高校檔案管理制度

檔案員崗位職責

一、 認真學習宣傳貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《歸檔文件整理規則》、《四川省機關檔案工作業務建設規範》、《四川省機關檔案工作規範化管理標準》、國家檔案局8號令及有關法規文件，鑽研業務知識，提高業務水平。

二、負責文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作並編制檢索工具。

三、搞好檔案的保管、利用、統計和彙編工作，熟悉保管檔案的內容，積極提供檔案利用，並做好檔案利用登記等各種記錄。

四、嚴格執行檔案管理各項制度和保密守則，維護檔案的完整和安全。

五、配合有關部門進行檔案的鑑定工作，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，做好銷燬工作。

六、做好檔案“九防”工作，每季度至少要對檔案進行一次全面檢查，發現問題及時處理並做好記錄。

兼職檔案工作人員職責

一、認真學習貫徹、執行《檔案法》和《〈中華人民共

和國檔案法〉實施辦法》，遵守檔案工作的各項規章

制度。

二、執行保密法規，杜絕檔案泄密事件發生。

三、負責收集、整理本科室業務工作中形成的各類文件

材料，按要求及時向綜合檔案室移交，並辦好交接

手續。

四、認真做好“九防”工作，確保檔案、材料的安全。

五、協助專職檔案員做好利用工作，充分發揮檔案的作

用。

文件歸檔制度

一、歸檔範圍：本單位從事政治、經濟、文化等活動中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔範圍。

二、歸檔時間：

1、 文書材料於次年三月底前立卷歸檔；

2、 會計文件材料在會計年度終了後，由會計人員立卷歸檔，於次年三月底前移交進檔案室；

3、 照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（製作）完畢後一個月內向檔案人員移交歸檔；

4、 其它門類和載體的文件材料，也應於完成工作後一個月內向檔案人員移交或按檔案部門有關規定辦理。

三、歸檔要求：

1、應歸檔的文件材料應為已結束的工作（或項目）的所有文件材料，並做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整；

2、歸檔文件材料應保持它們之間的歷史聯繫，按照檔案管理的規範分類、填寫各類目錄。

微機管理制度

一、微機工作人員，要努力學習微機知識，熟悉各科室微機填制業務，為檔案的查詢、利用創造有利條件。

二、自覺遵守單位各項規章制度，嚴格按照機器的操作程序進行，用完機器後，應檢查電源、設備是否關好。

三、非本室工作人員不得擅自操作，因工作需要上機人員，在上機前，應徵得微機管理人員的同意方可上機，在使用中應愛護設備。

四、未經微機管理人員同意不準私自將微機裏的數據拷貝出來，不得將任何軟件安裝進機器中使用。

五、損壞微機室內的公共財物，應酌情賠償。

六、努力完成單位領導下達的各項任務，積極指導、幫助本單位各科室檔案材料運用微機管理工作。

七、自覺維護和保持室內衞生，不準吸煙和隨地吐痰。

檔案收集整理制度

一、凡是我辦在工作活動中形成的具有查考利用價值的文件、材料、報表、照片、錄像等必須收集整理。

二、收集文件材料（含電子文檔）必須齊全完整，做到分門別類存放。

三、整理檔案要按照文件材料形成的自然規律，保持它們之間的有機聯繫，區分價值，分類整理，做到無積存零散文件，案卷質量符合業務規範要求。

四、歸檔文件材料的製作和書寫要適宜長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆和複寫紙。

檔案保管制度

一、本單位所有的各種門類和載體的檔案材料，由檔案人員在檔案室集中統一管理，任何個人不得私自保存和任意銷燬。

二、檔案保管應採用專用櫃架，檔案庫房應當堅固可靠、清潔通風，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲、防高温、防有害害氣體等設施。

三、檔案管理員要定期檢查檔案，作好檢查記錄，發現問題及時採取有效措施，確保檔案完整和安全。

四、檔案如有破損或字跡模糊，應及時修補或複製。

五、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理移交，移交檔案時，雙方應根據移交目錄清點核實，並履行簽字手續。

