。

二、公司正式員工離職者，需經集團組織人事部辦理提檔相關手續。其他員工離職時一律不準提檔。

第六章 工作證管理

第二十條 公司所有員工均應佩戴工作證。

第二十一條 工作證分為臨時工作證和正式工作證。

一、臨時工作證是在取得正式工作證前或工作證丟失、損壞時使用。

二、所有工作證均由人力資源部統一管理。

第二十二條 工作證的領取、回收。

一、新入職職工的臨時工作證由人力資源部根據崗前培訓情況統一發放。待正式工作證辦好後，通知本人換領。

二、正式工作證每人3個，均由職工本人保管。

三、正式工作證發放後，證件管理員要及時回收臨時工作證。臨時工作證丟失或不及時歸還者，將在工資中扣除20元工本費。

四、正式工作證丟失或損壞需補辦者，到人力資源部辦理補辦手續，將在工資中扣除50元工本費。

五、所有證件的發放、回收，證件管理員均應在《臨時工作證發放和回收登記表》或《工作證發放和補辦登記表》中認真做好記錄。

第二十三條 工作證的使用

一、工作證只限於員工本人使用，要珍惜、愛護、妥善保管，不得轉借、送人等。

二、工作期間須佩戴工作證，佩戴於衣服左上方。

三、嚴禁出現亂戴現象。

四、使用中發現問題，及時向人力資源部反饋。

第七章 勞動合同的簽訂與管理

第二十四條 勞動合同的簽訂遵循雙方平等自願、協商一致和誠實信用原則，同時要遵循相關法律和法規。

第二十五條 公司用工必須簽訂勞動合同或勞務協議，勞動合同簽訂率達到100%，杜絕未簽訂勞動合同就從事工作的行為存在。

第二十六條雙方建立勞動關係自用工之日起一個月內訂立書面合同，以規避勞動糾紛的發生，保障雙方的合法權益。非全日制及季節性等臨時勞務用工，應簽訂臨時用工協議書。

第二十七條公司應根據員工入職時間、簽訂勞動合同條件及約定，分類分批簽訂勞動合同。勞動合同的變更應嚴格按照《勞動法》、《勞動合同法》、《勞動合同法實施條例》的相關規定執行。

第二十八條

員工與集團簽訂勞動合同期滿，由集團組織人事部提前30天通知員工本人終止或續簽勞動合同;與公司簽訂勞動合同期滿的，公司可視情續簽或改簽勞動合同。第二十九條 根據《勞動合同法》第四章勞動合同的解除和終止的規定，有下列情形的，公司可與勞動者解除勞動合同。

一、勞動者在試用期內患病、非因工負傷醫療期滿，不能勝任工作的，用人單位可以作為不符合錄用條件解除勞動合同。

二、勞動者有下列情形之一的，公司可以隨時解除勞動合同：

1、用人單位與勞動者協商一致的;

2、勞動者在試用期間被證明不符合錄用條件的;

3、嚴重違反用人單位規章制度的;

4、勞動者嚴重失職，營私舞弊，給用人單位造成重大損害的;

5、勞動者同時與其他用人單位建立勞動關係，對完成本單位的工作任務造成嚴重影響，並經用人單位提出，拒不改正的;

6、以欺詐、脅迫的手段或者乘人之危，在違背一方真實意思情況下訂立或者變更勞動合同的;

7、勞動者被依法追究刑事責任的。

三、有下列情況之一的，公司提前三十日以書面形式通知勞動者本人，可以解除勞動合同：

1、勞動者患病或者非因工負傷，在規定的醫療期滿後不能從事原工作，也不能從事由用人單位另行安排工作的;

2、勞動者不能勝任工作，經過培訓或者調整工作崗位，仍不能勝任工作的;

3、勞動合同訂立時所依據的客觀情況發生重大變化，致使勞動合同無法履行，經用人單位與勞動者協商，未能就變更勞動合同內容達成協議的;

四、有下列情形之一的，勞動合同終止：

1、勞動合同期滿且用人單位或當事人無續簽意願的;

2、勞動者開始依法享受基本養老保險待遇的;

3、勞動者死亡，或者被人民法院宣告死亡或者宣告失蹤的; 第三十條員工與公司解除勞動合同，應提前三十日到集團組織人事部或公司人力資源部填寫《辭職申請表》。在未得到集團或公司批准之前，仍要嚴格遵守企業的各項規章制度，不得擅自離崗。未按規定辦理辭職手續擅自離崗者，扣除當月工資並對由此造成的損失追求其責任。

第八章 社會保險

第三十一條 集團依法承擔給所有正式員工繳納社會保險費的義務，每個正式員工依法享受基本社會保險待遇的合法權益。

第三十二條集團根據當年棗莊市人社部門通知要求，按照各項社保費的繳費基數和繳費比例，如數繳納社保費。本公司還將執行貴州當地現行以噸煤上繳工傷保險費的政策，不受集團簽訂勞動合同的影響。

第三十三條 個人承擔的社保費按集團通知，由公司代扣代繳。

第三十四條在其他單位有工作經歷的員工，一經公司正式招聘錄用，應在試用期滿之後及時將原單位辦理的社保手續轉移至集團並送交至組織人事部管理，以便接續，影響接續的，責任由員工自負。

第三十五條公司申請調離或者辭職(退)的員工，如需辦理社保轉移，應持批准後的辭職申請表，經確認個人部分的社保費繳畢，待集團完成繳費後經分管領導批准方可辦理相關手續。

第九章 考勤管理

第三十六條 員工每月上滿26天為滿勤，2月份上滿24天為滿勤。公司除貴州當地以外的員工，均安排集中休假時間，故上班期間上滿每月天數方為滿勤。

第三十七條 員工考勤採用電子和紙質兩種方式，考勤記錄以電子考勤為主，紙質考勤為輔。

第三十八條公司所有員工必須參與考勤，員工考勤要嚴格遵循所在單位的考勤制度，對於沒有考勤記錄的人員一律不予以發放工資，否則將追究相關負責人責任。

第三十九條公司人力資源部負責公司所有職工考勤結果的審核工作。對於每頁考勤記錄要認真審核，並將相應意見寫到當頁考勤空白處。意見的填寫要求字跡工整，簡明扼要，並屬上負責考勤審核人員的名字。

第四十條 各單位工資計造員要嚴格按照公司人力資源部審核後的考勤意見核算工資，否則造成的損失和後果由工資計造員負責。

第四十一條 職工考勤表由人力資源部統一印製，單位領用。對於非公司統一印製的考勤表，人力資源部一律不予以受理，由此造成的損失由各單位承擔。

第四十二條各單位紙質考勤要求字跡工整、標記清晰、裝訂成冊。由各單位考勤員和主要負責人簽字確認後方可報送，否則不予以受理。如有公休、事假、病假等不能正常出勤的請假情況，必須在考勤後附上由單位負責人簽字的請假條，病假還必須附上由縣級以上醫院開據的診斷證明，否則一律以曠班論處。崗位調整而無手續人員，一律以曠班論處。新調入或調出人員要在考勤中註明具體時間。

第四十三條職工的出勤記錄要嚴格按照考勤表上的標誌進行標記，不準留有空格。對於考勤表上沒有的標誌要用簡明的漢字標出，如學習培訓、停班，分別標記為“學”、“停”。

第四十四條 補籤、請假制度

一、員工因各種原因無法正常出勤的，須按照集團相關規定辦理請假手續，並將假條送至考勤員處，隨考勤表一併報人事聯絡員處。否則，一律以曠班論處。

二、員工休班時，需提前填寫《員工休/請假條》，經部門負責人、公司領導簽字批准後，遞交各單位考勤人員;無法提前遞交請假條的，需先電話請假，到單位上班2內補籤請假條，無《員工休/請假條》者視為曠班。

二、員工休班原則上不允許休半天或連續休班5天(含5天)以上，如有特殊情況經單位負責人同意方可連休。

三、員工因公務外出無法考勤的， 必須在到單位1日內由本人填寫《考勤補籤條》，經部門負責人或分管領導簽字後，遞交各單位考勤員，無《考勤補籤條》者視為曠班。

四、因延時工作而無法簽到簽退的人員在此期間可以不參與考勤，但必須由單位填寫《考勤補籤條》，標明人員名單及不考勤的時間及原因，經單位主要負責人簽字後，遞交考勤人員。

五、員工若出現忘考情況，必須遞交由單位負責人簽字的請假補籤條，遞交考勤員處，考勤機無當日考勤記錄且沒有文字證明的一律視為曠班。

六、員工因違規違紀而停班者，單位須於停班2日前出具相關證明材料，經主要負責人簽字後報人力資源部處，一次性停班時間最長不超過90天(含90天)，否則以曠班論處，由此造成的損失由各單位負責。

七、因不可預測的原因，如班車誤點、考勤機不能正常使用等而導致不能正常考勤，由單位出具書面證明説明情況，經負責人簽字後，遞交至考勤員處。

八、因工作性質無法正常參加電子考勤的人員，原則上可以不參加電子考勤。但為嚴肅工作紀律，防止無故脱崗，此類人員必須按照各單位的工作制度每月不定時到單位述職簽到。各單位考勤員要對此類人員考勤結果負責。

第十章 給 假

第四十五條 員工請假分為八種：事假、病假、婚假、產假、喪假、特別休假、公休假、工傷假。

第四十六條員工請假，事假應於前一天填寫請假條依照下列規定辦妥後方可離礦，否則以曠工論;但因突發事件或緊急情況來不及先行請假者，應利用電話或其他方式迅速向單位主管報告，並於當日由單位主管或其代理人依照下列規定代辦請假手續，否則也視同曠工論處。

1、公司主要及分管負責人、礦長，報經集團公司分管領導同意後，經集團董事長批准。

2、公司處級和礦井副總以上管理人員，經公司主要負責人同意後，報集團公司分管領導批准。

3、公司副處級、礦井科長(主任)、工區區長等管理人員，分別報經公司分管負責人、礦長同意後，經公司主要負責人批准。

4、公司職工，礦井副科長(主任)、工區副區長等管理人員及職工，分別報經公司處長、副礦長同意後，經公司分管領導、礦長批准。

第四十七條山東籍員工每年安排集中休假四次(包括春節假一次)，每次休假不少於15天。當年實際休假天數少於應休天數的，剩餘的天數下年不在重複計算;職工及其家屬均已安排在本公司工作的，且年內雙方累計休假天數均符合要求的，可以安排統一集中休假。但年內統一集中休假次數不得超過3次(不包括春節假期)，且休假間隔必須1-2個月;不足3個月或休假天數不符合要求的，不安排統一集中休假。

