祕書的知識結構祕書必備6篇

於一個祕書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業知識、相關知識。本文是祕書的知識結構，歡迎閲讀。

祕書的知識結構詳細篇一：

一、基礎知識

祕書工作者知識的第一個層次，是祕書工作者必備的知識和前提條件。祕書工作者的知識面要廣，基礎知識要紮實。為此祕書工作應掌握以下三個方面的知識。

1. 科學文化知識

基礎知識的基礎，包括語文、數學、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學習，可以讓自己透過歷史的現象抓住內在的規律和本質的東西。

2. 馬列主義理論知識

哲學、政治經濟學、黨的建設、鄧小平理論、有實踐中不斷地學習，才能提高理論修養。

3. 政策法規知識

這是作為祕書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規、法令等相關的知識，特別要注重後者的學習。因為它在平時的工作中接觸最多的知識。

二、專業知識

文祕專業知識是祕書工作者知識結構的核心或者是主體，也是區別於其他領域的知識結構的方面。

1 理論知識，是祕書學和祕書工作總體的理論知識，是祕書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，

也是祕書工作的基本理論知識，祕書指導思想。 分門別類的理論，包括文書處理，信息處理，信息調研和祕書實務的理論。

2 業務知識，祕書工作中各個環節的操作常識，基本技能，操作規範，公文的起草等。

3 行業知識，祕書工作者所在機關的行業的基本知識。

三 相關知識

祕書工作者的輔助知識，它包括以下幾個方面的知識。

1 新的學科知識，社會科學和自然科學，是相關知識中的一個重要內容，包括行為科學、系統論、控制論、信息論。

2 管理學知識，行政管理，領導科學，決策等方面的知識。

3 社會交往知識，社會關係學，公共關係學，人際關係學等，以便祕書工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。

4 心理學知識。

四 社會知識

國際知識，當前國際的基本問題，世界格局，政治，經濟，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發展情況。

國內知識，國情，民情，民俗，民風等 。

祕書的知識結構二：做好的祕書

為公司領導服務，是祕書的一大職責。“好祕書當半個家”，做經理的如果有一個得力的祕書是一大幸福。

做經理的人最需要的是處理公司內最重要的事情和花大量的時間去思考的問題。然而如何保證經理把他所有的時間用在重要的事情而不是瑣碎的事情和有足夠的時間去思考，祕書工作的好壞是非常重要的。 祕書要善於瞭解什麼事情是必須要經理來處理的，而什麼事情需要轉到其他人去處理;腦筋要靈活，善於團結而不可以趾高氣揚，這樣才能得到公司同事的工作配合;祕書要舉止得體並善於公關，因為在外面祕書經常是經理的半個臉面;要心細並且有吃苦精神，因為祕書的工作做好了通常是應該的，而做壞了往往會造成大錯。

對內，好的祕書是經理與員工之間的一座橋樑，做得不好祕書會是經理和員工之間的一堵牆。正確、及時、適時地反映公司內部存在的問題，員工的要求等等是做祕書的責任。如果祕書不是正常溝通，而是東家長西家短，搬弄是非，公司就非亂不可。這種情況並不少見。對外，祕書是經理的代表，外部事務處理得當，可以給經理增添機會和光彩，做得不好，丟臉吃苦果的是經理。因此經理和祕書之間保持良好的溝通非常重要。

祕書的知識結構三：

隨着社會的發展,經濟的繁榮,對外貿易的往來,各種社會關係的多樣化,複雜化,祕書工作的具體內容可以概括為輔助領導管理,提供綜合服務.它是上呈下達,聯絡各方,參與政務.管理事務的一項重要工作,是現代企業管理工作中不可缺少的重要組成部分.現代的祕書工作,對祕書工作人員的文化素養,領導能力,社會交際,智謀,口才,寫作水平等多方面的綜合素質要求也越來越高.所以,祕書工作人員必須循序漸進,不斷學習,增強和深化知識,建立和完善應具備的知識結構,提高綜合素質,以適應祕書工作日益發展這一要求和需要.

二、知識結構那什麼是知識結構呢?

1.知識結構的含義知識結構，是指一個人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。這裏所講的“比重”，不僅指數量關係，也指質量關係。

2.祕書的知識結構對於一個祕書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業知識、相關知識。

(1)基礎知識是指作為一個企業祕書所必須具備的最起碼的知識面。基礎知識越紮實、豐富，祕書的潛力發揮就越大。祕書的基礎知識主要包括自然科學知識和社會科學知識兩方面。

自然科學基礎知識。自然科學基礎知識指數學、生物、天文和地理知識等等。這些常識企業祕書都應掌握。據有關研究表示，數學學得好的人智商都很高。因此，在對祕書工作的研究和實踐當中，人們也開始認識到數學方法論的巨大作用，如輔助決策中的對策論和運籌學方法，經濟分析中的抽象方法和定量化方法，市場預測中的座標象限方法及導數概念的運用，公文研究中的模型方法，等等。同數學一樣，其它自然科學如生物、天文和地理等，企業祕書也都不能忽視。如企業祕書在為領導安排國際旅程時，若無必要的地理知識，忽略或錯誤地計算了時差變化，就會造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。

