關於企業檔案管理制度（精選15篇）

關於企業檔案管理制度 篇1

1、本單位檔案供本單位各科室查閲利用，查閲檔案資料時需辦理查閲登記手續，填寫"借閲登記表"。查閲黨組會議記錄須註明借閲用途，並經黨組主要負責人批准。

2、外單位查閲檔案資料，須持所在單位介紹信，經分管領導審批後，予以查閲。

3、查閲檔案，只限於在指定場所進行，未經批准，不得將案卷帶出綜合檔案室。

4、嚴守機密，不得翻閲和摘抄利用以外的`檔案。

5、查閲檔案和需複印（部分或全部）檔案材料的，應在利用效果登記表上註明，並經登記。

6、數字檔案查詢一般通過網上進行，查閲者通過網上檔案查詢系統查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請後，按檔案查借閲權限從網上發往借閲者。借閲者一週內須將網上查閲的電子文件發回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閲紙質檔案。

7、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、塗改、劃槓、折角、添字等，如發現有上述情況者，按《檔案法》規定進行必要處理。

8、建立檔案《檔案借閲登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閲檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數字檔案的查閲，查閲者需按要求在網上填寫《檔案借閲登記》和《檔案利用效果登記》，對借閲和利用進行登記，以更好地為社會主義現代化建設服務。

關於企業檔案管理制度 篇2

（一）總則

一、本管理制度旨在確保公司文件收發的完整、及時、準確，促進部門內部及部門和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。

二、本制度涉及的文件是指以部門名義發佈的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。

三、文件收發要做到仔細、認真、及時、完整。

（二）收文制度：

1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，並由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

2、聯絡員在校團委領取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時將文件送達部門領導或有關部門輪閲，並做好文件傳閲記錄以備查。

3、傳閲文件應保持文件完整無缺，並在相應的時間內歸還辦公室。

4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。

5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的'做好各項登記，查看是否有圖片並做好備註，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開並含有相關內容，做好相應的登記。

7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閲文件，但不得善自改動文件內容，查閲時應經過辦公室有關人員的批准。

（三）發文制度：

1、部門各類文件指在公司內部統一意見、發佈通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。

2、欲發放文件應先起草文件草稿，起草完畢後交有關人員審定，審定合格後方可發放。

3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，並將文件按部門統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，部門任何發送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。

4、文件發送之前應加蓋部門相應的公章。

5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發放記錄按照文件編號順序完整保存並存放在辦公室文件夾下。

關於企業檔案管理制度 篇3

一、客户檔案管理對象

客户檔案管理的對象就是你的客户，即企業的過去、現在和未來的直接客户與間接客户。它們都應納入企業的客户管理系統。

1.從時間序列來劃分：包括老客户、新客户和未來客户。以來客户和新客户為重點管理對象。

2.從交易過程來劃分：包括曾經有過交易業務的客户、正在進行交易的客户和即將進行交易的客户。對於第一類客户，不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理；對於第二類的客户，需逐步充實和完善其檔案管理內容；對於第三類客户，檔案管理的重點是全面蒐集和整理客户資料，為即將展開的交易業務準備資料。

3.從客户性質來劃分：包括政府機構（以國家採購為主）、特殊公司（與本公司有特殊業務等）、普通公司、顧客（個人）和交易夥伴等。這類客户因其性質、需求特點、需求方式、需求量等不同，對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。

4.從交易數量和市場地位來劃分：包括主力客户（交易時間長、交易量大等），一般客户和零散客户。不言而喻，客户檔案管理的重點應放在主力客户上。

總之，每個企業都或多或少的擁有自己的'客户羣，不同的客户具有不同的特點，對其的檔案管理也具有不同的做法，從而形成了各具特色的客户檔案管理系統。

二、客户管理內容

正如客户自身是複雜多樣的一樣，客户檔案管理的內容也是複雜的，不能一概而論。歸納起來將，客户檔案管理的基本內容包括以下幾項：

1.客户基礎資料。即企業所掌握的客户的最基本的原始資料，是檔案管理應最先獲取的第一手資料。這些資料，是客户檔案管理的起點和基礎。客户資料的獲取，主要是通過推銷員進行的客户訪問蒐集起來的。在檔案管理系統中，大多是建立客户卡或客户管理卡的形式出現客户檔案管理制度客户檔案管理制度。

客户基礎資料主要包括客户的名稱、地址、電話；所有者、經營管理者、法人（這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面）；創業時間、與本公司交易時間、企業組織形式、業種、資產等方面。

2.客户特徵。服務區域、銷售能力、發展潛力、經營觀念、經營方針與政策、企業規模（職工人數、銷售額等）、經營管理特點等。

3.業務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關係、與本公司的業務聯繫及合作態度等。

4.交易活動現狀。主要包括棵客户的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策；企業信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問題等。

