祕書接待實務案例分析

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祕書接待實務案例分析

上司在走廊上聊天

琳達是梅隆娛樂(上海)公司市場部經理的祕書。這天上午十點鐘，上海陽光文化公司的徐總如約準時到了。琳達把客人領到會客室後，去上司辦公室通知上司，可上司沒有在辦公室。琳達出來一找，發現上司站在走廊上和公司營銷總監説話。而對這種情況，琳達應該怎麼辦?下面有5個選項：

a、對上海陽光文化公司的徐總説：“我們經理現在不在座位上。按理他應在座位上，我再去找一找，如何?”

b、上司正在與公司營銷總監説話，看樣子上司知道預約的客人到了。為了引起上司的注意，琳達走上前去悄悄説預約的客人到了。

c、對正在與公司營銷總監談話的上司説：“不好意思，打斷你們的談話。您預約的客人已經到了。是否還讓他等一會兒?”

d、對正在與上司談話的營銷總監説：“不好意思，打斷你們的談話。預約的客人已經到了。你們的談話是否可以等一會兒再繼續?”

e、對上海陽光文化公司的徐總説：“實在不好意思，上司有急事不在座位上。如果可以的話，我們另約時間見面好嗎?”

請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，並説明理由。

答案c

即使是在與公司營銷總監談話，也要優先考慮預約而來的客人，所以，必須將客人已到的信息傳遞給上司。當然，上司與公司營銷總監的談話也許就快完了，也許還要稍等一會兒。但不管怎樣，琳達還要問一下上司的意見。

客人提前到達

琳達是斯邁爾機械(上海)公司總經理的祕書。這天下午2點，江蘇萬馬公司江總來訪。琳達看了看日程表，上司與江總約好是3點見面，現在對方提早1小時到了。上司正在開會，估計3點左右結束。於是琳達與江總進行了下面的一段對話：

a、琳達：“可能我聽錯了，聽總經理説你們約好的是3點?”

江總：“實在不好意思……我記得似乎是2點。”

b、琳達：“不知是誰弄錯了，反正今後注意一些就可以了。”

江總：“那現在總經理正忙着嗎?”

c、琳達：“實在不巧，總經理正在開會。我去問一下他，請您稍等一會兒，可以嗎?”

江總：“給你添麻煩了!”

d、琳達：“會議還有30分鐘左右結束，您能再等一會兒嗎?”

江總：“那我就再等一會兒吧。”

e、琳達：“那這邊請，我帶您去接待室。”

江總：“謝謝!”

請從上面5句話中挑選出1個你認為不合適的，並説明理由。

答案是b。

既然對方説了“實在不好意思”進行了道歉，祕書就沒有必要再提醒對方“今後注意”了，更何況對方是老總，是上司的客人。

上司在外面預約的客人

琳達是聯合日化(北京)公司銷售部經理的祕書。這天上午，一個琳達不認識的客人來訪。對方自我介紹，他是琳達的上司在拜訪客户時認識並預約的客人。面對這種情況，琳達應該怎麼辦?下面有5個選項：

a、對客人説由於是上司外出時預約的客人，自己不知道，所以表示道歉。

b、對客人説，自己沒有聽上司説過這事，問客人上司是在什麼時候和在哪兒與他預約的。

c、對客人説等會兒上司會打電話回來，她會轉告他，並問對方是否可以給自己一張名片。

d、上司回公司的時候，一邊轉交客人的名片，一邊介紹來訪客人的樣子。

e、對上司説，如果在外面預約了客人能否提前告訴自己?

請從上面5個選項中挑選出1個你認為不合適的，並説明理由。

答案是b。

上司在外面預約客人，沒有告訴祕書是很正常的。既然是上司預約的客人，那就沒有必要問對方上司是在什麼時候和地方預約他的，給對方造成一種不信任感。