第四十八條 公司員工各類休假期限參照集團人事管理暫行規定執行。

第十一章 福 利

第四十九條 本公司集團正式員工享受集團各類福利政策。 第五十條本公司依據有關勞動法法規規定，可發放過節津貼、防暑物品及勞保用品等，根據年度完成任務指標情況，可視情發給員工年終獎金。

第五十一條 有下列情形之一者，不享有當年的任何福利：

1、長期借調人員;

2、截至福利發放日，當年有重大違規違紀並給集團造成重大損失者;

3、截至福利發放日，近三個月累計曠班20天以上者;

4、截至福利發放日，近一個月連續曠班10天以上者。

5、截至福利發放日，當年事假累計超過100天者。

第十二章 離 職

第五十二條 員工離職分為“辭職、解僱、辭退、自動離職”四種：

1、辭職：試用期過後，員工自願申請辭職者，應於請辭日前30天到公司人力資源部領取並填寫《辭職申請書》，經單位、部門負責人核實簽字，交由人力資源部辦理辭職手續。不按規定辦理辭職手續而擅自離崗者，扣發當月工資及福利待遇。

2、解僱：工作期內，員工因工作表現、工作能力等原因不符合公司用工要求，無法勝任本職工作或嚴重違反勞動紀律、規定及入職提供虛假信息等，公司有權解僱(解除勞動關係)，屆時結算到職日期薪酬。

3、辭退:員工因觸犯法律、嚴重違反公司規章制度或因嚴重失職給公司造成較大損失者，給予辭退，計薪至革職日止。

4、自動離職：凡未經批准無故連續曠工10天(含10天)以上者或一年內累計曠工30天(含30天)以上者，均作自動離職論處，自動解除勞動關係，不予結算任何待遇。

第五十三條 在試用期內辭職，須提前三天遞交《辭職申請書》，按規定辦理辭職手續。

第五十四條離職人員離崗前，須交接清其使用、保管的有關物品、工具、技術資料，如有損壞或遺失，應當予以賠償。損失金額從薪酬中扣繳，如薪酬不足以抵扣時，應繳納現金賠償。

第五十五條 離職人員須辦理相關手續後方可離開工作崗位，未辦完手續擅自離職者，以曠工論處，扣發當月工資並依法追償由此造成的損失。

第五十六條對於解僱、辭退、自動辭職人員，人力資源部必須於事發15日內在所在單位進行張榜通告並存檔。對於自動離職人員，人力資源部還必須要求所在單位出具《自動離職證明書》以備存檔和上報集團。

第十三章 附 則

第五十七條 本《規定》由人力資源部負責解釋，並監督執行。

第五十八條 本《規定》自發布之日起正式執行。

檔案管理規章制度 篇5

第一章 總則

第一條 為了加強各級黨和國家機關、人民團體(以下統稱機關)檔案工作，推進機關檔案科學、規範管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規，制定本規定。

第二條 本規定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

第三條 機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業的重要組成部分。

機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

第四條 機關檔案工作實行統一領導、分級管理。

國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統籌規劃、組織協調、統一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區域內機關檔案工作的統籌協調、制度建設，負責本行政區域內機關檔案工作的監督、指導和檢查。

檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閲、複製有關檔案資料等方式開展。

中央、地方專業主管機關應當根據本專業的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統和直屬單位的檔案工作進行監督、指導。中央、地方專業主管機關進行監督、指導時，應當遵循統一領導、分級管理原則。

第五條 機關的全部檔案應當集中、統一管理。

機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便於檢索、利用和開發。

第六條 機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規劃、年度工作計劃和考核體系，與業務工作同步部署、同步實施、同步發展。

檔案工作所需的基礎設施配備和維護經費，檔案日常管理工作經費，檔案信

息化建設經費，檔案宣傳、培訓等其他經費應當列入機關年度財政預算。

第二章 機構和人員

第七條 機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同)及相關部門負責人組成的檔案工作協調機制，協調處理本機關、本系統檔案工作重大事務和重要事項。

第八條 機關應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。

經同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個機關可以成立聯合檔案工作機構，對相應機關的檔案進行集中管理。

第九條 機關檔案工作機構或檔案工作負責部門(以下簡稱機關檔案部門)應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關檔案業務工作。機關文書或業務部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網絡。

縣級或形成檔案數量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專(兼)職檔案工作人員。

第十條 機關檔案工作的基本任務是：

(一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作規章制度，並將規範本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;

(二)制定並組織實施檔案工作發展規劃或計劃;

(三)對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導;

(四)負責管理機關的全部檔案並提供利用，協助做好機關政府信息公開工作;

(五)負責機關檔案信息化工作並統籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作，推動傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規範管理;

(六)接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查，執行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;

(七)負責組織檔案業務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、教育活動;

(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建議。

第十一條 機關通過政府購買服務方式輔助實現檔案工作基本任務的，應當嚴格限定社會化服務範圍，嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業務資質，並接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查。

機關檔案業務社會化服務限於檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質檔案數字複製件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規範》(DA/T68)規定。

第十二條 檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠於職守，具備勝任崗位要求的工作能力。

檔案工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、信息管理等相關知識背景，並定期參加業務培訓。

不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經過相關專業知識和技能培訓。

第十三條 檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法律法規執行。

第三章 基礎設施

第十四條 機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閲覽用房和檔案庫房，並根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等。

檔案庫房應當根據載體類型分別設置，不具備條件的應當根據載體類型分區設置。

縣級或形成檔案數量較少的機關設置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閲覽等基本功能分區設置。

第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標準》執行。

閲覽用房面積應當滿足不同類型檔案閲覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區閲覽的需要。

檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量 年增長量×存放年限)×60m²/萬卷(或10萬件)測算。檔案數量少於2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m²測算。

整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等用房面積應當滿足業務開展需要。

第十六條 檔案用房宜集中佈置，自成一區。

檔案辦公用房選址應當便於檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射，利於檔案保護。

檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衞生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

第十七條 檔案辦公用房建築設計應當符合《辦公建築設計規範》(JGJ67)規定，整理用房、閲覽用房建築設計應當符合《檔案館建築設計規範》(JGJ25)規定。

檔案庫房內不得設置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具佈置、門窗設置應當符合《檔案館建築設計規範》(JGJ25)規定。

第十八條 檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的密閉五節櫃、密集架、光盤櫃、底圖櫃等檔案裝具，不得采用木質櫃、玻璃門櫃等裝具。檔案整理台、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。

檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房採用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小於8kN/m²或按檔案裝載情況相應增加。

第十九條 檔案庫房應當配備温濕度監測調控系統，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的採暖系統。

保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恆温恆濕設備，必要時可配備通風換氣、空氣淨化設備。

第二十條 檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇採用潔淨氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設備。

第二十一條 檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防範系統。整理用房、閲覽用房、檔案數字化用房應當設置視頻監控設備。

第二十二條 機關應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足温濕度調控、漏水監測、消防報警、安全防範、視頻監控等系統集成管理以及其他智能管理需要。檔案數字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規定第五章要求。

縣級或形成檔案數量較少的機關按照本規定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的，應當滿足温濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

第四章 管理要求

第一節 一般規定

第二十三條 機關檔案包括：

(一)文書、科技(科研、基建、設備)、人事、會計檔案;

(二)機關履行行業特有職責形成的專業檔案;

(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;

(四)業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案;

(五)印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案;

(六)其他檔案。

前款(一)(二)(三)項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。

第二十四條 機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關係、名稱發生變化但工作性質和主要業務範圍未變化的，維持原全宗不變。

機關應當建立並定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規範》(DA/T12)執行。

第二十五條 機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規範有序，保管安全可靠，鑑定準確及時，利用簡捷方便，開發實用有效。

涉及國家祕密檔案的管理應當符合保密管理的相關規定。

第二節 形成與收集

第二十六條 機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成歸檔文件材料。機關辦公自動化和其他業務系統應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。

文件材料形成時，應當採用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。

歸檔文件材料應當真實、準確、系統，文件材料組件齊全、內容完整。

第二十七條 機關文書或業務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應當納入收集範圍。

機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料;機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料;機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料;機關向社會和個人徵集的、與機關有關文件材料等。

第二十八條 機關應當編制本單位文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意後施行。機關內部機構或工作職能發生變化時應當及時修訂，經重新審查同意後施行。

文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映機關主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔範圍和檔案保管期限從其專門規定。

機關所屬機構文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表報機關審查同意後施行。

第二十九條 文書檔案的收集範圍按照《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》制定執行。

會計、科研、基建檔案收集範圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規範》(DA/T2)、《建設項目檔案管理規範》(DA/T28)及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》規定。

照片檔案的收集範圍應當符合《照片檔案管理規範》(GB/T11821)和《數碼照片歸檔與管理規範》(DA/T50)規定。

其他門類檔案收集範圍按照國家相關規定執行。

第三十條 電子文件應當連同元數據一併收集。收集的元數據應當符合《數字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T18894)、《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46)、《照片類電子檔案元數據方案》(DA/T54)、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》(DA/T63)等規定。

第三節 整理與歸檔

第三十一條 機關應當按照本規定第二十三條制定統一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協調呼應，便於檔案的統一管理和利用。分類方案一經確定，應當保持一致，不得隨意變動。

機關檔案分類方案一般採用年度、機構(問題)、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規定的，從其規定。

第三十二條 機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯繫，區分不同價值，便於保管和利用，逐步推進卷件融合管理。

文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理。科技檔案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執行。

第三十三條 機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規則》(DA/T22)和《數字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協調呼應。

機關檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會計(KU)、專業(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業務數據(SJ)、公務電子郵件(YJ)、網頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(SW)設置一級門類代碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設備(KJ·SB)設置科技檔案二級門類代碼。專業檔案按照相關規定設置二級門類代碼。

第三十四條 機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。

機關檔案應當按照《檔案著錄規則》(DA/T18)進行著錄。傳統載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數據收集等工作和要求協調對應。

第三十五條 機關檔案經文書或業務部門整理完畢後，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔;採用辦公自動化或其他業務系統的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規定的，從其規定。

歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對，並履行交接手續。機關檔案實現隨辦隨歸的，還應當按規定履行登記手續，記錄電子文件歸檔過程元數據。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。

第三十六條 歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質文件歸檔的，若電子文件已經具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規定轉換為印章圖形的，紙質文件不需再行實體簽名、實體蓋章。

滿足本規定第五章規定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉換為紙質文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。

第四節 保管與保護

第三十七條 機關應當根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。

機關應當制定檔案管理應急預案並定期組織演練，以應對突發事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。

第三十八條 機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高温、防污染等防護工作。庫房温濕度應當符合《檔案館建築設計規範》(JGJ25)規定。

檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

第三十九條 檔案工作人員應當監測和記錄庫房温濕度，根據需要採取措施調節;定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉;定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期採取措施，防治鼠蟲黴等。

