祕書資格常識知識：祕書的事務處理藝術大綱

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某大公司人力資源總監張先生説：老闆對某些祕書在工作中的拖沓、鬆懈、低效作風確實感到難以容忍。他們需要的是工作井井有條，在辦公室一呼即應的祕書;是在工作緊張時能自願加班而毫無怨言的祕書;是用腦多於用手、善於管理時間，而不是整天忙忙碌碌、窮於應付而毫無成就的祕書。

(一)加強縱橫兩方面的密切聯繫

1.縱向

2.橫向

(二)把握事務處理的先後次序

1.事務工作系統分析法

2.用"5w1h"法來檢查現行事務處理系統的的合理性。

這"5w1h"法的含義為：

(1)why(為什麼)--這是探求現行辦法必要性的起點。就個別事務而言，要考察其處理方法是否合乎領導要求與企業目標，就整體事務而言，要分析這一系統是否合理，科學。

(2)what(做什麼)--這是研究現行工作的每一具體內容，重點分析這些內容與目標間的聯繫。

(3)where(何地做)--這是研究現行事務處理的空間位置及相互關聯性問題。

(4)when(何時做)--這是指對工作時間的分析，一是時機上是否合適，二是時間長度是否合理。

(5)who(何人做)-一這是指事務處理中的人員定位問題。

(6)how(如何做)--這是指方法分析。如何做最好?有何注意事項?有無更好的做法等等。

3.用"abc分析法"來理順事務處理的先後順序。

"abc分析法"是重點分析法的一種，它強調對一切事務應有根據其價值的不同而有不同的努力程度，以合乎經濟原則的觀念。"abc法"又叫"主次因素排列圖"或"巴雷特圖"法，它有兩個縱座標、一個橫座標、幾個矩形圖和一條曲線組成。左邊的縱座標表示頻數(具體數量)，右邊的縱座標表示頻率(以百分比表示)，橫座標表示各種要素，主次因素圖的習慣用法是把累計百分數分為三類：0-80%為a類，80-90%為b類，90一100%為c類。

試以某公司祕書事務處理系統進行分析：我們將該祕書所處理的事務概括為五大類：文書，會務，接待交際、臨時交辦、常規工作(辦公室佈置與整理、通訊、領導日程管理，檔案管理等)。經統計，一月之中，該祕書所處理的各類工作時間為：文書3800，會務2180，交際接侍1020，臨時交辦1900，常規工作1870，總計10790分鐘。各類工作佔全部工作時間的比重為;文書35.4%，會務20.2%，交際接待9.45%，臨時交辦17.6%，常規工作17.35%，累計100%。

畫出前述座標圖，將各類工作按比重從多到少，順序在座標上畫出矩形圖，然後，再標出各類工作時間的累積數，最後將累積數的座標點連接起來，就得到了累積頻率(百分比)的折線.

(三)妥善管理工作時間

1.確立時間的資源觀與效率觀。

祕書工作效率=

2.學會時間診斷和製作計劃。

3.營造良好的辦公環境，挖掘時間潛力。

[案例]：

王經理在我們公司裏是很出名的惡領導，她領導的部門跳槽率很高。在公司裏有一説法：老闆看不慣誰，不用付違約金即可讓那個人滾蛋，祕訣是把他調至王經理的部門。我不幸成為這個倒黴蛋。我調到了王經理的部門，還是她的助理。我暗自制定了一套戰略戰術：努力工作，任勞住怨，凡是王經理吩咐的事情，我都往好的一面想。比如：王經理讓我反覆修改同一個策劃案，我想這是鍛鍊我文筆和耐心的機會;王經理讓我加班，就當為家裏省電費、伙食費，還為我自己節約開銷，王經理有時當眾責罵我，就當是鍛鍊我的厚臉皮吧……。時間久了，我才知道王經理也有不幸的感情生活，離了婚，帶着一個女兒，全靠自己打拼才捱到現在的位置。身為女人，我又情不自禁同情起她來。漸漸地我嘗試去了解王經理，我知道她的胃不好，於是常常備胃藥。

有-天，王經理出去見客户了，我突然接到從幼兒園打來的電話，説她女兒病了，因為王經理見的是公司裏的大客户，我想還是不要打擾她，自做主張趕去幼兒園帶她女兒去看病。到了下班的時間才通知王經理。她匆匆趕到醫院，一把摟住女兒，一副慈母樣。轉眼到了王經理的生日，我偷偷買了束百合花;標上我們部門所有成員的名字，並衷心祝王經理生日快樂。年終吃團圓飯的晚上，熱鬧完了，我看見王經理心情不錯，於是我悄悄尾隨她，在一個轉彎口假裝與她不期而遇，我對王經理説其實大家都很尊重她，願意把自己部門的業績做好，可以和其他部門一較上下，8小時的工作時間，大家都很累，希望大家的領導能為大家創造和睦友愛的氛圍，這也是有益於工作的。王經理聽了良久沒説話，只祝我新年快樂!我忐忑不安地過了一個新年假期。新年後，我們意外發現;王經理的臉上多了笑容，漸漸地我們的部門有了笑聲，開始和睦、團結。王經理開始和我們一起去跳操，去購物，一起帶着她的小女兒去郊遊。最近我們還在為她物色男朋友呢!我終於戰勝了這個挑戰，每當同事問起我與王經理相處的祕訣時，我神祕地一笑，指指自己的心，不作回答。