祕書基礎知識要點

基礎知識要點顧名思義就是比較重要的方面，下面是本站小編為你整理的祕書基礎知識要點，希望對你有用!

祕書基礎知識要點1

應用文書的概念與制發

(一) 文書的含義與分類

1. 含義：應用文書是各級機關、企事業單位、社會團體以及個人處理事務中經常應用到的具有一定格式的文體總稱。

2. 分類：

(1) 行政公文(通用公文)

黨的機關獨有5種：決議、指示、公報、條例、規定。

行政機關獨有4種：命令、公告、通告、議案。

黨政機關共有9種：通知、通報、決定、報告、請示、批覆、函、會議紀要、意見。

(2) 事務文書

傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信、啟事、簡報、會議記錄、計劃、總結、述職報告、講話稿。

(3) 商務文書

意向書、訂貨單、商品説明書、市場調查報告、招標書、投標書、合同、可行性研究報告。

(二)通用公文的制發程序

包括：草擬、審核、簽發、複核、繕印、用印、登記、分發。

1. 草擬

(1)人名、地名、數字、引文準確。

(2)結構層次序數，一 (一) 1. (1)

(3)使用國家法定計量單位。

(4)公文的數字，除成文日期、部分結構層次序數和慣用的詞素的數字必須使用漢字，其餘應當使用阿拉伯數字。

2. 審核

行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬製公文的有關要求。

3. 簽發

上行文應交由主要負責人或者主持工作的負責人簽發;

下行文或者平行文由主要負責人或者授權的其他責任人簽發。

應用文書的格式

一、通用公文的格式

(一) 通用公文用紙和印裝規格

1. 公文用紙：A4紙，尺寸210mm*297mm。

2. 公文頁邊與版心：天頭(上白邊)：37mm±1mm;

訂口(左白邊)：28mm±1mm;