第四十條 機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發現問題應當及時處理，並建立檢查和處理情況台賬。

第四十一條 檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、複製或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，儘量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復製備份，做出修復説明。

第四十二條 機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質損害健康。

第五節 鑑定與銷燬

第四十三條 機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑑定處置。鑑定工作應當在檔案工作協調機制下進行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門會同相關業務部門有關人員組成鑑定小組共同開展，必要時可邀請相關領域專家參與。

鑑定結束後，應當形成鑑定工作報告。對仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限並做出標註;對確無保存價值的檔案，應當按規定予以銷燬。

第四十四條 經鑑定可以銷燬的檔案，應當按照以下程序銷燬。

(一)機關檔案部門編制檔案銷燬清冊，列明擬銷燬檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷燬時間等內容，按檔案工作協調機制報請審核批准;

(二)機關分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)負責人、檔案部門負責人、相關業務部門負責人、檔案部門經辦人、相關業務部門經辦人在檔案銷燬清冊上籤署意見;

(三)機關檔案部門組織檔案銷燬工作，並與相關業務部門共同派員監銷。監銷人在檔案銷燬前，應當按照檔案銷燬清冊所列內容進行清點核對;在檔案銷燬後，應當在檔案銷燬清冊上簽名或蓋章。銷燬清冊應當永久保存。

第四十五條 檔案銷燬應當在指定場所進行。

電子檔案和檔案數字複製件需要銷燬的，除在指定場所銷燬離線存儲介質外，還應當確保電子檔案和檔案數字複製件從系統中徹底刪除。銷燬時應當留存電子檔案和檔案數字複製件元數據，並在管理過程元數據、審計日誌中自動記錄銷燬活動。

涉密檔案的銷燬應當符合《國家祕密載體銷燬管理規定》。

第六節 利用與開發

第四十六條 機關應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、範圍和審批手續。機關保管的檔案對外提供利用的，需經本單位負責人批准。

利用檔案應當履行查閲手續，進行檔案查閲登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監督。

第四十七條 機關應當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》等有關規定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息文件資料。

第四十八條 機關應當積極推進檔案信息開發工作，採取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字彙編、專題文件彙集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發揮檔案價值。

全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

第四十九條 機關應當積極採用數據分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發的力度和深度。

第七節 統計與移交

第五十條 機關應當建立完善統計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑑定銷燬情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業務社會化服務等情況定期統計並建立完備的台賬。

統計結果應當真實、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便於統計分析。

第五十一條 機關應當編制檔案工作情況統計年報，彙總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級檔案部門。

機關應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

第五十二條 機關應當按照國家規定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應當同時移交檢索工具、編研成果。傳統載體檔案的數字複製件應當與檔案原件一併移交。

機關向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關規定做好移交檔案的密級變更或解除工作，並提出劃控與開放意見。

第五十三條 電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交，也可按本規定第五十二條與相應的紙質文件或縮微膠片同步移交。

電子檔案移交可以採用在線移交或離線移交。在線移交應當通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統和專用網絡，不得通過未設置安全可靠措施的互聯網移交。

電子檔案移交後，機關繼續留存的，應當按照檔案管理的要求進行管理。

第五十四條 機關撤銷或合併的，檔案移交按照下列辦法進行。

(一)撤銷機關的檔案，應當由有關主管機關代管或按照規定向同級國家綜合檔案館移交;

(二)撤銷機關的業務分別劃歸幾個機關的，其檔案不得分散，可由其中一個機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

(三)一個機關併入另一個機關或幾個機關合併為一個新的機關，其檔案應當移交給合併後的機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

(四)機關所屬機構撤銷的，其檔案由主管機關代管，屬於國家綜合檔案館接收範圍的可按照規定向同級國家綜合檔案館移交。

第五章 信息化建設

第五十五條 機關應當加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規劃。

機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建設協調配合，實現系統互聯互通，資源共享共用。

第五十六條 機關應當開展數字檔案室建設，統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數字檔案室建設按照《數字檔案室建設指南》執行。

第五十七條 機關應當建立檔案數字化常態機制，有序開展檔案數字化工作。

檔案數字化應當符合真實性管理要求，數字化過程的元數據應當收集齊全，數字複製件應當保持原貌並納入電子檔案管理系統統一管理。

第五十八條 紙質檔案數字化按照《紙質檔案數字化規範》(DA/T31)執行，錄音錄像檔案數字化按照《錄音錄像檔案數字化規範》(DA/T62)執行。其他傳統載體檔案數字化參照有關規定執行。

機關應當積極實施紙質檔案數字複製件的全文識別，將現有圖像數據轉化為文本信息，便於檢索和開發利用。

第五十九條 機關應當開展室藏傳統載體檔案目錄數據庫建設，數據庫質量符合《檔案著錄規則》(DA/T18)等標準規範要求。

各門類傳統載體檔案目錄數據應當與相應數字化元數據、電子檔案管理系統相應元數據庫融合管理。

第六十條 機關應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T18894)確定的職責與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

第六十一條 機關配備的網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備應當滿足檔案信息化的管理需要並適當宂餘、方便擴展。

機關檔案部門應當配置獨立的專業服務器和專用存儲設備。服務器和存儲設備應當滿足高效、可用、可擴展等要求。

機關在電子政務雲或自建私有云上建設電子檔案管理系統的，其計算資源、存儲資源和安全防範等應當滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務雲之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。

第六十二條 機關辦公自動化系統和其他業務系統應當嵌入電子文件分類方案、歸檔範圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑑定、整理工作，實施預歸檔。

電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統基本功能和可選功能應當參照《數字檔案室建設指南》、《數字檔案室建設評價辦法》、《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T29194)以及同級國家綜合檔案館的相關要求執行。

電子檔案管理系統等級保護不得低於二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務雲服務的，應當與電子政務雲管理機構明確安全管理責任。

第六十三條 電子檔案的文件格式和質量應當符合標準要求，元數據應當齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進館要求。

第六十四條 機關應當為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統。在線存儲系統應當實施容錯技術方案，定期掃描、診斷存儲設備。

第六十五條 機關應當制定電子檔案備份方案和策略，採用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質對電子檔案實行離線備份。具備條件的，應當對電子檔案進行近線備份和容災備份。

機關應當根據需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換與遷移活動應當記入電子檔案管理過程元數據。

第六十六條 機關應當統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，採取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。

第六章 獎勵與處罰

第六十七條 有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門單獨或聯合有關部門，或由本單位給予表彰獎勵。

(一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績的;

(二)檔案保管、保護和現代化管理做出顯著成績的;

(三)檔案利用、開發取得突出效果的;

(四)檔案學理論研究、檔案科研做出重要貢獻的;

(五)同違反檔案法律、法規的行為作鬥爭，表現突出的;

(六)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。

第六十八條 有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責令限期改正;情節嚴重的，由有關主管部門對機關直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

(一)機關未統一管理機關檔案或未按規定形成、收集檔案的;

(二)機關未按規定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門，未按要求配備專(兼)職檔案工作人員的;

(三)將機關應當歸檔的文件材料據為己有，拒絕移交機關檔案部門的;

(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;

(五)拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交檔案的;

(六)明知所保存的檔案面臨危險而不採取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第七章 附則

第六十九條 本規定由國家檔案局負責解釋。事業單位、《社會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執行。

第七十條 本規定自20__年1月1日起施行。

檔案管理規章制度 篇6

一、 為了維護庫房管理秩序，保證檔案資料的完整與安全，非庫房管理人員不得進入庫房。

二、 認真做好防高温高濕、防光、防盜、防黴、防蟲、防暑、防塵、防有害氣體、防震、防雷擊工作。加強電源、消防器材管理。庫內嚴禁吸煙、生火、存放易燃易爆物品。庫房窗、門要及時關閉上鎖。做好對平時温濕度測試和記錄，採取有效措施調節庫房的温濕度。

三、 對庫房內檔案的保管情況，每月進行一次抽查，每季進行一次大查，並做好檢查記錄。發現問題及時向領導報告，並進行妥善處理。

四、 接收、移出、借閲、銷燬檔案資料和工作人員調動必須嚴格嚴格手續。檔案資料要進行消毒、殺蟲處理，定期更換防蟲藥物。建立檔案資料、檢索工具、設施設備的統計台帳，做到帳物相符。

五、 檔案資料排放要整齊有序，調出的案卷入時入庫、對號入座，不得放在辦公室。保持庫房內外清潔衞生，不準堆放公私雜物。

六、 檔案管理人員要忠於職守，充分履行自己的職責;不失密、不泄密，不得私自將檔案資料帶出庫外或摘抄有關內容。對違反規定造成不良後果者追究其責任。

檔案查閲利用制度

一、查閲利用我館檔案資料，利用者須憑本人在工作單位或鄉鎮、村委會、居委會介紹信;查閲利用開放檔案亦可憑本人身份證。

二、查閲檔案資料，利用者須填寫查閲利用檔案資料申請單。

三、利用者領出、交還檔案必須當面清點，並只能在查閲室查閲檔案;不得抄閲與介紹信和申請單上無關的檔案資料;不得將檔案資料轉給他人抄閲。

四、查閲檔案時不準在閲覽室吸煙、喝茶、喧鬧;不準在檔案資料上圈點、劃線、摺疊、抽頁、裁剪;不準在檔案原件和檔案館出示的檔案證明上塗改。違者造成不良後果的依法追究責任。

五、摘抄、複製檔案資料須經接待人員同意並使用檔案館統一印製的檔案史料摘錄卡。制發檔案證明由接待人員摘抄或複印，經核對無誤後加蓋業務專用章，否則不能作憑證使用。

六、查閲機密性質的檔案，必須經縣委主管檔案工作的領導批准，否則不予接待。

七、館藏檔案的公佈、出版權屬於我館所有，未經我館同意，任何機關和個人無權公佈、出版。

檔案銷燬制度

一、 為了提高館藏質量，有效地保護檔案，對確認失去保管價值的檔案，應當進行銷燬。

二、 銷燬檔案必須經本館鑑定小組嚴格鑑定後進行，嚴禁任何個人擅自銷燬。

三、 檔案銷燬前，必須造具銷燬清冊，輸審批手續，報縣委分管檔案工作的領導批准，銷燬1949年以前的歷史檔案，必須同時報國家檔案局批准。

四、 銷燬檔案時，必須指定銷燬地點，並派出兩個以後監銷人員實施。檔案銷燬後，監銷人員須在銷燬清冊上簽字，並註明銷燬方式和日期。

五、 嚴禁將需要銷燬的檔案作廢品賣給收購商，或作其它用途，嚴防泄密。

六、 銷燬清冊應歸檔保存，以便日後查考。

“十防措施”

