供應商管理制度大綱

關於合同與單品確認

● ××談判部是代表公司統一採購商品和確定供應商的唯一部門

● 在確立合同前，供應商須向談判員提供其廠商資信材料，商品的有關證明及特殊商品政府要求的其它證明（供應商須備有傳真機，否則不能合作）。

☆ 營業執照、組織機構代碼、税務登記證複印件。

☆ 生產許可證/代理證書複印件。

☆ 質量檢測合格證/衞生檢疫合格證/進京銷售許可（對外埠產品）/商檢證書（對進口產品）。

● ××超市總部供應商合同，對××超市各店均有效。供應商和××超市及其各店均需遵守執行。

● 合同經雙方確認後，談判部將供應商的基礎資料及合同條款的談判結果錄入電腦傳送到店，並給供應商在××超市唯一一個“廠商編碼”（同一供應商供應××超市不同部組單品，僅在“廠商編號”前加部組號以示區別）。

● ××購銷單品清單為合同的重要附件，該附件為××超市選購供應商具體單品的依據，是對確認每一單品基礎信息的全面描述。

● 購銷單品清單須經雙方簽字確認，確認後談判部將單品基礎信息錄入電腦傳送到店，並給每一供應商的每一單品在××超市唯一一個“單品編碼”。

● 供應商基礎資料和其供應的單品基礎信息（單品調整或包裝/規格/價格等）如有變動，須以書面形式提前一個月通知談判員，以便及時更正購銷單品清單，變更電腦系統記錄的供應商基礎資料和單品基礎信息。這樣就會保證訂貨、收驗貨、對帳及結款的順利，提高雙方數據的準確和效率。

● 雙方確認合同後並非承諾購買，商品的採購需通過店訂貨單進行。如對合同或購銷單品清單有疑問請與談判員聯繫。

● 有關商品及商品促銷的所有問題，供應商應與談判員聯繫解決。

● 談判部每星期一、二、四、五為供應商洽談接待日。為提高效率，請與談判員預約洽談時間。

● 為節省往返時間，供應商及其單品基礎信息變更和促銷確認請儘量以傳真形式通知談判員。

關於訂/送/驗收貨

● 店營業部門依據談判部傳送的供應商及單品基礎資料，根據店內銷售及庫存情況向供應商發送訂單（訂單須是電腦打印，手寫訂單無效）。

● 訂單須以傳真方式向供應商下達（非傳真方式供應商可拒絕送貨，並向公司稽核部反映）。

● 供應商收到訂單後，要按訂單及時備貨並按要求時間送到訂貨店的收貨組。

● 供應商必須按訂單送貨，與訂單不符收貨部拒絕收貨，商品質量有問題拒絕收貨。同樣錯誤不允許重複發生。

● 訂單傳真不清楚或訂量不清楚，請與店指定人員聯繫確認。臨時貨量不足或斷貨，請及時向各店營業主管或經理反映，協商解決方案。長時間（15天以上）斷貨或供應商已停止生產供應的單品請提前一週向談判員反映，以便談判在電腦系統內及時終止，店營業不再訂貨。

