祕書實務與案例分析

祕書實務是文祕和法律文祕專業的一門專業核心課程，有做過關於祕書實務的案例分析題嗎?下面本站小編給大家介紹關於祕書實務案例分析的相關資料，希望對您有所幫助。

祕書實務分析題如下

請柬發出之後

某機關定於某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會， 發了請 柬邀請有關部門的領導光 臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領導很積極， 提前來到禮堂開會。 一看會場佈置不像是開表彰會的 樣子， 經詢問禮堂負責人才知道， 今天上午禮堂開報告會， 某機關的總結表彰會改換地點了。 幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什麼不重新通知? 一氣之下，都回 家去了。

事後，會議主辦機關的領導才解釋説，因祕書人員工作粗心， 在發請柬之前還沒有與 禮堂負責人取得聯繫，一廂情願地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前 一天下午去聯繫，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。

但由於邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。儘管領導登門 道歉，但造成的不良影響也難以消除。

思考題：這個案例告訴祕書在會議準備時應注意什麼問題呢?

會議方案制訂

中迅顯示器有限公司是我國主要的電腦顯示器生產基地之一，去年實現銷售額 8 億元 人民幣，產品

30%出口海外，並不斷保持產量連年遞增的勢頭，質量管理也達到了同行業 的先進水平。為適應生產規模的進一步擴大，去年底，該公司又擴建了 1 萬平方米廠房，增 加了 3 條國際先進的生產流水線，使顯示器年生產能力達到了 100 萬台。 產量增加了，銷售必須跟進。目前，中迅顯示器有限公司在全國設有 300 多個代理商， 為了讓代理商更多地瞭解公司的發展， 同時展示其即將推向市場的新產品的優勢及性能， 研 究如何擴大產品銷售等問題，公司領導決定 8 月 8 日一 10 日在上海市召開一次全國代理商 會議， 由公司總經理介紹企業的基本概況及發展遠景; 研發部經理介紹、 演示新產品的性能、 核心技術及測試結果; 生產部總監介紹目前企業的生產能力及生產情況; 銷售部總監介紹公 司產品的銷售情況; 公司主管副總經理就下一步銷售策略、 銷售政策及開展銷售競賽評比等 事項做專題發言。同時，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經驗，最後表彰 50 家優秀代理商。會議期間，還要組織與會代表參觀企業，利用一個晚上的時間舉辦一場 聯歡晚會，安排代表遊覽上海市內的幾個景點。

為保證會議的成功舉辦，公司還決定會議地點安排在上海國際會議中心，食宿也在上 海國際會議中心。同時各部門抽調 10 人組成大會籌備處，由張副經理負責，具體工作包括 準備會議所需文件、材料，寄發會議通知，接待，安排食宿，佈置會場，聯繫上海國際會議 中心及旅遊景點，預訂返程車、船、機票，邀請新聞媒體，組織聯歡晚會，購置禮品等。總 經理還特別強調，要在保證會議隆重、熱烈、節儉的前提下，儘量讓代表們吃好、住好、玩 好。

根據公司領導的意見，張副經理立即從各部門抽調了 10 位同志成立了大會籌備處，並 召開了會務工作會議，對會議準備工作進行了部署和分工。

思考題：

1.為中迅顯示器有限公司代理商會議擬定一份會議方案。

2.根據會議的規模、層次和主題，會議籌備處應具體劃分哪幾個小組展開準備工作。

3.以籌備處的名義提交一份本次會議經費預算方案報總經理審批。

4. 請根據會議的內容製作一份會議日程表(要有日期、時間、內容安排、地點、參加 入、負責人、備註等項)。

5.請根據會議內容擬寫一份會議通知。

6.製作一份會議簽到單。

會場佈置

菁菁飼料工業總公司是一家國有老企業，年產 200 萬噸“龍”牌系列全價飼料，工藝設備 先進， 技術力量雄厚， 飼料產品系列配套， 特別是公司採用國際先進配方後， 生產的“龍” 牌 系列全價飼料含有畜禽生長所必需的各種維生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及營養素，具 有營養全、飼料省、長得快、防疾病等特點，為不同品種、不同生長階段的畜禽提供充足的 營養物質。產品經公司下屬的大壯豬場試驗飼養，外貿出口豬優良品質率名列全國前茅，產 品還被認定為全國優質產品。

再過一個月，就是企業成立 50 週年。為此，公司已決定舉辦一系列紀念活動，一方

面回顧總結企業 50 年來走過的歷程，繼承和發揚當年艱苦創業的優良傳統和精神，另一方 面是研究確定下一步企業發展戰略，尋求新的發展機遇。

在系列紀念活動中，安排了 4 次會議：

(

1)慶典大會。邀請市領導、行業協會領導、新聞記者、有關專家、客户代表、退休老 職工，以及企業員工代表約 300 人出席。根據會議方案，主席台將安排 3 位市領 導、2 位行業領導、2 位專家、1 位客户代表、1 位退休老職工和企業總經理、副 總經理共 11 人就座。 (

2)報告會。請 2 位專家講授飼料行業的發展狀況、新技術及國外發展現狀等。會議規 模為 100 人。

(

3)企業發展戰略研討會。邀請研究院所、高等院校及行業機構的專家、學者以及金融 界人士 20 人與 15 名企業中層以上領導幹部，共同研討企業下一步的發展戰略， 請專家為企業把脈，為企業開出處方。

(

4)勞動模範座談會。擬邀請企業內各級勞動模範 11 人，與企業 4 位黨政領導及工會 主席進行座談，回顧創業歷程，聽取勞模對企業發展的意見和建議。

本着節儉辦會的原則，根據公司的安排，4 次會議的會場佈置均由公司祕書小武負責。

思考題：

1、實訓分小組進行，每個小組確定一名負責人。

2、每個小組在四個會場中任選一個會場進行仿真佈置。 要按真實會場佈置的要求進行實訓，並達到：

1.佈置慶典大會會場要熱烈、隆重。

2.佈置報告會會場要莊重、美觀。

3.佈置研討會會場要莊重、舒適。

4.佈置座談會會場要輕鬆、和緩。