社會科學基礎知識。社會科學知識如歷史、政治、社會發展史、哲學理論、法律常識、心理學等等，祕書人員都要對此有基本瞭解。不但要了解自己學科的發展歷程，也要懂得中外文明演進的歷程，有利於我們借鑑歷史經驗，能使我們避免重蹈前人覆轍，能使我們肩負的各項事業都立足於科學決策的基礎之上，能使我們在創造現實的活動中變得更加聰明，更加理智。另一方面是歷史中，尤其是我國曆史中所弘揚的傳統美德，對企業祕書人員良好美德的形成也有極大的塑造作用。不管是“先天下之憂而憂，後天下之樂而樂”的情懷，還是“天下興亡，匹夫有責”的氣概、“苟利國家生死以，豈因禍福避趨之”的思想，都為祕書人員奠定了人格基礎。祕書人員對祖國的社會發展變化歷史，對幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發展起來的偉大的思想和社會的重大變革都應有大體的認識，才能在工作上維護祖國的利益，發揚民族傳統，繼承正確的思想。當然，在我們打開世界之窗放眼世界時，企業祕書也要對世界幾千年的歷史文化，特別是對主要往來國家的歷史變遷，民族文化的形成有大致瞭解。這樣才能準確把握不同國家的特點，對祕書的工作有相當大的補益。

哲學理論對企業祕書來説也是必須具備的。哲學理論直接影響着一個人的世界觀、價值觀和人生觀。只有對哲學理論有基礎的認識，對正確的哲學思想有肯定的認識，企業祕書才能樹立正確的觀念，從而正確的擺正自己的位置。可見，哲學理論不但對企業祕書非常重要，對於任何一個想要好好生存的人來説也是必不可少的。

企業祕書作為企業的樞紐級人員，法律知識是必備的基礎知識，他們必須做到知法、懂法、守法、護法，才能成為企業名副其實的“參謀助手”。具體來説，法律知識包括憲法、民法和刑法等等。企業祕書在法律方面的作用有：熟悉、瞭解與本企業有關的法律、法規，確保企業的生產經營活動在法律允許的範圍內;熟悉並瞭解現行法律、政策在本企業是否已經用足，以協助領導在法律允許的範圍內拓寬生產領域和經營渠道，搞活經營活動;密切注意本企業的權益是否受到非法侵害，運用法律武器保護企業。

(2)祕書人員的專業知識可分為兩大部分。第一部分是祕書專業的基礎知識。第二部分是祕書所在行業的行業專業知識。

專業基礎知識。祕書專業的基礎知識應包括祕書學、寫作學、信息學、公共關係學、文書學、檔案學、邏輯學、速記、外語以及中國祕書史等等。祕書學是主要研究祕書工作的特性、一般規律和基本原則的一門學科。內容一般包括：祕書部門的職責範圍、任務要求、機構體制;祕書工作的實踐經驗和工作方法、指導理論;祕書人員的思想修養、知識結構和各種能力的要求;古今中外祕書工作的發展史;祕書學其它相關學科的關係;祕書工作的改革和未來發展方向等。對於祕書來説，祕書學是專業中的根本，是從事祕書職業的入門學科、基礎之基礎。因此，企業祕書必須掌握祕書學。

寫作學對祕書人員來説非常重要，是關鍵學科。他們不但要從中掌握寫作的基本理論，還要通過學習寫作學掌握相當高水平的寫作技巧，懂得不同文種的寫作方法，以適應祕書的工作需要，可以説寫作學在祕書專業的基礎知識中佔有很大的份量。古今中外大凡優秀的祕書工作者一般都具有較高的書面表達能力。

信息學就是能把信息意識和信息技術授予企業祕書人員的學科。它包括有關信息的蒐集、篩選、存儲、提取、綜合分析處理、利用、反饋以及網絡化服務方面的知識。企業祕書人員的信息意識包含要素有：信息需求目的意識、信息內容意識、信息源意識、信息渠道意識、信息服務項目意識、信息質量意識和信息障礙認知意識。與此同時，企業祕書人員還要在不斷地學習信息學的過程中掌握新興的信息技術。

除了以上專業知識外，文書學、檔案學、邏輯學、速記等專業學科也是企業祕書人員的知識結構中不可缺少的。文書學是研究文書和文書工作的內容、一般規律和基本原則、方法的一門學科。主要內容包括現行文書的性質、特點、作用、種類、體式和撰寫要求;文書工作的規律、原則、制度和方法;文書和文書工作的產生、發展，中外文書史;文書處理的現代化手段等。可見，從中可以學到文書的管理方法、處理方法等，具有很強的實踐功能。而檔案學則專門闡述檔案的形成、作用、收集、鑑別、整理、加工及利用，對於祕書人員處理好文件的簽收、保存、發送等工作具有很好的功效。邏輯學是指研究人的思維形式、思維方式，以提高思辨能力、邏輯水平的知識。要求企業祕書人員掌握邏輯學，不但要求他們學會運用邏輯表達，還要求他們學會用邏輯去思考。速記是一種快速記錄的方式，祕書人員能通過這種方式提高工作效率。

