檔案工作管理制度

第一條為了加強公司檔案工作的管理，使其達到規範化、標準化、系統化的要求，充分發揮檔案在維護企業合法權益及公司各項工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和北京市《檔案法實施辦法》等法律規章，制定本制度。

第二條公司檔案是公司自成立以來在各項活動中形成的有保存價值的以各種載體形式真實記錄的總和。其構成是：以基建（工程技術）檔案為主體，包括文書、工程、市場、會計、經營、法律、設備、聲像、實物等門類的檔案。

第三條對公司各個門類、各種載體的檔案必須堅持集中統一管理的原則，以確保檔案的真實、完整和安全，利於檔案信息的開發利用。

第四條公司檔案工作由集團辦公室主管。檔案室設專職檔案員一人，負責公司檔案工作的日常管理。公司各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門各類文件材料的收集立卷歸檔工作。

第五條公司檔案室在集團辦公室的指導下獨立開展檔案工作。宣傳、貫徹檔案工作的法律、法規和方針政策，建立健全公司檔案工作各項規章制度，維護和保持公司檔案的完整與安全，主動快捷地提供檔案利用服務，使檔案在公司各項工作中發揮應有的作用。

第六條檔案室負責對集團公司各部門和各分公司文件材料的立卷和歸檔工作進行監督、指導和檢查。

第七條檔案工作人員要努力學習檔案業務知識，恪守職業道德、不斷提高業務素質和管理水平，認真做好檔案管理工作。

檔案借閲制度

第八條借閲檔案，一般以借閲本部門工作形成的檔案為主。借閲非本部門的檔案，須經該部門領導或公司主管檔案領導批准。

第九條查閲檔案原件一般限在檔案室內。如需借出則借閲期限一般不超過三天。到期不能歸還者要及時説明原因，經允許後方可延期歸還。

第十條如需提供檔案複印（制）件，必須由申請部門經理簽字後，並由辦公室負責人簽字後方可辦理。重要檔案的複印（制）需經相關部門領導或公司主管檔案領導批准。

第十一條借閲人員必須負責維護檔案的完整、安全與清潔，不得將檔案材料擅自轉借、複製、拆散、污損、塗改和加註標記。借閲檔案要確保不遺失，不擅自帶出本公司。

第十二條借閲時，檔案人員應填寫《借閲檔案登記簿》，並對歸還的案卷嚴格檢查和清點，然後註銷借閲。

第十三條外單位查閲檔案時，須持單位介紹信，並由集團公司辦公室或相關部門領導批准。各類（載體）檔案不辦理對外借閲。

第十四條對借閲中違反本規定，造成檔案遺失、損壞、泄密的，檔案管理人員應及時向主管領導報告，並追查責任，按集團公司《管理人員違規處理辦法》進行處罰，若構成犯罪依法追究刑事責任：

