檔案管理制度十篇

檔案管理制度 篇1

1目的

為規範安全管理體系文件的管理，對包括職業健康安全在內的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環節/場所使用的文件具有統一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關的部門均使用有效的現行版本文件，防止誤用作廢文件。

對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據，在必要時實現可追溯性。

2範圍

本程序包含了文件的編寫、審批、發放、使用、更改及作廢等子過程。規定了各過程負責人的職責，適用於各過程管理體系文件的控制。

本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用於公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。

3職責

各過程管理部門職責：

負責確定所管理的過程的文件需求。

負責對所需的文件進行策劃並安排專人編寫。

負責過程管理文件的組織編制。

負責嚴格執行過程管理文件的規定，並按規定的表格做好相應的記錄。

負責文件更改內容等。

生產部職責：

負責管理手冊的編制。

負責體系的認證和日常維護管理工作。

各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批准。

各部門負責本部門記錄的建立與管理。

4程序內容

確定文件種類

為便於文件管理，根據不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。

外來文件：外來文件係指國家、地方政府部門發佈的法律、法規、條例和標準;上級部門下發的通知、要求、規定和辦法;相關方的期望和要求。

綜合管理體系文件

a.方針、目標和指標;

b.實現方針、目標和指標的策劃;

c.控制各業務過程的程序、規定、指導書、表格。

資料和記錄

相關的資料包括但不限於：

a.各類分析/評價/統計數據;

b.特種設備及其附件的安全技術監察資料;c.建設項目可行性研究報告、HSE預評價報告、設計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批覆意見;

d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄; e.專項風險評價、環境因素識別及環境影響評價報告;

f.化學危險品安全標籤、安全技術説明書、儲存、使用防護指南; g.危化品應建立一欄三卡

h.設施的'設計、運行技術資料;

i.供應商和承包商檔案;

j.作業許可證等;

k.其他資料。

提出文件的編制和修改需求

公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過程負責人提出申請。

過程負責人確定所管理的過程的文件需求。指定編寫人

如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃並安排專人編寫。管理手冊由生產部負責編制;部門各過程管理類文件由過程負責人負責組織編制;

進行編寫

按照體系文件編寫的格式要求進行文件編寫。文件格式基本內容：

a.目的：明確編制本文件要達到的目的

b.範圍：本文件使用的範圍，包括活動範圍、職能範圍和管理範圍

c.定義：需要對使用人解釋的術語或詞彙

d.職責：本文件中的主要職責劃分，包括本文件的責任部門e.程序/規定內容：針對各項活動提出具體的要求、職責、時限f.相關文件：編制本文件所依據的文件或引用的文件g.相關記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄

i.文件概要/流程：規定類文件的概要及程序文件的流程圖文件的編號按如下要求：

記錄編號

文件層別號

文件類別

公司代號jP

其中：序號為阿拉伯數字，如：01，02，03等;

文件類別為：管理手冊用01標識，程序文件用02標識，公司級管理性制度用03標識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標識，如生產部用QG標識。

例子：

文件編號：jP-AQ-0201《法律法規標準規範管理程序》表格編號：編號jPL-AQ-0201/01，其中01表示對應程序的第一張記錄。

所有文件必須有版本標識，如有文件更新，版本隨之更新。

評審和審批

文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中籤字，交部門主管審核同意，再送交

相關部門主管審閲會籤，並由文件批准人應對文件進行仔細審核後，如果同意在批准欄簽字;如果不同意將文件返回文件編寫人，待修改完畢後再批准。

文件審批權限。

a.質量、環境、職業健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責、公司各部門的主要負責人職責由管理者代表審核，總經理批准。b.過程管理文件由過程負責部門主管審核，安全生產負責人批准。

c.技術類工藝操作規程、工藝指標等、產品標準由技質部主管審批。d.各部門內部適用的文件由本部門負責人批准。

發放控制

生產部發布綜合管理體系文件,建立外發文件清單，該清單內容包括：文件名稱、編號、版本、發放日期、數量、發至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應保持最新狀態。。

