職場中祕書的接待禮儀知識

祕書工作的其中一項重要工作就是接待，所以在職場中祕書必須學會基本的接待禮儀知識。下面是本站小編給大家蒐集整理的職場中祕書的接待禮儀知識文章內容。希望可以幫助到大家!

職場中祕書的接待禮儀知識：接待前的準備工作

(一) 接待環境佈置

1、環境佈置

接待環境應該清潔、整齊、明亮、美觀，沒有異味。前台或會客室可擺放花束、綠色植物，表現出“歡迎您”的氣氛，會使對方產生好感。辦公桌上的文件、文具、電話等物要各歸其位、擺放整齊。不常用的東西和私人物品，應該放在抽屜裏固定的地方，以便用時馬上能找到。

2、辦公用品準備

(1)前廳。

應為客人準備座椅，讓客人站着等候是不恭敬的。座椅樣式應該線條簡潔、色彩明快。還應配有茶几。

(2)會客室。

桌椅應擺放整齊，桌面保持清潔沒有水漬、污漬。牆上可掛與環境協調的畫。掛公司領導或國家領導的合影，或某次成功的大型公關活動的照片，可提高公司的可行度。桌上可放介紹公司情況的資料。另外，茶具、茶葉、飲料要準備齊全。接待一般客人可用一次性紙杯，接待重要客人還是用正規茶具為好。會客室應具良好照明及空調設備。要配備一部電話，複印機、傳真機等即便不放在會客室內，也不要離得太遠。

客人走後，要及時清理會客室，清洗茶具、煙灰缸，換空氣，然後關好門。否則，會使下一批客人感到不受重視。

(二) 前台值班

在前台值班室，當沒有客人時，祕書應做好：

1、佈置接待室

2、瞭解上次活動安排

3、填寫公司職員出入登記表

4、填寫客人預約登記簿

職場中祕書的接待禮儀知識：接待的基本禮儀

(一)接待客人的基本禮儀

祕書接待客人時應該注意以下幾點：

1、無論接待什麼樣的客人，都需做到公平和禮貌，應按先來後到的原則接待每一個客人。

2、無論接待什麼樣的客人，都要和顏悦色、千萬不能皺眉頭。

3、接待客人時態度要鄭重，但説話要留有餘地。

4、對於有預約的客人要迅速轉達他的要求，不讓客人等候。

5、為避免出錯，對於客人説的一些重要事項要確認一遍。

6、儘快記住客人的相貌和姓名，瞭解他們與本公司的關係。

7、要請客人填寫接待登記簿。

8、上司沒確認要見的客人，就不要讓他進去。

9、在不瞭解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應儘可能地從對方那裏瞭解一些有用信息。

10、陌生客人來訪時，一定要注意聽清有關他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時不失禮儀。

(二)介紹的禮儀

在作介紹的過程中，介紹者與被介紹者的態度要熱情得體、舉止大方，在整個介紹過程應面帶微笑。一般情況下，介紹時，雙方應當保持站立姿勢，相互熱情應答。

1、自我介紹

在某種場合自我介紹對祕書來説非常必要。介紹的內容以具體場合而定，公務場合除介紹自己以外還要介紹自己的職務。

2、為他人作介紹

當你要將某人介紹給別人時確認被介紹的雙方哪一方更應該被尊重。按禮賓順序應該是：向年長者引見年輕者，不論男女都是按這樣的順序作介紹;向女士引見男士，向職位高的引見職位低的人，同時連同雙方的單位、職稱一起簡單作介紹。在人數眾多的場合，如果其中沒有職位、身份特殊的人在場，又是年齡相仿的人聚會，則可按照一定的次序一一介紹。為他人作介紹時，應簡潔清楚，不能含糊其辭。介紹時，還可簡要地提供一些情況，如雙方的職業、籍貫等等，便於不相識的兩人相互交談。如果你是單獨介紹兩人相識，應該事先了解一下他們彼此是否都有想認識對方的願望，免得造成不必要的尷尬。在向他人介紹某人時，不可用手指指指點點，而應有禮貌地以手掌示意。

在社交場合，國際通行的是“女士優先”原則，即需要把男士介紹給女士。 被介紹者正確的做法應是：如果原本是坐着，此時應站起來，走上前去，在距離對方一臂左右的距離站好，注視對方，面帶微笑，待介紹以後，握手或點頭致意。

3、被他人介紹

(三)握手的禮儀

1、握手的姿式。

一般地，握手的兩個人手掌相握呈垂直狀態，表示平等而自然的關係，這是最穩妥的握手方式。如要表示謙虛或恭敬，則可掌心向上同他人握手。而如果是伸出雙手去捧接，就更是謙恭備至了。但切不可掌心向下握住對方的手，這通常是傲慢無禮的表示。握手時應伸出右手，決不能伸左手與人相握。

2、握手的順序。

在上下級之間，應先上級伸出手後，下級才能接握;在長幼之間，應長輩先伸手後，晚輩才能接握;在男女之間，應女方先伸手後，男方才能接握。

3、握手的力度也應注意。

一般情況，相互間握下即可。如果是熱烈握手，可以使勁搖晃幾下，這是十分友好的表示

4、握手的時間通常以三至五秒為宜，除非關係親近的人可以長時間握手外，一般都是握一下即可。握手時應兩眼注視對方的眼睛，表示誠意。