校長辦公室中學檔案管理制度

第一部分：檔案工作總的要求

1、貫徹執行黨和國家關於檔案工作的法律法規和方針、政策。

2、對本校各部門和有關人員形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進行監督和指導。

3、集中統一管理本校各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為本校各項工作服務。

4、為國家積累檔案財富，按規定的時間和要求把具有長期保存價值的檔案，向上級檔案館移交。

第二部分：檔案的保管

1、學校檔案包括文書檔案、教學檔案、學籍檔案、教師業務檔案、財務檔案、教學儀器設備檔案和基建檔案等等。

2、檔案室負責全校檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關部門按規定立卷後向綜合檔案室移交。

3、實行科學管理，檔案庫房內櫥具、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理分明，編號科學規範、查找方便。

4、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。

5、檔案的接收和移出都必須手續完備，室藏檔案必須賬物相符。

第三部分：檔案立卷歸檔

1、凡記錄反映本校職能活動情況、具有日後查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔範圍。

2、各部門兼職檔案員應根據歸檔範圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查後，再編排頁號，填寫卷內目錄，擬出案卷標題，裝訂。

3、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內內容，由檔案室統一書寫。

4、凡立卷材料必須紙質優良，規格統一，書寫規範，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用複寫紙複寫。對不符合要求的要返工重製。

5、每年7月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務

第四部分：檔案的鑑定與銷燬

1、對檔案要認真進行鑑定，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷燬。

2、檔案的鑑定、銷燬工作必須有組織、有領導地進行。在校長辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關立卷單位人員組成檔案鑑定、銷燬小組，負責檔案的鑑定、銷燬工作。

3、經過鑑定，需要銷燬的檔案，必須編造銷燬清冊，經校有關領導批准後，方可銷燬。

4、銷燬檔案時，必須由兩人以上在指定地點監督銷燬，監督銷燬人員必須在銷燬清冊上簽名蓋章，並註明銷燬方式和日期。

5、銷燬檔案清冊要妥善保管，並將所銷燬檔案在目錄中註銷

第五部分：檔案室的安全保密

1、檔案室是機要部門，非本室人員未經許可不得入內。

2、未經批准，不得將檔案帶出檔案室，檔案內容不得私自摘抄、複印和隨意傳播

3、經常檢查庫房和檔案的安全，發現問題及時向領導報告，認真處理。

4、檔案管理人員要模範遵守黨和國家的保密規定，嚴守機密。在調換工作時，對所管的檔案要辦理交接手續，離職後對所瞭解的機密情況，不得泄漏。

第六部分：檔案的統計

1、要及時地對檔案的收進、移出、整理、鑑定、保管、利用、銷燬以及檔案工作人員、機構、經費、庫房、設備等情況進行登記，每年一次對各方面進行認真統計，做好年報表

2、嚴格執行國家和系統內所規定的統計計量單位和報表格式，做到數字準確、字跡工整，不得潦草和塗改，使檔案統計工作標準化。

3、檔案工作人員要加強檔案統計工作的責任心和使命感，建立科學的檔案統計工作制度。

第七部分：檔案庫房的管理

1、檔案庫房門窗牢固，及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。

2、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同

3、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內

嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他無關物品。

4、庫房內櫥具排列要整齊合理，要經常打掃和擦拭，保持室內清潔衞生。

5、做好室內外温濕度記錄，除濕、降温

第八部分：文書的立卷歸檔

1、公文必須實行由文書部門或業務部門立卷的制度，這是提高案卷質量的一個重要措施，文書立卷歸檔工作，是文書處理工作的重要環節。立卷歸檔工作的好壞，直接影響到案卷的質量，文書人員必須認真做好。

2、本校黨、政、工、團各職能科室均為立卷單位。

3、各立卷單位必須指定專人（兼職）負責本科室的立卷工作,各科室領導要加強對立卷工作的領導，將其納入本部門工作範圍。

4、凡本校在工作活動中形成的，具有保存價值的文件材料，均由立卷單位進行整理、立卷。各級領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料，均應及時交有關部門整理立卷，不得私自保存應立卷的文件材料。立卷人員應及時收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續不完備及其他不符合要求等情況，應補辦齊全，保證文件材料準確、完整。

5、各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成的為主，與本部門工作有直接關係的上下級來文也需立卷，以保證歸檔材料的齊全、完整。本校黨組織和行政形成的文件及上級來文分別由校長辦公室立卷。

6、文書立卷歸檔的具體要求：

(1).立卷前把本部門一年內形成的全部文件材料統一收集整理，核對清楚，以保證歸檔的文件材料齊全、完整。

(2).立卷歸檔的文件材料，應保持它們之間的內在聯繫，區分保存價值，分類整理立卷。

(3).把文件按年度分開，不同年度的文件，不能混在一起立卷，年度工作計劃和下一年形成的本年度總結，放在本年度文件內，長遠規劃放在所針對的開頭一年；連續幾年的工作總結放在所針對的最後一年；跨年度的文件歸於結束的年代。

(4).把文件按級別分開立卷，但上級對本校的批覆、批轉和本校對下級的批覆、批轉文件應在本校卷內，本校的文件材料在前，上、下級的文件材料在後；其餘按上、下級文件分開立卷。

(5).按內容分開立卷，把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯繫的一個整體立卷。

(6).把文件按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。

(7).卷內文件按一定的規律進行排列。其目的是保持文件之間的聯繫，使卷內文件系統化地反映問題。排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物，在右上角用鉛筆編寫頁號，如正反兩面都有文字或圖表的文件材料，兩面都編頁號，反面編在左上角並填寫好卷內目錄。

(8).案卷標題要簡明確切，正確地反映卷內文件主要內容，各立卷單位負責草擬所立案卷的標題，劃定保管期限，由綜合檔案室統一填寫。

(9).各立卷單位應按各類檔案的具體要求每月月底向綜合檔案室移交。文書檔案在下一年的6月底以前移交完畢，並履行移交手續。

7、為了保證案卷質量，綜合檔案室負責督促、檢查和業務指導，協助各部門做好文書立卷工作。

xx中學公章使用管理制度

1、學校公章由校長辦公室作為機密件由專人管理，並掌握使用。

2、以學校名義上報、外送、下發的文件、資料、報表等，憑校長簽發原件加蓋公章。3、工作證、結業證、離退休證、職務（稱）聘書等，由教育局或相關部門統一辦理。

4、以學校名義簽訂的合同、協議、訂購單等，審計部門審計後憑主管校長批准簽字後方可蓋印。

5、因公出差、聯繫業務、參加教學會議、研討會議等必須憑證明並經校領導批准方可開具。

6、校長工作用章（私章）必須經本人同意方可使用。

7、私人取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由校辦公室主任批准並嚴格登記手續。

8、凡私蓋公章或利用公章舞弊者，一經發現即予嚴厲懲處。