以上四方面構成了客户檔案管理的重點內容，客户檔案管理基本上是圍繞着這四方面展開的。

三、户檔案管理方法

1.建立客户檔案卡。作為客户檔案管理的基礎工作，是建立客户檔案卡（又稱客户卡、客户管理卡、客户資料卡等）。採用卡的形式，主要是為了填寫、保管和查閲方便。

客户檔案卡主要記載各客户的基礎資料，這種資料的取得，主要有三種形式：

①.由推銷員進行市場調查和客户訪問時整理彙總。

②.向客户寄送客户資料表，請客户填寫。

③.委託專業調查機構進行專項調查。然後根據這三種渠道反饋的信息，進行整理彙總，填入客户檔案卡。

在上述三種方式中，第一種方式是最常用的。第二種方式由於客户基於商業祕密的考慮，不願提供全部詳實的資料，或者由於某種動機誇大某些數字（如企業實力等），所以對這些資料應加以審核。但一般來將，由客户提供的基礎資料絕大多數是可信的且應比較全面。

第三種方式主要是由於用於蒐集較難取得的客户資料，特別是危險客户的信用狀況等，但需要支付較多的費用。

通過推銷員進行客户訪問建立客户檔案卡的主要做法是：編制客户訪問日報（或月報），由推銷員隨身攜帶，在進行客户訪問時，即時填寫，按規定時間上報，企業彙總整理，據此建立分客户的和綜合的客户檔案。除外，還可編制客户業務報表和對可客户銷售報表，以從多角度反映客户狀況。

為此，需制訂推銷員客户信息報告制度（其中包括日常報告、緊急報告和定期報告）。需制定推銷員客户信息報告規程。

2.客户分類。利用上述資料，將企業擁有的客户進行科學的分類，目的在於提高銷售效率，促進企業營銷工作更順利地展開。

客户分類的主要內容包括：

①.客户性質分類。分類的標識有多種，主要原則是便於銷售業務的展開。如按所有權，劃分（全民所有制、集體所有制、個體所有制、股份制、合資等）；按客户性質劃分（批發店、零售商、代理店、特約店、連鎖店、專營店等）；按客户地獄劃分（商業中心店、交通樞紐店、居民區店、其他店鋪等）；按顧客的實際情況，確定客户等級標準，將現有客户分為不同的等級，以便於對客户進行商品管理、銷售管理和貨款回收管理。

②.客户等級分類。企業根據實際情況，確定客户等級標準，將現有客户分為不同的等級，以便於進行商品管理、銷售管理和貨款回收管理客户檔案管理制度百科。

③.客户路序分類。為便於推銷員巡迴訪問、外出推銷和組織發貨，首先將客户劃分為不同的區域。然後，再將各區域內的客户按照經濟合理原則劃分出不不同的路序。

3.客户構成分析。利用各種客户資料，按照不同的標識，將客户分類，分析其構成情況，以從客户角度全面把握本公司的營銷狀況，找出不足，確定營銷重點，採取對策，提高營銷效率。

客户構成分析的主要內容包括：

①.銷售構成分析。根據銷售額等級分類，分析在公司的銷售額中，各類等級的客户所佔比重。並據此確定未來的營銷重點。

②.商品構成分析。通過分析企業商品總銷售量中，各類商品所佔的比重，以確定對不同客户的商品銷售重點和對策。

關於企業檔案管理制度 篇4

一、檔案管理機構及其職責

1 、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

2 、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3 、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4 、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

5 、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

二、歸檔制度

1 、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔範圍。

2 、凡屬歸檔範圍的`文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3 、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存複印件。

4 、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦後均要及時歸檔;以公司名義發出

關於企業檔案管理制度 篇5

一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件，具體由辦公室負責。

二、對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定、登記。

三、本單位外出人員開會帶回的.文件及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閲的可複印或借用。

四、凡正式文件在經登記後由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質閲籤後，分送領導和承辦部門閲辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閲批後分送承辦部門閲辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閲簽完。

關於企業檔案管理制度 篇6

第一條 為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

第二條 本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

第三條 公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。

第四條 調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪製、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。

第五條 各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

第六條 工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。

第七條 舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪製改造後的圖紙並向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。

第八條 檔案資料的借閲執行綜合檔案相關條款。

第九條 檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

第十條 保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留複印件。

第十一條 未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。

第十二條 本制度從20xx年1月1日起執行。

關於企業檔案管理制度 篇7

人力資源檔案管理已經成為現代企業管理方式之一，儲存了有關企業人員全面的個人情況和個人掌握的知識技能等綜合信息。目前，現代企業基本實現了辦公自動化，提出對人力資源檔案管理與計算機技術結合的要求，將其轉化為直接利用的數字信息。但現代企業人力資源管理平台的構建目的將不僅僅是對個人信息和知識情況的存儲，更是需要以人所掌握的知識作為管理單位，把這類信息及時、準確地發佈出來，滿足企業不同層級的人員對知識共享、快捷及利用的需求。

1、系統平台需求分析

基於現代企業人力資源系統平台的構建，必須從企業全局角度來着眼，以目前企業已擁有的管理系統的硬件設備與軟件系統的兼容性作為開發基礎。實現人力資源檔案信息的科學管控與組織知識的充分共享，使人力資源檔案管理思想與現代企業管理文化進行接壤，提高企業人才的整體協作性和團隊人才意識。因此，系統必須考慮以下幾個方面：首先，系統建設需要以檔案法律法規為準繩，保障企業人員對檔案信息的隱私權和知情權；人力資源檔案系統信息的收集符合法律法規的要求，滿足企業員工自願參與的原則。