（一）毀損、丟失或擅自銷燬企業檔案；

（二）擅自向外界提供、抄摘企業檔案；

（三）塗改、偽造檔案；

（四）未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；

（五）未按手續就借閲、外帶者或越級查閲者（檔案管理者同罰）。

檔案保密制度

第十五條認真貫徹《檔案法》，嚴格執行黨和國家的保密政策、制度，維護國家和企業的機密，確保檔案信息的絕對安全。

第十六條檔案管理人員應忠於職守，嚴格遵守保密制度，保持高度的保密意識和良好職業道德。不允許擅自提供、抄錄、公佈檔案內容。

第十七條嚴格執行檔案借閲制度，無關人員不得進入檔案庫房。不得將借閲的檔案擅自複製、摘抄或轉借他人。

第十八條認真做好防火、防盜工作，確保檔案機密不被盜、不泄密、不遭人為破壞。

第十九條準備銷燬的檔案經履行銷燬手續後，應及時徹底地進行銷燬，不準出賣或做他用。

第二十條定期清理檢查檔案，並做好記錄。發現問題及時向有關部門及領導彙報。

檔案保管制度

第二十一條全部檔案必須按門類分別存放。各類檔案及案卷的存放，按分類方案的規定和案卷目錄的順序自左向右、自上而下依次排列。

第二十二條檔案裝具符合國家標準，檔案櫃堅固耐用、擺放整齊、統一編號，便於管理與查找；歸還的檔案應隨時放回原位，防止出現混亂和丟失。

第二十三條檔案庫房由檔案室人員管理，其他人員禁止進入。

第二十四條庫房內要保持適宜的温濕度：温度為攝氏14--24度，相對濕度為45--60％。當温濕度不適宜時應採取措施及時調節。每天有温濕度記錄。

第二十五條庫房內應保持嚴密、整潔，禁止存放與檔案無關的物品。庫房窗户應加掛窗簾防塵及防陽光直射檔案材料；定期除塵；防蟲防黴藥劑應在有效期內使用。

第二十六條檔案庫房安裝防盜門和護窗欄，門鎖齊全有效。班前應檢查庫房門窗，班後要切斷電源、鎖好門窗，確認安全可靠後方可離開工作崗位。室內嚴禁吸煙和使用明火，並配置符合規定的滅火器材。

第二十七條每年對檔案案卷進行一次全面檢查。檢查內容主要包括：庫藏量、借閲量、移出量、銷燬量以及檔案保管狀況等。認真做好檢查記錄。

案鑑定和銷燬制度

第二十八條檔案鑑定工作要貫徹“審查從細，留存從寬”的原則，歷史地全面地考察檔案的價值和作用，準確判定檔案保管期限，保證檔案質量。

第二十九條檔案鑑定工作在集團公司主管領導、相關業務部門負責人和檔案室人員組成的檔案鑑定小組主持下進行。

第三十條鑑定檔案按檔案室編制的《檔案保管期限表》直接對案卷進行鑑定。如果一個案卷內文件內容密不可分而價值有所不同，則以其中最重要文件價值確定該案卷的保管期限。

第三十一條對已超過保管期限的檔案，應重新進行鑑定工作，慎重確定其存毀。對仍有保存價值的應延長保管期限並做好相應調整；對確無利用價值的應履行嚴格的手續將其剔除銷燬。

第三十二條銷燬檔案要嚴格履行審批手續。必須編制銷燬清冊，由鑑定人員簽字，報集團公司領導審核批准後進行銷燬。

第三十三條銷燬檔案時要嚴格執行保密制度，由兩人監銷，監銷人應在銷燬前認真清點核對，銷燬後在銷燬清冊上簽字，並註明銷燬方式與日期。

第三十四條檔案銷燬工作結束後，應將銷燬清冊及時歸檔。其保管期限為15年。

檔案統計制度

第三十五條做好集團公司檔案的日常基本數量統計工作。通過案卷目錄、分類目錄、借閲登記等，準確、真實地記錄檔案及檔案工作的狀況，使基礎工作規範化。

第三十六條做好每年的檔案工作基本情況統計（包括室藏檔案數量、年度歸檔情況、借閲檔案人次卷次、專兼職檔案人員基本情況、編研情況等）年報工作，保證數據準確，上報及時。

