祕書學經典案例

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祕書學經典案例1

用什麼方式説話，永遠比説些什麼更重要(方式時 機場合) 局裏就要開年度總結會了，要對今年的工作進行總結。還 有不到一週的時間，為了保證會議順利召開，祕書處的全 部人馬都集中到會議室，研究討論會議的有關文件。首先 討論的是祕書處李處長給局長寫的年度總結報告。李處長 不愧是局裏的第一支筆，報告寫得洋洋灑灑，聲情並茂， 令人振奮。但在徵求意見過程中，祕書小周直截了當地提 出了自己的看法，他認為李處長的報告中有多處統計數據 不準確，原因在於李處長採用的統計方法不正確，應該加 權處理的數據沒有進行加權處理。而李處長認為他採用的 這些數據都是下屬各個單位報上來的數據，進行簡單的加 減就可以，無須進行其他處理。可是，周祕書自恃自己是 學統計學專業的，是科班出身，堅持認為李處長的數據處 理不當。惹得李處長很不高興，臉越拉越長，説了一聲： “大家先休息一下”，就端着茶杯出去了。趁休息期間，祕 書處的老祕書張大姐過來和藹地提醒周祕書説：“小周， 要注意一下提意見的方式，當着這麼多人的面，用這麼肯 定的語氣説李處長錯了，他會是一種什麼感受?如果我是 李處長，我會覺得你就跟直接罵我?無知?一樣。所以，即 使你的意見是對的，也應該注意説話的方式。”周祕書馬 上辯白説：“我沒有別的意思，只是實話實説，我這個人 生來就是這樣的性格，有什麼説什麼，不會裝假，不會拐 彎抹角。我認為做人要正直坦白。”話音未落，張大姐嚴 肅地説：“為人正直和注意説話方式是兩個不同的問題。 為人正直，是指不撒謊，不欺騙，是個人道德品質問題; 而説話方式是個技巧問題，是個工作方式方法問題，兩者 不能混為一談。請你記住，對於我們這些職業祕書來説， 用什麼方式説話，永遠比説些什麼更重要!” 分析與評述 作為職業祕書，周祕書應該用規範的職業語 言標準要求自己，應該懂得有效溝通的知識和技巧，不能 像一般人那樣説話隨便，想説什麼就説什麼，想怎麼説就 怎麼説，想在什麼時候説就在什麼時候説。祕書説話，不 單純是為了表達自己的思想或情感，更主要的是為了實現 自己的工作目標，達到預期的溝通效果。為了達到預期的 溝通效果，就必須注意説話的方式和選擇恰當的溝通時 機，特別是提意見的方法和時機。如果你提意見的方法和 時機不正確，那麼，即使你意見的內容再正確，也是正確 的錯誤。對於職業祕書來説，用什麼方式説話，永遠比説 些什麼更重要!

思辨題

1.在本案例中周祕書認為自己是正直坦白的人， 你怎麼看待“祕書的正直”?

2.祕書應該怎樣提出自己的觀點?

3.怎麼理解“對於職業祕書來説，用什麼方式説話，永遠 比説些什麼更重要!”?

祕書學經典案例2

公司近一段時期以來氣氛比較沉重，暗潮洶湧，進入一個 非常微妙的時期。因為每年到這個時候，都要進行例行的 人事調整。但是，這些天祕書張靜的辦公室卻很熱鬧：一 會兒財務部李經理過來轉了一圈;一會兒公關部周經理也 藉故來了一趟;一會兒研發部經理打來電話，張靜詢問他 有什麼事情，他也沒説出所以然來。不瞭解內情的人可能 會覺得很奇怪，但是對於經驗豐富的張祕書來説，卻見怪 不怪了。她心裏很明白，這些部門經理之所以總往她這兒 跑，就是因為她是總經理祕書，近水樓台先得月，知道一 些關於人事調動的內幕消息，想事先從她這兒打聽一些消 息，但既然他們不好意思明説，她也樂得假裝糊塗。中午 在餐廳吃飯的時候，銷售部的田科長端着飯菜來到她對面 坐下。寒暄了幾句，就話鋒一轉問道：“小張，咱們平時 關係不錯，我就不拐彎抹角了，能跟我透點消息嗎?這次 我們銷售部的人事是怎麼變動的?咱們總經理很信任你， 有機會的話，幫我在總經理面前多説幾旬好話。”張祕書 一聽，該來的還是來了，望着田科長期望的眼神，她卻只 能回答：“對不起，田科長，我不太清楚。”田科長對她的 回答有點失望，不高興地説：“你不知道誰知道，是不想 告訴我吧!”張靜只好説：“田科長，我真的不知道。所有人 事方面的文件都是人力資源部做的，不是我起草的。”其 實，張祕書説的話一半是真的，一半是假的。文件是人力 資源部起草的不錯，但是在經過她的手送給總經理的時 候，她看到了裏面的內容。接下來，田科長只好轉移了話 題，閒聊幾句就悻悻地走了。看着田科長的背影，張祕書 也有些難過，人事調整對於田科長這些男性的中層幹部影 響較大。但是，職場的生存環境就是這麼殘酷，作為職業 祕書，她必須嚴守不泄露祕密這條最基本的職業道德，否 則，她的飯碗也就不知什麼時候被砸掉了。 分析與評述 張祕書的做法是聰明的，所有的組織都有自 己內部的規章制度，所有的職業也都有應該遵守的職業紀 律。 祕書身處組織的核心要害部門， 長期在領導身邊服務， 經常接觸重要文件和資料， 掌握的祕密多， 知道的祕密早， 瞭解的祕密深， 因而必須自覺的樹立保密觀念， 嚴守祕密。 同時，聰明的祕書不僅會對組織事務守口如瓶，也會盡量 使自己避免介入太敏感或令人尷尬的事情中。

思辨題

1.張祕書拒絕透露人事調動內幕消息，會因此得 罪田科長嗎?你認為接下來她應該怎樣與田科長相處?

2.祕書是否應該在領導面前幫她喜歡或對她有幫助的人 美言?

3.張祕書明明知道人事調動的內容，她卻説不知道，你 認為她是個誠實的人嗎?你怎樣看待祕書的誠實?

4.你認為張祕書為什麼樂意假裝糊塗?