其次，系統建設必須以目前企業管理系統的特性作為參照，主要體現在系統平台必須與企業管理系統具有良好的交互性、兼容性以及技術的融合性上，為系統平台與企業對接減少阻礙。再次，系統平台的功能設計必須從雙方面的利用角度進行考慮，不僅對企業管理者提供幫助，更要肩負起對企業員工利用需求的責任；建立專人專用賬户的用户權限，方便管理、利用和消除信息不安全等因素的考慮。此外，對於企業核心價值的技術信息必須進行嚴格保密。數據保存必須考慮到突發狀況和外在環境改變等因素，保持信息數據的安全性和完整性。最後，以企業利益最大化為根本目標，縮減到企業投入最低成本。

2、系統功能設計

現代人力資源管理平台主要包含三部分功能：用户個人信息認證、企業員工知識共享、系統管理三個模塊。以上三種功能通過B/S網絡模式可以實現：普通用户登陸後經過系統的授予權限，可以對個人的身份相關信息進行校對，個人有關信息如果有誤，可以向系統管理人員提供機構證明，管理人員對系統個人信息進行修改、刪除、增加新錄入，並且該用户可以利用賬號分享本人或所在機構所掌握的技能知識，平台提供多用户進行在線交流等功能；系統管理員按照企業內的層級和不同部門分類設置不同用户權限，用户可以通過賬號查詢企業知識信息庫；系統管理人員不僅具有普通用户的權限，還可以對系統的管理模塊進行管理，對用户權限進行系統設置，同時還必須肩負起對知識庫的更新和信息審核的責任。

現代企業人力資源檔案管理平台頁面是與員工直接對話的窗口，必須為企業員工提供多分類頻道，幫助其獲得最新資訊，建立如分類導航、知識庫查詢、業務查詢、信息反饋、即時信息發佈、用户在線交流等等功能。知識信息庫錄入與最新知識發佈只向管理人員賬户權限開放，普通賬户對知識信息的更改或增加，可以通過信息反饋系統對系統管理人員提出申請，得到及時回覆。

3、現代企業人力資源檔案管理平台的技術架構

結合現代企業人力資源檔案平台的功能分析，筆者提出了對系統平台的主站點及其各有關站點設計方式，包括充分考量了現代企業在實踐應用所需欄目，藉此確定添加哪些欄目的功能最為有效、欄目如何設置更為合理、欄目可以對哪些用户可以公開，以及人力資源檔案平台信息庫需要創建檔案資源信息和知識庫信息內容等。因為知識庫與人力資源檔案信息庫處於系統平台的後台位置，並且與平台的表層頁面相對分開。基於以上特點，現代企業人力資源系統平台主要採用普遍應用的三層式B/S系統結構。

第一，企業人力資源檔案管理系統表示層。表示層是應用於系統存儲的數據與企業用户的直接接口，擔負起將系統存儲的數據轉化為用户最易於接受的表現形式。此外，現代人力資源檔案系統表示層不僅對系統內信息進行轉化，而且該系統將員工所掌握的知識、技術方法以及管理方法進行形式轉化存儲到系統數據庫中。

第二，企業人力資源檔案系統邏輯層。系統邏輯層作為存儲資源庫的實踐應用，管理存儲系統平台對信息的收集與邏輯存儲數據庫並接受用户各類訪問。邏輯層依照用户對信息的需求進行分析、對平台進行設計。設置以下模塊如個人人力資源檔案信息、部門信息、信息反饋、個人知識發佈、知識庫查詢、系統管理等，相應的登錄用户分為一般用户和管理人員賬户對系統進行相關操作。

個人人力資源檔案信息管理主要針對企業員工個人信息的全面概括，可以通過信息反饋模塊對信息中存在的偏差與系統管理員進行溝通，對身份信息進行修改和添加；系統管理包括用户權限管理、在線反饋、知識審核、知識在線發佈、登錄日誌等；權限管理主要對系統登錄賬户根據所處部門和級別進行合理授權；知識信息發佈管理是根據用户通過賬號主動分享的知識通過管理員進行審核，一方面按照信息收集準則進行分類入庫；另一方面通過員工登錄日誌，對高頻的搜索話題進行彙總，來對信息進行即時發佈；系統維護通過管理人員賬户對系統進行定期日常維護。

4、系統管理平台安全保障制度的建立

企業人力資源檔案管理平台獲得企業員工信賴的基礎，是以保障該系統提供安全、高效、準確的信息作為前提。因此，根據信息庫的信息內容特徵，本系統可以採用以下的技術安全手段與安全制度，保持信息系統的安全化管理以及知識信息的安全。

第一，唯一的身份賬號。系統管理人員在企業員工應聘進入企業工作時，就針對其職能身份進行了認定，分配了一個專用賬號，此種方式可以防止員工進行多次註冊，避免服務器的過重負擔和多用户身份混亂帶來不安全因素，使系統平台的用户操作限定在特定對象，幫助系統平台在日後利用信息統計與訪問追蹤統計提供了真實數據。

第二，對所有員工賦予特定的身份權限與核心技術知識進行加密處理。企業員工獲得的權限，必須進行分級設定，保障系統平台多種功能得到準確與高效的.發揮。處於企業內不同職位的員工，對系統可以進行不同操作。沒有得到管理人員對相關權限的審批，普通用户是無法對系統進行越權操作。因此，權限設置不僅使系統平台管理更為便捷，也為系統平台操作安全提供保障。其次，人力資源管理平台的數據庫還為企業存儲相關核心技術數據，不同密級的知識需要核心人員掌握，而並非可以對所有人員開放利用。基於以上因素，員工的身份與核心知識加密設置不同進入權限，可以根據其不同部門的職能屬性與層級職務大小進行科學的權限分配，時刻保持信息庫內的知識信息處於穩定與可控中。