各過程負責人將所編寫的文件經授權批准人批准後，將書面文件及電子版文件一同送交生產部，生產部保存文件原件。

各部門需建立《文件控制清單》，在發佈/修改文件的同時，文件與文件清單保持一致。

使用控制

生產部組織負責更新管理體系有關文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態;每季度備份一次電子版文件。

管理體系相關的文件必須妥善保存;各部門負責保管本部門相關文件;不得在文件上亂塗畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易於識別和檢索。

文件更新

文件更改時，由過程管理部門持原批准人批准的文件、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案後。同時更新《文件控制清單》，生產部保存批准的文件原件。同時各部門下發的綜合管理體系受控書面文件應立即回收並更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預期使用。

當文件在實施過程中因組織結構、產品、工作流程、法律法規、標準等發生變化時，原文件編寫單位負責組織對文件進行評審。如果需要進行修改，由原文件編寫單位負責提出

文件更改申請後組織對文件進行編寫並按原文件的審批程序進行審批。

安全記錄管理

建立記錄清單

安環部制訂安全記錄台帳，使用統一表格。內容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質、處置、類別等。安全記錄的使用

按規定的項目填寫，所有記錄應及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意塗改，不能使用鉛筆填寫。收集

定期對安全記錄進行收集並整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。

儲存、保護

記錄可以是紙質或電子媒體，對於電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應留有備份。記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時還要做好標識。

保存期限依據“安全記錄台帳”中保存的期限規定。處置

記錄保存人按照“安全記錄台帳”中規定的處置要求在保存期滿後進行處置，包括銷燬或歸檔。

5相關文件

無

6相關記錄

AQ-0202/01文件控制清單

AQ-0202/02文件發放、回收記錄AQ-0202/03文件更改通知單AQ-0202/04安全記錄台帳AQ-0202/05評審記錄檔案管理制度範文二：

為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閲手續，使公司檔案管理達到規範化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：

1.檔案管理的範圍

本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、後勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

2.檔案的管理部門

公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔範圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存複印件。

接收檔案必須認真驗收，並辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。

3.檔案的分類

在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類：行政管理、人事管理、財會檔案、生產經營管理、技術質量安全管理、基建檔案、外來文件、聲像檔案、實物檔案、其他檔案。財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。

實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎盃獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。

4.歸檔要求

歸檔的文件材料要完整、系統、準確。

歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留複印件，並將複印件與原件一起存檔，並加以説明。

存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯繫的原則，並按立卷要求特徵及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。

檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，並區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚，字跡工整、清晰，裝訂整齊。

檔案盒內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它文件按文件的重要程度或形成時間先後排列。

文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷燬手續。

歸檔時間：部門或責任人應於相關工作結束後立即將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

5.檔案的查閲和借閲

查閲檔案應填寫檔案查閲登記表，寫明查閲時間、查閲內容、查閲目的等。有關人員應在檔案室內查閲檔案資料，閲後及時歸還。

查閲檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須複製的，應填寫檔案資料複製申請單，經所在部門經理簽署意見後方可複製。

原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閲，但必須由所在部門出具借閲申請並由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閲人的相關權限。借閲檔案時應做到以下幾點：

借閲者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案櫃翻閲查找;

按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，網，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閲;

要愛護檔案，不得丟失，並注意保密，不得擅自轉借他人;所借檔案不得隨意摺疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、塗寫;借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閲者當面核對清楚;

檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任;

調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件後方可辦理調離手續。

6.檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。

7.檔案的保管

要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案櫃所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，並採取補救措施。對於不易繼續保存的檔案資料，應及時予以複製;對於已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，並按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。

檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閲與自己工作內容無關的檔案資料。

8.檔案的銷燬

公司對各類檔案每二年進行一次鑑定。對超過保管期並經鑑定無保留價值的檔案做出銷燬處理意見，報總經理批准後予以銷燬

管理制度

1.為規範機關及項目部文印管理，提高文印質量，根據有關規定，結合實際，制定本制度。

2.文印工作必須堅持“統一管理，分級負責”的原則，公司綜合事務部為本公司文印管理職能部門，主管公司處理工作，各部、室、項目辦及各項目部負責本部室各自的處理工作。

3.公司必須由公司綜合事務部統一收發、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷燬。

4.公司行文程序規定如下：

根據文件性質和內容，由相關職能部門承辦擬稿，部門負責人核稿簽字，如多部門聯合行文，必須由聯合行文的部門會籤後送公司綜合事務部審稿。屬行政序列文件須經行政領導簽發，公司綜合事務部統一編排字號和登記後，並打印出來。相關職能部門原擬稿人校對後，再繕印、用印和封發，文件底稿加蓋公章後由檔案室存檔。

5.各類的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不準使用元珠筆和鉛筆。經修改後的底稿，如果稿面較亂，必須由擬稿人或承辦部門清稿後交付簽發和打印。

6.上行文的呈辦，下行文的執行、檢查，均由擬文部門負責。

7.公司設立檔案室，統管各類文件。實行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負責並及時地對各類文件進行分類、標引、立卷、存檔。

8.凡公司和各項目部在各項工作中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，均應及時交檔案室統一歸檔。

9.嚴格履行文件閲辦手續。凡需借閲、傳閲文件，均須及時簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。

10.外單位人員需查閲本公司案卷，必須持介紹信。查閲一般性案卷，由綜合事務部部長審批;查閲重要和重要資料須經公司總經理審批。

11.歸檔和資料的複印或複製，必須經分管領導審批，並要在檔案管理人員的監督下完成複印或複製工作。

12.嚴格保密制度，嚴守國家機密。凡屬機密文件，承辦部門或個人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級文件未經上級批准，不允許複製。根據上級機關的要求和安排，人員應按時上交標密文件。

13.有關的具體處理辦法，按《處理辦法》執行。

文檔管理制度

1.目的

為加強公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：

檔案管理包括公司所有的文檔、技術、設備、財務和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。

本公司所有職工有保護義務。

2.行文條例

公司行文由發文部門擬辦後呈部門負責人核稿，一般情況下報總經理簽發，最後送至綜合事務部打印發文。

公司收發各類文件，根據文件性質，報總經理批示辦理，並及時做好文件的登記、歸檔工作。

公司領導不在時由指定的負責人負責各類行政性文件的簽發、批示。

3.管理

工作人員在工作中形成的各種材料應及時移交至本部門，集中管理，個人不得據為己有。

各部門的工程技術資料一般按年定期彙總移交至綜合事務部管理，綜合事務部根據文件資料性質，定期彙總存檔。

公司舉辦重大活動應通知檔案管理人員參加，收集活動中的材料，集中管理。

財務資料由財務人員按規定管理。

各種資料應建立電子文檔，實行電子化檔案管理。

銷燬檔案必須經過總經理認可，才可以銷燬。禁止管理人員擅自銷燬。

禁止個人將公司檔案及複印件送他人或出賣。第4/5頁

公司對保密檔案，落實專人妥善保管。

綜合事務部應嚴格按檔案性質、類別、保存年限來處理檔案，意見先報公司總經理。

4.責任

有下列行為者，將根據公司有關規定和國家法規，給予責任行為人行政、經濟處罰，情節嚴重的，給予解聘直至追究法律責任。擅自塗改檔案。

未按規定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。

未按規定向他人提供檔案。

損毀、丟失屬於公司所有的檔案。

檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。

檔案管理制度 篇2

(1)檔案、資料工作人員要嚴格遵守單位有關管理制度,確保檔案資料的絕對安全。

(2)要認真保管好檔案資料,末經允許,不準將檔案、資料帶到公共場所、家中及遊覽、參觀、探親訪友,不準將檔案資料外借出私人。

(3)凡借閲檔案、商業資本嚴格履行審批手續,需要摘錄的要記錄在登記冊上。

(4)要做好防火、防潮、防光、防蟲、防鼠工作。

(5)節假日前,要由領導同管理人員對辦公室認真進行一次安全檢查之後進行查封。

(6)檔案、資料工作人員對工作要認真負責任,堅守崗位,如發生意外事件要立即報告並積極採取有效措施。

檔案管理制度 篇3

一、工程技術資料:

