機關公文寫作基礎處理規則範例

一,公文的功能

(一)公文的涵義與特點

公務文書,又叫公務文件,簡稱公文,是法定機關與社會組織在公務活動中為行使職權,實施管理而製作的具有法定效用和規範體式的書面文字材料(包括電報,下同),是傳達和貫徹黨和國家的路線,方針和政策,發佈行政法規和規章,施行行政措施,指示答覆問題,指導,佈置和商洽工作,報告情況,交流經驗的重要工具.

公文分類

按公務文書的自身性質及使用範圍,可以把我國現行的公務文書分為兩大類:

1.通用文書

(1)法定公文

(2)事務文書

2.專用文書

財經文書,司法文書,科技文書,軍事文書等等

公文的主要特點:

1.法定性

2.政策性

3.實用性

4.時效性

5.規範性

(二)公文的作用(功能)

1.決策與領導作用(最主要的作用)

2.強制執行和處理的作用

3.依據和憑證作用

4.公務聯繫與溝通作用

5.宣傳與教育作用

二,公文的文體,結構,格式與稿本

(一)公文的文體

公文的文體是指公文的表達方式.屬應用文體,但它又不同於一般的應用文,具有自身的特殊屬性:

1.公文被規定以現代漢語的書面形式(即白話文)作為必須使用的符號系統.

2.公文兼用説明,敍述,議論三種表達方式.

(二)公文的結構

公文的結構是指公文的組織結構,具有規範性和相對確定性.

公文一般由祕密等級和保密期限,緊急程度,發文機關標識,發文字號,簽發人,標題,主送機關,正文,附件説明,成文日期,印章,附註,附件,主題詞,抄送機關,印發機關和印發日期等部分組成.

(三)公文的格式(重點內容)

公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上排列的規定.

1.公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷紙或複印紙.紙張白度為85%～90%,橫向耐折度≥15次,不透明度≥85%,ph值為7.5～9.5.

2.公文用紙幅面及版面尺寸

(1)公文用紙幅面尺寸:公文用紙一般採用國際標準a4型(210mm×297mm).

(2)公文頁邊與版心尺寸:

公文用紙天頭(上白邊)為:37mm±1mm

公文用紙訂口(左白邊)為:28mm±1mm

版心尺寸為:156mm×225mm(不含頁碼)

a4型公文用紙頁邊及版心尺寸

3.公文中圖文的顏色

未作特殊説明公文中圖文的顏色均為黑色.

4.排版規格與印製裝訂要求

(1)排版規格:文字符號從上至下,自左而右依次橫寫橫排 .正文用3號仿宋字,一般每面排22行,每行排28個字.

(2)製版要求:版面乾淨無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸標準,版心不斜,誤差不超過1mm.

(3)印刷要求:雙面印刷;頁碼套正,兩面誤差不得超過2mm.印品着墨實,均勻;字面不花,不白,無斷劃.

(4)裝訂要求:公文應左側裝訂,不掉頁.騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處,允許誤差±4mm.平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm .

5.公文中各要素標識規則

組成公文的各要素分為眉首,主體,版記三部分.

(1)眉首

公文份數序號:用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行.

祕密等級和保密期限:標識祕密等級,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字

下行,平行公文首頁格式

上報公文首頁版式

緊急程度:緊急文件有"特急","急件",緊急電報有"特提","特急","加急","平急".標識緊急程度,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1行;如需同時標識祕密等級與緊急程度,祕密等級頂格標識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行.

發文機關標識:由發文機關全稱或規範化簡稱後面加"文件"組成;對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱.發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm(信函為30mm,命令為20mm).對於上報的公文,發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm.發文機關標識推薦使用小標宋體字,用紅色標識.字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定,但最大不能等於或大於22mm×15mm.聯合行文時應使主辦機關名稱在前,"文件"二字置於發文機關名稱右側,上下居中排布;如聯合行文機關過多,必須保證公文首頁顯示正文.行政機關之間聯合行文,標註主辦機關的發文字號 .

發文字號:由發文機關代字,年份和序號組成.發文機關標識下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份,序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱(1995不能簡寫成95,XX不能寫成04),用六角中括號"〔 〕"括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加"第"字.

