祕書基礎知識要點整理

檔案管理工作在整個祕書資格考試中，是其中的一個基礎知識考點，那麼你有整理相關知識要點呢?下面本站小編給大家介紹關於祕書基礎知識要點整理的相關資料，希望對您有所幫助。

祕書知識要點整理如下

(一)檔案材料的收集：

1.建立，健全立卷歸檔制度，確立歸檔範圍，歸檔時間，保管期限;

2.對遺缺不全的檔案，採取不同措施，積極收集齊全;

3.及時催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全後整理立卷歸檔。

(二)檔案的歸檔，立卷與管理。

1.區分全宗，確定立檔單位。

2.分類。依據檔案來源，時間，題目，內容，字母順序分成若干層次和類別。

3.歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。

4.案卷排列。立卷按永久，長期，短期分別組卷，卷內文件把正文，底稿，附件請示和批覆放在一起，編制案卷目錄和案內目錄，並複印出四至五份。

5.整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊;材料過寬應摺疊整齊;字跡難辨認的，應附抄件;以每一案卷端正書寫標題。

6.對所有公司檔案系統排列，確定保管期限，編制檔案目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。

7.每年對檔案進行一次清理：清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和複製。

(三)檔案的保管：

1.防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全;

2.公司設立專門地點或專用庫房或專用文件庫保存檔案;

3.做好檔案室的防盜，防水漬，防潮，防蟲蛀，防塵，防鼠害，防高温，防強光等工作，門窗應結實牢固。

(四)檔案的鑑定：

1.從檔案的內容，來源，時間，可靠程度，名稱等方面鑑別檔案的價值。

2.確定各類檔案的中管期限表。其中財務檔案見財務檔案保存期限表。

公司檔案保管期限分永久，長期，短期三種。介於兩種保管期限的，保管期限從長。

(五)檔案的銷燬：

1.對已失效的檔案，認真鑑定，編制銷燬清冊，該清冊永久保存;

2.辦理銷燬手續，經董事會或總經理批准，方能銷燬;

3.銷燬時要有二人以上監銷，關在清冊上簽字。

4.公司應採取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。

(六)檔案借閲，利用工作

1.凡需使用檔案者，均須填寫文件調閲單，依據調閲權限和檔案密級，經各級領導籤批後方能調閲

2.卷一般僅供在檔案室閲看，立卷的文件，資料可外借。外借的須辦理登記手續。

3.借閲期限不得超過3天。

文祕專業基礎知識介紹

一個稱職的祕書，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現其它能力的基礎。可以這麼説，文字表達能力是祕書工作人員的基本功，是“看家”的本領。

那麼，怎樣才能有效地提高文祕寫作的能力呢?具體説來，主要應注意以下幾點：

首先，要端正態度，培養興趣，自覺學好文祕寫作。

不管幹什麼事情，必須有正確的態度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂於去幹，並想方設法去把工作幹好。學習文祕寫作也是如此。寫作，是一種複雜、精細的精神生產，是一項十分嚴肅而艱苦的創造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業社會向信息社會過渡中，有五件‘最重要’的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會裏，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。

這裏所説的‘讀寫技能’，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力。”與此同時，我們還要培養學習文祕寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學為我要學。愛因斯坦説過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如飢似渴地去鑽研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恆，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。

其次，學習文祕寫作基礎知識，借鑑優秀作品。

寫作有沒有規律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人説：“寫作無祕僱作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文祕寫作教材，就是前人文祕寫作經驗的科學總結，就是揭示文祕寫作的一般規律、引導人們掌握文祕寫作方法和技巧的理論。

要提高文祕寫作能力，還應有意識地選讀一些範文，以作借鑑。魯迅説過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就説明着‘應該怎樣寫’。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑑只是從中汲取營養，經消化後成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

最後，要勇於實踐，堅持多練習、多修改。

寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足於多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。

作為文祕人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文祕寫作能力的一個重要環節。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收穫。作為稱職的祕書人員，要有高度的責任感，，養成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反覆推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。