行業專業知識。祕書專業知識的另一部分，是祕書所在行業的行業專業知識。這是祕書知識結構中的核心部分。總體來説，行業專業知識是指祕書在企業所從事的行業要求祕書必須具備的行業知識，這對於祕書來説是“第二專業知識”。它包括本企業的生產、銷售概況，人事變動情況，以及本企業在同行中的地位、作用，最重要的是本企業所從事的行業基本常識，比如説在從事服裝經營的企業中就職，就得掌握服飾學、美學等知識。在祕書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業知識的重要性。在國外，對祕書職業早有按第二專業進行分類，如法律祕書、商務祕書、外事祕書、技術祕書、醫務祕書等。目前一些國家祕書職業的永業化特點，就是因為祕書的第二專業知識已成為其謀職的重要因素。企業祕書工作不能“一俊遮百醜”，光會打字不行，光會寫作不行，光能言會道也不行，還要熟稔本企業的行業專業知識，具備綜合素質。因此，可以説單純的祕書工作是不存在的。行行有祕書，行行祕書需要有本行業的專業知識。這一點，企業祕書必須加以重視。

(3)多樣的輔助知識輔助知識既不像基礎知識那樣具有“根基”作用，也不同於專業知識那樣起“標誌”作用。它對祕書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。主要包括：管理學知識。祕書是輔助管理人員，祕書工作是管理工作不可缺少的一部分。學習和掌握管理學知識，有助於祕書人員自覺運用管理工作的規律，協助領導實施管理。管理學具有眾多的分支學科，祕書人員除了掌握管理學原理之外，可以根據自己所服務單位的性質來選擇學習管理學的分支學科。如行政機關的祕書可選學行政管理學，企業祕書可選企業管理學等。公共關係學知識。祕書工作在許多方面帶有公共關係的性質，比如代表領導接待客人、參與談判、對外發布消息等等都涉及到公共關係。掌握公共關係學知識，有助於祕書人員運用公共關係這一手段，為塑造組織的社會形象增添光彩。心理學知識。祕書的輔助管理活動總是通過祕書與領導者、祕書與公眾之間的交往實現的。在交往過程中，祕書、領導、公眾都會表現出一定的心理現象和心理特徵。學習和掌握心理學知識，不僅有助於祕書人員科學地分析自己的心理過程及其特徵，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質，同時也有助於觀察和了解領導者以及公眾的心理過程和特徵，掌握他們的心理活動規律，並用這些規律來指導祕書與領導者和公眾之間的交往，以提高交往的質量和效果。心理學知識十分豐富，祕書人員要重點學好普通心理學、管理心理學、領導心理學、社會心理學和祕書心理學等方面知識。經濟學知識。中國共產黨的基本路線明確地規定當前全黨工作應以經濟建設為中心。經濟建設的大潮正推動着我國各行各業發生日新月異的變化。沒有經濟頭腦的領導者顯然是不稱職的，而不懂經濟知識的祕書也不可能當好領導者的參謀與助手。經濟學知識猶如廣闊的海洋，祕書人員可根據實際需要和自己的能力選學會計、貨幣、證券、市場、外貿等方面的知識。人際關係學知識。祕書人員應學習人際關係學，以發揮對內協調、對外公關的作用。此外，祕書人員還應掌握一些諸如決策學、諮詢學、預測學、文學、人才學、創造學、情報學、編輯學、新聞學、傳播學、社會學等發麪的知識，擴大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應手、揮灑自如。

三、新世紀祕書還應建構的知識結構

新世紀的到來,特別WTO的加入,使中國與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距,所以中國將會面臨着更大的機遇與挑戰。這種形勢，也給祕書工作帶來了新的挑戰，也帶來了新的發展機遇。祕書工作再也不是傳統觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發發、抄抄寫寫的文員，只要具備簡單、基本的祕書知識就可以了。21世紀是知識經濟的時代。祕書人員應該具備新的祕書知識結構，拾遺補缺、不斷更新、優化自己的知識結構。我認為，在新世紀，祕書除了具備上述知識外，還應具備以下幾個方面的知識。

1.熟練掌握英語語言方面，英語將成為必備工具。隨着改革開放的深入，國內外的交流日益密切。祕書人員在電話應答、來人來函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語言。英語是世界共同語。所以，在英語方面，不僅要會簡單的對話，還應進一步掌握寫作、翻譯等技巧，才能適應工作需要。

2.熟悉電腦操作和辦公自動化設備使用新世紀的祕書人員要充分發揮領導的“千里眼、順風耳”的作用，首先應快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務向辦公自動化、辦公信息化發展。隨着辦公自動化的發展，以數據庫為中心的辦公自動化系統的運用引起了辦公方式的新變化。一些企事業、政府部門辦公室陸續使用計算機、傳真機、複印機、多功能電話機動性及光學符號閲讀器，縮微機、錄相機等等，這些現代辦公設備的使用，有效地改變祕書人員手抄手寫的手工勞動方式，極大地提高辦公效益和管理水平。