注意:用直角中括號"茂××[XX]10號",用小括號"茂××(XX)10號"都是不規範的.

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線.

簽發人:上報的公文需標識簽發人姓名,平行排列於發文字號右側.發文字號居左空1字,簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字,簽發人後標全角冒號,冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名.如有多個簽發人(會籤人),主辦單位簽發人姓名置於第1行 ,其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排,下移紅色反線,應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm.

(2)主體

公文標題:紅色反線下空2行,用2號小標宋體字(常見的公文標題一般都加粗),可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當.

主送機關:標題下空1行,左側頂格用3號仿宋體字標識,回行時仍頂格;最後一個主送機關名稱後標全角冒號.如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下,抄送之上,標識方法同抄送.

公文正文:主送機關名稱下一行,每自然段左空2字,回行頂格.數字,年份不能回行(一個阿拉伯數字,年份不能分成兩行).

附件:公文如有附件,在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識"附件",後標全角冒號和名稱.附件如有序號使用阿拉伯數碼(如"附件:1.×××××");附件名稱後不加標點符號.附件應與公文正文一起裝訂,並在附件左上角第1行頂格標識"附件",有序號時標識序號;附件的序號和名稱前後標識應一致.如附件與公文正文不能一起裝訂,應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文序號並在其後標識附件(或帶序號).

成文時間:以領導人簽發的時間為準.聯合行文一般由主辦機關首先簽署意見,協辦單位依次會籤,一般不使用複印件會籤.成文時間以最後簽發機關領導人的簽發日期為準.電報,以發出日期為準.　

標法:用漢字將年,月,日標全;零寫為"○";成文時間的標識位置見下.

公文生效標識:公文除"會議紀要"和以電報形式發出的以外,應當加蓋印章.行政機關聯合向上行文,為簡化手續和提高效率,由主辦單位加蓋印章即可;聯合下發的公文,發文機關都應當加蓋印章.

a.單一發文印章

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱,只標識成文時間.成文時間右空4字;加蓋印章應上距正文2mm～4mm,端正,居中下壓成文時間,印章用紅色.

公文末頁版式

b.聯合行文印章 有兩種情況:

當聯合行文需加蓋兩個印章時,應將成文時間拉開,左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文時間,印章用紅色.只能採用同種加蓋印章方式,以保證印章排列整齊.兩印章之間不相交或相切,相距不超過3mm.

當聯合行文需加蓋3個以上印章時,為防止出現空白印章,應將各發文機關名稱(可用簡稱)排在發文時間和正文之間.主辦機關印章在前,每排最多排3個印章,兩端不得超出版心;最後一排如餘一個或兩個印章,均居中排布;印章之間互不相交或相切,在最後一排印章之下右空2字標識成文時間.

聯合行文末頁公文版式

特殊情況説明:當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時,應採取調整行距,字距的措施加以解決,務使印章與正文同處一面,不得采取標識"此頁無正文"的方法解決.

附註:公文如有附註,用3號仿宋體字,居左空2號字加圓括號標識在成文時間下一行.如:(此件發至縣,團級,傳達到全體黨員)."請示"應當在附註處註明聯繫人的姓名和電話.

(3)版記

主題詞:公文應當標註主題詞.上行文按照上級機關的要求標註主題詞."主題詞"用3號黑體字,居左頂格標識,後標全角冒號詞目用3號小標宋體字;詞目之間空1字.

抄送:抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關,應當使用全稱或者規範化簡稱,統稱.公文如有抄送,在主題詞下一行;左空1字用3號仿宋體字標識"抄送",後標全角冒號;回行時與冒號後的抄送機關對齊;在最後一個抄送機關後標句號.如主送機關移至主題詞之下,標識方法同抄送機關.

版記示意圖

印發機關和印發時間:位於抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)佔1行位置;用3號仿宋體字.印發機關左空1字,印發時間右空1字.印發時間以公文付印的日期為準,用阿拉伯數碼標識.

版記中的反線:版記中各要素之下均加一條反線,寬度同版心.

版記的位置:版記應置於公文最的一頁,版記的最後一個要素置於最後一行.

印刷份數:格式沒