為了切實做好防高温、高濕、防火、防光、防盜、防黴、防蟲、防鼠、防塵、防有害氣體、防雷擊(含防震)工作，根據衡東氣候特點及我館實際情況，特制訂如下措施：

一、庫房温濕度常測記，適時通風和密閉，使用空調去濕機、使用木炭、化學吸濕劑。

二、庫內使用白熾燈，安裝鐵窗、鐵門，報警器。

三、建立消防安全隊，加強培訓，提高技能，嚴禁煙、火，防止事故發生;庫外設立安全區，消防器材和電源落實到人管理。

四、建立值班責任制，加強巡邏保安全，庫房管理設專人，無關人員不入內;接待查閲設專人，防止檔案被盜、丟失、撕頁、裁剪和塗改。

五、櫃內常換防黴防蟲藥，檔案資料進館先消毒;管理人員勤清掃、勤檢查，防止黴菌、蟲卵入庫內。

六、定期放鼠藥，隨時關門窗，防止老鼠入庫內。

七、庫內、庫外、查閲室清潔衞生常保持，檔案資料、檢索工具、檔案用品常除塵。

八、庫房周圍搞綠化，美化環境，淨化空氣，減少有害氣體。

九、安裝避雷設施，及時檢維修，確保安全有效。

消防安全人員

領導小組

第一負責人：法人代表 局長

組長：分管副局長

副組長：檔案管理股股長

消防安全員：檔案管理股全體人員

防火負責人職責

一、認真貫徹上級有關消防安全工作的指示、規定，將防火安全工作納入議事日程與行政管理制度規劃，做到同計劃、同佈置、同檢查、同總結、同評比。

二、抓好乾部、職工的法制教育和防火安全教育，以增強全員法制觀念和防火安全意識。

三、組織制訂防火安全制度，並認真部署貫徹。

四、認真組織防火檢查、監督，主持研究整改火險隱患。

五、按消防安全法規，配備和管理好消防安全設施，定期組織消防訓練，豐富全員消防安全知識，以達到自防、自救、自衞和自治的需要。

六、對本單位的火災事故，積極組織羣眾加以撲救，並負責查明原因，提出處理意見。

檔案管理規章制度 篇7

一、居民健康檔案(及電子健康檔案)是記錄居民健康信息的系統資料，是對居民進行衞生服務和健康管理的重要依據，應設健康檔案室和檔案櫃專門存放。有專(兼)職人員管理、維護，檔案放置有序，取用方便。

二、居民健康檔案實行動態管理，居民接受醫療服務和公共衞生服務的信息，以及其他信息變動情況，都應在健康檔案(含電子檔案)中及時記錄。

三、使用健康檔案要細心、愛護，用後及時放歸原處，防止丟失。輔助檢查報告單據和轉、會診的相關記錄應粘貼留存歸檔，保持健康檔案完整無損。

四、居民健康檔案不可外借，也不準其他人員查閲。管理和使用健康檔案的人員，應保護居民個人隱私，不得隨意泄露檔案中的信息。

五、居民電子健康檔案的數據存放在區級健康檔案數據中心，查閲居民電子檔案應設置分級權限和密碼，保證信息系統的數據安全。

六、應定期分析、利用居民健康檔案記錄的信息，評估居民健康狀況，及時發現健康問題，針對危險因素和健康問題，制定、實施並調整干預計劃或治療措施，管理、維護居民健康。

七、健康檔案室及檔案櫃應具備適當的防塵、防曬、防潮、防火、防蛀、防鼠等防護設施。健康檔案室或檔案櫃中，不存放其他無關物品。

八、建檔居民住址變更的，遷出與遷入地的社區衞生服務機構之間，應做好居民健康檔案(或電子檔案)的轉出與接收，保證居民健康管理的連續性。

九、建檔居民發生死亡的，應在其檔案(或電子檔案)做好相關記錄，整理裝訂後，按死亡年度分卷另行存放(電子檔案也要妥當保存)。

檔案管理規章制度 篇8

第一章 總則

第一條 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。

第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦統一管理。

第二章 檔案歸檔

第四條 歸檔範圍

(一)

(二) 通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、註冊申報資料等。 工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造價、工程管理 (變更、進度控制、質量控制)、工程驗收、工程報批資料等。

(三) 合同：原輔料採購、設備採購、工程基建、技術轉移、委託合同、設計 合同、其他合同。

(四) 設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備;生產部設備、工程部設 備、QC部設備等。

(五)

(六) 員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。 計量：化測類、力質類、温濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、 流量類等，設備內部校驗記錄歸於設備檔案中。

(七) 產品檔案：產品批件、包裝設計、技術轉移資料、產品工藝規程及空白 批記錄、質量標準、留樣觀察和產品穩定性試驗資料、產品質量回顧、變更情況、產品藥檢所檢驗報告(含送檢或抽檢)、產品重大質量事故資料等。

(八)

(九)

(十) 檢驗方法：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。 (十一) 記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷燬記錄、 盤存表、温濕度記錄、物料請驗單等;

(十二) 批記錄：批生產記錄、批檢驗記錄、批監控記錄、批包裝記錄等。 (十三) 標準操作規程。

(十四) 驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統、生產設備驗證、QC設備驗證、 工程部設備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。

(十五) 行政類文件：

行政法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標 準、規章規程等;

各類公文。本企業對外的正式發文與相關機構來往的批覆;

各類證照、證書。包括章程、法人營業執照、組織機構代碼證、税務登記證、 土地證、房產證、商標註冊證書、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等; 人事任命、勞動糾紛等;

各類固定資產資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備説明書、 保修卡等;

所有加蓋公章的文件複印件;

在企業文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。

第五條 歸檔時間

(一) 各類證照、批件、商標、合同、協議等原始文件和加蓋公章的文件複印 件須於文件產生的24小時(一個工作日)內到檔案室辦理歸檔手續;

(二) 設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨 時歸檔;

(三) 員工培訓類資料按月歸檔，於每月25日之後次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續;

(四) 計量類資料按半年歸檔，於每年5月25日之後6月5日之前、11月25 日之後12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續;

(五) 供應商檔案按年度歸檔，於每年1月25日之後2月5日之前將上一年的

資料到檔案室辦理歸檔手續; (六) (七) 手續; (八)

驗證文件隨時產生隨時歸檔，驗證主計劃按年度歸檔，於每年1月25 記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次;

批記錄文件按月歸檔，於每月25日之後次月5日之前到檔案室辦理歸檔

日之後2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續; (九) (十)

其他文件每週一集中歸檔一次。

未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，並根據情節

輕重予以相應處理。

第六條 歸檔份數 (一) (二)

原件全部歸檔，並註明份數、出處。

使用頻繁的檔案，各使用部門應複印留存自用。

第七條 歸檔要求 (一) (二) (三) (四)

由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。 對已經破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。 文件必須通過系統整理後再歸檔。

文件須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認後方可歸檔。

第八條 歸檔手續

各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦負責人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。

第三章 檔案的收集與整理

第九條 檔案的收集 (一)

由各部門指派專人，每週一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，並進行分類、排列、編目後移交檔案室。

(二) 由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統的、

全面的整理。 (三)

收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。

第十條 檔案的整理

(一) (二)

檔案採用按類別分類的方式，做到層次分明，便於保管和利用。 檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整理，並做電子目錄方便日後檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數字組成，具體説明如下：

7、8、9位代表流水號001～999。、6位為檔案櫃號。 、4位為二級分類的編號。 、2位為一級分類的英文縮寫。

第四章 檔案建檔

第十一條 分類梳理

歸檔的資料，由檔案員分類、編號，於文件歸檔的當天入庫，並建立《檔案明細台賬》。 第十二條 檔案專用章

所有歸檔的複印件及歸檔原件產生的複印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的複印件視同原件使用，檔案專用章置於檔案室，由檔案員保管。 第十三條 檔案編號章

檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置於檔案 室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。 第十四條 檢索目錄

所有歸檔文件，由檔案員建立對應關係的電子版檢索目錄，並定期核對。

第十五條 電子備份

重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一併建檔備份。

第五章 檔案使用和歸還

第十六條 檔案使用 (一)

文件複印：由使用人填寫《檔案複印登記薄》，一般性文件經部門負責人批准，重要文件同時報分管副總批准，由檔案員複印、提供。

(二)

借出已加蓋檔案專用章的複印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批准，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批准;十日後仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。

(三)

借閲原始文件：由使用人填寫《檔案借閲登記薄》，經部門負責人批准，於檔案室指定的地點查閲，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批准。

(四)

借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批准，最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批准，總經辦會籤;五個工作日後仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續;原件借出後不再歸還的，須經分管副總、總經理批准，總經辦會籤，檔案室保留複印件備查;

(五)外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經總經理批准後方可使用。

(六)

按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記並簽字確認方可使用檔案;違者一經發現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失的，由檔案員全額承擔，並根據情節輕重予以相應處理。

第十七條 檔案歸還 (一)

檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經檢查無誤後，應在《檔案借出登記薄》登記，並由使用人和檔案員分別簽字確認。

(二)

發生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失

的，由使用人全部承擔，並根據情節輕重予以相應處理。

(三)檔案歸還時內容發生變更的，使用人應及時知會檔案員進行更新，以保持檔案的準確性。

第十八條 檔案保管與檢查

(一)

公司各類應歸檔文件應集中於檔案室管理，任何部門和個人不得私自保存，更不得擅自銷燬或據為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，並根據情節輕重予以相應處理。

(二)

每月底，總經辦負責人將對檔案室的資料進行抽查;每三個月與檔案員共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，並填寫《檔案清查記錄》。

(三)

檔案管理應賬實相符。檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔，並根據情節輕重予以相應處理。

第六章 檔案保管期限和銷燬

第二十條 檔案的銷燬 (一)

對需要進行銷燬處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷燬申請表》，並製作

《檔案銷燬清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷燬檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑑定的情況和銷燬的理由等內容的書面報告，經相關部門負責人和總經理審核簽字同意後，方可銷燬。

(二)

由檔案員進行檔案銷燬，QA和檔案歸檔部門各指派一人進行監銷，檔案

銷燬須協同保衞部門共同處理。

(三)

檔案銷燬時檔案員要在銷燬清冊上“銷燬情況”一欄註明“已銷燬”字

樣和日期，監銷人員要在銷燬清冊上簽字確認。

檔案管理規章制度 篇9

第一條 為了加強農村檔案工作, 規範村級檔案管理，服務新形勢下的農村工作，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國村民委員會組織法》《中華人民共和國農業法》和國家有關規定，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱村級檔案是指村黨組織、村民委員會、村集體經濟組織等(以下簡稱村級組織)在黨組織建設、村民自治、生產經營等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 村級檔案工作主要包括村級組織對村級檔案進行的收集、整理、保管、鑑定、利用等工作。