檔案保密制度

一、認真貫徹《保密法》，遵守保密制度，保守檔案機密，維護檔案祕密的安全。

二、檔案室保管的涉密檔案，要根據國家規定確定保密項目和密級，不得擅自擴大使用和接觸的人員範圍。

三、檔案室是機要部門，無關人員未經許可不得入內。任何人不得擅自翻印、複製、摘抄和向外傳播檔案內容。經批准翻印、複製的保密材料要按正式文件進行登記和清退。

四、檔案移交、接收和查（借）閲必須辦理登記手續，歸還時要清點註銷。

五、需銷燬的檔案材料，應造具清冊，寫出銷燬報告，經鑑定小組審批後，在指定地點銷燬。平時辦公廢紙、廢件及時銷燬，不得隨意丟棄。

檔案查、借閲制度

一、本單位職工利用檔案，須經辦公室主任同意後方可查（借）閲；外來人員利用檔案，須持單位介紹信，經分管領導同意後方可查（借）閲。

二、利用者必須愛護檔案，不得在文件材料上畫圈、勾線和作任何記號，不得塗改拆散、抽頁、污染和損壞檔案。

三、利用者必須嚴格遵守保密制度，只能查閲相關內容，不得隨意傳播和擴散檔案內容。

四、利用者需摘抄(複製)檔案內容，須經檔案管理人員同意，所摘抄(複製)的內容經檔案人員校對並加蓋我辦公章後方為有效。

五、利用檔案一般只能在指定地點查閲，不得隨意帶走。本單位工作人員確因工作需要，在辦理借閲手續後，可以借出檔案室。

六、借閲期限不超過一週，確需延期者，經辦公室主任同意並另行辦理借閲手續。

七、利用檔案須填寫查(借)閲登記簿和檔案利用效果登記簿。

檔案統計制度

一、檔案統計工作是檔案基礎工作的重要組成部分，檔案工作必須加強政治責任心，認真做好此項工作。

二、對室藏的各種門類、載體的檔案資料利用情況，必須建立齊全的登記，統計註冊。

三、對當年形成的歸檔案卷（包括接受、移交）和檔案借閲、鑑定情況應隨時登記。

四、每年年終形成的各類檔案資源和編寫的檔案工具，科研材料（包括案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、字號、索引、人物卡片、專題目錄、大事記、組織、各項規章制度）統計一次。

五、檔案資料的查閲

、供閲情況，每年統計兩次（六月和十二月）。

六、每年十二月前，填寫《檔案工作統計年報表》一式兩份，一份上報上級機關，一份存檔。

檔案鑑定銷燬制度

一、檔案室要根據國家檔案局關於檔案保管期限的規定、原則、標準，結合本單位制定的檔案保管期限，確定檔案價值，劃分保管期限，剔除確無保存價值的檔案，以便銷燬。

二、檔案的鑑定工作由辦檔案鑑定銷燬領導小組負責，鑑定工作結束後，附上需要銷燬的檔案登記清冊，由鑑定小組負責人簽字，經批准後方可銷燬。並及時向主管檔案工作的領導寫檔案鑑定報告和説明。

三、實行定期鑑定，力求準確無誤，做到不留錯，也不錯毀檔案材料，凡鑑定剔除的檔案，應保存1—2年後確認無保存價值，方可銷燬。

四、銷燬檔案時必須注意保密，並指定專人（二人）以上監銷。

業務書刊（資料）管理制度

一、本單位內各類業務書刊（資料）的保管工作，由檔案人員負責收集管理。

二、凡各科室需訂購的業務書刊，應由單位領導審批後方可徵訂或購買，並送檔案室統一管理。

三、凡借閲業務書刊（資料），必須按期歸還。需繼續使用的應補辦手續。

四、借閲書刊須辦理借閲手續，愛護書籍，不得塗改、圈劃。如丟損，照價賠償。

歸檔材料控制措施和驗收制度

一、檔案分管領導必須參加本單位重要會議，檔案管理人員必須瞭解本單位有關的重大事項，做好材料收集歸檔工作。

二、按照《檔案法》的有關規定，對國家規定應當立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集中管理。任何人不得據為己有。

三、檔案管理人員必須檔案材料的評審、鑑定，設備的開箱等工作並有紀錄。

四、專項活動與建檔工作實行同步：即下達計劃任務同時提出文件材料形式情況；工作結束同時驗收檔案材料的完整、準確、歸檔情況。

五、對外出人員獲得的各類文件和引進設備、技術的各種材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關驗收。