供應商檔案管理制度

供應商檔案管理制度

供應商檔案管理是公司採購管理的重要內容，而不能把它僅僅理解為是供應商資料的收集、整理、

存檔。建立完善的供應商檔案管理系統和供應商管理制度，有利於更好的瞭解供應商之製程能力、品管

功能，更清楚地確認其是否有提供符合成本、交期、品質之產品的能力，是建立長期供需合作關係決策

的重要依據。

第一條 供應商檔案管理對象：

1、從時間序列來劃分：老供應商、新供應商、未來供應商。新供應商和未來供應商為重點管理對象。

2、從交易過程來劃分：包括曾經有過交易業務的供應商、正在進行交易的供應商和即將進行交易的供應商。對於第一類供應商，不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理;對於第二類的供應商，需逐步充實和完善其檔案管理內容;對於第三類供應商，檔案管理的重點是全面蒐集和整理資料，為即將展開的交易業務準備資料。

3. 從供應商性質來劃分：特殊公司(與本公司有特殊業務等)、普通公司等。這類供應商因其性質、供應特點、供應方式、供應量等不同， 對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。

4. 從供應數量和市場地位來劃分：包括主力供應商(供貨時間長、供應量大等)，一般供應商。不言而喻，供應商檔案管理的重點應放在主力供應商上。

第二條 供應商管理內容

1. 供應商基礎資料，即公司所掌握的供應商最基本的原始資料，是檔案管理應最先獲取的第一手資料。這些資料，是供應商檔案管理的起點和基礎。供應商基礎資料主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、e-mail、網址、負責人、聯繫人;公司概況、設備狀況、人力資源狀況、主要產品及原材料等。

2. 供應商特徵：供應能力、發展潛力、企業規模和知名度等。

3. 業務狀況：主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關係、與本公司的業務聯繫及合作態度等。

4、交易活動現狀：主要包括供應商的交貨狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策;企業信譽與形象、信用狀況、財務狀況等。

第三條 供應商檔案管理方法

1、建立供應商檔案卡。作為供應商檔案管理的基礎工作，是建立供應商檔案卡(又稱供應商管理卡、供應商資料卡等)。採用卡的 形式，主要是為了填寫、保管和 查閲方便。

供應商檔案卡主要記載各供應商的基礎資料，這種資料的取得，主要有三種形式：

① 提供供應商資料卡，由供應商填寫。

② 由採購員通過平常的業務活動或其他各種渠道瞭解、收集供應商的相關資料。

③ 通過本公司和供應商已發生的採購情況(包括產品性能、產品質量、售後服務等實際情況)。

然後根據這三種渠道反饋的信息，對供應商的相關資料進行整理、核實彙總，填入供應商檔案卡。

2、通過採購員與供應商溝通建立供應商檔案卡的主要做法是：編制供應商信息週報，由

彙總整理，週會時上報總經理，據此建立綜合的供應商檔案。

第四條 供應商檔案管理應注意問題

1. 供應商檔案管理應保持動態性。供應商檔案管理不同於一般的檔案管理。如果一經建立，即置之不顧，就失去了其意義。需要根據供應商情況的變化，不斷地加以調整，消除過舊資料;及時補充新資料，不斷地供應商的變化，進行跟蹤記錄。

2. 供應商檔案管理的重點不僅應放在現有供應商上，而且還應更多地關注意向供應商，為公司選擇新

應商，開拓新市場提供資料。

3. 供應商檔案管理應“用重於管”，提高檔案的質量和效率。不能將供應商檔案束之高閣，應以靈活的方式及時全面地提供給業務人員和有關人員。同時，應利用供應商檔案，作更多的分析，使死檔案變成活資料。

4、借閲供應商檔案時，必須辦理借閲手續。請借閲人員註明借閲期限。