第四條 村級檔案工作實行統一領導、集中管理、安全方便的原則。

村級組織應將檔案工作作為村級工作的重要事項，健全相應的工作制度，明確領導、健全機制、保障經費，確保檔案的真實、完整、規範和安全。

第五條 村級檔案工作在業務上接受鄉鎮人民政府、檔案行政管理部門、民政部門、農業部門和相關部門的監督和指導。

第六條 村級組織應當指定專人負責檔案的收集、管理和提供利用。有條件的村應當設立專用檔案櫃和檔案庫房集中管理檔案。

檔案管理人員應當具有良好的政治素質，遵紀守法，忠於職守，具備相應的檔案管理知識，並經過一定的檔案業務培訓。

第七條 村級組織形成的具有保存價值的文件材料，均應當按照要求規範整理後歸檔，任何組織和個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

縣級檔案行政管理部門可以依據《村級文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表》(見附件)的規定，制定符合本地實際的村級文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表。

第八條 村級檔案一般包括文書、基建項目、設施設備、會計、音像、實物等類別。各類文件材料整理方法和歸檔時間如下：

(一)文書類應當按照《文書檔案案卷格式》(GB/T 9705-20__)或者《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-20__)的要求進行整理，於次年上半年歸檔。

(二)基建項目類應當按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-20__)，並參照《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規範》(DA/T 28-20__)的有關規定及時整理歸檔。

(三)設施設備類應當在開箱驗收後即時歸檔，使用維修記錄等按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》進行收集管理。

(四)會計類應當按照《會計檔案管理辦法》(財政部 國家檔案局令第79號)的要求進行收集整理，在會計年度終了後於次年3月底之前歸檔。

(五)照片應當按照《照片檔案管理規範》(GB/T 11821-20__)、《數碼照片歸檔與管理規範》(DA/T 50-20__)整理，由拍攝者在拍攝後1個月內將照片原圖連同文字説明一併歸檔。

(六)電子文件應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T 18894-20__)收集歸檔並管理。

(七)實物和其他門類按照檔案工作有關規定及時歸檔。

第九條 檔案製成材料和裝訂材料應當符合檔案保護的要求。

第十條 檔案庫房應當採取防火、防盜、防水(潮)、防光、防塵、防磁、防高温、防有害生物等措施。

檔案管理人員應當定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。對音像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。

第十一條 不具備檔案安全保管條件的，應當將檔案交由鄉鎮檔案機構代為保管，村級組織可以保存檔案目錄等檢索工具以方便利用。

第十二條 村級組織換屆選舉後10日內，應當履行檔案交接手續。必要時可以在選舉前將檔案暫存鄉鎮政府。村以及村民小組在設立、撤銷、範圍調整時，應當將檔案妥善移交。

檔案工作人員離任時應當進行檔案移交，履行交接手續，防止檔案散失。

第十三條 銷燬已達到保管期限的檔案時，應當成立檔案鑑定工作小組及時進行鑑定。

鑑定工作小組由村級檔案管理人員和形成檔案的村級組織的人員(或者村民代表)組成，鑑定後應當形成檔案鑑定報告。對失去保存價值的檔案，應當清點核對並編制檔案銷燬清冊，經過必要的審批手續後按照規定銷燬。

禁止擅自銷燬檔案。村級檔案銷燬清冊應當永久保存。

第十四條 村級檔案工作應當積極推進檔案信息化建設，配備必要的設施設備和檔案管理軟件，建立檔案電子目錄和全文數據庫，逐步實現檔案的信息網絡共享。

第十五條 村級檔案工作應當建立檔案查閲利用制度，為本村各類組織及其成員、村民提供服務。查閲檔案要遵守利用規定、履行查閲手續，不得有塗改、損毀、調換、抽取檔案等行為。

檔案管理人員應當圍繞村中心工作或村級組織及其成員、村民利用需求，加強檔案信息資源的開發利用，積極開展檔案編研工作，如編寫村史、村志、大事記等。

第十六條 對在村級檔案工作中作出突出貢獻的村幹部、檔案工作人員和其他組織、個人，由各級人民政府、檔案行政管理部門及相關單位給予表彰和獎勵。

第十七條 各省(自治區、直轄市)、新疆生產建設兵團檔案行政管理部門商同級民政部門和農業部門，可以結合本辦法和本地實際，制定實施辦法及細則。

第十八條 本辦法由國家檔案局、民政部、農業部負責解釋。

第十九條 本辦法自20__年1月1日起施行。

附件：村級文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表附件

檔案管理規章制度 篇10

為加強檔案管理工作，進一步明確工作職責，學院實行檔案工作責任追究制度，按照“誰主管、誰負責”，“誰失職、誰負責”的原則，追究相關責任人的責任。

一、分管檔案工作的院領導要把檔案工作納入學院整體發展規劃，並列入議事日程;要貫徹執行國家關於檔案工作的政策、法規，對學院檔案工作提出領導、指導性意見;研究決定檔案工作的重大事宜及時解決檔案工作中的問題和困難，逐步改善檔案工作條件，使檔案工作與學院各項工作協調發展;對檔案工作中出現的重大責任事故負有領導責任。

二、辦公室分管檔案工作的主任要定期對檔案室進行檢查，發現問題協助及時解決;要定期聽取檔案室負責人的工作彙報，監督檔案室嚴格按照各項規章制度進行檔案的管理、使用工作;要主動協調檔案室與其他部門以及檔案工作與學院其他工作的關係;對檔案工作中出現的責任事故負有領導責任。

三、各二級單位分管檔案工作的領導要將本單位的檔案工作納入工作議程，具體領導、佈置本單位檔案的整理、立卷、移交及歸檔工作;積極支持、配合學院檔案室的工作;聽取本單位兼職檔案人員的工作彙報，幫助他們解決工作中的困難;定期檢查本單位的檔案工作。對本單位檔案工作中出現的責任事故負有領導責任。

四、學院檔案室主任要組織制定檔案工作各項規章制度，並監督檔案管理人員認真履行工作職責、嚴格按照規章制度進行工作;要及時計劃安排檔案室的工作，及時進行工作總結。對工作中的問題及時向院辦主任彙報;要定期檢查檔案的保管狀況，做到七防(防火、防盜、防高温、防潮、防蟲、防塵、防光)，對破損或變質的檔案，要及時修復或複製，遇到特殊情況，及時報告、及時處理;對檔案工作中出現的責任事故負有直接責任。

五、專職檔案人員要保守黨和國家機密、認真學習、宣傳和貫徹執行國家關於檔案工作的法規和方針政策;要認真做好檔案的收集、整理、保管、鑑定、利用等工作;要認真履行工作職責，嚴格按照規章制度進行工作，發現問題及時向主管領導彙報;對檔案工作中由於自己失誤出現的責任事故負有直接責任。

六、各二級單位兼職檔案人員要根據學院有關規定，按時並保質保量地完成本單位檔案的收集、整理、立卷歸檔工作;要主動接受院檔案室的業務監督和檢查，按規定的要求向學院檔案室移交檔案;要注意文件材料的安全和保密;對檔案工作中由於自己失誤出現的責任事故負有直接責任。

檔案管理規章制度 篇11

為進一步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《幹部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：

本辦法適用於我縣機關事業單位副科級以下的管理人員、專業技術人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位一把手負責制，選配政治素質好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事幹部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，並保證人員相對穩定。

檔案工作應遵循五大原則，即黨管幹部、黨管人才，依規依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規範，方便利用、安全保密。

各單位人事幹部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，負責本單位檔案的查(借)閲等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規範，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。

一、檔案內容

檔案材料主要涉及幹部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑑定，四是學歷學位、職稱、論文、培訓，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級並行、出國(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。

二、檔案管理

檔案管理包括檔案材料的收集、鑑別、整理和接交。

收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔範圍，確保收集材料填寫規範、真實完整。具體要求：①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。

經鑑別，符合歸檔範圍的材料自材料形成之日起一個月內按要求履行移交手續送交檔案室。自文件下發之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。

三、檔案利用

檔案利用主要包括查(借)閲、複製和摘錄等。嚴禁拍攝複印檔案內容，因工作需要取證的，經審查批准後方可複印。

查(借)閲檔案一般要求2名以上共產黨員按程序申請，

由檔案室根據規定，確定是否提供和提供什麼材料。嚴禁個人查(借)閲本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閲單位履行審批手續，限期歸還，不得轉借。

查檔(含複製、摘錄)程序：查閲單位填寫《查閲檔案審批表》，經單位和主管單位負責人同意後，報檔案室分管領導審批，人事幹部持本人二代身份證及審批後的《查閲檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑藉調查證明材料介紹信查檔。

臨猗縣人力資源和社會保障局

20__年7月11日

檔案管理規章制度 篇12

為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閲手續，使公司檔案管理達到規範化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：

1.檔案管理的範圍

本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、後勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝(模具)管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

2.檔案的管理部門

公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專(兼)職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔範圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存複印件。

接收檔案必須認真驗收，並辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。

3.檔案的分類

在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類：(A)行政管理、(B)人事管理、(C)財會檔案、(D)生產經營管理、(E)技術質量安全管理、(F)基建檔案、(G)外來文件、(H)聲像檔案、(I)實物檔案、(J)其他檔案。 財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。

實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎盃獎旗等實物。 以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。

4.歸檔要求

4.1歸檔的文件材料要完整、系統、準確。

4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留複印件，並將複印件與原件一起存檔，並加以説明。

4.3存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯繫的原則，並按立卷要求特徵及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。

4.4檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，並區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚(一律使用用黑色中性筆填寫)，字跡工整、清晰，裝訂整齊。

4.5檔案盒(袋)內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它文件按文件的重要程度或形成時間先後排列。

4.6文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷燬手續。

4.7歸檔時間：部門或責任人應於相關工作結束後立即(最遲一週內)將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

5.檔案的查閲和借閲

5.1查閲檔案應填寫檔案查閲登記表，寫明查閲時間、查閲內容、查閲目的等。有關人員應在檔案室內查閲檔案資料，閲後及時歸還。

5.2查閲檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須複製的，應填寫檔案資料複製申請單，經所在部門經理簽署意見後方可複製。

5.3原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閲，但必須由所在部門出具借閲申請並由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閲人的相關權限。借閲檔案時應做到以下幾點：

5.3.1借閲者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案櫃翻閲查找;

5.3.2按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閲;

5.3.3要愛護檔案，不得丟失，並注意保密，不得擅自轉借他人;

5.3.4所借檔案不得隨意摺疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、塗寫;

5.3.5借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閲者當面核對清楚;

5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任;