第三，為保證整個系統的信息安全，必須對原有系統數據庫進行定期的備份，嚴格編制系統操作守則，並要求所有員工嚴格遵守，保證信息系統得到安全操作。

關於企業檔案管理制度 篇8

一、目的：

為使學校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規則。

二、內容：

1、歸檔制度

（1）對資料進行鑑別，看其是否符合歸檔要求。

（2）按照資料屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。

（3）將資料放入檔案，並輸入資料庫。

2、核查制度

檢查核對一般定期進行。但突發事件之後或對有些檔案發生疑問之後也要進行檢查核對

3、保衞制度

（1）、指定專人負責檔案保管。

（2）、備齊必要的存檔設備。

（3）、檔案櫃保持清潔，不準存放無關物品。

（4）、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

4、統計制度

（1）人事檔案的數量。

（2）人事檔案材料收集補充情況。

（3）檔案整理和保管情況。

（4）檔案及設備利用情況。

5、轉遞制度

檔案轉遞一般由工作調動等原因引起，

（1）取出應轉走的檔案；

（2）填寫人事檔案轉遞記錄；

（3）按發文要求包裝、密封

6、借檔制度

（1）由有關單位部門開具介紹信，説明要求出具證明材料的`理由，並加斧章。

（2）其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；

（3）證明材料由人事處審閲，加斧章，然後登記、發出。

關於企業檔案管理制度 篇9

檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

2、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

歸檔制度

1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔範圍。

2、凡屬歸檔範圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存複印件。

4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦後均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批覆，屬付款性質的，由財務處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔範圍內的，連同有關資料由經辦人整理後移交檔案室。歸檔範圍外的請示報告由各部門自行保管。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。

7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。

檔案保管制度

1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。

7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

檔案借閲制度

1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閲。

2、借閲部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批准。借閲檔案材料，屬借閲部門經辦的，由部門負責人批准;借閲非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批准。閲檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批准。

3、借閲檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批准。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閲時間、借閲單位或借閲人，以便查閲和催還。

6、借閲檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或複印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。

關於企業檔案管理制度 篇10

第一章總則

第一條為了加強財務檔案的科學管理，建立財務檔案的立卷、歸檔保管、調閲和銷燬等管理制度，保證財務檔案妥善保管、有序存放、方便查閲，嚴防毀損、散失和泄密，使其規範化、系統化，特制定本制度。

第二條財務部門是財務檔案的具體負責部門，財務檔案管理工作分為六大類，包括會計檔案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據具體情況進行詳細分類。

第二章會計檔案管理

第三條會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算的專業資料，是記錄和反映公司經濟業務的重要史料。

具體包括：

1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、彙總憑證、其它會計憑證。

2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。

3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表及附表、附註和文字説明，其它財務報告。

4.其它類：會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊、銀行餘額調節表、其它應保存的會計核算專業資料。

第四條每月形成的會計檔案，應由專人按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊、編制會計檔案保管清冊，檔案依據分類，分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。

第五條應指定專人負責會計檔案的保管工作，檔案櫃由專人負責分類整理，檔案櫃鑰匙由專人負責保管。

第六條保存的會計檔案不得外借。如有特殊需要，按公司借閲審批流程，經批准後，可以提供查閲或者複製，並辦理登記手續。查閲或者複製會計檔案的人員，不得在會計憑證上塗畫，不得拆封、抽換會計檔案。

第七條財務部門負責設置會計檔案查閲登記清冊，及時登記查閲人或者複製人的姓名、部門、日期、查閲內容、歸還日期等。

第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類。

第九條會計檔案的保管期限，從年度終了後的第一天算起。

第十條對會計檔案保管期限有特殊要求的，可以報董事會批准。

第十一條保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷燬：

1.編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬的會計檔案名稱、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容。

2.集團總裁、財務總監在會計檔案銷燬冊上籤署意見。

3.集團財務管理部負責銷燬會計檔案，財務總監與董事長辦公室人員共同監銷。

4.監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案;銷燬後，應在會計檔案銷燬清冊上簽字蓋章，並將監銷情況報告公司總裁。

第十二條保管期滿但未結清債權債務的原始憑證，不得銷燬。應獨立抽出立卷，保管到結清債權債務為止。

第十三條計算機電子財務文檔，原則上應當打印出書面會計檔案進行保存，同時刻錄成光盤進行備份保管。

第十四條公司分立，會計檔案由分立後的一方統一保管，另一方可查閲、複製與其業務有關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出，移交業務相關方保存，並按規定辦法交接手續。

第十五條公司合併，原單位形成的會計檔案應當由合併後的單位統一保管。

第十六條公司之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

第十七條交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的財務負責人負責監交。交接完畢後，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

第三章年度會計報告及審計資料管理

第十八條年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等，這些報表及資料應依據時間、類別分別由專人保管。

