配件計劃與管理制度

配件管理的目的/目標

配件需求的滿足是配件管理的主要目標。原裝純正配件的保證、規範及先進的配件運作管理，科學的倉儲管理及其it技術的運用等，也都是必不可少的條件。這樣可以促使特約服務中心的配件計劃及訂購工作能符合上汽通用五菱的要求和規範，並順利地進行，及時、正確地滿足自身和顧客的配件需求。提高客户滿意，儘量減少因配件短缺造成的用户等待，及由此引發的用户抱怨，並對配件進行有效的管控.

定義

配件管理、計劃人員作業過程有所依據；積極配合機修、客服、結算。做好配件的收，存，發及帳目管理。為服務中心應依照廠商的管理規定進行配件的採購和儲存。

範圍

所有采購配件，庫存配件，三包替換配件，廠家財產品及使用工具。

相關職責

服務顧問：接待、開具修理工單，修理所需零配件。

修配車間：依據修理工單到倉庫領料。

配件管理員：配件的收，存，發。

配件計劃員：與廠家協調零配件的採購。

配件經理：配件倉庫的整體管理與協調。

三包索賠員：索賠配件的發運

庫房管理細則

庫房管理是配件管理的重要環節，有效的配件庫房管理包括：

&sup2；庫房的標準操作程序

&sup2；庫房/庫存的安全管理

&sup2；庫房設計標準

一、庫房的標準操作程序

庫房的標準操作程序主要包括一下四個環節，這些也是你每天在操作和執行的工作流程：

&sup2；配件訂購；

&sup2；配件接收；

&sup2；配件儲存；

&sup2；配件發售；

1.配件訂購

配件訂購是指服務中心為了滿足經營運作的需要，從廠商訂購和購買配件的行為。

1.1.緊急訂購

服務顧問接待車輛後，依據故障維修所需配件查庫存，如是急需配件，將配件明細報配件計劃員，做緊急訂購，並告知客户配件到達時間。

1.2.常規訂購

每週將所需配件按訂單要求以郵件方式發給對應的廠家配件銷售員，並做好跟蹤

2.配件接收

配件接收是指服務中心接收從廠商發送來的配件的過程。

(1)檢查配件的質量和數量並與你的訂單對比。

(2)準備工作：人員、場地、貨位、工具、單據、時間

…；

(3)裝箱單&回執的訂單：對比到貨裝箱單與回執的訂單的差異；

(4)檢查數量：檢查到貨數量與裝箱單數量的差別；

(5)核查質量：檢查到貨的質量&損毀情況；

通知同事：通知全部的相關同事

配件儲存

配件接收是指服務中心對從廠商接收來的配件進行儲存、管理，直至配件被髮售出去。

將核對無誤的配件儲存到相應的貨架上，並儘快登記入帳。

再次檢查(登記入帳前)：檢查！核對配件編碼；

禁止發售(登記入帳前)：登記入帳前的發售會造成物理庫存與賬面庫存的差異；

選用適合的貨位系統：配件編碼貨位系統

&貨位編碼貨位系統；

單一貨位原則：儘可能地將一種零件存放於同一貨位，將一類配件存放於同一區域；

保質期(best-before day)：注意配件的使用壽命，如蓄電池、油品、化學品等。

配件發售

配件發售是指服務中心的配件部門將庫存的配件發送給服務部門。

要讓你的團隊都銘記，保證配件被正確、完好地發售。

核對配件編碼：保證發售出正確配件的最有效、最直接的手段；

檢查外觀毀損：發售前進行外觀檢查，確保你發售的配件沒有任何的外觀損傷，這樣會減少客户抱怨的可能，也會提高工作效率；

檢查數量：多發售、少發售同樣會影響到工作效率、客户滿意和庫存；

出庫登記(發售前)：避免丟失("我只是借用一下"、"我只是測試一下"、"我馬上就拿回來")。二、庫房/庫存的安全管理

安全對於庫房/庫存是非常重要的事情。你可以同過少安裝幾盞燈、少設置幾個滅火器來達到省錢的目的，但是隻要一次意外事故就會讓你損失更多的錢。

安全職責

每個人都期望一個安全的工作環境。但是誰對此負者呢?

服務中心總經理的職責

服務中心總經理全面負責安全工作，必須保證全部技術層面、管理層面的安全措施足夠避免意外事故的發生，如果發生了安全事故，服務中心總經理是主要責任人。

配件部門主管的職責

配件主管的安全職責目標是部門員工。配件主管必須向部門員工解釋安全須知和如何在日常工作中執行。此外，還要確保每個部門員工在安全方面都在不斷進步。

安全專員的職責

安全專員是一名被指定的工作人員，是接受過相關安全培訓的專業人員。他負責檢查安全事項的執行和改善情況，並將結果彙報給服務中心總經理。

其他人的職責

每一名員工都首先要對他/她個人的安全負責。安全操作應該每天都被認真地貫徹執行，而且員工之間有相互提醒安全操作的職責。

安全設施

一些必要的安全設施是有可能避免安全事故的。

充足的光線與通風

安全鞋和防噪音耳罩

合適的儲存架(含油零件專用)