第三十七條依據檔案登記，進行檔案接收、鑑定、銷燬、保管等情況的數量統計工作，並對檔案的借閲利用及利用效果反饋進行統計。

第三十八條通過統計分析，掌握檔案數量及檔案管理情況的變化，及時發現問題，改進工作，不斷提高檔案管理工作水平。

第三十九條進行各項檔案登記和統計時，要求使用耐久字跡材料書寫。

第四十條有關的統計數據、材料未經領導批准不得擅自對外提供

文書檔案歸檔制度

第四十一條歸檔範圍

一、凡是反映集團公司各項經營活動和管理工作的，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔範圍。

二、集團公司《文書檔案歸檔範圍》是參考國家檔案局《機關文件材料歸檔和不歸檔的範圍》等規定，並結合集團公司實際情況制定的。第四十二條保管期限

文書檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。

長期為16--50年，短期為15年以下。

第四十三條歸檔時間

集團公司各部門兼職檔案員（資料員）負責將本部門已辦理完畢的文件材料按年度分類、整理、立卷，於第二年3月底以前交公司檔案室統一保管。

第四十四條歸檔文件材料的質量要求

一、各部門文件材料歸檔率應達到95%以上，完整率應達到100%。

二、各部門歸檔文件材料的種類、份數及每份文件的頁數應齊全、完整（包括附件、圖表、製表説明、統計分析及有領導批示的底稿等），保持原文件的有機聯繫。

三、公司制發的文件應歸檔原件或正本。

四、字跡、印鑑清晰，不得有圓珠筆、純藍或紅墨水、複寫及鉛筆字跡。

五、檔案室與移交部門依據移交目錄清點核對歸檔文件，履行簽字手續。

六、對於不歸檔的文件也要加強管理，有的文件可以作為資料保存。對確實沒有保存價值的文件材料，經有關領導、部門和檔案室審定後銷燬處理。

附：

文書檔案歸檔範圍

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

（一）黨羣工作

１、上級黨委頒發的需要執行的文件材料（包括外出開會帶回來的）

２、黨總支工作計劃、總結

(1)黨總支年度計劃總結及重要專題彙報

(2)黨總支半年總結、黨辦年度總結及較重要的專題彙報

(3)黨辦半年總結、一般的總結匯報材料

３、黨總支委員會(包括黨政聯席會)會議記錄

４、領導班子生活會記錄

5、領導班子成員年度述職報告

6、黨內統計年報

7、黨內職務任免的文件材料

(1)任免黨總支書記的決定

(2)任免黨支部書記的決定

8、黨組織關係介紹信

9、評選先進黨支部、優秀黨員的文件材料

10、黨紀處分材料

11、紀檢工作的文件、材料

12、有關黨建、組宣、紀檢、廉政等工作規章制度

13、有關公司黨務工作的各類信息稿件

14、有關共青團工作的文件材料

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

（二）行政管理

１、上級機關頒發的文件材料

2、公司召開會議的文件材料

(1)年度工作會議、重要的專業會議的通知、名單、議程、報

告講話、決議、決定、記錄、紀要、簡報等材料

(2)半年工作會、一般專業會議的通知、報告、講話等材料

3、董事會、監事會、股東會、經理辦公會會議記錄、紀要、決定

4、公司工作計劃、總結、報告

(1)年度、年度以上的

(2)半年的、重要專題的及部門年度總結

(3)部門半年總結

5、公司年度(含年度以上的)發展規劃

6、公司制定的規章制度

(1)公司章程、總經理工作條例等

(2)一般的制度、規定、辦法等

7、公司制發的（包括與其它單位聯合制發的）文件材料

(1)方針、政策性、重要業務問題的

(2)事務性、有參考價值的

8、公司的請示與上級的批覆、分（子）公司的請示與公司的批覆

(1)政策性、重要問題的

(2)一般事務性的

9、公司簽訂的合同書、協議書、意向書等文件材料

(1)重要的或涉及較大資金額度的(2)有效期不超過三年的委託代理、服務合同等

10、幹部任免的文件材料

(1)公司副總級行政領導

(2)公司所屬部門和分（子）公司負責人

11、機構成立、撤併、名稱更改、人員編制、啟用印信、年檢、變更等文件材料

(1)公司一級的

(2)公司所屬部門和分（子）公司的

12、質量管理體系文件材料

(1)體系認證、審核認證證書等

(2)質量體系內部文件

13、年度計劃任務責任書

14、公司在調查研究工作中形成的文件材料

(1)重要的綜合成果、專題報告、方案、總結

(2)原始記錄及一般性調查報告

15、公司財產、物資交接憑證

16、經濟糾紛、訴訟材料等

(1)涉及數額較大或案情比較複雜的

(2)案情比較簡單的

17、獎勵表彰、違紀處分、等級認證等文件材料

18、公司組織機構沿革、年鑑、大事記

19、公司編輯的能反映主要職能活動的出版物、光盤等

20、反映公司各項工作的各類信息、稿件

21、同級單位與本公司之間協商工作產生的文件材料

22、本部門制定行政、後勤等規章制度及崗位職責

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

（三）經營管理

1、公司對外投資的文件材料

(1)協議、決議、出資證明等

(2)被投資企業重要文件材料

(3)被投資企業一般文件材料

2、公司對外投資業務的方案、請示、批覆

3、公司對外投資業務的規定、辦法

4、公司對外投資廣告合同等