第十九條年終報告、審計、驗資報告應長期保存，分別裝訂，註明名稱、日期等。如公司內部單位或股東等需要查閲或複製，

第二十條年度報告及審計資料原則上不予外借。需經公司借閲審批流程批准，資料保管人需記錄發放或借出時間、姓名、部門、數量等，並由接收人簽字或蓋章。

第四章資金類檔案管理

第二十一條資金類檔案包括資金日報、資金週報、資金計劃，資金計劃執行情況分析報告、資金台賬、融資台賬、員工薪酬信息等方面。

第二十二條資金類檔案按月度、季度、年度進行分類保管。

第二十三條融資台賬信息記錄須完整，因融資業務而簽定的合同及協議必須將原件整理歸檔。

第二十四條資金類檔案的管理應執行公司保密制度。

第五章預算檔案管理

第二十五條預算檔案包含月度、季度、年度預算與年度預算方案，預算調整方案，預算執行情況等，涉及收入、成本、費用及資本性支出等方面。

第二十六條預算檔案按年度分類保管。年度預算應永久保存。

第六章日常往來財務文件、決議檔案管理

第二十七條日常往來財務文件分為內部往來財務文件及外部財務文件兩大類。其中內部往來財務文件包括各子公司、各部門之間以及部門內部發放的文件，包括“內部請示報告”、“內部通知”“股東會決議”“董事會決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國、內外往來文件。

第二十八條日常往來財務文件應依據內容進行分類保存，如內部規章制度，審計往來文件等等;外部往來財務文件應依據往來單位進行分類存檔。

第二十九條公司內部往來財務文件或外部財務文件亦需依據時間順序存檔，以年度為限，以前年度檔案需另行存放。

第七章合同檔案管理

第三十條依據集團合同管理規定建立合同台賬，進行合同檔案管理。

第三十一條按合同性質進行分類保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因，及時處理。

第三十二條合同原件無特殊情況不得外借。可在財務部門查閲合同文檔，確因工作需要借出查閲，須按公司借閲審批流程，經批准後，可以提供查閲或者複製，並辦理登記手續，以影印件借出。

第三十三條合同文檔須指派專人負責。

第八章附則

第三十四條本辦法由集團財務管理部負責解釋、修訂。

第三十五條本辦法經董事長辦公室批准後生效，自生效之日起開始實施。

關於企業檔案管理制度 篇11

第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)和有關法律、法規，制定本規定。

第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。

第三條企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。

第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。

中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。

第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：

(一)貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑑定、銷燬、移交等有關規章制度;

(二)統籌規劃並負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用工作;

(三)指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

(四)監督、指導本企業所屬機構(含境外機構)的檔案工作。

第六條企業檔案工作人員應當忠於職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。

第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，並定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規範。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一併歸檔保存。

第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。

第十條企業採取有效措施對檔案進行安全保管，並切實加強對知識產權檔案和涉及商業祕密檔案的管理。

第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑑定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批准後進行監銷。

第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。

第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。

第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的服務。

第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。

第十六條企業提供利用、公佈檔案，不得損害國家、社會和其他組織的.利益，不得侵犯他人的合法權益。

第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案;國有企業分立，檔案處置工作由分立後的企業協商辦理。

第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。

第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行塗改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷燬而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。

第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。

第二十一條本規定自20xx年9月1日起實施。《國營企業檔案管理暫行規定》同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定牴觸的，以本規定為準。

關於企業檔案管理制度 篇12

第一章總則

第一條為規範企業境外檔案管理，維護國家利益和企業合法杈益，滿足境外資產監管需要，根據《中華人民共和國檔案法》和有關法律法規，制定本辦法。

第二條本辦法適用於中華人民共和國境內企業作為投資主體或母公司在境外設立的全資企業、控股企業、項目部、辦事機構等(以下統稱境外單位)的檔案工作。

第三條本辦法所稱的境外檔案是指境外單位在研發、生產、經營、管理或項目合作等活動中形成的，具有保存價值的各種形式的文件材料。

第四條境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區法律法規的基礎上，本着有利於維護國家利益和企業合法權益、有利於工作、有利於保密、有利於應對突發事件的原則，以企業資產關係為紐帶，實行統一領導、統一管理，確保境外檔案完整、準確、有效、系統和安全。

第五條投資主體或母公司在設立境外單位時應當在公司章程或協議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權益。

第二章管理職責與人員

第六條各級檔案行政管理部門根據職責負責境外檔案工作的監督、指導;外交部和我駐外使領館按照工作職責，結合實際情況，為境外檔案的應急管理提供必要協助;國家商務主管部門、發展改革部門、國有資產監督管理部門應當將境外檔案工作納入境外投資、資產、合作項目管理內容;海關為境外檔案出入境提供通關便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會同海關總署共同制定並實施。

第七條投資主體或母公司負責本企業境外單位檔案工作監督、指導。

第八條境外檔案工作應當有明確的分管領導、歸口管理部門、專職檔案人員。

第九條境外檔案工作主要內容：

(一)編制檔案工作發展規劃和年度工作計劃;

(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;

(三)指導文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;

(四)負責檔案收集、整理、保管、鑑定、統計、利用和信息化等工作;

(五)組織檔案宣傳、培訓、研究和業務交流工作;

(六)負責境外檔案移交工作。

第十條境外檔案管理人員應當具備相應的檔案專業知識和技能，定期接受檔案業務培訓;一般選用中方員工。

第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務。崗位變動時，應當及時辦理文件材料移交手續，並清退借閲未還的檔案。