3.熟悉瞭解對外交往中的文化與禮儀知識新世紀，祕書可能要經常地同外國賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國家的政治、經濟、地理、歷史、習俗、禮儀等知識，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通。

4.熟練掌握涉外法律知識在新世紀,進行對外經濟貿易活動,簽訂的涉外經濟合同具有嚴格的法律效力。它對雙方的權利和義務均有具體規定和要求,並用賠償和提交仲裁等條款來制約違反合同的行為。如果我們缺乏涉外法律知識，無論是合同的內容訂得不完備、條款不具體，或是經濟責任不明確，都會影響合同的履行，從而造成企事業單位甚至國家應有的損失。

5.會駕駛新世紀，新世紀的祕書要會駕駛，隨時為領導的需要做準備。當然祕書所從事的企事業單位、政府部門可能有專門的司機，但如果發生突發事件需要處理，而司機剛有事出去，加上時間緊迫，這時，如果祕書會駕駛，就剛好派上用場，可以使事件順利得到解決。

四、祕書擁有相應時代需要的知識結構的重要性

現代社會是知識密集的社會，新世紀——21世紀是知識經濟的時代，在這個社會、這個時代中處處需要知識，事事都聯繫着知識，沒有知識寸步難行。祕書擁有相應時代需要的知識結構，可以提高祕書自身能力。祕書知識和祕書能力二者是相輔相成、互為因果的。祕書知識結構是形成和發展祕書能力的基礎。祕書能力的大小首先取決於祕書知識結構的完善程度。一般説來，知識結構越完善，能力便越強;知識結構越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識與能力是分不開的。新世紀祕書工作將變得越來越龐雜、新穎、高深，這就需要祕書是具有廣博知識和各種綜合能力的複合型人才。祕書只有擁有新時代的知識結構，才能更好地發揮他們辦文、辦事、辦會的能力，如在其間用到的表達能力、調研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。祕書只有擁有一定的知識結構，才能使能力發揮得淋漓盡致，才能為領導更好的服務，做好領導的“左右手”。例如，一個21世紀的祕書，他還只擁有過去的那一套老的知識結構，只會寫寫抄抄，只會動手不動腦，那我想他很快就會被這個新世紀所淘汰。過去不懂法律和經濟，不具備外語能力和計算機操作技能，照樣可以當好祕書。而在今天，如果不具備這些知識與能力，就想當好祕書是很難的。即使你取得祕書資格，也只不過是“濫竽充數”、“中看不中用”而已。祕書擁有新時代、新世紀的知識結構可以激發他們的能力，但最終目的也是為祕書工作而服務，從而帶動領導、企事業單位與政府部門乃至國家的發展。

五、結語

隨着社會的進步，時代的發展，人們的觀念也有所變化，祕書的職能在不斷擴大和更新。現代企業祕書應不斷地對自己的知識結構進行自我調節、自我完善。要把握好企業祕書所具備的知識結構，在基礎和專業知識上加深加固，把握好“三化”(即規範化、制度化、科學化)和“四個轉變”(即從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策、從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息、從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理、從被動服務轉變為力爭主動服務)，並用發展的觀點豐富自己的知識，提高自己的能力，挖掘自己的潛力，把生命中最寶貴的青春年華奉獻給祕書這一行業。

1.知識結構的含義知識結構，是指一個人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。這裏所講的"比重"，不僅指數量關係，也指質量關係。

2.祕書的知識結構對於一個祕書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業知識、相關知識。

(1)廣博、紮實的基礎知識基礎知識是祕書知識結構中的根基。基礎知識越紮實、豐富，祕書的潛力發揮就越大。祕書的基礎知識主要包括以下幾類：政治哲學類。主要包括馬克思主義哲學、政治經濟學、科學社會主義以及現代科學方法論知識。這部分基礎知識是幫助祕書人員解決政治方向和思想方法問題。學習這部分知識，就是要使祕書人員樹立正確的世界觀和方法論，能運用馬克思主義的立場、觀點和方法去分析問題、解決問題。文化基礎類。如語文、歷史、物理、化學、生物、歷史、地理等。這是從事祕書工作最起碼的知識。培根也説過：歷史使人明智;詩歌使人靈秀;數學使人周密;自然哲學使人深刻;倫理使人莊重;邏輯學使人善辯。而這些我們上國小、國中乃至高中時就已學了這些基本方面的知識。當然，我們還需要不斷更新、擴展這些知識。法律政策類。包括憲法、法律、法規、政策。祕書工作政策性很強，祕書人員如果沒有較高法律政策方面的知識修養，就會給領導工作幫倒忙、添亂子，嚴重的還會造成法律後果。因此，祕書人員學習和掌握必要的法律政策知識尤為重要。由於我國的法律政策體系規模龐大，祕書人員應當根據工作需要，在掌握一般的法學和政策理論基礎上，有針對性地學習有關的法律政策知識。重點有兩個方面：一是同祕書工作有關的法律、法規、規章、政策;二是同服務單位的業務活動有關的法律、法規、規章、政策。