5.3.7調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件後方可辦理調離手續。

6.檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。

7.檔案的保管

要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案櫃所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，並採取補救措施。對於不易繼續保存的檔案資料，應及時予以複製;對於已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，並按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。

檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閲與自己工作內容無關的檔案資料。

8.檔案的銷燬

公司對各類檔案每二年進行一次鑑定。對超過保管期並經鑑定無保留價值的檔案做出銷燬處理意見，報總經理批准後予以銷燬

公文管理制度

1.為規範機關及項目部文印管理，提高文印質量，根據有關規定，結合實際，制定本制度。

2.文印工作必須堅持“統一管理，分級負責”的原則，公司綜合事務部為本公司文印管理職能部門，主管公司公文處理工作，各部、室、項目辦及各項目部負責本部室各自的公文處理工作。

3.公司公文必須由公司綜合事務部統一收發、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷燬。

4.公司行文程序規定如下：

根據文件性質和內容，由相關職能部門承辦擬稿，部門負責人核稿簽字，如多部門聯合行文，必須由聯合行文的部門會籤後送公司綜合事務部審稿。屬行政序列文件須經行政領導簽發，公司綜合事務部統一編排字號和登記後，並打印出來。相關職能部門原擬稿人校對後，再繕印、用印和封發，文件底稿(附帶二張正文)加蓋公章後由檔案室存檔。

5.各類公文的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不準使用元珠筆和鉛筆。經修改後的底稿，如果稿面較亂，必須由擬 稿人或承辦部門清稿後交付簽發和打印。

6.上行文的呈辦，下行文的執行、檢查，均由擬文部門負責。

7.公司設立檔案室，統管各類文件。實行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負責並及時地對各類文件進行分類、標引、立卷、存檔。

8.凡公司和各項目部在各項工作中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，均應及時交檔案室統一歸檔。

9.嚴格履行文件閲辦手續。凡需借閲、傳閲文件，均須及時簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。

10.外單位人員需查閲本公司公文案卷，必須持介紹信。查閲一般性公文案卷，由綜合事務部部長審批;查閲重要公文和重要資料須經公司總經理審批。

11.歸檔公文和資料的複印或複製，必須經分管領導審批，並要在檔案管理人員的監督下完成複印或複製工作。

12.嚴格保密制度，嚴守國家機密。凡屬機密文件，承辦部門或個人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級文件未經上級批准，不允許複製。根據上級機關的要求和安排，文祕人員應按時上交標密文件。