5、市場調研報告、營銷策劃方案等

6、房屋大修（50萬元以上）的報告、請示、批覆

7、經濟糾紛、訴訟材料等

(1)涉及資金數額較大或案情比較複雜的

(2)涉及資金數額較少或案情比較簡單的

8、成立、註銷、撤併分（子）公司的文件材料

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

（四）財務會計

1、有關財務審計工作的請示、報告及批覆

2、年度各項審計報告

3、年度財務工作報告（經濟活動分析）

4、有關財務工作的報表、統計資料等（不含財務年報）

(1)綜合或專項的、重要的

(2)一般的

5、財務工作規章制度及崗位職責

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

（五）人力資源

1、有關人力資源業務工作的請示、報告及批覆

2、公司職工名冊

3、公司職工轉調工作的行政、工資介紹信

4、公司部門經理、員工主管職務聘任的文件材料

5、幹部、職工年度考核文件材料

6、幹部、勞動工資統計報表

(1)年度、年度以上、專項、彙總的

(2)半年、季度、月度的

7、社會保險統計報表

(1)年度、決算、彙總的

(2)半年、季度、月度的8、人事勞動工資等規章制度及崗位職責

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

（六）項目開發

1、集團公司有關開發項目的會議紀要、規定等

2、市場項目管理部和分（子）公司有關項目開發工作的請示、報告及批示（批覆）

3、集團公司的建設計劃文件

4、市場項目管理部和分（子）公司工程例會會議紀要

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

基建工程技術檔案歸檔制度

第四十五條基建工程技術檔案是集團公司檔案的主體。它真實記錄和反映了開發建設項目從前期規劃到竣工驗收、交付使用的全過程，是具有查考、利用價值的重要文件材料。基建工程技術檔案包括基建文件、監理資料、施工資料及竣工圖四部分。

第四十六條歸檔責任人

集團公司基建工程技術檔案是由多部門、分階段形成的。根據基建工程技術檔案形成的特點，歸檔工作由相關單位或部門分別負責：

1、基建文件由集團公司基建辦公室負責收集、整理和歸檔；

2、監理資料由監理單位設專人負責收集、整理並移交集團公司檔案室；

3、施工資料由施工單位設專人負責彙總、編制並移交集團公司檔案室；

4、竣工圖由施工單位編制、立卷，集團公司基建辦公室相關人員負責監督檢查。

5、以上第2、3、4部分工程技術檔案由集團公司基建辦公室負責人審查簽字後移交檔案室。

第四十七條歸檔文件要求

1、歸檔的基建工程技術文件必須符合北京市建委、規委聯合發佈的《建築工程資料管理規程》（dbj01-51-XX）的規定。做到收集齊全，資料真實、完整、有效，核對準確，簽署完備並按規範整理、立卷，使用標準裝具。

2、工程技術文件應歸檔原件，因各種原因不能歸檔原件的，應在複印件上加蓋原件存放單位公章，註明原件存放處，並有經辦人簽字及日期時間。計算機形成的工程技術文件應採用內容打印，手工簽名的方式。

3、凡採用施工藍圖改繪竣工圖的，應使用反差明顯的藍圖，竣工圖圖面應整潔清晰。

4、工程技術文件的書寫材料應有利於長久保存。

5、歸檔份數：凡是需要歸檔的工程技術文件，一般歸檔一份，重要的或使用頻繁的文件材料可歸檔兩份。

第四十八條歸檔時間

工程技術文件材料應在各階段工作完成後三個月內整理立卷完畢，向集團公司檔案室移交。

第四十九條立卷方法

⑴基建文件（分為工程準備文件和竣工驗收文件）按開發建設項目立卷；

監理資料、施工資料及竣工圖等文件材料按該開發項目的施工項目立卷；

⑵檔號按集團公司開發建設項目統一的名稱代號編制；

⑶採用分階段（小份）裝訂方法立卷。

第五十條保管期限

工程技術檔案的保管期限全部為超長期。

附：

工程技術檔案歸檔範圍表

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

a、基建文件（0—6為工程準備文件，7—8為竣工驗收文件）

a0現狀調查資料：現狀圖，施工場地情況，地上物，地下管線情況等；

a1決策立項文件：項目建議書及批覆、可行性研究報告及批覆、關於立項的會議紀要和領導批示、項目評估資料等；

a2建設用地、徵地、拆遷文件：城鎮建設用地批准書、建設用地規劃許可證（附件、附圖）、國有土地使用證、拆遷許可證等；

a3勘察、測繪、設計文件：工程（水文）地質勘察報告、初步設計圖及説明、施工圖設計及説明、設計計算書、施工圖審查通知書等；

a4工程招投標及承包合同文件：勘察、設計、施工、監理招投標文件（工程招標書、投標文件、標底、評議結果、中標協議）、合同等；

a5工程開工文件：年度施工任務批准文件、修改工程施工圖通知書、建設工程規劃許可證（附件、附圖）、建築工程施工許可證、工程質量監督手續等；

a6商務文件：工程投資估算文件、工程設計概算、施工圖預算、施工預算、工程結（決）算、交付使用固定資產清單等；

a7工程竣工驗收及備案文件：建設工程竣工驗收備案表、工程竣工驗收報告、由規劃、環保等部門出具的認可文件或准許使用文件、建設工程規劃驗收合格文件等；

a8其他文件：合同約定由建設單位採購的材料、構配件和設備的質量證明文件及進場報驗文件、工程竣工總結、工程開工前原貌、竣工新貌照片、工程開工、施工、竣工的錄像資料等。