(2)精深的專業知識專業知識指祕書在工作範圍、工作職責和工作內容內應掌握的知識。可分為祕書學科專業知識和祕書所在部門的業務知識。　祕書學科專業知識。這部分知識是祕書知識結構體系中的核心部分，也是區別於其他專業人才知識結構的標誌。這部分知識主要有祕書學、文書學、公文寫作學、信訪學、會議學、調研學、檔案管理學以及現代通信知識、辦公自動化知識等等。只有精通並能熟練運用祕書學科專業知識，才能成為合格的祕書人才。祕書所在部門的業務知識。祕書人員所服務的單位都有其特定的業務活動範圍，瞭解這些知識能使祕書人員寫材料不説外行話、提建議不當門外漢，使自己工作更具有針對性和科學性，當好領導者的參謀與助手。

(3)多樣的輔助知識輔助知識既不像基礎知識那樣具有"根基"作用，也不同於專業知識那樣起"標誌"作用。它對祕書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。主要包括：管理學知識。祕書是輔助管理人員，祕書工作是管理工作不可缺少的一部分。學習和掌握管理學知識，有助於祕書人員自覺運用管理工作的規律，協助領導實施管理。管理學具有眾多的分支學科，祕書人員除了掌握管理學原理之外，可以根據自己所服務單位的性質來選擇學習管理學的分支學科。如行政機關的祕書可選學行政管理學，企業祕書可選企業管理學等。公共關係學知識。祕書工作在許多方面帶有公共關係的性質，比如代表領導接待客人、參與談判、對外發布消息等等都涉及到公共關係。掌握公共關係學知識，有助於祕書人員運用公共關係這一手段，為塑造組織的社會形象增添光彩。心理學知識。祕書的輔助管理活動總是通過祕書與領導者、祕書與公眾之間的交往實現的。在交往過程中，祕書、領導、公眾都會表現出一定的心理現象和心理特徵。學習和掌握心理學知識，不僅有助於祕書人員科學地分析自己的心理過程及其特徵，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質，同時也有助於觀察和了解領導者以及公眾的心理過程和特徵，掌握他們的心理活動規律，並用這些規律來指導祕書與領導者和公眾之間的交往，以提高交往的質量和效果。心理學知識十分豐富，祕書人員要重點學好普通心理學、管理心理學、領導心理學、社會心理學和祕書心理學等方面知識。經濟學知識。中國共產黨的基本路線明確地規定當前全黨工作應以經濟建設為中心。經濟建設的大潮正推動着我國各行各業發生日新月異的變化。沒有經濟頭腦的領導者顯然是不稱職的，而不懂經濟知識的祕書也不可能當好領導者的參謀與助手。經濟學知識猶如廣闊的海洋，祕書人員可根據實際需要和自己的能力選學會計、貨幣、證券、市場、外貿等方面的知識。人際關係學知識。祕書人員應學習人際關係學，以發揮對內協調、對外公關的作用。此外，祕書人員還應掌握一些諸如決策學、諮詢學、預測學、文學、人才學、創造學、情報學、編輯學、新聞學、傳播學、社會學等發麪的知識，擴大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應手、揮灑自如。

三、新世紀祕書還應建構的知識結構新世紀的到來,特別WTO的加入,使中國與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距,所以中國將會面臨着更大的機遇與挑戰。這種形勢，也給祕書工作帶來了新的挑戰，也帶來了新的發展機遇。祕書工作再也不是傳統觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發發、抄抄寫寫的文員，只要具備簡單、基本的祕書知識就可以了。21世紀是知識經濟的時代。祕書人員應該具備新的祕書知識結構，拾遺補缺、不斷更新、優化自己的知識結構。我認為，在新世紀，祕書除了具備上述知識外，還應具備以下幾個方面的知識。

1.熟練掌握英語語言方面，英語將成為必備工具。隨着改革開放的深入，國內外的交流日益密切。祕書人員在電話應答、來人來函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語言。英語是世界共同語。所以，在英語方面，不僅要會簡單的對話，還應進一步掌握寫作、翻譯等技巧，才能適應工作需要。

2.熟悉電腦操作和辦公自動化設備使用新世紀的祕書人員要充分發揮領導的"千里眼、順風耳"的作用，首先應快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務向辦公自動化、辦公信息化發展。隨着辦公自動化的發展，以數據庫為中心的辦公自動化系統的運用引起了辦公方式的新變化。一些企事業、政府部門辦公室陸續使用計算機、傳真機、複印機、多功能電話機動性及光學符號閲讀器，縮微機、錄相機等等，這些現代辦公設備的使用，有效地改變祕書人員手抄手寫的手工勞動方式，極大地提高辦公效益和管理水平。

