祕書基礎知識點彙總

課程增加了針對祕書學基礎的相應知識點彙總和實際應用案例部分，下面本站小編給大家介紹關於祕書基礎知識點彙總的相關資料，希望對您有所幫助。

祕書基礎知識點彙總如下

一、基礎知識

1.辦公室的佈局種類:有兩種不同方法來間隔辦公空間：

(1)開放式辦公室。

(2)封閉式辦公室。

2.合理進行辦公室佈局的作用

(1)形成有效率的工作流程。

(2)有利於員工的工作分配。

(3)有利於工作順利完成。

3.不同辦公室佈局的設計要求

(1)空間的使用:空間是一種必須支付的資源。空間的費用經常按每平方米計算。空間越大，費用越高。

(2)開放式和封閉式辦公室

1)開放式辦公室:開放式辦公室是大的空間，包含單個工作位置的組合。開放式辦公室具有如下特點：

①不設個人專用辦公室;

②組合工作間的材料豐富多樣;

③辦公室工作人員的地方級別主要不用辦公位置來確定，不設傳統的領導座位，而是憑承擔的任務來確定位置。

2)封閉式辦公室:封閉式辦公室是按照辦公職能設置分隔式的若干個相對獨立辦公室的做法。封閉式辦公室的設計原則主要考慮常規辦公室業務活動的各種因素，如下員、業務特點、職能、設備、空間等因素的穩定性，相關業務處理的連續性和系統性。

二、設計不同形式辦公室的工作程序

1.分析不同部門業務特點對於辦公條件的要求

1)面積、空間大小。

2)人員流通的頻率。

3)聲音對辦公效率的影響。

4)需要設備及傢俱量的多少。

2.設計平面圖:指定專人或委託他人設計平面圖,並證詢各使用部門的意見,根據意見修改設計,完善辦公室的功能。

3.選擇辦公傢俱、設施和裝飾:當辦公室空間已經分配和分開時，辦公區必須佈置家居、安裝設備和進行裝飾。

4.注意採光、温度和通風

三、正確選擇辦公的模式：

1、辦公模式的種類：

(1)在家工作(20xx年11月)

(2)遠程工作(20xx年11月)

(3)虛擬辦公室(4)臨時辦公室(5)彈性時間(6)兼職工作

(7)合同工作(8)交叉工作(9)項目團隊

四、合理進行辦公室佈局

1、辦公室的佈局種類：

開放式辦公室 封閉式辦公室

2、合理進行辦公室佈局的作用：

(1)形成有效的工作流程;(2)有利於員工的工作分配;(3)有利於工作的順利完成。

3、設計不同形式辦公室的工作程序：

(1)分析不同部門業務特點對於辦公條件的要求; (2)設計平面圖;

(3)選擇辦公傢俱、設施和裝飾 (4)採光、温度和通風

温度控制在20—25度

五、檔案利用

1、含義：開發和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

檔案利用是檔案工作的目的和出發點。

2、要求：

(1)依法開展利用工作;

(2)主動、及時開展利用工作;

(3)不斷完善檔案服務方式和手段;

(4)掌握本單位近期 的重點工作、重大活動、據此開展檔案利用。

3、工作程序：

(1)熟悉庫藏;(2)分析利用需求;(3)選擇利用方式;(4)獲取檔案;(5)提供檔案。

六、檔案參考材料的編寫

1、檔案參考材料的含義：檔案部門或人員按照一定題目，根據所保存檔案綜合而成的可供人們參考的檔案 材料加工品。

2、檔案參考材料的編寫要求：獲取大量的檔案材料，編寫要做到真實、準確、實用，注意檔案的保密性;問題集中，內容準確，文字凝練、概括性強。

3、工作程序：

(1)確定參考資料的種類;(2)收集檔案材料;(3)進行編寫。

七、電子檔案的管理

1、電子檔案的含義：在計算機系統中形成的具有查考利用價值的社會的原始記錄。

2、特點：

(1)非人工識讀性;(2)對電子技術和設備的依賴性;(3)信息的可變性;

(4)信息與載體的可分離性;(5)信息的可共享性;(6)多種信息載體的集成性。

3、種類：

4、要求：真實性、完整性、可讀性。

5、工作程序：

(1)電子檔案的收集積累;(2)電子檔案的歸檔;(3)保管;(4)利用。