祕書基礎知識介紹

祕書部門的一個重要職責就是協助領導處理各種日常事務，保證領導機關與領導活動能夠高效運轉。下面是本站小編為您精心整理的祕書基礎知識介紹。

篇一

祕書工作的職能

(一)事務性助手職能——協助領導處理各種事務

祕書部門的一個重要職責就是協助領導處理各種日常事務，保證領導機關與領導活動能夠高效運轉。事務性工作是任何機關都無法迴避的。比如公務往來或會議上使用的大量文稿需要有人撰寫和處理;工作中的許多問題需要通過採集信息和調查研究才能解決;推進工作的過程中有許多環節出現矛盾，需要有人進行協調處理;還有接待信訪、機要、交通、接聽電話、值班等工作，這些工作均需要耗用大量的時間和精力，但是這又屬於祕書部門的基礎性工作，也是祕書部門最頻繁的工作內容，因此，祕書部門要為領導辦好這些工作，使其可以從瑣碎的日常辦公事務中脱身，集中更多的時間和精力處理全局工作或者研究解決重大政策性問題。

(二)智能性參謀職能——幫助領導制定正確決策

在新時期下，祕書工作除了要做好日常各項事務性工作外，更要大力加強和發揮好參謀作用，加強信息調研和監督檢查工作的力度，為領導決策的科學化提供有效的服務。祕書工作的參謀職能是在辦理包括各類事務性工作的過程中體現出來的，尤其是在調查研究、信息處理、公務督查、綜合協調等工作過程中，祕書人員需要根據瞭解和掌握的有關情況，及時向領導提出工作建議，提供決策的參考信息和依據，或者回答領導提出的相關問題，為領導機關的決策活動提供信息服務。

祕書工作的參謀和助手職能是從祕書工作的整體性而言的，滲透並體現在祕書人員為領導辦文、辦會、辦事這“三辦”的大量具體事務性的工作過程中。脱離具體的工作，祕書工作的參謀和助手職能也就成為“空中樓閣”。因此，祕書工作需要切實當好領導的參謀助手，腳踏實地地做好為領導服務的工作。

篇二

祕書工作的特徵

(一)祕書工作的本質特徵

祕書工作與其他工作的本質區別在於祕書工作從屬於一定的領導機關或領導者，併為領導工作提供綜合輔助性服務。因此，綜合輔助性服務是祕書工作的本質屬性。其具體體現為：(1)所有祕書工作都要圍繞領導工作展開。領導工作涉及哪裏，其工作範圍就要擴展或延伸到哪裏。(2)能夠參加領導班子的各種會議並共同研究問題，並提出各種解決問題的方案，但是隻有發言權而無表決權，更無決定權。(3)祕書人員在處理任何問題時，一般只能根據領導的意圖和指示的精神辦理，不能超越職權範圍自作主張。

(二)祕書工作的一般特徵

祕書工作除了具有綜合輔助性服務這一本質屬性外，還具有政治性、被動性、綜合性、全面性、事務性、靈活性的特點，這些特徵是由其本質特徵所決定的、為各類祕書工作所共有的特徵，具體體現為：

(1)政治性。由於我國的祕書工作是為人民政權服務的，與黨和國家的根本利益密切相關，因此，祕書工作具有強烈的政治色彩。

(2)被動性。主要體現為兩點：一是祕書的工作根據領導的需要來安排;二是凡是無法分解到具體部門的工作都由祕書工作來承擔。

(3)綜合性。這是由於祕書部門作為綜合性服務部門的性質所決定的。

(4)事務性。這是由祕書部門所處理的工作內容來決定的。

(5)靈活性。這是因為祕書工作經常會遇到突發情況，要求祕書能夠具備很強的變通能力，從而靈活處理問題。

篇三

祕書工作的規律

(一)祕書工作的基本規律

1.領導工作對綜合輔助性服務的需求是祕書工作存在的客觀基礎

祕書人員提供的綜合輔助性服務與領導者對綜合輔助性服務的需求之間，本質上是一種供求關係。其中，領導工作的“需求”居於支配和主導地位，而祕書人員的“供給”則處於服從和次要地位。因此，領導工作的“需求”是祕書人員的“供給”，即祕書工作賴以存在的客觀基礎。

2.祕書工作高質量的綜合輔助性服務是領導工作正常開展的必要條件

由於領導工作對綜合輔助性服務的需求是嚴格限定在公務活動的範圍之內的，主要是指領導者在實施領導行為的過程中，需要祕書人員輔助完成的公共事務。隨着新時期的發展，領導工作所面臨的矛盾和問題漸趨複雜化，因此，祕書人員高質量的綜合輔助性服務是領導工作正常開展的必要條件。

3.不斷滿足領導工作對綜合輔助性服務的需求是推進祕書工作的根本動力

設立祕書部門是領導工作對綜合輔助性服務的客觀需求。隨着這種需求的日漸強化，將會對祕書部門的服務水平提出更高的標準和更嚴的要求，這必然推動祕書工作向新的水平邁進和發展。所以，不斷滿足領導工作的需求是推進祕書工作的根本動力。

4.領導者對綜合輔助性服務的滿意程度是檢驗祕書工作水平的主要標誌

領導者對於綜合輔助性服務的期望是“沒有最好，只有更好”。而從祕書工作的價值角度來看，一切活動均是為了確保領導職能的正常運轉。領導對祕書人員提供服務的滿意程度越高，領導工作績效越明顯，祕書工作的價值就越大。因此，領導對綜合輔助性服務的滿意程度是檢驗祕書工作水平的主要標誌。

祕書人員要深刻認識祕書工作的普遍規律，正視祕書工作的服務水平與領導工作的服務需求之間的矛盾，明確祕書工作的重要價值，更好地為領導做好綜合輔助性服務。

(二)祕書工作的具體規律

祕書工作具體規律實質上是祕書工作基本規律的具體表現，其主要體現為下述三點：

1.祕書參謀活動的規律

所謂祕書的參謀活動是指以出謀獻策為手段，以輔助領導決策為目的。祕書部門在行使參謀職能時應當注意以下規律性認識：

(1)將祕書參謀職能寓於具體工作中。

(2)祕書參謀方向必須與領導決策目標保持同一性。

(3)祕書參謀內容必須與領導決策需求相一致。

(4)祕書參謀方法必須與領導決策特徵相適應。

2.辦公室日常運轉的規律

辦公室作為祕書工作的主要場所，處於中樞地位。辦公室的工作既有程序性、穩定性的一面，又有隨機性、靈活性的一面。在日常運轉工作中，應注意以下規律：

(1)區分辦公室工作的輕重緩急。

(2)增強辦公室工作的質量和效率意識。

(3)優化辦公室環境氛圍，塑造健康的辦公室文化，增強辦公室工作人員的凝聚力和向心力。

3.祕書寫作活動的規律

寫作作為祕書人員的一項經常性工作，體現了祕書人員發揮參謀和助手作用的重要職能。在祕書寫作實踐中，經過人們逐漸總結和摸索，形成了以下一些規律性的認識：

(1)祕書人員的知識、能力、素質水平，要與“以文輔政”的職能相適應。

(2)祕書人員的思想觀點，要與領導者的思想意圖相統一。

(3)祕書寫作的內容，要與領導工作的要求相合拍。

(4)祕書起草文稿的風格，要與領導者風格、個性相協調。

(5)祕書起草文稿的表達，要與領導立意相吻合。

祕書的寫作行為和文稿質量，必須以符合領導工作需求為本質。高質量的公文文稿，對於推動領導工作，實現領導職能起着舉足輕重的作用。