版心尺寸：156mm*225mm。

(二) 各要素標識規則：分為眉首、主體、版記三部分。

(1) 主題詞：先標類別詞，再標類屬詞。“主題詞”用三號黑體字居左頂格標識，

詞目用三號小標宋體字，詞目之間空1字。堅持“誰辦文，誰標引”的原則。

(2) 抄送：主題詞下空1行，左空1字。用三號仿宋字體標識。名稱中間用逗號

隔開，最後一個標句號。

(3) 印發機關和印發日期：印發機關左空1字，印發日期右空1字。三號仿宋字

體。印發日期用阿拉伯數字標識。

(4) 版記中的反線：版記中上各要素下均加一條黑色間隔橫線，即反線，寬度同

版心。

(三) 通用公文的特定格式：

1. 信函式：發文名稱後不加“文件”兩字。範文機關全稱下4mm處為一條橫線為武文

線(上粗下細)，居下頁邊20mm處為文武線(上細下粗)。

2. 會議紀要格式

***************會議紀要

第*期

XXXXXXX辦公室 X年X月X日

應用文書的要素

一、材料：一系列的事實和依據。包括四個環節：材料的佔有、鑑別、選擇、使用。

(一)材料的佔有

(二)材料的鑑別

(三)材料的選擇

1.圍繞主題選擇材料

2.選擇典型材料

3.選擇真實準確的材料

4.選擇生動新穎的材料

(四)材料的使用

二、主題：要求——正確、深刻、新穎、集中。

三、結構：

(一)內容：標題、開頭、結尾、層次、段落、過渡、照應。

1.開頭的方式：概述式、目的式、開門見山式、引述來文式。

2.層次：總分式、並列式、遞進式、因果式、時序式、三段式。

3.段落：提行式、條款式、篇段合一式。

4.照應：首尾照應、文題照應、行文前後照應。

5.結尾：強調式、期求式、希望式、説明式、禿尾。

(二)要求：嚴謹、自然、完整、統一。

四、語言

(一)標準：準確、簡潔、平實。

(二)應用文書專用語言：

1.開頭用語：為了、根據、鑑於、目前、茲有

2.承啟用語：根據~~~決定，為了~~~現決定，擬採取以下措施，經~~~研究，答覆如下。

3.引述用語：悉，收悉。

4.批轉用語：批示、閲批、審批、批轉、轉發、印發。

5.稱謂用語：我、貴、你、本、該

6.經辦用語：經、擬、施行、審定、會議聽取了。

7.表態用語：不同意、不可、批准。

8.結尾用語：

(1)請示：當否，請批示。

(2)函：請研究函覆，請予覆函。

(3)報告：請指正，請審閲。

(4)覆函：特此專復，特函覆。

(5)知照性公文：特此公告。

應用文書的表達方式

一、敍述

1、 六要素：時間、地點、人物、事件、原因、結果

2、 敍述人稱：第一人稱、第三人稱。

3、 敍述方式：順敍、倒敍。

二、議論

1、三要素：論點、論證、論據。

2、類型：立論、反駁。

3、方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果法。

三、説明

1、方法：定義和表述，分類和比較，數字和圖表。

祕書基礎知識要點2

文書的擬寫和處理

文書擬寫

一、批轉轉發性通知

1. 概念：批轉、轉發、印發公文的通知。

2. 類型：批轉通知、轉發通知、印發通知。

3. 擬寫要點：標題+主動機關+正文+落款+成文日期+轉發文件原文

4. 所有的批轉轉發性通知均附帶文件。此類附帶文件不屬於附件。

二、報告

1.概念：彙報工作、反映情況、答覆上級機關詢問的公文。

2.特點：彙報性、陳述性。

3.報告與請示的區別：

(1)性質要求不同。請示必須答覆，報告則不必。

(2)行文時限不同。事前請示，事後報告。

4.類型：彙報工作報告、反映情況報告、答覆詢問報告。

5.擬寫要點：標題+主送機關+正文+落款+成文日期

6.主送機關只有一個，若還需呈送其他上級機關，應採用抄送形式。

7.尾語：特此報告、專此報告、請審閲、請指正。

8.報告不得夾帶請示事項。

三、請示

1.概念：向上級機關請求指示、批准的公文。

2.特點：一文一事、請批對應、事前行文。

3.類型：求示性、求批性。

4.擬寫要點：標題+主送機關+正文+落款+成文日期+附註

5.請示只主送一個機關、逐級請示、語言温和謙恭。

四、問答函

1.概念：不相隸屬機關就工作問題進行詢問或答覆的函。

2.擬寫要點：標題+主送機關+正文+落款+成文日期

3.尾語：請速回復、盼復、請予覆函、即請函覆;此復、特此專復、特此函覆、專此函告。

五、簡報

1.概念：國家機關、企事業單位、社會團體為彙報工作、交流經驗、反映情況、溝通信息、報道動態而編髮的內部常用事務文書。

2.特點：簡、快、新、實。

3.類型：工作簡報、會議簡報、動態簡報。

4.擬寫要點：報頭+報核+報尾。

5.一事一報，切忌面面俱到。控制在1000字以內。

XXXXXXXXXXXXXXX公司

情況簡報

第(x)期

XXXXX辦公室

XXXXX黨羣部 XX年X月X日(大寫) 編者按：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

標題

X月X日，XXX公司在XXX地方召開XXXXXX會議。

會上，領導傳達了xxxxx精神，XXXX文件。(以上為導語)

XXX領導作了重要講話。提出X點意見：

一、

二、

三、

四、(以上為正文)

最後再次強調，XXXXXXXXXXXXXXX。(結尾)

送：XX辦公室、公司各部門 (共印30份) (以上為報尾)

六、意向書

1.概念：當事人雙方或者多方之間，在對某項事務正式簽訂條約、達成協議之前，表達初步設想的經濟意圖和目的的意向性文書。

2.特點：協商性、靈活性、簡略性。

3.結構： 標題：文種即可。

正文：導語+主體(分條款寫明)+結尾(未盡事宜，在正式簽訂合同或者協議書時予以補充)

尾部：意向書簽訂各方單位的名稱、代表人姓名並加蓋公章、私章和日期。

一、通告

1. 含義：公佈社會各方面周知或遵守的事項的公文。

2. 與公告的區別：使用範圍不同：公告(國內外)，通告(國內社會)

宣佈事項不同：公告(法定事項)，通告(具體遵守周知事項)

制發者不同：公告(國家權力機關和行政機關)，通告(企事業單位等)

