文件管理制度示例

局辦公室負責我局對外行文和公文的收發處理工作，為使行文和收文處理規範化，特規定如下：

一、行文

(一)凡以我局名義上報或下發的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經科室負責人、分管領導初審後，送辦公室核稿，經辦公室核稿後送局領導簽發。重要文件需由局領導審核，主管區領導簽發。聯合行文必須同時送有關單位領導會籤，方可發出。

(二)經局領導簽發的文稿交辦公室統一登記、分類編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂，上行文由辦公室發送並催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發。

(三)行文規則參照《國家行政機關公文處理辦法》(國發[XX]23號)有關規定執行，行文流程按局辦公處理系統流程進行。

二、收文處理

(一)所有發至我局的公文(含傳真件公文和附有領導的批示或上級部門轉我局處理的公文)，由局辦公室統一簽收、登記、編號，送局領導閲示或送有關科室辦理。

(二)文件按辦件、閲件進行分類。辦公室負責人根據文件內容和規定的傳閲範圍，提出辦文意見，送局領導批示或交有關科室閲辦。需要辦理的公文，經請示局領導後辦理，辦公室根據文件內容、領導批示予以催辦。

(三)對急辦件，辦公室應立即將文件送交局領導批閲。領導不在時，辦公室應根據文件內容及時限要求，交相關業務科室或人員辦理。事後及時向局領導彙報並做好督辦工作。

(四)一般公文通過局內網辦理和傳閲。保密文件一律由辦公室專人傳送。

(五)凡外出開會、學習帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。

三、保密文件收發管理

(一)遵守公司統計報表管理制度，保密資料統一由本局兼職保密員收發、傳遞、清退和銷燬，並嚴格把好收發關、傳閲關、清退關“三關”。

(二)制發文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密範圍，標明密級、保密期限，確定發送範圍、數量，送局領導審批後印發。

(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內進行傳閲，未經批准不得擅自擴大傳閲範圍;不準擅自複印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經局領導批准，並要妥善保管。

(四)複印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密文件、保密資料拿到社會上營業性場所複印。

(五)借閲保密文件、保密資料須按閲讀範圍借用，並辦理登記、簽字手續。用完後，要及時歸還。

(六)對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。

(七)銷燬保密文件、保密資料時，必須登記造冊，經主管局領導批准，送區保密局指定的地點處理，嚴禁將文件出賣給廢品收購站。