第三章文件材料的形成與歸檔

第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應當納入業務工作流程，納入業務工作或項目計劃，納入業務部門職責範圍和業務人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度。

第十三條境外文件材料歸檔範圍和保管期限表依據所在國家、地區及中華人民共和國法律法規，結合境外業務實際制定，並報投資主體或母公司審批。資本結構或主營業務發生較大變化的，應當及時修訂完善。

第十四條境外文件材料應當按照歸檔範圍及時收集整理，按規定期限向檔案部門移交進行集中管理。任何個人不得將應歸檔的文件材料據為己有或拒絕歸檔。

第十五條歸檔文件材料應當符合如下要求：

(一)歸檔文件材料形成符合有關技術標準，完整、準確、系統，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式

(二)歸檔文件材料為原件;因故無原件的，將具有憑證作用的複製件歸檔並作出説明。

(三)電子文件與其元數據一併歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關要求。

(四)非紙質文件與其文字説明一併歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應當一併歸檔;沒有中文譯文的，譯出標題和目錄後歸檔。

(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。

第十六條管理、建設項目、設備儀器、科研開發、產品及業務、會計、人事等各類文件材料，參照國內同類文件材料的歸檔時間並結合境外業務實際定期歸擋。

歸檔文件目錄在歸檔完成後1個月內報投資主體或母公司備案。

第十七條境外單位業務信息系統應當具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。

關於企業檔案管理制度 篇13

為明確管理責任，規範管理行為，確保各類檔案資料及時歸檔、完整保存並得到有效利用，特制定本制度。

一、檔案管理原則

公司檔案實行由公司綜合管理部集中統一管理與部分專用性檔案分散管理相結合的原則。

二、組織

公司綜合管理部設專門的檔案室並配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。

三、檔案管理部門的工作職責

（一）綜合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設檔案管理系統。

（二）財務部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。

（三）其他部門由部門檔案專人對檔案進行收集、整理，並交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。

四、檔案管理人員職責

（一）負責收集、整理、分類、鑑定、保管各類檔案，做到收集齊全、整理科學、鑑定正確和保證質量，並按時接收和移交檔案；

（二）凡本公司印發出的公文(含定稿和正件與附件、批覆請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由綜合管理部統一收集管理。

（三）做到忠於職守，遵守紀律，嚴格按照有關法律和公司制度辦事。

五、歸檔公司檔案室資料

（一）上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料；

（二）本公司的請示與上級機關的批覆；

（三）本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書；

（四）本公司反映主要職能活動的報告、總結；

（五）本公司制訂的計劃、方案、統計、財務、工作總結；

（六）綜治工作材料；

（七）本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料；

（八）本公公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料；

（九）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料；

（十）具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料；

（十一）會計憑證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業材料，它是記錄和反映經濟業務活動的重要史料和證據。

六、檔案的收集與歸檔

（一）承辦部門或主辦人應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。

（二）凡是直接記述和反映公司、部門活動的，具有現實的和長遠查考價值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實物等)，均須歸檔保存。

（三）管理性檔案在分類立卷時應做到：分年度、分類別、分級別。黨政文件要分別組卷，密級文件要單獨立卷。組卷時按內部特徵為主的六個特徵進行組卷，儘量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。

（四）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯繫，也可隨同絕密文電立卷。

（五）綜合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進行檢查。

（六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點核對，並履行簽字手續。

七、檔案的保管

（一）公司（或部門）管理的檔案應有專櫃保存，確保完好不丟失。

（二）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；

（三）檔案工作人員應確保檔案的質量，對破損和變質檔案，及時採取措施，進行修補和複製。

（四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發現問題及時組織整改。

（五）每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進行修補和複製。

八、檔案的借閲

必須嚴格執行保密制度，填寫查借閲檔案登記表，如期歸還，歸還時驗收註銷。凡利用者都應按規定辦理借閲手續。查閲機密以上級檔案，需經公司（部門）負責人批准，原則上不外借，確因工作需要，應當天歸還。

（一）檔案借閲限一週內歸還，特殊情況需延期的，須辦理續借手續；

（二）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由綜合管理部檔案管理人員與借閲者當面核對清楚；

（三）檔案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任；

（四）調走、辭退人員，必須清理移交檔案文件後方可辦理離職手續；

（五）原則上不對外借閲檔案，外單位需查閲檔案資料者，須經總經理批准，並辦理登記手續後，方可借閲。

（六）歸還檔案時應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意摺疊、拆散、剪裁或擅自銷燬，嚴禁對檔案隨意更改、塗寫。

（七）傳真件需存檔時，應將複印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。

（八）未經公司董事長授權，任何部門或個人無權公開檔案。

九、檔案室保密制度

（一）檔案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規章制度辦事。

（二）凡使用保密檔案資料人員必須嚴格遵守有關保密規定。

（三）凡借閲“絕密”“機密”級檔案資料應經分管領導審批，報總經理批准後，方可借出。

（四）外單位查閲、借閲密級檔案，須經綜合管理部主管領導審批，報分管領導批准，方可提供。

（五）祕密檔案不得私自存放，贈送並轉借他人，個人外出攜帶機密級以上檔案應妥善保管，若泄密要追究泄密者責任。

（六）檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得在公開場所談論保密檔案內容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。