3.熟悉瞭解對外交往中的文化與禮儀知識新世紀，祕書可能要經常地同外國賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國家的政治、經濟、地理、歷史、習俗、禮儀等知識，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通。比如握手就很有講究。握手是多數國家的人在相互見面和離別時的必要禮節，但也要根據不同對象採取不同的握手方式。對關係親近的人可以邊握手邊問候，甚至可以長時間地握在一起;對一般的客人則只握一下即可，不必用力;年輕人對年長者，身份低的人對身份高的人則應稍稍欠身，雙手握住對方的手，以示尊敬，男人與婦女握手時只要握一下女方的手指。日本人見面後是行鞠躬禮，東南亞佛教國家是雙手合十致意。對各國的禁忌也要了解。在伊斯蘭國家穆斯林不吃豬肉，也忌諱談豬;與東南亞國家客人相見時，不要蹺"二郎腿"，如果鞋底朝向對方，這是不禮貌的表示等等。各國文化及相應的禮儀，祕書必須瞭解和熟悉，並在與各種外賓接觸中表現為行為，這才能讓對方感到你對他友好和尊敬，從而增進友誼;如果在交往中不注意這些禮儀習俗，可能造成誤會，甚至引起矛盾，從而造成工作上的麻煩。

4.熟練掌握涉外法律知識在新世紀,進行對外經濟貿易活動,簽訂的涉外經濟合同具有嚴格的法律效力。它對雙方的權利和義務均有具體規定和要求,並用賠償和提交仲裁等條款來制約違反合同的行為。如果我們缺乏涉外法律知識，無論是合同的內容訂得不完備、條款不具體，或是經濟責任不明確，都會影響合同的履行，從而造成企事業單位甚至國家應有的損失。例如，我國甲公司與外國乙公司簽訂的造船買賣合同，規定我方如果延期交船超過30天，每天扣減價格5000美元，如超過100天，外商即可解除合同，並應加息償還所預付的價款。但對外商延期付款卻沒有規定違約罰款，如給我方造成損失，我方僅保留索賠權，但沒有規定外方的賠償責任。合同還規定我方要為履行合同的經濟責任提供銀行擔保，而外方是否履行合同，卻沒有提供擔保。這些規定，顯然不符合平等互利和權利義務對等這一簽訂涉外合同的基本原則。因此，新世紀的祕書要當好領導的參謀與助手，必須熟練掌握涉外法律知識。既要了解我國的法律，也要掌握國際上各國的有關法律規定。與此同時，還要掌握國際上隨時變化着的情況，如中國加入WTO後，祕書還要掌握WTO法等一些法律知識。

5.會駕駛新世紀，公司聘用祕書，除了要求祕書懂英語、電腦外，就是懂駕駛了。以前祕書只要收發、整理文件，接待來訪，跟在領導後面開會、做個記錄就行了，而現在具備那樣的知識結構已經不滿足新世紀的需要了，21世紀需要的祕書應該是廣博知識和各種綜合能力的複合型人才。所以新世紀的祕書也要會駕駛，隨時為領導的需要做準備。當然祕書所從事的企事業單位、政府部門可能有專門的司機，但如果發生突發事件需要處理，而司機剛有事出去，加上時間緊迫，這時，如果祕書會駕駛，就剛好派上用場，可以使事件順利得到解決。

四、祕書擁有相應時代需要的知識結構的重要性 "知識就是力量"(培根語)，"掌握無論哪種知識對智力都是有用的"(達•芬奇語)。現代社會是知識密集的社會，新世紀--21世紀是知識經濟的時代，在這個社會、這個時代中處處需要知識，事事都聯繫着知識，沒有知識寸步難行。祕書擁有相應時代需要的知識結構，可以提高祕書自身能力。祕書知識和祕書能力二者是相輔相成、互為因果的。祕書知識結構是形成和發展祕書能力的基礎。祕書能力的大小首先取決於祕書知識結構的完善程度。一般説來，知識結構越完善，能力便越強;知識結構越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識與能力是分不開的。新世紀祕書工作將變得越來越龐雜、新穎、高深，這就需要祕書是具有廣博知識和各種綜合能力的複合型人才。祕書只有擁有新時代的知識結構，才能更好地發揮他們辦文、辦事、辦會的能力，如在其間用到的表達能力、調研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。祕書只有擁有一定的知識結構，才能使能力發揮得淋漓盡致，才能為領導更好的服務，做好領導的"左右手"。例如，一個21世紀的祕書，他還只擁有過去的那一套老的知識結構，只會寫寫抄抄，只會動手不動腦，那我想他很快就會被這個新世紀所淘汰。過去不懂法律和經濟，不具備外語能力和計算機操作技能，照樣可以當好祕書。而在今天，如果不具備這些知識與能力，就想當好祕書是很難的。即使你取得祕書資格，也只不過是"濫竽充數"、"中看不中用"而已。祕書擁有新時代、新世紀的知識結構可以激發他們的能力，但最終目的也是為祕書工作而服務，從而帶動領導、企事業單位與政府部門乃至國家的發展。

