會計檔案管理制度

會計檔案管理制度

1.目的：會計檔案是檔案的重要組成部分，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，現根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定，制定本辦法。

2.適用範圍：本規定適用於公司及分子公司。

3.會計檔案管理體系

3.1公司檔案室、財務部及各獨立核算單位檔案室應當依照本辦法管理會計檔案。

3.2公司總經辦、財務部共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

3.3各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閲和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閲，嚴防毀損、散失和泄密。

4.會計檔案範圍

4.1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

4.2會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，彙總憑證，其他會計憑證。

4.3會計帳薄類：總帳、明細帳、日記帳、固定資產卡片、輔助帳薄，其他會計帳薄。

4.4財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附註及文字説明和其他財務報告。

4.5財會電算化檔案：主要是存儲會計數據和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。

4.6其他類：銀行存款餘額調節表，銀行對帳單，物資盤存表，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷燬清冊等。

5.各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

5.1當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可暫由會計機構保管一年，期滿之後，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

5.2移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

6.會計檔案不得自行借出。

6.1如有特殊需要，經本單位負責人批准，可以提供會計資料的查閲或複製，並辦理登記手續。查閲或者複製會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閲、複印財會資料時，應事前由公司總經辦批准。

6.2各單位應當建立健全會計檔案查閲、複製登記制度。

7.會計檔案的保管期

7.1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、2019年、2019年、25年5類（會計檔案保管期限表附後）。

7.2會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。

7.3本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

7.4各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。

8.會計檔案的銷燬

8.1保管期滿的會計檔案，除本辦法規定不得銷燬的情形外，可以按照以下程序銷燬：

8.1.1由本單位檔案機構會同會計機構提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容；

8.1.2單位負責人在會計檔案銷燬清冊上籤署意見；

8.1.3銷燬會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷；

8.1.4監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案；銷燬後，應當在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告本單位負責人。

8.2保管期滿但未結清的債權原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。

8.3正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷燬。

9.會計檔案的管理

9.1採用電子計算機進行核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。

9.2單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理註銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管公司或財產所有者代管或移交有關檔案代管。法律、行政法規規定的，從其規定。

9.3單位分立後原單位存續的，其會計檔案應當由分立後的存續方統一保管，其他方可查閲、複製與其業務相關的會計檔案。單位分立後原機構代管，各方可查閲、複製與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，並按規定辦理交接手續。

9.4單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閲、複製與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，並按規定辦理交接手續。

9.5單位合併後原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合併後的單位統一保管；單位合併後原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

9.6在建設項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算後移交建設項目的接受單位，並按規定辦理交接手續。

9.7單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

9.7.1移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容；

9.7.2交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢後，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

9.8預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。

10.附則：

10.1本制度由公司財務部負責解釋。

10.2本制度施行後，凡既有的類似規章制度或與之相牴觸的規定即行廢止。

10.3本制度經總經理批准後自頒佈之日起執行。修改時亦同。