十、檔案的鑑定與銷燬

鑑定檔案保存價值，確定保管期限及銷燬檔案，嚴格按照國家有關規定並結合公司實際情況進行。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是：

（一）反映公司主要職能和重要經營管理活動的，具有長遠利用價值的檔案定為永久保存；

（二）反映公司一般經營活動，具有較長時間利用價值的檔案定為長期保存，其期限為16―50年；

（三）對公司在一定時期內有參考利用價值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內。

（四）檔案的鑑定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，並採取對每份檔案直接鑑定的辦法。鑑定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門和人員修改、補充。

（五）經過一定時間後確無保存價值的檔案，或者原有情況已發生完全改變，其檔案失去保存意義的，經檔案人員或原經辦人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經理批准，方可銷燬。

（六）經批准銷燬的檔案，檔案人員必須列出清單，銷燬檔案的批准人、監銷人都要在銷燬檔案清冊上簽字。

十一、本管理制度最終解釋權歸綜合管理部。

十二、本管理制度自發布之日起實施。

關於企業檔案管理制度 篇14

第一章 總 則

第一條 為了加強公司各類檔案的系統管理，實現檔案管理的規範化、制度化，更好地為公司各項工作服務，結合公司實際情況，特制訂本制度。

第二條 凡公司、各部門在工作中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須集中管理，任何部門、和個人不得據為已有。

第二章 檔案管理體制

第三條

1、統一管理原則：公司檔案實行統一管理，任何部門和個人不得把公司檔案資料據為己有。

2、保守祕密原則：員工都有保守檔案祕密的義務，維護公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機密。

第四條 公司檔案分為：文書檔案、財務檔案、各項規章制度檔案、工程技術檔案各項目資料、圖紙資料、建設工程、拆遷檔案等其他資料。

1、與公司財務有關的資料由財務部保管。未經董事長許可，任何人不可動用。

2、有關文書、各項規章制度方面的資料，由辦公室保管。

3、設計方案、施工圖、設計變更、監理、洽商、設備廠家的資質文件及其往來資料以及設計院、勘察單位之間往來資料、採購的設備、材料説明書、檢驗報告、質量保證書等，由工程部自行歸檔保管。

4、銷售部方面資料：由銷售部保管對外簽定的廣告、策劃合同等。銷售人員在合同簽署完畢後，辦公室應保留一份售樓商品房合同樣本，永久保存。

5、前期部方面資料：項目立項申報資料、徵地、拆遷批覆、國土規劃、城市規劃、政府及主管部門批文、覆函、證件等前期技術資料，由前期部自行歸檔保管。

6、拆遷部方面資料：徵地、拆遷批覆等文件資料，由拆遷部自行歸檔保管。

7、各部門向辦公室移交檔案時，應同時移交相關文件的電子文檔。歸檔範圍外的請示、報告、計劃、總結及一些重要資料複印件等由各部門自行保管。

第五條 各部門形成的文件材料等由本部門負責歸檔管理，辦公室有責任對各部門的檔案管理工作進行監督和指導。

第六條 因工作變動或因故離職時，應將文件材料交接清楚，才能離職。

第三章 檔案的歸檔範圍

第七條 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔範圍。

1、部門含部門以上的各種計劃、方案、規劃，各種重大決議和各種重要通知、通報，及各種公文、會議紀要、大事記等。

2、各種工程圖紙、設計變更通知書等工程資料。

3、各類工程檢測、鑑定報告。

4、各種協議書、合同書，各種技術資料，和各種設備檔案及説明書。

5、公司年初財務預算報告及年終財務報告，各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。

6、公司各種審計報告、資產評估報告。

7、公司各種管理規章制度。

8、公司各種註冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。

9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。

10、公司的重大奠基、慶典、新聞發佈會等儀式和具有重要價值的社會活動，及用於營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。

11、公司發展大事記，和董事長親自起草或修改的重要文稿。

12、其他需要歸檔的重要文件。

第四章 檔案的借閲管理辦法

第八條 凡需借閲公司檔案者，均須填寫《檔案借閲審批單》，籤批後方能借閲。

第九條 借閲的檔案密級與領導籤批

1、公司各部門因工作需要，借閲、查閲需辦理相關手續，經部門經理簽字，董事長助理或總經理審批後，可辦理借閲、查閲手續。

2、重要檔案及財務檔案，須由董事長批准，方可借閲。

第十條 借閲檔案必須嚴格履行登記手續，依據《檔案借閲審批單》，為借閲人調出所需檔案並記錄檔案借閲信息。借閲檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、複製，須經董事長助理或總經理批准。歸還的檔案要進行檢查、清點，經檢查無誤方可辦理手續。如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

第十一條 公司檔案借閲查閲只供公司內部各部門。檔案借閲時間為3天，如需延長，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理人員須及時催還。借閲檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量，承擔一切賠償責任。

第十二條 借閲檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批准後，責令其賠償損失。借閲者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內容外泄;由於泄漏機密而給公司造成損失者，將按規定對其進行處罰直至追究其法律責任。在職人員調離本公司時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經檔案室審查無誤簽字後，才能調離。

第十三條 加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防潮等工作,定期檢查檔案保管工作。

第五章 檔案的銷燬

第十三條 辦公室每年對公司檔案進行一次清理，清除不必要保存的資料。

第十四條 對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經辦公室確認，報董事長助理、總經理審批，並進行登記後予以銷燬。