b、監理資料（詳見《建築工程資料管理規程》（dbj01-51-XX））

b1監理管理資料

b2監理工作記錄

b3竣工驗收資料

b4其他資料

c、施工資料（詳見《建築工程資料管理規程》（dbj01-51-XX））

c0工程管理與驗收資料

c1施工管理資料

c2施工技術資料

c3施工測量記錄

c4施工物資資料

c5施工記錄c6施工試驗記錄

c7施工質量驗收記錄

d、竣工圖

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

會計檔案管理制度

第五十一條為了加強公司會計檔案管理，根據《會計檔案管理辦法》和《北京市會計檔案管理辦法實施細則》，結合集團公司實際情況，特制定本制度。

第五十二條會計檔案是集團公司在開發建設經營活動中形成的會計核算專業材料，是連續、系統、綜合地反映公司經濟業務的重要歷史記錄，是明確經濟責任、維護企業權益的重要憑據。

第五十三條會計檔案是公司檔案的重要組成部分，由公司檔案室實行集中統一管理。會計檔案工作的主管領導為財務總監。

第五十四條歸檔範圍：

1、會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、彙總憑證等；

2、會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬等；

3、財務報告等：包括年（季）度財務報告、會計報表等。

實行電算化進行會計核算時，保存打印出的紙質會計檔案。

詳見《會計檔案歸檔範圍和保管期限表》。

第五十五條不歸檔範圍：公司財務資產部經辦的有關財務會計工作的方針、政策、制度、預算、計劃、工作總結、報告等文件材料，不屬於會計檔案範圍。應按照文書檔案管理辦法辦理。

第五十六條每年形成的會計檔案由財務資產部兼職檔案員負責按照歸檔要求，將會計憑證、賬簿、報表分別整理立卷、裝訂成冊，並設專櫃妥善保管。

第五十七條歸檔時間：當年形成的會計檔案在會計年度終了後，可在財務審計部暫存一年；但應先向檔案室移交當年會計檔案案卷目錄一份，待暫存期滿後向檔案室移交。案卷按類別----年度排列。

第五十八條借閲會計檔案應嚴格履行借閲登記手續。檔案原件不能借出。本單位非財務人員查閲會計檔案，需經財務總監同意；外單位人員需持正式介紹信，經集團公司總裁和財務總監批准，可提供查閲或複製。查閲者嚴禁在檔案上勾劃、拆封或抽換。

第五十九條保管期滿的會計檔案需要銷燬時，由檔案室會同財務資產部共同鑑定，提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊，並經集團公司總裁和財務總監簽署意見，批准後方可銷燬。

第六十條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，均應單獨抽出立卷，由檔案室保管至結清債權債務或未了事項完結時為止。

