個人檔案管理制度

一、目的

二、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷

員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證複印件、學歷學位證複印件、離職證明、合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關係，死亡等情形。

三、檔案規定

1、基礎管理

1.1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規範。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

1.3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，並登記於《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二)，並在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等)，應將資料複印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閲檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。

1.6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑑別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年後方可銷燬(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

1.9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閲。

2、檔案的查、借閲

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閲，只能在檔案室閲覽，外借;非保密級檔案因工作需要查、借閲，須填寫《查、借閲人事檔案單》(附件三)，行政人力資源部經理批准後方可查、借閲。

2.2任何垮查、借閲人事檔案，下級員工查、借閲員工的人事檔案。

2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閲員工人事檔案。

2.4所有批准後借閲的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閲後到期未歸還者、歸還損壞、私自複印檔案者、

遺失者依照公司檔案管理的規定。

2.5人力資源部查、借閲登記，並在《人事檔案借閲登記本》簽字登記(附件三)。

3、查、借閲檔案注意

3.1塗改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2擅自複印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

3.3查、借閲者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷燬

4.1公司任何個人和非經同意銷燬員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷燬期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷燬審批登記》(附表五)，經行政人力資源部經理批准後銷燬。

4.3經批准銷燬的人事檔案，人力資源部須核對，將批准的《公司員工人事檔案銷燬登記》和將要銷燬的人事檔案登記並歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經行政人力資源部經理批准後，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。