企業管理畢業論文：如何創新信息化環境中檔案管理工作

【摘 要】在迅猛發展的科學技術背景下，傳統檔案管理模式難以同信息化環境下數字化管理檔案的要求相適應。另一方面，廣泛應用的電子檔案也使檔案工作面臨着新的要求和挑戰。本文結合自身經驗，提出在信息化環境下，創新管理檔案工作方法的探索和研究。

【關鍵詞】檔案管理;信息化環境;創新

在不斷髮展的社會經濟和日益更新的科學技術下，檔案管理工作迎來了創新的空間和機遇。當前檔案工作正是以檔案信息資源的開發和利用為自身的重要使命。因此，要對檔案服務機制進行不斷創新，在為經濟建設主戰場積極主動的服務的基礎上，促進小康社會的全面建設。

一、網上利用服務的開展

在檔案管理部門內部局域網絡的建立完善中，管理檔案工作的相關人員開始在對企事業單位網站的充分利用中對本部門的網頁進行製作，從而使上網信息和數據得以積極組織。在將檔案管理服務同企事業單位網站相聯繫的基礎上，使網上檢索檔案信息的目標得以實現，從而使用户獲得更好的服務。當前，國內大部分檔案館開始利用互聯網來開展網上服務工作。檔案管理者將網站作為基礎，使建設檔案信息數據庫的步伐進一步加快，特別是建立的全文電子文件數據庫，在實現網上實時管理與利用電子文件的基礎上，使檔案信息實現數據庫化、資源數字化、利用服務網絡化、工作自動化及管理法制化。如：目錄管理數據庫的輸入，使部分檔案目錄在網上公開，便於用户檢索查詢。

二、電子檔案信息數據管理中心的建立

企事業單位管理信息部門與檔案館在強化聯繫與配合下，可以將電子檔案信息數據管理中心進行建立，可以將其在企事業檔案館進行設立，作為組成單位信息資源庫的重要部分。信息數據管理中心在將網站內各單位、各部門的歸檔電子文件進行集中管理的基礎上，將非保密性或有限制性的電子文件的利用、查詢服務在網站上提供，在將其利用率高、內容豐富、覆蓋面廣的優點充分發揮的基礎上，使信息資源得以共享。

三、自動上傳收集電子文件

當前，單機上產生的收集電子文件工作，成為管理檔案部門應該重視的問題。同收集傳統紙質檔案工作不同，很多電子文件在上傳和下載中就能完成其形成過程。因此，檔案管理部門要將傳統的工作模式進行改變，通過將自動上傳電子文件的工作窗口在網頁上建立，使相關信息數據得以在第一時間收集，並歸檔在檔案管理部門的服務器上。

四、在線服務的開展

傳統的利用檔案方式，比如閲讀檔案公佈件或複製件、參加檔案展覽、到檔案部門查詢或利用檔案等，尤其是到檔案部門對檔案原件進行利用的方式，在信息化背景需要極大改變。全面信息化的社會，使人們生活、學習和工作環境都發生了變化，人們對信息的時效性更加重視，希望通過信息網絡、信息系統等對多種信息及時準確獲得。因此，提供利用檔案信息的手工式的、被動方式必然會被在線服務的、現代式的主動方式所代替。步步高論文發表網學生檔案管理論文快速寫作，職稱論文發表，檔案管理論文範文參考首選網站。

五、閲覽現行文件服務的開展

在不斷深入的改革開放背景下，越來越多的人員開始到檔案部門對有關部門或黨政機關制定的文件進行查閲，尤其是中國向國際市場的進軍，部分公民受投資興業和對自身合法權益維護需要的影響，希望對有關政策信息能夠快速瞭解和掌握。為與新形勢發展要求相適應，從而使自身工作職能得以改變，工作效率得以提高，同時也使人民羣眾與黨和政府的聯繫得以密切，廣大羣眾的理由得以切實維護，部分省市要求本省各級綜合檔案管理部門對現行檔案服務中心進行全面建立，並要求各單位、各部門將各種現行文件資料送交至檔案管理部門。同時規定，各級檔案管理部門要對接收現行文件資料的工作進行狠抓落實，從而使閲覽服務現行文件資料的活動得以順利開展。

六、制度創新

信息系統的應用能夠同不同性質、不同階段用户需求相適應，從而使其最大效能得以發揮;信息系統的規範應用開發，從而使最好的效果得以獲得，需要有關部門對良好的管理政策進行提供。在信息化環境下，信息化管理、辦公業務管理與檔案管理制度的規範完善密不可分。通過對信息系統的信息安全、合理開發及規範應用等方面進行綜合考慮，有關部門需要在技術規則、業務規範及行政規章等層面對業務部門、信息部門進行組織，從而使管理信息的標準規範體系得以共同建立。在應用辦公系統自動化的各階段，應該建立的制度主要包括以下幾種：

1、關於《應用信息系統業務的程序和培訓管理方法》，對規範、正確的操作信息系統進行指導;

2 、《信息系統安全運行管理辦法》;

3 、《維護信息系統運行管理辦法》;

4 、《歸檔整理檔案文件細則》，對整理歸檔後電子文件要求進行定義，並對整理工作流程進行梳理;

5 、《管理系統電子文件細則》，對歸檔前電子文件的整理要求進行定義，並對原數據填寫格式和內容進行規定。

6、《管理電子公文辦法》，主要包括辦理電子文件流程指南、管理電子公章使用、發文信息和發送電子文件程序管理、電子文件歸檔管理及程序等內容。

7 、《管理應用、運行及維護辦公自動化系統的規定》，主要包括對信息管理部門、檔案管理部門的職責進行明確分工;對信息系統的用户權限、身份確認等進行管理;對變更用户信息進行管理;對信息工作人員進行管理等內容。

七、服務創新

在信息化環境下，檔案管理工作在服務內容與服務方式等方面，都要對傳統檔案服務利用工作進行改變。首先，要對信息服務理念進行樹立，在深入廣泛應用信息系統的過程中，大量優質的電子信息文件資源逐漸形成，越來越多的信息系統用户，使信息服務工作面臨着越來越廣、越來越多的服務要求。因此，有關人員要對信息服務的理念進行樹立。其次，還要強調主動服務，在對用户潛在需求進行調查瞭解的基礎上，對不同層次、不同內容的信息資源進行有針對性的開發、利用和提供。再次，還要在信息服務方式

上進行創新。

八、結束語

總之，信息化環境下，檔案管理工作者要從服務、制度、管理、流程及工作平台等方面對其工作進行創新，從而使檔案信息資源的價值得以充分發揮

【參考文獻】

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