對在建項目的會計檔案，不得銷燬。

第六十一條檔案室接收的會計檔案原則上應保持原冊的封裝，對需要拆封重新整理的案卷應會同財務部門和經辦人共同進行，分清責任，確保案卷質量。

附：

會計檔案立卷方法

會計檔案是企業檔案的重要組成部分。通常是按會計憑證、會計賬簿、財務報告三大類進行整理立卷的。

會計檔案具有專業性較強的特點，根據國家有關規定，會計檔案的立卷工作由財務會計部門承擔。

(一)會計憑證的立卷方法

１．按月立卷：按時間順序結合憑證數量的多少，分別組成一冊或多冊保管單位，一冊為一卷。

２．如有記賬憑證號可不另外編寫頁號，所附原始憑證不編號。

３．裝訂：裝訂之前應剔除金屬物，裝訂必須包角；在包角處正面騎縫加蓋財務專用章，背面加蓋立卷人(裝訂人)的名章。

４．正確填寫憑證封面和憑證盒封面、背脊的各項內容。

５．會計憑證的卷號(檔號)由公司檔案室進行編排，為不分年度的大流水號，至999號換號。卷號寫在封皮右上角。

(二)會計賬簿的立卷方法

１．按年度立卷：按賬簿種類分開立卷，一本賬簿為一卷。

２．訂本賬要保持原來面貌，不要拆散，不用另編頁號，將截止頁號和使用情況在賬薄使用登記表中説明。

３．活頁賬應撤出空白賬頁，對有文字的頁面(即有效頁)按順序編頁號，然後按原有的二孔用線繩裝訂成冊。

4．每本賬簿均應加貼封面、封底，可以使用文書檔案的牛皮紙卷皮。訂本賬在原賬簿前後加貼封面、封底即可；活頁賬應去掉塑料賬夾後，用文書檔案封面、封底裝訂。

５．正確填寫案卷封面、卷內目錄和備考表各項內容。特別注意按“三要素”原則寫好案卷標題。

即：作者＋時間＋文件名稱＝案卷標題

例：中油新興2011年綜合明細賬

(三)會計報表的立卷方法

１．按年度立卷：年報與季報、月報因保管期限不同應分別組卷；

２．與會計報表同時形成的文字説明或財務分析，是會計報表的組成部分，應與報表合併立卷，排列在報表之前；

３．集團公司財務報表與分（子）公司上報的財務報表，可按保管期限分別裝訂或合訂成卷，裝訂時注意摺疊整齊、三孔一線；

４．每卷均需編寫頁號，正面寫在右上角，背面寫在左上角。可以用鉛筆書寫；

５．每卷應加案卷封面、封底、卷內目錄和備考表。其填寫要求，同第(二)---５條。

聲像檔案管理辦法

第六十二條為規範和加強集團公司的聲像檔案管理，特制定本辦法。

第六十三條本辦法所稱聲像檔案是指集團公司各部門或個人在開發建設、經營、管理等活動中直接形成的具有保存價值的以錄音、錄像、光盤及磁性載體、照片等不同材料為載體，以聲像為主，並輔以文字説明的歷史記錄。

第六十四條聲像檔案是集團公司檔案的組成部分，必須由檔案室實行集中統一管理。公司各部門應樹立及時收集、定期移交、科學使用的意識。

第六十五條收集範圍：

1.黨和國家領導人、上級領導及國際友人視察參觀等；

2.集團公司的重要會議、大型活動、外事活動及主要職能活動等；

3.反映集團公司先進人物（部門）事蹟、活動及集團公司榮獲的獎盃、錦旗、獎狀、證書、獎品等；

4.集團公司主要領導的工作照、標準照；

5.集團公司重要事件、事故等；

6.集團公司職工日常文體娛樂活動；7.基建工程建設前期準備階段：建設前的原貌（包括原建築物、構築物及周圍的環境）；重要的搬遷、拆除、場地平整情況；建設工程奠基、開工儀式，工程項目的招投標活動及重要合同的簽字儀式；工程設計模型等；

8.工程建設施工階段：建（構）築物沉降、位移、傾斜、變形及防水、防腐處理；整體工程施工現場情況；隱蔽工程的施工安裝及處理；結構、電氣、消防、防雷及其它保證安全使用的工程設施；各種管線及設備安裝工程；施工過程中新技術、新工藝、新材料的應用；主要的質量檢查、安全檢查、環境檢查、驗收活動（基礎、地下、地上、主體工程）內容；

9.工程建設竣工階段：工程竣工、驗收儀式；竣工後建築物內、外部不同角度的重要局部、全景以及夜景；反映工程獲質量評審等級、頒獎活動及授予的獎盃、證書等內容。

第六十六條收集時間和方法

1.由於聲像載體的特殊性，聲像檔案資料應由形成部門在拍攝後由兼職檔案員及時整理並於一週內向檔案室歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間；

2.工程建設聲像資料由市場項目管理部隨時收集，按工程建設的前期準備、施工、竣工階段（參見本辦法第四條7、8、9規定）向檔案室移交。

3.檔案室應隨時收集零散的具有保存價值的聲像資料。

第六十七條收集要求

錄音帶、錄像帶、光盤、照片和文字説明要齊全、完整。

歸檔的聲像資料必須是原版、原件，特殊情況下可接收復製件。

聲像資料的內容要真實，原件與複製品要相符。

光盤不得有劃痕、裂痕和變形，不得帶有病毒，不得有打不開的文件或不完整的文件，應使用質地良好的a級盤片。

（一）照片檔案

1.內容真實、準確、完整，主體明確、影像清晰、畫面完整、色彩純正，未加修飾剪裁；

2.使用數碼相機拍攝，其影像不得進行後期加工。原始圖像文件存儲格式為無壓縮的tiff格式。光學分辨率不得小於300萬有效像素（不允許插值），影像尺寸不小於3mb；