1、項目取得資料(批文等);

2、各類建築許可證;

3、各類圖紙;

4、開竣工、綜合驗收等報告、通知、會議紀要;

5、物業接管驗收記錄;

6、其他合同、資料。

二、客户資料:

1、前期服務協議;

2、交房清單;

3、業主(客户)入住驗房表;

4、裝修資料(包括申請、許可證、檢查記錄、[改建、增設]申請、人員出入登記、裝修違規記錄);

5、家庭情況登記;

6、租户資料。

三、維修資料:

1、任務單;

2、報修、約修記錄。

四、安全維護管理資料:

1、值勤記錄;

2、交接班記錄;

3、物品出入登記;

4、外來人員出入登記

5、車輛管理資料(包括情況、出入登記)。

五、設施、設備管理資料(包括消防):

1、購銷合同;

2、安裝圖紙;

3、説明書;

4、養護計劃;

5、運行、維修、養護、巡查記錄。

六、綠化管理資料:

1、圖紙;

2、承包合同;

3、養護工作計劃

;4、檢查記錄。

七、環境衞生管理資料:

1、工作計劃;

2、檢查記錄。

八、社區文化資料:

1、活動計劃;

2、活動通知;

3、活動圖片。

九、業主反饋資料:

回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。

十、行政文件資料:

1、規章制度;

2、總結、通知、通報、決定等相關文件資料。

十一、業主委員會資料:

1、籌備、成立等文件資料;

2、會議紀要、決議等。

十二、財務管理資料:

各種收費資料(包括綜合服務費、日常維修費、車輛管理費等報表、單)。

●資料整理、歸檔:

按照市、省、全國住宅轄區物業管理綜合考核的規定與物業管理檔案歸檔要求進行整理,然後歸檔立卷。

●檔案借閲:

文檔查閲須經檔案管理部門負責人批准。

●檔案的銷燬:

根據文檔的保存期限,定期對過期和作廢的'文檔進行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對已過期的檔案,經主管領導核實報公司領導審批後予以銷燬,同時建立銷燬的文檔清單備查。

檔案管理制度 篇4

一、集中統一管理本機關的全部檔案，做到專人、專室、專櫃管理，任何人不得據為已有。

二、加強庫房管理，防盜、防光、防高温、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等方面的工作，配置必須的保護設備。

三、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，並作好記錄，發現問題及時向分管領導彙報，採取積極有效措施，保護檔案的安全。

四、認真做好檔案的收集登記工作，做到目錄與室藏檔案相符。

五、定期對檔案進行鑑定，準確地判定檔案的存毀，銷燬失去價值的檔案，由鑑定小組提出意見，登記造冊，經機關負責人批准後，由二人在指定的地點監銷，禁止擅自銷燬檔案。

六、檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續後，方可離開崗位。

七、因保管不善，造成檔案毀壞和丟失的，按《檔案法》的有關規定，追究責任。

檔案工作人員崗位責任制

一、認真貫徹執行上級有關檔案工作的方針、政策和法規，刻苦學習、不斷提高文化和業務水平、適應工作的需要。

二、負責文件材料的立卷歸檔工作。

三、做好檔案資料的整理、編目、鑑定、保管、統計、編研和系統化工作。

四、全面熟悉室藏，開發檔案信息資源，積極提供利用，做好諮詢工作，嚴格執行保密和檔案的利用制度。

五、加強檔案室管理，做好温濕度記錄，年終對室藏檔案資料進行全面地核對清理，確保檔案的完整與安全。

六、保持室內整潔，遵守防火安全制度。

××局檔案保密制度

一、根據國家保密法和國家税務總局、省地方税務局關於税收工作中國家祕密及其密級具體範圍的規定，做好檔案的密級劃分和密級的變更工作。

二、嚴格檔案借閲審批手續，檔案查閲只限於閲文室，查閲者不得抄錄、複製和拍照，更不得擅自帶走和轉讓他人；如確因工作需要，必須經分管領導批准，採取相應保密措施，使用後及時歸還。

