機關單位檔案管理制度

第一條 為進一步加強本局檔案管理工作，全面提高檔案管理水平，根據《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局《機關檔案工作業務建設規範》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，特制定本制度。

第一章 檔案人員崗位職責

第二條 檔案人員應當忠於職守，遵守紀律，具備專業知識。

第三條 嚴格執行檔案工作各項制度，加強檔案的日常管理和保護、利用工作。

第四條 對本局各部門的檔案工作進行業務指導。

第五條 維護本局檔案的完整與安全，對違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止，直至拒絕提供利用，並提出處理意見，報本機關領導批准後執行。

第六條 機關檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續後才能離開崗位。

第二章 檔案歸檔制度

第七條 凡是本局在各項活動中形成的，具有備考價值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價值的材料及外出參觀學習、考察和參加各種會議帶回的文件材料，均屬歸檔範圍。

第八條 歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數均應齊全、完整。

第九條 歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準確。

第十條 會計檔案歸檔必須編制移交目錄，交接雙方按移交目錄清點後簽字。

第三章 檔案保管制度

第十一條 檔案庫房實行專人負責管理，庫房鑰匙應妥善保管。

第十二條 要定時做好庫房內温濕度記錄，庫房温度保持14—240c之間，濕度保持在50—65%之間。

第十三條 庫房內有防盜、防光、防高温、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施，檔案庫房內不得堆放雜物。

第十四條 綜合檔案室應建立全宗卷，積累和存儲本局案卷的立卷説明，分類方案，鑑定報告，交接憑證，銷燬清冊，檢查記錄，全宗介紹等材料。

第十五條 定期組織人員對檔案保管狀況進行全面檢查。對破損褪變的檔案要進行修裱、複製和其它技術處理。

第四章 檔案保密制度

第十六條 嚴格遵守黨和國家的有關保密制度，查閲、借閲遵守單位的保密制度，確保檔案的安全，嚴防丟失或泄密。

第十七條 查閲檔案，原則上在閲檔室。如有特殊情況確需借閲的，須經分管領導批准同意，並辦理借閲手續，按期收回。

第十八條 檔案人員不得泄露檔案內容，借閲檔案人員在借閲期間對檔案要妥善保管，不得轉借和擅自複製。

第十九條 外單位來本局查閲檔案時，須憑單位介紹信、工作證或身份證，經有關領導批准後方可調閲。

第二十條 機密文件只能查閲，一律不得外借和複製。

第五章 檔案利用制度

第二十一條 利用檔案必須愛護檔案材料，嚴禁在案卷上圈點、勾劃、裁剪等，確保檔案的完好， 如需摘抄複製，須經檔案人員審核，確認無誤後加蓋證明章方能有效。

第二十二條 檔案借閲期限一般不超過一個星期，如果需要延期，應辦理續借手續。

第二十三條 檔案歸還時，檔案人員必須檢查案卷有否缺損，如果發現有損壞案卷現象，按有關規定予以處理。

第二十四條 任何人不得把檔案佔為已有。

第二十五條 對不遵守檔案利用制度的借閲人員，檔案人員有權拒絕提供利用。

第二十六條 利用檔案必須填寫利用效果登記表，寫明利用目的和效果 。

第六章 檔案安全制度

第二十七條 本局檔案工作實行統一領導、集中管理的原則，維護檔案的完整、準確與安全。

第二十八條 對本局規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向綜合檔案室移交，集中管理，任何人不得將檔案據為已有，也不得擅自銷燬。

第二十九條 綜合檔案室保管的檔案是現行檔案，主要供本系統及有關單位使用，不屬於開放範圍，對外提供利用需嚴格按照本制度第四、五章執行。

第三十條綜合檔案室做到辦公、閲覽、庫房三分開。

第三十一條庫房內設密集架，配備空調、消防器材等設備，積極做好“八防”工作，杜絕事故隱患。

第三十二條 工作人員離開檔案室時應切斷電源，關好門窗。

第七章 檔案統計、鑑定、移交和銷燬制度

第三十三條 凡按規定接收進庫的檔案、資料都必須及時登記入冊，以作統計入庫數據。

第三十四條 建立檔案、資料、設備等實物統計台帳，做到記錄正確，帳物相符。

第三十五條 在各科室檔案進檔案室前，要對準備移交的檔案進行鑑定、審查，對保管期限、密級確定不準的案卷提出升降意見。

第三十六條 對本局各科室收集的零散文件材料進行整理鑑定，剔除無保存價值的材料，確保檔案的質量。

第三十七條 銷燬文件必須慎重，對鑑定中剔除的文件要暫存一段時間，確實沒有必要保存時，才予銷燬。

第三十八條 凡需銷燬的文件，要編造清冊，寫出書面報告，説明銷燬理由，經本局領導審查後才能銷燬，銷燬文件時由兩人監督，並在銷燬上註明銷燬日期、地點，銷燬人要簽名、蓋章。

第八章 會計檔案管理辦法

第三十九條 會計檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會計憑證、會計帳冊和會計報表等會計核算材料。它是記錄和反映經濟業務的重要史料和憑證。

第四十條 會計檔案是本局的重要檔案之一，應由機關綜合檔案室集中統一管理。

第四十一條 本局各部門應指定專人收集、整理會計檔案，把歸檔工作列入本部門的職責範圍，明確專人負責。

第四十二條 會計檔案當年立卷，由所屬部門保管一年後，向綜合檔案室移交。

第四十三條 檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，不得自行拆封，對個別需要拆封重新整理的，應當由原所屬部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。

第四十四條 檔案室對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同時嚴格執行安全和保密制度。

第四十五條 檔案室對保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要，須報單位領導批准，但不得拆散原卷冊，並限期歸還。

第四十六條 會計檔案保管期滿，需要銷燬時，由檔案室提出銷燬意見，會同檔案所屬部門共同鑑定，嚴格審查，編造會計檔案銷燬清冊，經本局領導批准後銷燬。

第四十七條 在銷燬會計檔案時，應由檔案人員和所屬部門共同派人監督，監銷人在銷燬會計檔案時嚴格把關，並認真進行清點核對，銷燬後，在銷燬清冊上簽名蓋章。