公司檔案管理制度彙編

制度是個社會的遊戲規則，更規範的講，它們是為人們的相互關係而人為設定的一些制約。為此，我們一般要求大家共同遵守辦事規程或行動準則來提高辦事效率，才設定一些制度。下面是我們本站提供的制度文章供您參考：

一、文件材料的歸檔要求：

1.公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔範圍。

2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，並定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

4.歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯繫。

6.歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一併歸檔保存。

9.非紙質文件材料應與其文字説明一併歸檔。

10.外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一併歸檔，無譯文的要譯出標題後歸檔。

11.為便於保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及複寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔範圍及保管期限(參照企業檔案歸檔範圍及保管期限表)

三、歸檔時間：

1.管理性文件材料一般應在辦理完畢後的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。

2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發生部門將文件材料整理後經部門領導及項目負責人審定後向檔案室移交歸檔。週期長的可分階段、單項歸檔。

3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收後即時登記，安裝調試後歸檔。

4.工程項目在竣工驗收後三個月內接收歸檔。

5.每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。

6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

7.榮譽檔案由行政部收集整理後於次年統一歸檔。

8.聲像檔案在每次活動結束後整理歸檔。

9.相關會議(技術會議、專題會議、年度工作會議)，在會議結束後歸檔。

10.外出、出差考察材料由當事人在回來後一個月內整理歸檔。

11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12.公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

二、檔案查(借)閲制度

檔案借閲是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1.凡本公司有關人員，因工作需要借閲檔案者，一般只允許在檔案室閲檔室查閲。查閲內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批准簽字。但要如期歸還。

3.借閲檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閲檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

4.外單位借閲檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批准後方可借閲，只限在本室查閲，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核後方能帶出。

5.凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

三、檔案的保密制度

1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，並妥善存放。

2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱櫃應隨關鎖。

3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

4.凡查閲密級檔案，均須辦理審批和借閲手續，一般只允許在閲檔室查閲，不得帶出或複製，確屬需要者須辦理相關手續。

5.查閲人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成後果者必須追究責任。

6.檔案人員要忠於職守，認真執行各項保密制度。

7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。

四、檔案庫房管理制度

一、檔案入庫檢查：

1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和複製。

2.入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒(袋)內。

3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要採取積極有效措施，保證檔案的安全。

二、檔案庫房管理：

1.檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。

2.檔案櫃、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便於調卷。

3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內採用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5.庫房內應有空氣調節和温濕度計等設施，及時做好温濕度記錄，温度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

6.庫內及庫外應科學地安設温濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。

7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材並禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9.對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告並採取措施予以處理。

10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。

五、檔案鑑定、銷燬制度

1.根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2.保管期限分永久、長期、短期三種。介於兩種保管期限，保管期限從長。

3.從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

4.檔案通過鑑定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑑定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

5.銷燬檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷燬前要造具清冊、提出銷燬報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷燬檔時要嚴格執行保密規定，由鑑定小組指定人員會同保密、保衞人員銷燬或監銷，防止失密。

檔案銷燬時要有二人以上監銷，並在清冊上簽字

六、檔案保管統計制度

一、檔案庫房須與辦公室、閲檔室分開，並有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防黴、防盜和防高温等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑑定銷燬等統計台帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑑定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

七、綜合檔案室主任職責

一、認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關於檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。

二、努力學習業務，鑽研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。

三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。

四、組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。

五、定期向分管領導彙報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。

七、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。

八、檔案工作人員崗位職責

一、認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠於職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

二、負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閲。

三、積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

四、做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

五、嚴格遵守“保密制度”工作，未經批准，不得擅自擴大檔案的借閲範圍，不得泄露檔案的保密內容。

六、負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。