三、檔案室房屬機要重地，無關人員不得擅自入內。

四、對於造成泄漏檔案機密的單位和個人，依照《國家保密法》

有關規定視其情節輕重給予嚴肅處理。

××局檔案利用制度

一、凡需利用檔案資料者，必須填好借閲單，説明利用的目的等項。

二、利用檔案資料必須履行登記手續，在指定的地點查閲。檔案原則不借出。但確因工作需要借出的，必須經辦公室主任批准。借出的檔案不得轉借其他單位或個人使用，按期歸還。

三、重要的資料一律不借出，只限於查閲室查閲。

四、查閲檔案時，不得損污、塗改檔案，不得在文件材料上圍點、打槓、增刪、批註、抽換、剪裁、撕毀。

五、如因工作需要複製和抄錄檔案資料，要經辦公室主任批准，由檔案室核對無誤後，力口蓋公章，方可帶走。

六、局黨委會、局務會記錄、人事工作材料及案件討論記錄，除有關領導外，一律不準查閲，更不得摘抄或複製。

七、對歸還的案卷，必須全面進行檢查，發現問題，及時認真處理。

八、借查檔案人員必須嚴格遵守上述制度，違者按《檔案法》有關規定追究責任。

檔案管理制度 篇5

一、為規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔範圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4、各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。

七、檔案的借閲

1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閲非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閲手續。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閲非密級檔案時，由部門經理辦理《借閲檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3、公司檔案密級分為絕密、機密、祕密三個級別，絕密級檔案禁止調閲，機密級檔案只能在檔案室閲覽，不準外借；祕密級檔案經審批可以借閲，但借閲時間不得超過4小時。祕密級檔案的借閲必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委託書的內容執行。

4、檔案借閲者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷燬

1、公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。

2、當某些檔案到了銷燬期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷燬審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批准後執行。

3、凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷燬；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷燬。

4、經批准銷燬的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的《公司檔案資料銷燬審批表》和將要銷燬的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久保存。

5、在銷燬公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷燬。

第6篇：公司員工檔案管理制度

1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業錄用的具有本市城鎮户口的員工，其原始資料由本企業調入、保管。

2、凡本企業錄用的具有城鎮常住户口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿後，按本企業調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書面説明材料，未經批准不調檔者或逾期未調檔者企業有權與期解除勞動合同。

3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑑別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。

4、查閲原始人事檔案管理規定：

（1）查閲員工原始人事檔案前必須填寫《查閲員工人事檔案申請單》，經主管領導審批後，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閲員工原始檔案。

（2）查閲員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一保存或使用後統一銷燬。

（3）員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續後，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。

（4）非本企業人員查閲原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閲員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閲審批程序，人資行政部協調辦理。

（5）員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批後，由人資行政部辦理。

5、員工業績、培訓檔案：

員工業績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的複印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。

（1）人資行政部負責員工的培訓、業績檔案的整理歸檔及日常管理。

（2）員工培訓、業績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業績檔由人事文員管理。

（3）部門部長可以調閲本部門員工的培訓、業績檔案。

（4）員工培訓、業績檔案按國家有關檔案管理規定記入員工的人事檔案。

（5）員工離職後，員工的培訓、業績檔案由人資行政部留存作為備查。

檔案管理制度 篇6

一、用心宣傳黨和國家關於檔案管理的法規、條例。

二、遵守各項檔案業務規章制度。

三、維護檔案的完整、系統和安全，定期檢查檔案保管狀況，改善檔案保護技術，嚴守國家機密。

四、用心開展諮詢服務；熱情接待檔案利用者，迅速、準確帶給所需檔案和資料。

五、深入基層，開展對兼職檔案員的業務培訓和指導工作。

檔案鑑定制度

一、在主管校領導主持下，由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑑定組，按照分工，個人初鑑、羣眾審查，具體工作由檔案室組織。

