房地產開發企業檔案管理制度

房地產開發有限責任公司檔案管理制度：

1.主要內容及適用範圍本制度規定了本公司檔案資料的形成與歸檔、分類、鑑定與保管、借閲、保密、統計、銷燬等管理內容。

2.檔案的管理機構

2.1公司辦公室是檔案管理機構，公司辦公室主任具體負責檔案的日常管理工作，公司檔案員(兼)做日常具體工作。

2.2 文書結案後，財務資料，技術資料，房屋銷售資料、合同資料、法律資料的原件分別由財務部、技術部、銷售部、合同部歸檔並保存;工程技術資料由技術部負責歸檔，工程完工後移交濱海新區大港檔案館;其餘資料原稿由公司辦公室歸檔並保存。

2.3 各部室、各單位或個人視實際需要，經公司領導批准後可留存影本。

2.4公司檔案員(兼)主要工作職責

2.4.1 制定或參與制定檔案工作的規章制度;

2.4.2 對公司各部室、各單位文件材料的歸檔工作，進行指導和監督;

2.4.3 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作;

2.4.4 做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作;

2.4.5 提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

3. 歸檔範圍

3.1 政府及上級部門法規性文件資料。包括上級頒發、需公司執行的，或由行業發行的各種標準、規章制度等。(由辦公室負責歸檔並保存)

3.2 公司內部文件資料。包括由公司股東會、董事會、監事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄;公司iso9000體系文件;公司總體計劃或規劃、開發計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃;公司年度、月度工作總結和調查報告。公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標、公司大事記等。(由辦公室負責歸檔並保存)

3.3公司內部資質資料。包括法人營業執照、企業代碼證、資質證書。(由辦公室負責歸檔並保存)

3.4公司項目開發資料。包括國有土地許可證、建設用地批准書、建設用地規劃許可證、施工許可證、預售許可證等。(由開發部負責歸檔移交辦公室保存)

3.5公司工程技術資料。包括各類工程圖紙等。(由技術部負責歸檔並保存)

3.6公司項目合同審計資料。包括各種合同、勤達公司的各種合同等。(由合同審計部負責歸檔並保存)

3.7公司項目預決算資料。(由預決算部負責歸檔並保存)

3.8公司項目施工資料。包括公司備案資料、樁基竣工資料、標誌牌申請表、竣工備案通知書。(由工程部負責歸檔，並移交濱海新區大港檔案館保存)

3.9公司房屋銷售資料。包括公司上報的、在日常房屋銷售活動中形成的原始記錄和憑證、合同書、協議書等的原始記錄和文本。(由銷售部負責歸檔並保存)

3.10公司財務憑證。(由財務料整理並保存)

3.11 公司勞資人力資源資料。包括公司員工招聘、勞動合同、獎懲、考核、培訓、任命、工資審核記錄等相關資料。(由辦公室負責歸檔並保存)

3.12公司法律文書資料。(由合同部負責歸檔並保存)

3.13公司榮譽證書資料。公司和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。(由辦公室負責歸檔並保存)

3.14 聲像製品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。(由辦公室負責歸檔並保存)

3.15題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝製品等。(由辦公室負責歸檔並保存)

4.檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑑定、保管、銷燬、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

5.檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料，由各部室、各單位定期進行整理、立卷、移交公司辦公室進行歸檔。

5.1 立卷歸檔的時間

5.1.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在十日內整理並保存，需移交辦公室立卷歸檔的要在十日內辦理交接手續。

5.1.2 對於在外地施工部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

5.3 立卷歸檔的要求

5.2.1 各部室設立兼職歸檔員，兼職歸檔員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料進行裝訂後，交檔案室立卷歸檔。

5.2.2 移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字後各執一份。

5.2.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批覆、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

5.2.4 立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，註明保管期限。

5.2.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

5.2.6 立卷應以各部室形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件的歷史聯繫，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和麪貌。

5.2.7 立卷應以部室為主，結合其他特徵的方法組卷，把有密切聯繫的文件組合在一起。

5.2.8 立卷應把上級文件與公司文件(除請示、批覆外)按保管期限和文件年限分開立卷。

5.2.9 立卷歸檔後，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

5.2.10 文件組成案卷後，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

5.2.11 各種實物檔案(獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，並保持其完好無損。

5.2.12 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

6.檔案的借閲

6.1 檔案只供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，須經公司總經理批准後方可查閲。

6.2 各部室工作人員可直接查非密級檔案資料。公司重要文件和有密級的檔案，經公司總經理批准後方可借閲。

6.3 檔案借閲者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、複製、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標註證，不得轉借。

6.4 對珍貴或易損的檔案，應制成複製品提供使用。複製可採用複印、照片、重印副本、摘錄等方式。複製件應仔細校對，與原稿無誤後，註明檔案編號，然後提供使用。如有必要，給複製件加蓋公章，以示覆制不會有誤。

6.5 必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好後應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章後才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。

6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批准並辦理借閲手續。如延長借閲時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

6.7 借閲檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批准後，責令其賠償一切損失。

7.檔案保密要求

7.1 檔案管理員和借閲利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

7.2 有密級檔案只許在檔案室查閲，不許帶離本室。有密級檔案複製時，需經公司總經理批准。

7.4 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經公司總經理批准。

7.5 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑑定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

7.6企業在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，並退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字後，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之後，方能調離。

8.超期檔案的銷燬

8.1對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑑定，報公司總經理批准後，按規定銷燬。

8.2 經批准銷燬的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷燬，以免誤毀。

8.3 銷燬文件必須在指定地點進行，並指派專人監銷，嚴禁將銷燬的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷燬後，監銷人應在銷燬註冊上簽字。

9.檔案的保管檔案保管工作應做到四不：

不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。