五、優化祕書知識結構的途徑既然祕書擁有相應時代的知識結構是如此的重要，我們應該儘快提出優化祕書知識結構的途徑，以應對新世紀給祕書帶來的機遇與挑戰。具體途徑如下：

1.認清形勢，強化意識思想是行動的源泉，應該清醒認識當今社會日新月異，強化這樣的意識：祕書人員必須學會電腦、普通話、外語等系列知識，補充傳統的知識結構，才能變被動為主動，適應知識經濟時代。 2.不斷地對自己的知識結構進行自我調節就是説，善於把過去所學的各種知識有機地組合成新的知識整體，並用新的知識不斷地予以充實和擴大，並且能夠隨着客觀條件地變化不斷增強其適應性。

3.善於把握和運用知識間的相互聯繫也就是在學習中注意分析知識間的相互作用，通過消化理解和獨立思考，打通這些聯繫，使之融會貫通。因此，祕書人員在建立自己的知識結構過程中，應注意把握知識之間的縱橫聯繫，按照循序漸進、系統完整、主輔結合、不斷地更新的原則，逐漸充實和完善，以更好地發揮知識的整體功能。

4.結合祕書工作的實際有些知識，單從理論上講，似乎掌握了，可是一付諸實踐，有時往往面目全非了。而有些實際工作，又需要一定的理論指導，才能開創新局面，取得好的成果。因此，只有把理論和實踐有機地結合起來，才能形成最優化的知識結構。

祕書的知識結構篇四：祕書人員的知識結構

祕書工作人員由於處在領導階層之中，接觸的範圍廣、遇到的事情多，因此要求祕書應具備相當廣泛的知識。但事物都是相對而言的，每一種工作所需要的知識都有其相對性。祕書人員雖直接接觸領導工作，但他應具備的知識又不同於一般領導所具有的知識;祕書人員又要和眾多的方面打交道，但他所掌握的知識，又與任何一個部門的具體業務又有着很大的差別。這便形成了祕書工作人員的一種特殊知識結構。

一、基礎層——基礎知識

基礎知識主要包括文、史、哲、數、理、化，以及天文、地理、生物等方面的基本原理和常識。缺乏基礎知識，常常會造成工作中的失誤。比如，在機械局或在化工系統當祕書，對能量守恆定律，對基本的化學分子結構一竅不通，那麼對日常大量涉及到的有關科學理論和生產方面知識的工作或行文便很難插足：很難落筆。在祕書工作中許多時候，基礎知識似乎不是明顯地起作用(基礎知識缺乏一些，似乎還能應付過去)，實際上是在潛移默化中起作用，對實際工作是很有影響的。比如，對黨的方針政策掌握得如何，對於領導意圖的理解程度，對於行文中思想脈胳、語氣、分寸等，以及對於工作中新知識的吸收等等，都無不和祕書人員本身的知識基礎和知識素養有着直接的關係。由於祕書人員處於領導階層，接觸面大，日常工作中會遇到大量的“隨機性”問題。比如，在陪同領導視察或檢查工作時，發現實際中新的疑難問題，領導要你及時瞭解有關這方面的材料，如果你的知識底子比較厚實，便可對該問題的性質、特點及時作出較為正確的分析和判斷。否則便會無所措手足。

特別值得提出的是，應該注重對語法和邏輯的學習(至於中外文學史可以粗線條地瞭解一些)。我們知道，機關應用文在寫作上主要採取的是説明和論證的方法，所以對其準確性和嚴密性的要求比較突出。因為漢語的語言非常奉 富，其表達的方式也頗為複雜，這就要求從事祕書工作的人懂得一些語法和邏輯知識，使行文更為穩妥。比如，在一份由司法部門工作的祕書起草的文件中，有這樣一句話：“兩位當事人辯護律師”，從上下文中也看不出“兩位”到底指的是“當事人”還是“辯護律師”，這就容易引起歧義。如果能懂一些語法和邏輯知識，就可以避免這一類錯誤。又加，某機械局的一份簡報上，在給“全面質量管理”下定義的時候，後面寫了三、四行，最終落在“幫助企業對提出的改善建議實施指導”上，沒有斷明定義中種概念和屬概念的關係，因而也就沒能把問題講準、講透。此外，象主謂不搭配、句子結構混亂、層次劃分不清等語法和邏輯錯誤，在我們現行的公文中還普遍存在，這些都會影響領導威信和工作效率。所以，注重語法和邏輯方面的學習，的確是祕書工作人員不容忽視的任務。