● 收貨完成後，供應商請在訂/驗貨單上簽字確認。有退貨請確認退價、量、額後，在退貨單上簽字。並記錄訂/驗貨單、退貨單的流水號。

關於對帳和結款

● 店財務部核算員負責與供應商對帳業務。

● 在結款日前15天開始對帳。對帳時間為每星期一至星期五上午9：30到12：00。

● 為節省時間，請供應商在對帳期以傳真形式向核算員報數，在確認核算員收到傳真後的最晚第三天核算員須向供應商電話答覆數額是否相符，如不符雙方應預約時間詳盡核對。

● 對帳完成後，請按雙方核對的數額開具增值税票，並請供應商在結款日前至少7天將税票送至財務部，以保證按期結款。

● 供應商第一次辦理結款，請提供：

☆ 公司授權的結款代表人的證明，包括公司抬頭的信紙、結款代表人的姓名和簽名、蓋有公司章。

☆ 結款代表人的身份證複印件並加蓋有公司章（A4規格紙張）。

☆ 供應商的開户行及帳號。

● 供應商發生退票，請用公司抬頭的信紙説明支票作廢原因，並加蓋公司章，同時交納10元手續費。財務部收到作廢支票日起五個工作日後重新開具支票。

● 供應商支票遺失，請立即到××超市開户行掛失。如支票未被冒領，自供應商報告之日起30天后財務部重新開具支票。

關於工作劃分

● 談判部談判員負責：供應商的簽約、終止，單品的新增、終止、變價等變更，促銷，贊助費用。

● 財務部負責：核收區談判部談判員與供應商確認的各項贊助費用。

● 店營業/收貨組的營業員/主管負責：訂貨、驗貨、退貨。

● 店財務部核算員/會計負責：對帳、結帳、賠償。

● 店營業經理負責：長期租用店內堆頭、店內廣告。

供應商在以上各環節遇到問題可投訴於談判部：談判經理/區經理；店內：店長。

關於業務其它要求

● 我們合作雙方都希望向顧客提供最低價優質的商品，這樣可以贏得更多的顧客。對於我們雙方，這就意味着銷量的增加和生意的提升。為此，××超市必須擁有最低成本。

● 為推動店內銷售，××超市要求供應商積極參與促銷，並支持××超市的促銷活動、新店開業和店慶等到活動。

● ××超市希望供應商和談判員就商品調整、價格調整、促銷活動等方面多加交流和建議，並願與供應商分享銷售業績和市場信息。

● ××超市要求供應商在合作上必須誠實，提供的所有資信和證明材料必須合法真實有效，供應到店的商品必須與談判員洽談選定的商品一致。

● 因商品質量問題導致顧客投訴或政府專業部門檢查處罰的，造成××超市相關損失由供應商補償。××超市並視嚴重和影響程度決定是否加重處罰或終止合作。

● ××超市規定所有業務洽談必須與談判員在公司的談判間進行，所有業務活動公開。

● ××超市為保護我們合作雙方的利益和顧客的權益及員工隊伍的清廉，所有業務活動公開透明。

● ××超市相信供應商給予談判或營業員工的任何好處（如回扣、禮品或其它好處）都會導致雙方經營成本的上升和不必要的費用支出，我們不希望有這種情況發生，所以××超市規定：

☆ 凡××超市員工，不論職務高低，都不得出於個人利益從與××超市有業務往來的公司或個人，收受任何禮品、小費、現金等形式的饋贈。這些饋贈包括：娛樂活動票券、有價證券、現金或商品形式的回扣，供應商支付的旅行、節日禮物、餐飲等。

☆ 該規定請供應商支持配合。如供應商出於自身利益賄賂××超市員工，一經發現即終止合作。如××員

工出於個人利益向供應商索要或利用權力壓制供應商的正常合作，請直接向公司稽核部反映。

☆ 供應商贊助××超市的任何費用，都須有談判員和供應商雙方確認的××超市的收費單據，供應商 憑此單據到財務部交納確定的費用，財務部收訖後在收費單據上核章並向供應商開具相應發票，供應商將財務核章的收費單據交給談判員，談判員將此單據粘貼在合同中。談判員未填收費單據或財務部未開具相應發票，供應商有權拒絕交納。

☆ 未按時限交納的費用，總部憑確認的合同或收費單據有權從應付貨款中扣除。

關於供應商建議或投訴舉報

● ××超市願意聽取接受供應商對雙方業務合作有幫助、生意有提升的好的建議或意見。

● ××超市對供應商利益的維護，就是各級嚴格執行雙方確認的合同、協議、單據及公司的規定。供應商對不執行的員工、部門可寫清事實向公司稽核部投訴舉報。公司對所有投訴舉報內容（信件、陳述、舉報人等）高度保密。

稽核部地址：XX市XX區××超市稽核部，郵編