企業文化論文：企業檔案管理工作探析

摘 要：企業檔案管理是企業管理的一項重要基礎工作，是企業行政管理、經營管理、生產技術管理等必不可少的組成部分，搞好檔案工作對企業的發展有很重要的作用，本文就企業檔案管理中出現的幾個主要問題談進行分析。

關鍵詞：企業檔案;人事檔案管理;解決問題

1.檔案管理對企業的重要作用

企業檔案是企業在各項活動中形成的，企業活動是指企業生產、經營、行政、科研、基建、設備管理等各職能部門，綜合運用資源條件、勞動力、資本、科學技術、流通手段、企業信譽等經濟要素，製造產品獲取利潤和創造經濟效益，實現企業基本目標的活動。企業檔案管理作為一種高層次的管理，其重要性日益為越來越多的企業所認知。有遠見卓識的企業無不把企業檔案管理當作攸關企業發展前途的重要工作來抓。企業檔案管理對於企業文化建設的重要性表現在對企業文化的歸納、梳理。

2.企業檔案管理工作存在的問題

2.1主體錯位。檔案的主體明確性，是一個企業檔案工作的關鍵。

當前很少有企業注意到企業檔案主體觀念是存在偏差的，這就影響了企業檔案工作發揮其全部的作用。主要表現在不少企業幾乎把人事檔案管理當成了企業檔案管理的全部內容。

2.2人員的業務素質與企業的發展需要不相適應。在市場經濟日新月異的今天檔案人員不僅需要掌握企業檔案管理理論知識，同時還必須懂得具有本企業生產經營特點的一些工程技術方面的知識，只有掌握了適應本企業生產經營特點的知識面，才能應對自如對待當前多方位的工作。

2.3檔案工作與企業變革的不同步。檔案重視意識淡薄。在基層企業，檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任，且變動頻繁，專業化程度不高，存在不懂不問、不會不學的現象，導致檔案整理、管理混亂。

檔案管理隊伍削弱。受傳統觀念的影響，對檔案管理的認識不足、重視程度不夠、專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職,造成了檔案工作兼而不顧。

檔案管理規範缺乏。由於對人事檔案重視意識的不重視，就存在着檔案內容不完整，信息材料不全面的現象，出現了有的檔案員只會立卷歸檔的基本知識，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清。以至於員工與檔案難以“對號入座”,嚴重影響企業人事部門管理工作的開展。

檔案利用價值不高。在目前的人事檔案中，大多是以姓名、性別、年齡、民族、參加工作時間、入黨入團時間、文化程度、工作經歷等簡單材料形成的檔案，而對反映本人業績、動態的材料收集歸檔不全，致使檔案內容不完整，不能客觀地反映一個人的全貌。尤其是一些員工的職務升降、工資待遇變動性很大，但其檔案材料還是原來的，更不用説有最新反映專業技術人員業績、能力、職稱評聘等方面的材料了。

3.決解問題的辦法

3.1穩定人員，提高素質。針對檔案工作性質、企業檔案管理的特點和管理人員素質差的情況：企業領導要要考慮到保持檔案管理員隊伍穩定的重要性，檔案管理員的崗位上來儘量少調整檔案管理員，確保該隊伍的專業性。並選送檔案人員參加檔案專業知識培訓，提高檔案人員業務素質，培養適應新時期檔案工作發展要求的人才。要形成基層企業與上層辦公室在檔案管理工作中相互協作、和諧發展的格局，定期或不定期地深入企業檢查指導檔案工作，發現問題，要及時通報，督促整改，力促規範.

3.2規範管理健全管理制度。規範歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔範圍、保管期限的規定收集;要創新收集手段，運用事前監控收發文件、登門尋求等形式;要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規律，適時收集;要豐富收集範圍，既要收集紙質載體，又要收集磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。

規範檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷(件)內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷(件)封面、卷內文件目錄、案卷(件)裝訂結實美觀。

規範檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統一管理，方便檔案的保管和利用;要嚴格按照《檔案借閲制度》開展檔案借閲工作，對逾期不還、丟失、破損或發生失竊、泄密事件的，必須依法嚴肅查處。

3.3積極搞好開發利用，為企業各項工作服務。如何利用好企業檔案，開發企業檔案信息資源，是企業檔案管理的目的;是擺在企業檔案管理人員面前的一項艱鉅任務。

計算機管理檔案提高檔案的利用率

建立檔案館(室)網頁，開展網上利用服務。隨着檔案館(室)內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企業單位的網站製作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企業單位網站，檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

變被動服務為主動服務。可以進一步瞭解社會和市場對檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進我們的服務形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者瞭解檔案，熟悉檔案，利用檔案，最大限度地發揮檔案的價值和作用。為企業的建設和發展服務。

要着眼實際，抓好檔案管理的主體工作。企業主體檔案是企業檔案的核心，在抓好其它檔案的同時，着重抓好主體檔案的歸檔工作，特別是抓好技術檔案、設備儀器檔案、產品檔案管理工作，及時做好設備檔案和產品檔案的收集、整理與歸檔工作。保證企業檔案的完整性。

總之，檔案管理工作是一門科學性很強的系統工程。加強新時期檔案工作，必須切實對檔案工作重視起來，認清其主體，着力加強企業檔案人才的培養造就一支過得硬的專業隊伍。建立以企業自身為出發點的以推進企業的現代化進程的檔案管理模式從而帶動整個檔案工作不斷躍上更高的層次。同時也要加強專業檔案管理人員與企業其他管理人員的業務交流，定期或不定期地召開檔案管理專業人員理論研討會，通過信息交流和資源共享，促進各基層單位檔案管理與研究水平不斷提高，從更寬廣的領域強化他們的理論素質。進一步完善管理制度，保證人事檔案工作朝着正確的方向不斷髮展。

參考文獻：

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