二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發展的觀點鑑定其價值，準確把握歸檔範圍和保管權限，有異議時由鑑定組裁定。

三、檔案到達開放期，由鑑定組作出是否向社會開放的決定。

四、檔案保密期滿，由鑑定組作出是否變更密級或解密的決定。

五、檔案存留期滿，由鑑定組提出銷燬或延長保管期限的意見，經主管領導批准後，方可存、毀。

六、銷燬檔案前登記造冊(註明題名、數量、鑑定時光、參加鑑定人員)；銷燬時由3人執行；事後在清冊上註明銷燬日期並簽字；清冊歸檔。

檔案管理制度 篇7

為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。

一、檔案的分類：

1、一般保密文件：公司的規劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協議書、合同書、項目方案、公司註冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關的政府文件法律文件等。

2、專業技術文件：專業技術圖紙、説明書、資料、文件、書籍、軟件。

3、機密文件：上述專業技術文件以及年度計劃、統計文件、財務憑證、財務報表、審計文件、經營情況、勞動工資和人事檔案等。

4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。

5、有關公司發展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管範圍。

6、除有特別規定外，檔案資料由行政部負責管理。

二、存檔：

1、合同按照《合同管理規定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。

2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。

（1）如存檔文件資料為傳真件時，必須複印一份存檔。

（2）凡涉及經濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。

（3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結束後存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續要完備，如有遺漏立即補辦。

（4）文件的電腦存檔。

（5）公司發出的文檔都要在電腦中保留副本，並按文本文件歸檔方式命名保存。

（6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的信息資料轉存軟盤或光盤，並存放於磁盤盒內妥善保管。

三、借閲：

1、部門主管及以上人員可直接借閲一般性檔案資料，如借閲機密資料，須經經理批准。

2、其他員工借閲與本職工作有關的資料時，可直接借閲；如借閲與本職工作無關的檔案資料或機密資料，須經本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經理批准。

3、借閲時，原則上只允許在公司內使用，並辦理借閲手續，當天借閲當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閲，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經理簽字後方能借閲。

4、借閲的'資料必須妥善保管，不得塗改及私自複印。如確需複製，一般資料，須經部門主管批准；機密資料，須經公司經理批准。

5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其後果由責任人承擔，必要時公司將採取法律手段保護公司的利益。

四、專業技術資料的管理

1、專業技術資料除另有規定外，公司指定技術部門專人管理。

2、屬於工作需要而發給有關部門的技術文件資料，在領用時必須辦理登記手續，實行“誰領用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發放文件資料的情況書面通知行政部。

3、長期領用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發現有丟失，必須書面通知行政部，並上報公司經理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經理視其造成的影響酌情處理。

五、文檔的銷燬

1、除物業公司經理外，任何人無權私自銷燬公司任何檔案資料。

2、每年底清理檔案後應將沒有保存價值的文件銷燬，銷燬時應先報請公司經理批准，登記留底並抄送一份給總公司辦公室後方能銷燬；銷燬時，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。

3、經批准銷燬的檔案資料，檔案管理人員應編制銷燬清單，經主管副經理簽字後，由專人負責辦理。銷燬清單應作為檔案資料長期保存。

六、檔案立卷

每年年底清理公司所有文檔，將已經辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應編制卷內文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，並附立卷登記表一份。

七、附則

1、員工離職時，必須將所領借文檔資料全部歸還，由相關管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規定扣罰責任人。