3. 類型：制約性、告知性。

4. 擬寫要點：標題+正文(發文緣由+通告事項+尾語)+落款+成文日期

5. 與通知的區別：通知有特定的發文對象，通告沒有。

二、通報

1.概念：表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況的公文。

2.類型：表彰通報、批評通報、傳達通報。

3.擬寫要點：標題+主送機關+正文(發文緣由+通報事項+分析+決定+號召要求)+附件+落款+成文日期

4.與通知的區別：通知帶有一定的指令性。

三、決定

1.概念：對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項的公文。

2.特點：決策性、制約性。

3.類型：指揮性、知照性。

4.擬寫要點：標題+主送機關+正文(發文緣由+決定事項+要求)+附件+落款+成文日期(屬於領導機關的決定，成文日期通常置於落款下方;也可加括號置於標題下居中。屬於會議通過的決定，加括號置於標題下居中，常用形式：X年X月X日XXXX會議通過)

四、請批、批答函

1.含義：不相隸屬機關之間請求批准和答覆審批事項的公文。 2.擬寫要點：標題+主送機關+正文(發文緣由+函事項+尾語[請審查批准，當否，請審批，此復，特此專復，特此函覆，專此函告])+落款+成文日期

五、計劃

1.特點：針對性、預見性。

2.結構：文章式、表格式。

3.文章式計劃寫法：標題(文種)+正文(前言+主體+結尾)+尾部

4.語言簡潔明瞭，樸實自然，表達方式以説明、敍述為主，行文中不夾雜不必要的議論。

六、總結

1.類型：綜合性、專題性

2.擬寫要點：標題(公文式標題或者非公文式標題)+正文(前言+主體+結尾)+尾部

3.注意事項：正確的指導思想、堅持實事求是，總結出規律性的東西，分清主次，突出重點，語言簡明、準確

七、述職報告

1.概念：各級機關、企事業單位、社會團體的各級領導幹部及管理人員，向上級管理機關陳述自己在任職期間履行崗位職責情況的書面報告。

2.特點：個人性、真實性、通俗性。

3.擬寫要點：標題(文種)+稱謂(各位領導、董事會、組織人事部)+正文(開頭+主體[履行職務的基本情況+所取得的成績和實踐經驗+存在問題和努力方向]+結尾[以上報告，請領導們指正])+落款+成文日期

4.注意事項：實事求是、突出特點、語言簡潔。

八、講話稿

1.特點：內容針對性強、語言平易通俗、交流具有互動性。

2.擬寫要點：開頭+主體+結尾

九、市場調查報告

1.概念：對市場調查所獲得的信息資料，進行整理、得出結論，提出採取行動的合理化建議之後撰寫的書面報告。

2.特點：針對性、真實性、典型性、時效性

3.擬寫要點：標題+前言+正文(情況部分+預測部分+建議部分)+尾部

4.注意事項：深入調查，充分佔有材料;實事求是。

十、招標書

1.概念：招標人利用投標者之間的競爭，從而達到優選投標人的一種告知性文書。

2.特點：明確性、競爭性、具體性和規範性。

3.擬寫要點：

標題

祕書基礎知識要點3

收發文處理

一、繕印文書

1. 含義：對文件進行抄寫謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及複印機複印等工作。

2. 要求：文字準確，字跡工整清晰;符合規定體式，頁面美觀大方;不隨意改動原稿;

裝訂齊整牢固;注意保密。

3. 文件的繕印應該以定稿為依據，以簽發批准的份數為準，不能隨意增減。

4. 工作程序：確定印製的文書-〉確定印製格式-〉完成印製-〉交付印製的文書。

二、校對文書

1、含義：根據定稿對文件校樣進行核對校正。

2.校對的內容：校訂清樣上的錯字、漏字、多字。規範字體字號。檢查版式、標題是否端正，頁碼是否連貫，行字距是否勻稱，版面是否美觀。檢查引文、人名、地名、數據、計量單位、專業術語是否有誤。檢查版式是否與文種格式統一，有無需調整和改版之處。

3.工作程序：準備好原稿和校樣-〉選定校對方法(看校、對校、讀校、折校)-〉核對校正。

三、用印

四、傳閲文書

1.含義：在工作職責範圍內傳遞閲讀文件。

2.工作程序：確定傳閲對象-〉選擇傳閲方式-〉傳遞文書-〉履行傳閲手續-〉檢查清理文件。