二、次基礎層——管理學知識

祕書人員固然不是直接的管理者，但卻是管理的協作者;祕書工作顯然是管理工作的一部分，故又非懂管理不可。根據祕書工作的特點，祕書在懂得一般管理學理論的基礎上，應特別注意這樣兩個方面：其一，是關於“人”的知識。祕書人員在工作中要和上下左右各方面的人打交道，他的身份會相對變化(在領導面前是作為助手出現的;在下級面前常常要代替領導説話j在同級中，又要充當協調人的角色)，因此要求祕書不但要具有接人待物的社會知識，而且最好具有關於行為科學、社會心理學等方面的理論知識。總之，對人的各個方面瞭解得越深刻，就越能做好人的工作。其二，關於系統論、信息論、控制論方面的知識。這是本世紀初出現的嶄新的綜合性基礎理論，它在各種管理工作中所起的作用，正在日益為人們所認識。祕書人員應當掌握這種科學的思想方法，以加深對各自管理系統的理解，提高為領導提供信息的數量和質量，從而最終達到協助領導提高其管理控制水平的目的。

三、相關層——專業知識

專業知識也是祕書人員應當具備的。我們知道，各級辦公室祕書工作的一項首要任務，就是對各方面情況的彙總和文字的把關。祕書對下面的專業知識不可能樣樣精通，但起碼應當做到熟悉和了解，這樣才不至於説外行話，工作起來才能得心應手。

四、中心層——祕書業務知識

祕書業務知識是祕書人員的專業知識，它直接影響着祕書工作的水平。在這方面大體應包括如下幾方面工作內容的知識：

資料工作、調查研究、政策問題、公文研究、文書處理、協調工作，羣眾工作、會務工作、信訪工作、檔案工作、查辦工作、機關事務管理等。同時，對祕書史的瞭解，可以加深對祕書工作規律的認識，增加對其本職工作的修養。以上各項知識內容，具體工作中的祕書又是各有其不同的一個或幾個側重面(在小單位裏，一個人往往要兼任許多項，當然他的知識面要更全面了)，但作為一個稱職和出色的祕書，應當逐步對祕書工作的全局有比較透徹的瞭解，儘管他不可能樣樣都能幹到。這就象搞歷史的，不可能脱離整個中國和世界的歷史搞某一斷代史的研究。祕書人員對祕書工作範圍的知識掌握得越多、越廣，對自己具體工作意義的理解也便會越加全面和深刻，因而才會使工作做得愈加主動。

祕書人員的知識結構是在祕書工作的實踐中形成的，但我們把握了這種結構，又會在工作中去更加自覺地補充我們的知識。這當中，自覺和不自覺是大不一樣的。許多祕書人員在開始工作的時候知識水平很有限：但由於注意在實際工作中吸取知識，就能不斷擴大自己的知識面，提高工作效率。有的祕書雖整天忙忙碌碌，卻長進不大。祕書人員的知識結構並非是一個機械的固定體，而是始終在發展變化之中的。即便是一些知識水準較高的祕書工作者，也需在不同的工作時期，有計劃、有重點地充實新的知識內容，不斷調整自己的知識結構，以更好地適應發展着的領導工作的需要。

祕書的知識結構篇五：

祕書工作的綜合性，要求祕書人員橫向具有較寬廣的知識面;祕書工作又有自己的專業特點，這又要求祕書人員縱向具有較深厚的專業知識。祕書應有四方面知識的縱橫結合。

1、基礎知識

祕書應具有的基礎知識分為兩個方面：一方面是社會科學基礎知識，即相當於高中水平的語文、政治、歷史、地理、外語知識;另一方面是自然科學知識，即物理、化學、數學、生物等知識。高中文化程度，是國家對政府機關幹部的最低要求，也是祕書人員應有知識的基本層次。

2、專業知識

專業知識是指所有祕書人員都應具有的祕書業務知識，包括：公文和應用文寫作知識，文書製作和文書處理知識，檔案保管知識，辦公室管理知識，調查研究知識，會議組織知識，信訪工作知識，信息科學知識，行為科學知識和公共關係知識等等。

3、行業知識

行業知識是祕書人員所在行業、系統的專業知識，如在政府機關工作的必須具有行政管理知識，在工商企業工作的必須具有企業管理知識、市場營銷知識。其他處在教育、軍事、外事、科學、文藝、體育、醫療等行業系統的祕書人員，也應分別具有各自的行業基礎知識。

4、相關知識

這一部分是祕書人員為適應時代需要，做好工作，應加以進修提高的知識，是祕書人員知識結構中的較高層次，有經濟學、法學、社會學、心理學、傳播學、領導科學、統計學等。學習這些知識，可以使祕書人員從更廣闊的領域去從事祕書工作。

有些知識可以使祕書人員從更深的角度去認識祕書工作和祕書活動。還有些知識可以幫助祕書人員從更好更先進的角度去考慮和從事祕書工作。

祕書的知識結構篇六：

祕書的知識結構

1. 祕書的知識結構的範圍

(1) 祕書的基礎知識

基本理論知識，如哲學、邏輯學等

是社會科學和自然科學的基礎知識，如語文、政治、歷史、地理、外語、物理、化學、數學、生物等知識

(2) 祕書的專業知識

業務知識

行業知識

(3) 祕書的相關知識

祕書的相關知識是祕書人員為適應時代需要，做好工作，應不斷學習和掌握的知識。包括社會背景知識和管理學科新興學科知識。

2. 祕書知識結構的特點

(1)廣博性

(2)專業性

(3)動態性