13.有關公文的具體處理辦法，按《公文處理辦法》執行。

文檔管理制度

1.目的

為加強公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：

1.1檔案管理包括公司所有的文檔、技術、設備、財務和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。

1.2本公司所有職工有保護義務。

2.行文條例

2.1公司行文由發文部門擬辦後呈部門負責人核稿，一般情況下報總經理簽發，最後送至綜合事務部打印發文。

2.2公司收發各類文件，根據文件性質(以文頭為準)，報總經理批示辦理，並及時做好文件的登記、歸檔工作。

2.3公司領導不在時由指定的負責人負責各類行政性文件的簽發、批示。

3.管理

3.1工作人員在工作中形成的各種材料應及時移交至本部門，集中管理，個人不得據為己有。

3.2各部門的工程技術資料一般按年定期彙總移交至綜合事務部管理，綜合事務部根據文件資料性質，定期彙總存檔。

3.3公司舉辦重大活動應通知檔案管理人員參加，收集活動中的材料，集中管理。

3.4財務資料由財務人員按規定管理。

3.5各種資料應建立電子文檔，實行電子化檔案管理。

3.6銷燬檔案必須經過總經理認可，才可以銷燬。禁止管理人員擅自銷燬。

3.7禁止個人將公司檔案及複印件送他人或出賣。

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3.8公司對保密檔案，落實專人妥善保管。

3.9綜合事務部應嚴格按檔案性質、類別、保存年限來處理(銷燬)檔案，意見先報公司總經理。

4.責任

有下列行為者，將根據公司有關規定和國家法規，給予責任行為人行政、經濟處罰，情節嚴重的，給予解聘直至追究法律責任。

4.1擅自塗改檔案。

4.2未按規定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。

4.3未按規定向他人提供檔案。

4.4損毀、丟失屬於公司所有的檔案。

4.5檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。

檔案管理規章制度 篇13

一、文書類

1.黨羣組織工作文件材料

1.1本村黨組織(黨委、黨總支、黨支部)委員會會議記錄、黨員大會會議記錄、村“兩委”聯席(班子)會議記錄永久

1.2本村黨組織年度工作計劃、總結等材料永久

1.3本村黨組織關於機構設置、撤併、名稱更改、啟用和廢止印章的請示，上級批覆、通知、決定等材料永久

1.4本村黨務幹部任免、分工、考察、獎懲等材料永久

1.5本村黨組織換屆選舉候選人的請示、批覆和換屆選舉工作的通知、議程、報告、領導人講話、大會發言、選舉辦法、選舉結果、決議、上級批覆等材料永久

1.6本村黨員教育培訓、組織活動、黨性分析、民主評議等方面的計劃、總結、會議(活動)記錄、請示及上級的批覆永久

1.7本村發展新黨員，黨員轉正、延期、退黨，處置不合格黨員等方面的材料永久

1.8本村執行上級黨組織工作的決定、紀要、報告等材料

(1)重要的永久

(2)一般的30年

1.9本村黨組織、黨員名冊和年報表永久

1.10本村黨組織關係介紹信、通知書存根永久

1.11本村黨員交納黨費的清單、票據等永久

1.12本村先進集體、先進個人登記表，審批表，名冊及各種事跡材料

(1)受到縣級(含)以上表彰、獎勵的永久

(2)受到縣級以下表彰、獎勵的 30年

1.13本村黨員違法違紀的有關材料，處理意見和上級決定、批覆等材料

(1)受到警告(不含)以上處分的永久

(2)受到警告處分的30年

1.14本村紀檢、黨風廉政工作的計劃、總結、報告等材料30年

1.15本村開展政治思想、形勢教育、精神文明建設工作的計劃、總結等有關材料10年

1.16本村共青團組織發展、換屆選舉材料，團員名冊、組織關係介紹信及存根、團費繳納、年度統計表等材料永久

1.17本村團代會通知、議程、代表名單、開幕詞、報告、決定、選舉結果、閉幕詞等材料永久

1.18本村團組織、團員獲得表彰獎勵及違法違紀受到處分的請示、報告、批覆等材料永久

1.19本村工會年度工作計劃、總結，工會代表大會的通知、名單、議程、開幕詞、報告、決議、閉幕詞、選舉結果等材料永久

1.20本村工會幹部任免的請示、批覆，會議記錄，工會幹部、會員名冊及統計年報表等材料永久

1.21本村婦代會換屆選舉等材料永久

1.22本村計劃生育工作年度計劃、總結、統計表等材料永久

1.23本村獨生子女證申請表，育齡婦女生育多胎的申請表、審批表及超生調查報告、彙報、處罰決定等材料永久

1.24本村村民婚姻狀況證明存根等材料永久

1.25本村五好家庭、敬老愛幼模範、文明户、好婆婆、好媳婦等評選活動的材料30年

1.26上級發佈的本村民兵工作需要執行的文件材料10年

1.27本村普通民兵、基幹民兵登記表和花名冊永久

1.28本村兵役登記材料，現役軍人、退伍軍人情況登記表永久

2.村務管理文件材料

2.1本村村委會會議記錄、紀要、決議等材料永久

2.2本村村委會年度工作計劃、總結等材料永久

2.3本村村史、組織沿革、大事記等材料永久

2.4本村村委會換屆選舉工作的通知、選票、選舉結果、幹部任免等材料永久

2.5本村各類工作的請示、報告、彙報及上級的批覆等材料

(1)重要的永久

(2)一般的30年

2.6本村幹部、村民名冊，村辦股份公司股民名冊、各類技術人員名冊等永久

2.7 本村幹部的招聘、錄用、定級、調配、人員任免、離退、調動介紹信存根、工資表，農業村級協管員的聘書、合同或協議等材料永久

2.8本村和村內機構設置、更名、撤併及行政區劃與隸屬關係的變化，啟用、廢止印章等材料永久

2.9本村關於年終分配方案、工資福利、勞動保護的各種文件材料和參加社會養老保險人員名冊永久

2.10本村幹部、職工工資單及年終收益分配審批表、歸户結算表等材料永久

2.11本村關於房屋拆遷、土地徵用、村民房產、地產等材料，相關人員名冊等永久

2.12本村的村規民約等各種規章制度材料永久

2.13本村各種年度統計報表(包括農副工業生產年報，收益分配報表，土地、人口、户數等基本情況統計表等材料)永久

2.14本村各種保險材料、綜合治理、安全生產承包責任和各種案件、民事糾紛的調解協議、處理決定等材料永久

2.15本村信訪信件處理結果等材料

(1)有領導重要批示及處理結果的永久

(2)有處理結果的30年

(3)沒有處理結果的10年

2.16本村擁軍優屬、優撫救助等材料30年

2.17本村開展教育、衞生、合作醫療等工作的材料永久

2.18本村規劃、經濟建設及重大決策等材料永久

2.19本村公共設施管理、維修維護的材料永久

2.20本村生產管理、企業管理的年度工作計劃及總結和重大決策等材料永久

2.21本村財務管理的年度計劃、總結，有關財務審計情況材料永久

2.22本村工業、農業等相關税收徵收清冊和納税變動情況等材料永久

2.23本村各種經濟、人口普查統計表永久

2.24本村重大事故事件登記材料，調查處理意見、情況報告及善後工作中形成的材料永久

2.25本村創建文明小區、愛國衞生工作形成的材料30年

2.26 本村農業村級協管事項公開、協查工作記錄等材料30年

3.村級集體經濟組織經營管理文件材料

3.1本村經營管理中長期規劃和專項發展計劃等材料永久

3.2本村企業發展重大經營決策方案、規劃永久

3.3本村企業董事會會議記錄、紀要、決議等材料永久

3.4本村企業負責人對企業承包、租賃、任期目標責任等材料永久

3.5本村企業改制、轉制等各種法律證書等材料永久

3.6本村企業歷史沿革、大事記等材料永久

3.7本村集體經濟組織、所屬各企業年度工作計劃、總結等材料永久

3.8本村企業的設置、撤併、名稱更改、啟用和廢止印章的請示、批覆、通知等材料永久

3.9本村及所屬各企業的產權文件、土地使用證，各種集體財產合同、協議、委任書、公證書等法律文本、證書材料永久

3.10本村集體經濟組織章程，換屆選舉工作的通知、選舉結果等材料永久

3.11本村集體經濟組織成員(股東)名冊、股權登記簿永久

3.12 本村新辦公司、企業項目的申請和批覆及可行性報告、章程、合同、驗資、營業執照等材料永久

3.13本村有關工商企業管理執照的申報、登記、批覆以及違章違法被處理，經營不善歇業、破產等材料永久

3.14本村企業年度各種統計報表及經濟分析等材料永久

3.15本村有關物資供銷工作的合同、協議等材料30年

3.16本村有關經營活動的爭議、索賠、判決等材料永久

3.17本村企業合資、獨資、聯營招商的合同、協議等材料永久

3.18本村企業年度經營、銷售統計等報表

(1)重要的永久

(2)一般的10年

3.19本村企業工資計劃、工資總額、獎懲、年終分配方案等表冊永久

3.20本村企業物資管理、安全生產檢查、整改措施執行情況等材料永久

3.21本村企業環境保護等材料永久

3.22本村企業有關產品標準、國際質量認證等材料永久

3.23本村企業有關資產評估，資金、價格管理的審查、驗證材料永久

3.24本村企業有關經營、審計活動中形成的各項證明和結論材料永久

3.25本村有關產品市場調查、宣傳、廣告和用户服務等材料30年

3.26本村有關產品銷售等活動中形成的材料30年

3.27本村各類農業普查材料永久

3.28本村農作物規劃佈局，糧、棉、油多種經營實種面積、產量以及採、購、留、分配等材料永久

3.29本村科學種植、科學飼養的經驗總結及原始記錄永久

3.30本村“星火”“豐收”“火炬”計劃項目的申報、驗收材料永久

3.31本村農業植保、農機管理、水利建設等材料永久

3.32本村副業生產及上交任務的指標(畜、禽、蛋、魚、菌菇等)以及各項任務完成情況、年報、統計表等材料永久

3.33本村村辦副業項目材料30年

3.34本村關於土地批租、出讓、租賃有關材料永久

3.35本村農村集體產權制度改革實施方案、工作計劃、總結、彙報材料永久

3.36本村成立的農村集體產權制度改革工作領導小組、理事會、監事會等機構及組成人員名單永久

3.37本村農村集體產權制度改革工作領導小組、理事會、監事會工作職責及工作制度30年

3.38本村研究農村集體產權制度改革工作所形成的會議記錄、紀要、決議永久

3.39通過協商、招標、掛牌、拍賣等方式流轉農村土地承包經營權的文件材料永久

3.40農村集體產權制度改革的動員會、宣傳、培訓，上級領導檢查等形成的文件材料10年

3.41農村耕地保護、土地承包經營權、集體建設用地使用權台賬永久

3.42集體土地調查材料及統計表永久

3.43農村集體土地所有權、農村建設用地使用權、村民宅基地使用權等相關確權、登記、頒證的文件材料永久

3.44農村土地承包經營權登記申請書、變更登記申請書、登記簿、核准文件永久

3.45農村土地承包經營權流轉備案申請書、登記表和備案證明等材料永久

3.46農村土地承包經營權確權登記方案、登記冊、花名冊及審核材料永久

3.47農村土地使用權確權登記註冊情況公告、註冊表永久

3.48農村土地承包合同、土地承包經營權流轉合同、耕地保護合同永久

二、基建項目類

1.項目建議書、申請、報告及批覆等材料永久

2.可行性研究報告、論證意見、項目評估、調查報告等材料永久

3.項目設計任務書、計劃任務書或立項報告、批覆等材料永久

4.基建項目的會議記錄等材料永久

5.地質勘探合同、報告、記錄、説明等材料永久

6.徵用土地移民申請、報告、批覆、通知、許可證、使用證、用地範圍等材料永久

7.工程建設執照、防火、環保、防疫等審核通知單長期

8.工程建設招投標文件、會議紀要等材料長期

9.工程初步設計圖紙、概算、設計合同等材料長期

10.施工設計、説明、總平面圖、建設施工圖、給排水圖等專業圖紙長期

11.施工合同、協議，施工預決算，圖紙會審紀要、技術核定單、工程更改、材料代用、原材料質保書和全套竣工圖等材料永久

12.施工監理文件材料長期

13.水電安裝合同、協議，施工預決算，技術交底，圖紙會審，材料出廠證明和竣工圖等材料永久

14.項目竣工驗收申請、批覆，消防、環保、防疫、檔案等驗收記錄，基建財務結、決算，項目審計，項目竣工驗收證書等材料永久

三、設施設備類

1.設備儀器購置可行性研究報告、申請、批覆和購置儀器資金申請、批覆等材料長期

2.設施設備招投標文件、設備採購合同、購買協議等材料長期

3.設備儀器開箱驗收記錄、使用説明書、操作手冊、合格證、裝箱清單等材料長期

4.設備儀器安裝調試記錄、驗收報告、操作保養規定等材料長期

5.設備儀器運行、檢修、保養、事故處理等記錄材料長期

6.設施設備技術改造、升級改裝、革新改進等文件材料長期

7.設備儀器報廢申請、批覆、證明等材料長期

四、會計類

1.各類會計原始憑證、記賬憑證、彙總憑證30年

2.會計賬簿類

2.1銀行日記賬、現金日記賬30年

2.2總賬、明細賬、輔助賬簿30年

3.會計報表類

3.1年度財務報表永久

3.2年度財務決算表永久

3.3月、季度財務報表10年

4.其他類

4.1會計檔案移交清冊永久

4.2會計檔案保管清冊永久

4.3會計檔案銷燬清冊永久

五、照片類

1.上級領導來村視察、檢查工作的照片永久

2.國際友人、專家、學者等知名人士前來活動的照片永久

3.本村委會各種會議、重要活動形成的照片永久

4.本村委會各種產品、獎狀、證書、獎盃、錦旗等的拍攝照片永久

5.反映村容、廠貌、市政項目建設等的照片永久

6.新聞媒體刊登的反映本村情況的照片永久

檔案管理規章制度 篇14

近日，國家檔案局局長李明華簽署國家檔案局第十三號令，公佈《機關檔案管理規定》(以下簡稱《規定》)，自20__年1月1日起施行。

《規定》的頒佈實施，是國家檔案局在新形勢下推動機關檔案工作的一項重大舉措。《規定》是以中辦、國辦《關於加強和改進新形勢下檔案工作的意見》為指導，以《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規為依據制定的。全文共7章70條，第一章“總則”，明確了《規定》制定的目的和依據，機關檔案定義，機關檔案工作的意義、體制和管理原則;第二章“機構和人員”，明確了機關檔案工作機構、人員的要求，確定了機關檔案工作的基本任務;第三章“基礎設施”，明確了機關應設置的各類檔案用房及基礎設施設備要求;第四章“管理要求”，明確了機關檔案的門類和管理要求，提出了檔案從形成到移交整個管理流程的各項要求;第五章“信息化建設”，明確了機關檔案信息化工作管理要求，對傳統載體檔案數字化和電子檔案的管理做出了詳細規定;第六章“獎勵與處罰”，明確了應予獎懲的各類情形;第七章“附則”，對解釋權、施行日期等加以規定。

《規定》具有3個顯著特點。一是普適性。將適用範圍確定為各級黨和國家機關、人民團體，事業單位、社會團體可參照執行。《規定》對機關檔案管理工作提出的要求，充分考慮了不同層級機關客觀條件的差異，特別對縣級或檔案形成數量較少的機關明確了基本要求。二是實用性。《規定》梳理借鑑數十個機關檔案工作參照的標準規範，對機關檔案門類劃分，檔案形成收集、整理歸檔、保管保護、鑑定銷燬、開發利用、統計移交等做出詳細規定，具備較強的實用性和操作性。三是創新性。《規定》特別關注近年來機關檔案工作出現的新情況、新問題，提出了新形勢下機關檔案工作的任務和要求，明確了機關檔案工作監督指導的原則和方式，提出了建立檔案工作協調機制和工作網絡，確定了檔案工作各類業務用房需求，加強了機關檔案信息化工作等，為機關檔案工作轉型升級提供了依據。

國家檔案局希望各地區各部門認真學習，抓好貫徹落實。國家檔案局將繼續組織宣貫活動，不斷加強監督指導，採取有效措施引導提升各地區各部門機關檔案管理水平。

檔案管理規章制度 篇15

第一條 為了加強會計檔案管理,有效保護和利用會計檔案,根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規,制定本辦法。

第二條 國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織(以下統稱單位)管理會計檔案適用本辦法。

第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第四條 財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作,共同制定全國統一的會計檔案工作制度,對全國會計檔案工作實行監督和指導。

縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區域內的會計檔案工作,並對本行政區域內會計檔案工作實行監督和指導。

第五條 單位應當加強會計檔案管理工作,建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑑定銷燬等管理制度,採取可靠的安全防護技術和措施,保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構(以下統稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委託具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。

第六條 下列會計資料應當進行歸檔:

(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;

(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

(四)其他會計資料,包括銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、納税申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊、會計檔案鑑定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

第七條 單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

第八條 同時滿足下列條件的,單位內部形成的屬於歸檔範圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:

(一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;

(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審籤程序;

(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,並建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關係;

(四)採取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;

(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防範自然災害、意外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會計資料不屬於具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第九條 滿足本辦法第八條規定條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。

第十條 單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統稱單位會計管理機構)按照歸檔範圍和歸檔要求,負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。

第十一條 當年形成的會計檔案,在會計年度終了後,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經單位檔案管理機構同意。

單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。

第十二條 單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時,應當編制會計檔案移交清冊,並按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。

紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一併移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平台一併移交。

單位檔案管理機構接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。

第十三條 單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案,在進行會計檔案查閲、複製、借出時履行登記手續,嚴禁篡改和損壞。

單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的,應當嚴格按照規定辦理相關手續。

會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,並在規定時間內歸還。

第十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。

會計檔案的保管期限,從會計年度終了後的第一天算起。

第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行,本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。

單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應當比照類似檔案的保管期限辦理。

第十六條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑑定,並形成會計檔案鑑定意見書。經鑑定,仍需繼續保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷燬。

第十七條 會計檔案鑑定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。

第十八條 經鑑定可以銷燬的會計檔案,應當按照以下程序銷燬:

(一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷燬清冊,列明擬銷燬會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷燬時間等內容。

(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷燬清冊上籤署意見。

(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷燬工作,並與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷燬前,應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷燬後,應當在會計檔案銷燬清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案的銷燬還應當符合國家有關電子檔案的規定,並由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

第十九條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷燬,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。

單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑑定意見書、會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第二十條 單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的,在終止或辦理註銷登記手續之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關規定處置。

第二十一條 單位分立後原單位存續的,其會計檔案應當由分立後的存續方統一保管,其他方可以查閲、複製與其業務相關的會計檔案。

單位分立後原單位解散的,其會計檔案應當經各方協商後由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置,各方可以查閲、複製與其業務相關的會計檔案。