第十五條 銷燬時要有二人監督，銷燬檔案須使用碎紙機或焚燒的方式，嚴禁將要銷燬的文件作為它用，或作廢紙出售。

第六章 罰 則

第十六條 有下列行為之一，視情節輕重，給予100元-5000元罰款處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：

1、毀損、丟失或擅自銷燬公司檔案。

2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。

3、塗改、偽造檔案。

4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。

5、未按手續辦理借閲，外帶者或越級查閲者檔案管理者同罰。

6、泄露公司檔案機密者。

7、其他危害公司利益的行為。

第十七條 本制度由辦公室負責解釋、補充。 對未盡事宜，辦公室隨時調整更新。

關於企業檔案管理制度 篇15

一、目的

加強檔案管理，規範公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

二、適用範圍

1、公司內部經營形成的各種資料。

2、外部政府機關、行業部門形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批覆等資料。

三、術語和定義

1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用等活動。

四、職責

1、行政部：

1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，並負責督促指導部門檔案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

3）收集、整理、分類、鑑定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

4）負責公司檔案的利用和銷燬管理，監控檔案利用和銷燬的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；

5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

2、其他各部門相關人員：

1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，並及時通知行政部；

2）向行政部移交合同或文件資料原件或複印件；

3）負責本部門文件資料或合同複印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

4）財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；

3、各部門檔案主管人員

負責部門檔案的管理。

4、各部門負責人

1）批准對自己部門資料或合同複印件的處置；

2）負責對本部門檔案管理的監督檢查。

5、各公司總監/副總

負責對檔案管理監督檢查報告的審批。

五、工作程序

1、檔案資料的收集

1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，並編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，並編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。

a)歸檔範圍及移交時間：每季度結束後次月10日前。

b)檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見《公司檔案管理規定》。

c)檔案資料的日常管理：

⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放於檔案室指定電腦硬盤內或製作專門光盤進行編號保存；

⑵文件、合同資料要登記詳細信息，並編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；

⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放於文件盒內，並加以標識，整齊排放在文件檔案櫃中。

d)檔案借閲

⑴借閲檔案要履行借閲手續，填寫《借閲審批單》。借閲檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經部門主管、副總經理和行政部批准，且只帶複印機，不帶原件；

⑵檔案外借一般只借複印件，需借原件者須經總經理批准，借閲的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；

⑶借閲檔案用完後，應及時送還，如超過借閲時間，須重新辦理手續；

⑷借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自塗改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、複印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發現一次罰款200-20__不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。

⑸非本公司職工或單位需查閲檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證複印件，經本公司高管領導批准後，方能在閲覽室閲覽，不可將檔案帶出檔案室。

e)檔案銷燬

⑴對已失去利用價值的檔案，銷燬時，必須寫申請銷燬報告，編制銷燬目錄，報部門經理和部門分管副總鑑定，最後報總經理的批准，方可銷燬。

⑵執行銷燬任務時，必須由行政部人員監銷，監銷人不得少於二人，並在銷燬目錄上簽字。最後，把銷燬目錄和部門經理、部門分管和總經理的批准手續文件，一併存檔永久保存。

2、檔案管理細則

1）檔案資料的歸檔範圍

⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核准文件、證書等文件；

⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；

⑷公司領導的批示、指示等；

⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；

⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；

⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；

⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；

⑼本公司幹部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

⑽本公司發佈的各類廣告、宣傳材料；

⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；

⒀財務檔案資料；

⒁各種實物檔案；

⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。

3、檔案資料的歸檔要求

⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批覆、複印本和正式稿和附件等必須齊全。

⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存複印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批准後妥善保存，行政部以影印本歸檔。

⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

⑷電子文件應有相應的紙質文件、資料一併歸檔保存，並做好電子文件存儲設備信息的備份工作。

⑸各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，並保持其完好無損。

4、檔案資料的歸檔時間

⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閲、辦理結束或取得後即時歸檔：

a)公司規定的密級文件；

b)重要文件，如政府批文、核准文件、證照等；

c)合同、協議書等正本及過程資料；

d)公司幹部任免的文件材料以及關於職工獎勵、處分、考核的文件材料；

e)其他認為需要即時歸檔的資料。

⑵定期歸檔

a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；

b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，並移交公司行政部；

⑶電子聲像檔案的歸檔

a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。

b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次製成光盤脱機保管。

c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政部核實後刻錄成光盤等載體脱機保管。

5、檔案交接

⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤後簽字，行政部見證。

6、檔案移交公司的流程

a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進行修裱、複製或加邊，對大小不一、長短不齊的文件摺疊理齊。

b)採用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。

c)結合文書材料的形成時間、彼此聯繫進行排列。批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；正本在前，定稿在後；結論在前，依據在後。

d)經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

e)行政部根據移交清單，查收案卷與文件，並與部門每月提交的檔案清單核對；

f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質移交清單及電子檔移交清單，確認無疑後雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

7、檔案保管

⑴檔案編號

a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並且要有一定範疇，不能籠統含糊。

b)檔案分類各級名稱經確定後，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閲。

c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。

d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

e)建立《檔案目錄》存於案卷盒內，便於查閲。

8、附則：本辦法由公司行政部制定並負責解釋。