3.數碼照片檔案的存儲載體應為dvd文件盤。照片應以內容為單位，分別建立文件夾刻錄製作。

（二）錄像檔案

1.主題要明確、內容連貫完整、圖像清晰、鏡頭平穩。工程項目的錄像資料應遵循施工順序，保持畫面、圖像的有機聯繫；

2.要使用質地良好的錄像帶，帶基不得有發黴、變形、掉磁及折損現象；

3.應歸檔第一代素材錄像帶，以及編輯後成品帶或光盤（dvd或以上素質的格式）；

4.錄像素材的記錄格式為batecam或dvcam。素材帶的存儲載體可以是錄像帶，也可以是dvd視頻盤；

5.錄像的dvd視頻盤，應採用ibp禎，mpeg－2的文件格式，碼流小於9.8mb，圖像信號分辨率為720×576。

（三）錄音檔案

1.錄音帶應聲音清楚；

2.錄音檔案的存儲載體應為cd金盤，文件格式為wav，也可以是盒式錄音磁帶；

3.錄音磁帶的帶基不得有發黴、變形、掉磁及折損現象。

第六十八條聲像檔案的整理由攝錄人員按本辦法第四、五、六條進行，檔案室指導、監督。

第六十九條聲像檔案分類、編號

（一）照片檔案編號方法：

1.照片檔案案卷號：照片檔案目錄號——案卷順序號

2.卷內照片張號：案卷號——本卷流水號

（二）錄音檔案編號方法：

錄音檔案案卷目錄號——錄音帶順序號

（三）錄像檔案編號方法：

錄像檔案案卷目錄號——錄像帶順序號

第七十條文字説明的編寫

1.文字説明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝製者)等；

2.編寫文字説明的要求：

(1)準確揭示聲像材料的內容，概括其反映的全部信息，標註項目正確齊全；

(2)照片按自然張(內容相近的亦可以若干張)編寫文字説明。錄音帶、錄像帶按盒編寫文字説明；

(3)文字簡潔、語言通順；

(4)時間用8位阿拉伯數字表示，如2011.01.01。

第七十一條案卷要求

1.將內容具有相關聯繫的照片、錄音、錄像分別組成案卷；

2.照片以自然張為單位填寫卷內目錄；

3.錄音、錄像帶以盒為單位填寫案卷目錄；

4.卷內備考表，用於説明卷內聲像材料的整理、變動情況。

第七十二條保管條件

1.存放聲像檔案的庫房或裝具應做到防火、防盜、防光、防磁、防塵、防潮、防有害氣體等；

2.庫房的温度應控制在14-24℃，相對濕度應控制在45%-60%。

第七十三條錄音、錄像帶、光盤應立放。

第七十四條對室存聲像檔案應每二年檢查一次,發現問題要及時進行處理。

第七十五條對室存聲像檔案不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和塗改；銷燬聲像檔案必須經過鑑定，並徵得相關部門同意，報經主管領導審批，登記造冊。

第七十六條做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等項統計工作。

第七十七條編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。

第七十八條嚴格遵守檔案借閲制度。

第七十九條借閲聲像檔案原版一般限在檔案室內，如有特殊需要，經主管領導批准後，方可限期外借。外單位借用或複製聲像檔案，由檔案室負責辦理。如在借用中造成損壞，則由借用單位負責賠償。

第八十條在不影響保密的前提下，可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發利用聲像檔案。

實物檔案歸檔制度

第八十一條實物檔案是指以各種材料為載體的能反映集團公司歷史真實面貌、有保存和查考價值的特定物品。一般包括有關部門給予表彰並頒發的各種錦旗、獎盃（牌）、獎狀、證書、獎品；印信實物；在工作交往過程中對方饋贈的紀念品、一般實物資料等。第八十二條歸檔要求