單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存,並按照規定辦理交接手續。

單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可以查閲、複製與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由承接業務單位保存,並按照規定辦理交接手續。

第二十二條 單位合併後原各單位解散或者一方存續其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合併後的單位統一保管。單位合併後原各單位仍存續的,其會計檔案仍應當由原各單位保管。

第二十三條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,需要移交給建設項目接受單位的,應當在辦理竣工財務決算後及時移交,並按照規定辦理交接手續。

第二十四條 單位之間交接會計檔案時,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。

交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,並由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢後,交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案應當與其元數據一併移交,特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平台一併移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗,確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

第二十五條 單位的會計檔案及其複製件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的,應當按照國家有關規定執行。

第二十六條 單位委託中介機構代理記賬的,應當在簽訂的書面委託合同中,明確會計檔案的管理要求及相應責任。

第二十七條 違反本辦法規定的單位和個人,由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。

第二十八條 預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書檔案管理規定,不適用本辦法。

第二十九條 不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商户,其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑑定銷燬等參照本辦法執行。

第三十條 各省、自治區、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門,新疆生產建設兵團財務局、檔案局,國務院各業務主管部門,中國人民解放軍總後勤部,可以根據本辦法制定具體實施辦法。

第三十一條 本辦法由財政部、國家檔案局負責解釋,自20__年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局發佈的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)同時廢止。

附表：1.企業和其他組織會計檔案保管期限表

2.財政總預算、行政單位、事業單位和税收會計檔案保管期限表

檔案管理規章制度 篇16

為進一步加強檔案安全建設，做好檔案安全管理工作，明確責任，特制定本制度。

一、適用對象及範圍。本制度適用於本館全體工作人員。

二、適用內容及事項。違反有關政策和規定，或者有以下行為的，依照本規定追究有關人員責任。

1、不關門窗，造成檔案丟失的;

2、沒有按規定要求定期進行檔案庫房及實體安全檢查，造成檔案安全事故的;

3、安全設施及設備責任人不認真管理維護設施設備，造成設施設備損壞的;

4、檔案庫房管理人員對檔案管理不力，造成檔案損壞的;

5、違反安全管理程序辦事，造成檔案安全事故的;

6、工作中無故脱崗，延誤重大事項辦理，造成檔案安全事故的。

三、追究辦法及實施

1、實行動態跟蹤管理，隨時檢查工作人員履行職責情況。

2、將事故責任追究與個人年度目標考核結合起來，本館工作人員在本年度內發生一次以上(含一次)事故的，取消評比先進資格。

3、對出現誤事故的當事人，經調查核實，視情節輕重分別給予批評教育、通報批評、調換崗位、紀律處分等。

四、健全組織與措施。

1、加強對本館工作人員檔案安全責任追究工作的領導。成立由局(館)長為組長，其他工作人員為成員的領導小組，負責全館的檔案安全事故追究制度的實施和監督，並具體負責事故差錯追究制度的具體工作。

2、加強對安全事故追究制度落實的檢查監督。本着“事實清楚、證據確鑿、手續齊全、處理得當”的原則，對工作中出現的安全事故行為進行責任追究。達到教育懲戒、整改糾正之目的。

檔案管理規章制度 篇17

一、職責

1、公司檔案管理工作實行公司(含公司職能部門)、管理處和部門三級管理制度。

2、公司行政人事部經理、管理處經理、部門主管分別負責公司、管理處和部門檔案管理工作，分別對公司、管理處和部門工作過程中產生的文件資料及與本部門工作相關的其它文件進行管理和控制。所有檔案立卷、歸檔後分別由公司行政人事部和管理處統一實行管理。

3、公司財務檔案由公司財務部依據相關法律法規建立和完善，其立卷、歸檔、管理工作由公司財務部經理負責管理和控制。

二、管理內容與方法

1、立卷歸檔

公司應立卷、歸檔的文件資料包括：

⑴證照資料：包括營業執照、税務登記證、法人組織機構代碼證、收費監審證，以及公司開辦、年檢、變更等有關資料。

⑵規章制度：包括公司制定和修改的全部制度、規定、辦法、細則等。

⑶行政資料：包括公司內部文件、總公司與各管理處往來文件，公司與政府行政主管部門和單位往來公文、公函、批覆等文件，公司與其它公司、單位和個人業務往來文件，公司發出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等。

⑷合同資料：包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產生的有關資料。

⑸工程技術資料：包括公司工程技術項目實施過程中產生的設計、施工圖紙、設備資料等。

⑹照片、聲音資料：包括反映公司發展歷程和重大活動的有關攝影、錄音、錄像、光盤資料。

⑺其他需歸檔的文件資料。

管理處應立卷、歸檔的文件資料包括：

⑴公示資料：包括公司營業執照、税務登記證、法人組織機構代碼證、收費監審證等有關證照資料，項目物業服務合同、管理規約、服務內容、服務標準等資料。

⑵規章制度：包括公司和管理處制定和修改的全部制度、規定、辦法、細則等。

⑶客户資料：包括客户綜合、彙總資料等。

⑷物業資料：包括物業項目竣工總平面圖，單體建築、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料;

包括共用設施設備清單及安裝、使用和維護包阿姨那個等技術資料;

包括供水、供電、供氣、供熱、通信、有線電視等准許使用文件;

包括物業質量保修文件和物業使用説明文件;

包括物業服務所需的其它資料。

⑸服務資料：包括客户報修、維修和回訪記錄、徵求客户物業服務建議意見記錄、住宅裝飾裝修巡查記錄、客户繳費收費統計、記錄等客户服務資料;

包括房屋共用部位維修養護記錄、共用設施設備巡查維護保養維修記錄、突發設備故障演練記錄等工程服務資料;

包括秩序維護各崗位詢查檢查登記記錄、安全防範監控記錄、安防設施巡查檢查記錄、車輛機動有序通行和停泊記錄、治安和安全防範突發事件應急演練記錄等秩序維護服務資料;

包括消防安全巡查檢查記錄、消防安全整改通知、消防安全控制記錄、消防安全突發事件應急演練記錄等消防安全服務資料;

包括物業公共區域清潔保潔工作記錄、清潔保潔巡查檢查記錄、清潔衞生消毒消殺記錄等清潔保潔服務資料;

包括園林綠化養護管理服務資料等。

⑹行政資料：包括公司內部文件、總公司與各管理處往來文件，管理處與政府行政主管部門和單位往來公文、公函、批覆等文件，管理處與其它公司、單位和個人業務往來文件，管理處發出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等資料。

⑺照片、聲音資料：包括反映管理處發展歷程和重大活動的有關攝影、錄音、錄像、光盤等資料。

⑻其他需立卷、歸檔的文件資料。

部門應立卷、歸檔的文件資料：

管理處各部門應根據管理處應立卷、歸檔的文件資料結合各自物業服務實際建立、健全和完善物業服務檔案資料，認真做好各項物業服務管理工作台賬，並及時立卷和送交管理處歸檔管理。

部門因物業服務工作需要建立的檔案，其立卷、歸檔管理工作由各部門主管負責管理和控制。

客户資料，包括客户服務資料(如通知、合同、協議等)、客户裝修資料等由客户服務部分户立卷和歸檔，其立卷、歸檔管理工作由客户服務部主管負責管理和控制。

2、立卷歸檔要求

⑴各類文件應分別立卷，按年、按類裝訂成冊;

⑵文件的正文與附件、底稿等應歸案在一起，保持檔案資料的完整性;

⑶立卷歸檔的文件應便於查找;

⑷文件有標題的，應在目錄中列上標題。無標題的，應根據文件內容擬定標題，並標上方括號以示立卷人加的標題;

⑸案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚，對破損文件應加以裱糊;

⑹照片、聲像、磁盤檔案需用文字標明內容、時間、地點。

3、檔案的使用

⑴各部門因工作需要需查閲、借閲檔案，應經查閲人、借閲人主管領導批准;

⑵查閲、借閲檔案，要填寫查閲、借閲登記簿，查閲、借閲後應及時歸還。查閲人、借閲人對所查閲、借閲的檔案應妥善保管，防止遺失、泄密和污損，不得抽換、塗改、勾畫、拆散和轉借，不得擅自複製;

⑶外單位借閲、查閲公司檔案(含管理處檔案、部門檔案)，需經公司總經理同意。

4、檔案銷燬

⑴檔案保存期限，由公司行政人事部負責統一管理。專業性檔案(如財務檔案、工程技術檔案、客户檔案等)的保存期限按照國家有關制度執行;

⑵對超過保存期限、失去保存價值的檔案，由檔案管理部門負責人提出銷燬申請，報公司總經理批准;

⑶銷燬檔案時，應認真清點，由2名以上監銷人員監銷。監銷人員由公司行政人事部經理指定。銷燬後，由銷燬經辦人和監銷人員在銷燬記錄上簽字;

⑷對已銷燬文件，應制定目錄清冊存檔。

5、檔案管理

⑴公司、管理處應建立檔案登記、統計制度。檔案收進移出、銷燬必須在流水帳簿上登記;

⑵檔案管理人員離職或調職，必須與接任人員辦理移交手續;

⑶檔案管理人員對保存的檔案應根據需要進行全面或重點檢查，平時注意檔案的保存情況，發現問題，及時報告解決;

⑷檔案管理應注意防火、防黴、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作;電子存檔應注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓，並注意温度適宜;

⑸立卷的檔案應分類放入檔案盒存放。

6、檔案移交

⑴由部門負責管理的檔案不移交，公司行政人事部、管理處定期對部門負責管理和控制的檔案進行檢查;

⑵由部門負責按年度立卷、歸檔的檔案資料，部門應在每個自然年度結束後1個月內，將立卷、歸檔的檔案資料交該檔案管理部門管理和控制;

⑶負責管理、控制和保管檔案的員工離職或調離工作崗位時，應將有關檔案資料按要求整組卷後，與行政人事部負責人、部門負責人一同進行檔案移交，移交給本部門負責人或接崗人;

⑷檔案移交時，移交人應填寫移交清單一式三份，交接雙方按清單核對交接，並在移交清單上簽字。移交清單由移交人、接交人、公司行政人事部或管理處各執一份。

三、責任

員工違反檔案管理制度有下列行為之一者，公司視情節輕重依據《員工手冊》給予處罰：

1、損壞、丟失公司檔案的;

2、擅自提供、銷燬公司檔案的;

3、塗改、偽造檔案的;

4、不按制度立卷、歸檔或不按期移交檔案的;

5、檔案管理人員玩忽職守，造成公司檔案損、損毀的;

6、其它嚴重影響檔案立卷、歸檔和管理的。