2、檔案資料轉移時，必須報請主管副經理以上批准，並辦理交接手續。

3、凡違反本規定的，除已有規定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節嚴重者，加重處罰。

4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。

檔案管理制度 篇8

一條社團聯合會檔案是社團聯合會歷史延革、工作開展情況的真實記錄，是社團聯合會決策、開展工作的重要參考。

二條社團聯合會檔案由相應部門管理，實施檔案登記管理制度，定期進行整理、歸檔和編目。

三條對於上級文件、外校來函及相關圖文資料等有保存價值的材料均作為檔案保存。

四條社團聯各部的部門工作計劃、工作總結、活動情況及時以書面形式上交辦公室，並由辦公室（社團資料檔案由祕書處管理，下同）整理後存檔。辦公室作好每一次會議記錄，整理後存檔作為社團聯合會會議記錄。

五條加強與各社團及其管理機構的聯繫，並對他們的工作計劃、活動開展情況、任務執行情況等建立專門檔案。

六條加強對各社團的檔案管理，各社團的工作計劃、工作總結、活動開展情況，以書面或表格形式及時上交各分管常任理事，並由各類別社團工作委員會整理後交祕書處檔案人員存檔。

七條社團聯合會各部人事、各社團人事及社團負責人推薦表，社團負責人任命表，社團負責人檔案表，社團幹部考查表，社團幹部考查考核表，社團幹事考核表，社團理事會登記表，社團會員登記表等一併整理，單獨存檔作為社團聯合會系統人事檔案檔。

八條社團聯合會各部、各社團每月必須及時上交每月帳目開支表，由經費審查部核實並存檔作為社團聯合會系統財務檔案。

九條各部門須認真整理並妥善保管檔案，借用相關檔案的須經得相應部門同意，辦理手續後方可借用。

十條其它各部、社團及個人必須妥善保管並及時歸還所借檔案資料，檔案借閲期不得超過一週。

十一條主席團有權對檔案管理工作不定期進行檢查。

十二條本制度解釋權歸淮北師範大學信息學院學生社團聯合會，自通過之日起生效。

檔案管理制度 篇9

一、收集歸檔範圍

本機關在各項工作中構成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關係很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔範圍，應按規定的範圍、時光和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。

(一)本級文件

1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級幹部會議的會議記錄、會議紀要。

2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、彙報、簡報、通報、通知。

3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。

4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批覆、通知。

5、各項決定、決議、規定、標準、規範、條例、辦法、制度、守則、要求。

6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。

7、反映生產、基建、科研設備、工藝狀況底圖、藍圖及文字材料。

8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。

9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。 10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。

11、年鑑、大事記、基礎數字彙編、基本狀況綜合。

12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。

13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。

14、已故人員資料。

15、重要的人民來信及處理材料。

16、本機關修改、出版的書刊、資料樣板。

17、本機關(包括上報和下批)幹部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團幹部名冊、年終統計、報表、幹部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫卹等審批表及幹部獎懲等文件材料。

(二)上級文件材料

1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批覆及調查、檢查、經驗材料。

2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。

3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。

4、上級報刊刊載有關本機關、本地區狀況的文章。

(三)同級文件材料

1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。

2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。

3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。

4、有關單位發來的重要的、需要執行的'方針、政策性文件。 (四)下級文件材料

1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。

2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案文件。

3、重要的名冊、登記表。

4、大事記、基本狀況彙編、基礎數字彙編。

二、歸檔份數

文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件彙編用。

三、歸檔時光和方法

(一)凡經過打字室打印的文件，打印好後由打字員收集，交文書檔案員歸檔。

(二)凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。

(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作構成的全部文件材料，系統整理後送交綜合檔案室歸檔。

(四)外出開會、考察、學習、參觀構成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。

(五)年度工作總結、各種年報、黨員、幹部名冊，應於翌年一月底前交文書檔案歸檔。

(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。四、歸檔要求

(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。

(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批覆、來文與覆文一齊歸檔。

(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，資料、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。

(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用複製件。

(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字説明。

(六)凡是歸檔的文件材料務必經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一齊，按文件的先後構成排列好。