1、實物檔案按件歸檔，按頒發年度、類型和保管期限編號登記，填寫實物檔案目錄。

2、各部門在獲得實物後，應保存附隨實物的文字材料、包裝材料，準確記載所獲得實物的時間、事由、贈予人、被贈予人等信息，保持實物的整潔並妥善保管。

第八十三條實物檔案材料的收集、整理、移交工作由各部門兼職檔案員負責。

第八十四條歸檔時間

各部門於第二年3月底前向集團檔案室移交。

設備檔案歸檔制度

第八十五條設備檔案是指集團公司使用的價值二萬元以上的辦公設備、車輛設備、視聽設備等自申請購置、使用至報廢（或終止使用）期間形成的各種文件材料，具體包括：

1.購置設備的申請、批覆，設備技術材料、購買設備的談判文件及訂購協議或購貨合同等；

2.產品合格證、使用説明、裝箱清單、設備目錄圖冊、照片；

3.設備安裝調試記錄、測試驗收報告等；

4.設備運行記錄；設備檢查、保養、大小修記錄；設備事故記錄等；

5.設備報廢、轉讓及終止使用的審批、鑑定材料。

第八十六條工程項目中的設備是該工程項目的組成部分，歸入工程技術檔案。

第八十七條設備檔案按台（套）立卷歸檔。隨機文件材料應及時清點，妥善保管，以保證歸檔文件材料的齊全完整。

第八十八條歸檔時間

隨機文件材料自設備購買後一個月內向集團公司檔案室移交。維修、保養、年檢文件按年度移交。

第八十九條設備檔案材料的收集、整理工作由集團辦公室兼職檔案員（資料員）負責。

第九十條設備檔案保管期限一般為長期，於設備報廢后滿五年可銷燬。

外出開會人員帶回材料歸檔制度

第九十一條為了便於檔案文件材料的集中管理，特對外出開會學習人員制定本規定。

第九十二條集團公司領導、部門負責人及業務幹部外出開會、學習、考察等帶回的文件材料在傳達會議精神、彙報工作後，均應主動、及時送交集團公司辦公室統一登記保存。

第九十三條需要在本部門業務工作中繼續使用的材料，應在交辦公室登記後，辦理借閲手續或複印後使用複印件。

第九十四條檔案室、兼職檔案員（資料員）應及時督促有關領導協助做好此項工作，經常溝通情況，必要時請主管領導協助做好此項工作。

第九十五條外出開會帶回的文件材料如有保存利用價值，按文書檔案整理立卷，移交檔案室保管。

電子文件歸檔管理辦法

第九十六條為了加強對集團公司電子文件的歸檔管理，加速檔案信息化建設，實現檔案信息資源共享，有效維護電子文件的真實性、完整性、安全性，提升檔案服務能力，特制定本辦法。

第九十七條本辦法所稱的電子文件，是指microsoftofficeword、excel、wps以及其他文字處理軟件所產生的文件。

第九十八條電子文件收集範圍是指集團公司形成的、與應歸檔紙質檔案相對應的、永久保存的電子文件。

第九十九條檔案室負責對電子文件的歸檔管理工作進行檢查和指導。

第一百條電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交後由檔案部門負責。

第一百零一條電子文件與歸檔紙質文件的收集工作於每年四月同時進行。

第一百零二條歸檔電子文件與歸檔紙質文件在公文格式和內容上應保持一致，電子文件名稱必須與紙質文件題名一致。對歸檔的重要紙質文件草稿，如存在其對應的電子文件也應歸檔。

第一百零三條歸檔紙質文件與歸檔電子文件應注意其對應關係，除“一對一”對應關係、“無對應”關係（例如會議記錄等）以外，應注意“一對多”即一份紙質文件對應多份電子文件的對應關係。

第一百零四條按紙質文件保管期限表對歸檔的電子文件進行分類、整理，確保電子文件的分類、立卷與相應的紙質歸檔文件保持一致。

第一百零五條對照檔案目錄對歸檔電子文件進行編號。其標準格式為：全宗號——目錄號——案卷號——件號，即：001-01-0001-0001。

第一百零六條歸檔電子文件的移交形式可以通過存儲載體傳遞或通過電子文件傳輸系統從網上交接。

第一百零七條通過存儲載體進行交接的歸檔電子文件，移交與接收部門均應對其載體和技術環境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第一百零八條歸檔電子文件應存儲到符合保管要求的脱機載體上。歸檔保存的電子文件若加密，必須與解密軟件和説明文件一同歸檔。

第一百零九條其他類型電子文件的歸檔管理可參照本辦法。