祕書學經典案例分析

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祕書學經典案例分析

關廠長四十有五，在工作上嚴格要求是出了名的，誰要在工作上打馬虎眼，他粗大的嗓門會叫人受不了。然而，下級有個病痛，他忙到半夜也要親自探望小陳是廠裏新來的祕書，在她之前，已經有3個人因為關廠長的壞脾氣而離開。小陳聽説了別人對關廠長的看法，雖然大家都勸她不去為好，但她倒想去見識見識這個關廠長。上班的第一天，一切完全是規範化的。第一次見到關廠長，關廠長很禮貌地接待了小陳，交代了一些工作之後，關廠長便急着去忙事情了。關廠長留給小陳的第一印象還算不錯。幾天後，關廠長通知小陳隨他去與外商洽談技術合作項目，早上9.：30出發，同行的有總工和外請的翻譯。這個項目I小陳在技術科早就知道了，方案也是她在總工指導下制定的。還不到8：00的時候，她就到技術科準備一些資料。沒想到，一陣急驟的電話鈴聲響起，對方的同事轉告小陳，説廠長找她，火氣很大。小陳立即趕到廠長辦公室，關廠長上來就沒有好音：“上班時間串什麼門JL?我讓你在辦公室等着，9：30出發，你到處跑什麼?”小陳也火了，不是還不到9：30嗎?但還是忍住，沉默着聽關廠長“發威”。聽到關廠長接下來的話，小陳才知道，原來是總工住院了，翻譯也因事不能來，如果因為推遲談判，對方可能會去找新的合作伙伴。廠長為此事很着急，知道這個情況後，小陳原諒了關廠長的發火。“您對這個項目熟不熟悉?”小陳問。“主要內容清楚，有些細節不很熟悉。”關廠長説。“細節和全部內容我都熟悉，我參加過這個方案的起草。”小陳自信地説。關廠長眼睛一亮，但馬上叉暗了下來：“可翻譯沒有來啊。”“外商不是美國佬嗎?”小陳問。關廠長肯定以後，小陳説道：“我認為我能行。”小陳覺得沒有必要謙虛。關廠長頓時驚醒萬分，也意識到了自己之前的態度不好。他立刻讓相關人員做好了準備工作和小陳一起出發了。談判成功了，在談判當中，小陳又當翻譯又和老外談技術合作的細節，關廠長把關決斷，配合得十分默契。由於小陳對對方的情況十分了解，還適當地稱讚了幾句對方的技術成就和經濟實力，對方代表十分高興，伸着大拇指用簡單的華語説：“關先生，我羨慕您呀!您的祕書才華出眾，年輕有為。”回來的路上，關廠長對小陳的表現非常滿意，當他在説着誇獎的話的時候，小陳卻提醒廠長要去醫院看總土，對於關廠長要特設犒勞的邀請，小陳也婉言謝絕了。大家聽説廠裏新來的祕書把廠長制服了，都很佩服她。可是小陳卻認為：領導也是人，在他為難的時候，作為祕書應該親近一點，熱情一點，儘量幫他分憂;在他成功的時候，高興地時候應該離遠一點、冷靜一點，儘量使他保持清醒。

分析與評述 人際關係的協調是祕書職能的重要方面。該材料主要反映的是祕書與領導者關係的協調。祕書人員與領導者的關係是對立統一的關係：祕書活動源於領導活動的需求而產生，又伴隨領導活動的進行而展開，兩者相互補償，不可或缺。祕書人員與領導者的關係是一種上下級關係，祕書人員要遵從領導指揮，領會領導意圖，為領導活動服務，不可固執己見乃至越職越權，成為領導者的得力助手。上述材料中，祕書小陳在追求一致與積極適應的原則下，正確處理了與關廠長的關係，積極發揮參謀作用，協助關廠長談判成功。由此可見，人際關係協調在祕書工作中處於非常重要的位置，所以，祕書人員要加強人際關係協調能力，增強公共關係意識。祕書協調與領導關係的原則：第一，服從原則;第二，尊重原則;第三，請示原則。

思辨題

1.作為祕書，小陳是如何處理好與關廠長的衝突的?

2.關廠長為什麼對祕書發火?

3.祕書處理人際關係，尤其是處理與上司的關係，應該注意哪些技巧?