檔案管理制度 篇10

（一）學生檔案內容

學生畢業離校前，檔案內容除了原有高中部分檔案外還必須包括：

1、高等學校畢業生登記表。此表必須由學生本人填寫，字跡要清楚，用藍黑墨水鋼筆或碳素墨水筆填寫各項內容；“畢業生鑑定”是畢業生在校期間德、智、體綜合素質的評價，請輔導員認真填寫，報學生管理部門審核加蓋公章。

2、學士學位審批表。學生修完規定學分，經校學位評審委員會批准，獲得專業學士學位。

3、全國普通高等學校本專科畢業生《就業通知書》。除升本、升研、出國深造的畢業生外，其他畢業生《就業通知書》一律歸入本人檔案，作為身份變化的依據。

4、學生卡片。由校學籍管理部門審核批准的本科或專科學籍證明。

5、成績單。由教務部門核准的學生在校學習成績單，加蓋教務處公章。

6、組織關係。正式黨員的入黨申請書、黨校學員材料、積極分子材料等歸入檔案；預備黨員的黨組織關係材料單獨封存，單獨轉寄，待轉正後歸入檔案統一管理。團員關係須將入團申請表歸入檔案。

7、獎勵材料。在校期間獲得各種競賽獎勵、獎學金、助學金等材料。

8、處分材料。在校期間因違紀行為而受到的處分。

（二）學生檔案管理

1、新生入學一個月內，其檔案由新生錄取部門直接移交至輔導員；個別地區有新生自帶檔案入校情況，新生直接將檔案交給輔導員，期間不允許學生本人接觸到檔案的內容，封口必須完整無損。

2、大學期間，在校學生檔案由輔導員直接管理，並負責將大學期間的各種獎懲材料收集整理，歸入檔案。校內學籍變動時，學生檔案直接在輔導員之間進行轉交。

3、學生畢業離校，畢業生檔案由輔導員負責按學生檔案內容的要求進行組檔，檢查完整無誤後統一移交大學生就業指導中心。由大學生就業指導中心根據畢業生就業去向以機要方式轉出，或者根據畢業生申請實施檔案代管。原則上，畢業生檔案不得交由本人自帶，絕不允許畢業生個人長期保存檔案。

4、中途轉學、退學等學籍變動的學生檔案，由輔導員轉至大學生就業指導中心進行備案，再以機要形式轉出。退學的學生檔案直接轉至生源地檔案主管部門。

5、學生因升學、公務員考錄等需提前調閲檔案的，學生可持調檔函通知輔導員進行調閲。如檔案需要提前轉出調閲，需由輔導員將學生檔案轉交大學生就業指導中心備案後，以機要方式轉出。輔導員不得直接將學生檔案交給學生個人寄發或攜帶。大學畢業時的檔案材料可由輔導員重新建檔，形成原始檔案的`補充檔案。畢業離校時，補充檔案由輔導員移交至大學生就業指導中心，以機要方式轉至錄取學校或單位檔案管理部門，再與原始檔案合併存檔。

6、畢業生離校前已簽約就業的，輔導員統一移交檔案，由大學生就業指導中心負責按期轉至用人單位人事檔案管理部門。為保證轉寄按時到達，畢業生本人要負責填寫檔案轉寄的地址和接收單位，輔導員和就業部門負責核查。

7、畢業生離校前未簽約就業的，即可自願申請檔案轉回生源地檔案主管部門，也可向學校就業部門申請檔案留校代管。學校檔案代管時限最多2年，期滿以機要方式轉回生源地檔案主管部門。

8、學生檔案是學生成長軌跡的真實記載，其管理和轉接是非常嚴肅的事情。檔案外轉必須由大學生就業指導中心登記備案，規範密封，並以機要方式轉出，其它部門或個人不得擅自處置。

9、畢業生暫留學校檔案，在離校後2年內，大學生就業指導中心提供檔案調檔和狀態查詢業務。如遇不確定因素出現檔案丟失，經核實可予以補辦，補辦內容僅限大學期間檔案。

10、未盡事宜由大學生就業指導中心負責解釋。