祕書接待客人的禮儀知識

中國素有“禮儀之邦”的美稱，無論在什麼時候都要注意自己的行為舉止，以下小編為大家提供祕書接待客人的禮儀知識，供大家參考借鑑，希望可以幫助到大家。

1、誠懇的心。對於預約還是未預約的、易於溝通的還是難溝通的，祕書人員要以誠心、耐心、熱心去對待每位來賓。祕書的行為要讓來賓感到自己是受歡迎的、是得到重視的。當碰到難以對付的客人時，我們要心平氣和，不要急躁，要善於控制自己的情緒。同時，我們要穩定對方的情緒，不要和其發生正面衝突，並儘儘自己所能及尋求相關人員幫助解決其問題。與別人交談貴在真誠，只有帶着真誠的情感去談話，才能獲得事半功倍的效果。

2、合作精神。接待工作是整個單位的事情，祕書人員不能抱着“事不關己”的態度，應該要有主動協助的精神。當我們比較空閒時，看見同事正在忙碌地接待來賓或同事不在時，祕書人員應該主動向前接待，不能坐視不管。團結合作精神是一個企業良好工作氛圍營造的重要因素，更有利於樹立良好的企業形象。

二、業務知識及相關能力的準備

祕書作為領導的助手，要能熟練的使用辦公軟件及相關設備，要有會議記錄等專業知識。與此同時，祕書要全面瞭解企業各方面的情況，比如企業的發展歷史、產品規格、市場營銷、各部門設置及職員情況。平時，祕書要養成及時收集信息、掌握重要資料的習慣。這些專業技能的具備會大大提高接待的效果。

三、物質準備

對於祕書來説，這方面的準備包括接待環境和接待物品的準備。

1、環境準備首先從自然環境入手。接待室應該舒適、美觀、整潔，祕書人員可以的會客室拜訪一些花卉和一些綠色植物，特別需要注意的是不宜擺放香味刺鼻及易讓人過敏的植物。其次是人文環境的準備。根據接待目的的不同，需要從不同的方面彰顯組織的文化，可以張貼介紹組織的紙框，懸掛體現組織文化的口號等，這都會給來賓留下深刻的印象。

2、接待物品的準備。接待室設置要協調，座椅、茶具、煙灰缸等等要齊全。當着客人的面手忙腳亂的收拾凌亂的會客室是非常失禮的，會讓客人覺得受到輕慢、不受尊重。因此。祕書人員要勤換洗相關設施，定時清掃接待室，以整潔的環境迎接每位來訪者的到來。

四、瞭解來賓的情況

祕書人員必須要有較完備的資料，瞭解客人的基本情況。來訪者的人數、姓名與職務;來訪人員的背景;來訪者的國民族和宗教情況;來訪者的興趣、愛好、性格特點;來訪者的私人禁忌情況等等。 五、制定接待計劃

不論做什麼事，事先要有準備，“凡事預則立”。來訪者到之前，祕書人員要做好接待計劃。合理安排各項接待工作;提前安排有關人員到崗;安排客人的飲食、住宿等等。

祕書要做好接待工作必須掌握一定的原則。

1、熱情周到，平等待人。在接待中，祕書人員要有熱情的態度，要有細緻的工作作風，細心體貼照顧來訪者。祕書人員舉止要大方得體，接待客人時，不要做與接待無關的事情。對待不同的來訪者，祕書要一視同仁，不要有親疏、遠近之別。要時刻考慮客人感受，堅持原則，靈活變動。

2、講究禮貌。當來訪者到達時，祕書要主動向前打招呼，讓來賓感到受歡迎，用一些禮貌用語，如“辛苦了”“歡迎來我們公司”等等。祕書看見有客人來時，應該放下手上的工作招呼客人。

3、精簡務實。接待工作不僅要重視程序和禮儀，還要務實，把解決實際問題、促進相互之間的友好合作為接待知道思想。

4、講究信譽，遵時守約。守信是待人處事的基本原則，在接待活動中，祕書人員許下的諾言不可輕易違背。若特殊情況不能守時約，應提前通知或事後解釋，以真誠的態度道歉。

5、注重儀表。着裝是一種無聲的語言，在接待中，祕書人員的着裝直接影響到客人對你的第一印象，關係到個人形象和公司的形象。祕書要注意自己的面部表情，接待客人時面帶微笑。平常要注重自己的儀容，學會化粧，使自己的粧容得體。

6、熱情送客。送客時，要等客人伸出手時，祕書方可相握，不能先伸手。祕書先伸手會讓客人感覺有厭客之嫌。祕書在送客時一定要誠懇、有禮貌、熱情，讓來訪者感到温暖，也會給客人留下美好的印象。

接待工作對於祕書來講是一項有挑戰性的工作。做好接待工作，不僅會給對方留下好印象，也能為公司樹立好的形象。在信息爆炸年代，商務交往頻繁，接待顯得更為重要。如果祕書人員在接待工作中。能夠使來訪者感到滿意，則接待工作順利完成。那麼，祕書人員掌握一定的接待技巧對於工作的完成是非常必要的。

祕書在接待客人時需要熟知的技巧。 在接待工作中有很多技巧，接待工作圓滿成功與否直接影響來訪者對公司的評價，祕書在日常接待中應該儘量做到最好，讓來訪者無可挑剔。

一、要處處為客人着想

1、祕書要有強烈的時間觀念，千萬不要讓客人等待。

(1)在約定好的時間，祕書要做好相關接待工作，要是客人到來之後沒見接待人員，不僅是祕書人員的失職，也會使接待活動失敗。

(2)不能讓來賓等待過久，要放下手頭上的事情熱情迎接。如果來賓拜訪時，因為祕書人員的疏忽，而讓其吃閉門羹，被拋到一邊，無疑是來賓感到受傷，這樣會造成惡劣的影響，嚴重降低了公司的社會形象。

2、當客人要找其他同事不在時，本着團結合作精神，禮貌地告訴其接待人員去哪了，何時回公司，讓客人留下聯繫方式以便同事回來及時聯繫。

3、客人到來時由於特殊情況不能馬上接待，祕書人員要向客人説明原因並詢問是否願意等，若客人願意等待，應該為客人提供飲料、雜誌。

二、祕書人員在與來賓交談時應大方有禮。在任何一次的接待工作中，不論是陌生人還有老客，祕書都要做到落落大方，彬彬有禮。在與客人交談間，祕書要從容淡定，不要扭捏不安、舉止拘束。對於客人提出的問題，祕書要清晰回答，不可慌慌張張，吐詞清楚，不能含糊其詞，讓客人產生理解上的誤解。

三、在接待工作中的應答禮節

1、祕書人員在與客人交談過程中，沒有聽清對方的話語時，要禮貌地説：”對不去，我剛才沒有聽清您的話，麻煩您再説一遍”，這樣才會使得交流順暢，不易產生誤解。

2、來賓表示感謝時，祕書人員應説：“不用謝，這是應該的。”等客氣回語。 3、對於來賓的提問一時間沒法回答的，祕書應先致歉後查詢，“對不起，這事我不清楚。待我問明白了在告訴您。”。如果在沒有弄清楚就胡亂回答，會給來賓帶來疑惑和不解。

4、對於來賓的稱讚，祕書人員要發自內心地表示感謝。