滅火器/消防栓

只使用合格、合適的工具

管理措施

這裏有一些管理上的方法可以被用來避免意外事故。它們是：

動機--主動的安全意識

主動的安全意識是最重要的安全措施之一。主動的安全意識應該獲得配件主管的鼓勵，安全開始於對安全重要性的理解。

禁止吸煙

對廠房、貨架和電器等設備的日常安全檢查

定期向員工公佈安全公告

危險品的儲存

下面這些配件如果儲存方法不當，會造成安全事故：

機油和汽油

機油和汽油是對熱極為敏感的配件，應該被儲存在單獨的庫房中。它們的運輸應選用專用的容器，並避免蒸汽的揮發。這些液體都是有毒的！

易爆配件

根據國家的相關法律，選擇科學的方法儲存帶火藥的配件(如安全氣囊)。

油漆和溶媒/溶劑

油漆和溶媒/溶劑的儲存方法與機油和汽油類似，應該被儲存在通風良好的庫房中庫存管理細則

服務中心的配件部門不僅僅是支持性部門，是一個可靠的、堅固的利潤貢獻者。配件部門的成功是依靠他的主要資源-庫存的有效使用和管理。庫存管理的原理是：好的購買、好的銷售、有效的庫存控制和管理。庫存管理的主要內容則包括：

配件滿足率與客户滿意度

庫存的資產角色

庫存水平的控制與管理

庫存盤點

一、配件滿足率與客户滿意度

配件滿足率是需求獲得滿足的量與總需求量的比例。

沒有合理的滿足率,客户會更多地等待,車間的工作效率也會大大降低，無論是配件還是服務都不會被售出，但是你的企業的日常費用卻沒有絲毫減少，這意味着：

減少工人等待的時間：如果配件隨時可以獲得，技工可以更好地計劃和準備工作，從管理的角度上看，這可以降低差錯率、節省時間；

增加車間的產量：維修站的產量最少要達到60%；

提高車間的工作效率：高薪的技師、昂貴的工具設備可以被更好的利用。

配件滿足率極大地影響着客户滿意度。如果客户總是知道在你的維修站總是可以買到所需的配件，那麼他們就會經常關顧，並且把你推薦個其它的客户。這意味着：

重複購買(回頭客)：常規的配件滿足可以使你的客户在需要的時候首先想到你，而不會選擇別人；

增加配件與附件的銷量：許多客户喜歡"自發的"消費，他們希望儘快地修好自己的愛車，這樣看來，唯一的辦法就是擁有他們需要的配件。客户總是隨機的選擇一些附件/汽車精品，可以讓他們馬上付款消費的辦法就是擁有他們需要的那些附件/汽車精品；

推薦(免費、直接的活廣告)：你的客户會非常滿意，如果他們能夠馬上得到他們渴望的配件。當然，你的每位這樣的客户還會最少為你推薦7位潛在客户，這難道不是增大你的庫存週轉率的好辦法嗎?

二、庫存的資產角色

較好的配件滿足率不僅可以為服務中心帶來較好的收益，還可獲得較高的客户滿意度。

信譽

庫存的分類和數量影響着你的服務中心的信譽。良好的信譽會給你帶來更多的收益。

庫存產生效益

服務中心所使用的所有場地都應該為你帶來利潤，你的配件部門也應該這樣，你的庫存是你獲得利潤的重要工具。

資金流動

服務中心的投資並不是一個小的數目，而配件庫存在其中佔了很大的比例。雖然我們知道配件滿足率、客户滿意度對於我們的重要性，但是過高的庫存同樣也會減少你的流動資金，你需要在配件滿足率和流動資金兩者之間找到一個平衡點。

庫存週轉率，是衡量庫存是否合理的，週轉率是表示庫存資金的週轉速度，

庫存週轉率=庫存配件金額(a價)/月銷售配件總額(a價)三、庫存水平的控制與管理

庫存水平的控制與管理裏就是庫存成本與配件滿足率的控制與管理，就是較低的庫存成本與較高配件滿足率的平衡點的控制與管理。理想的平衡點提供了理想的利益率。

abc監測法

介紹abc監測法"重要的少數"就可以把物料的成本控制得最理想。對重點商品或項目的管理手段。

abc分析的具體做法是：首先將商品依暢銷度排行，計算出每一項商品銷售額比及累計構成比，以累計構成比為衡量標準，即：

80%的銷售額約由20%的商品創造，此類商品為a類商品；

15%的銷售額約由40%的商品創造，此類商品為b類商品；

5%的銷售額約由40%的商品創造，此類商品為c類商品

安全庫存

良好的配件滿足率是商業成功的重要標誌。庫存訂貨和安全庫存，以及其他影響因素：

訂貨庫存和安全庫存

維修站定購政策；

供貨商的供貨能力；

供貨商的供貨時間。

四、庫存盤點

庫存盤點是配件庫存管理中的一項重要工作：

庫存盤點的計劃

良好的準備是工作的一半，這意味着你必須做好以下工作：

確定庫存盤點工作的組織者；

確定庫存盤點的方法與時間；

作好庫房準備；

確定庫存盤點人員並解釋/培訓相關事宜；

打印庫存盤點單。

庫存盤點的種類

1天盤存法；

多天盤存法；

持續盤存法；

抽查盤存法。

庫存盤點的準備

整理庫房&清除不必要的庫存物品；

清理多餘的包裝和錯發的配件；

處理廢舊配件；

整合包裝；

預檢配件編碼。

庫存盤點的重要步驟

對於盤存而言準確的結果是最終的目標，下面這些重要步驟將幫助你最終實現這一目標：

合適的分組；

相互的檢查；

結果的抽檢；

數據的輸入；

差、疑的解答。

庫存盤點的結果

評定了盤存的結果以後，我們可以對庫存管理的情況得出一個結論。盤存差異的可能有兩種：

庫存數量不符；

庫存價值不符。

影響庫存盤點結果的因素

庫存數量不符的原因：

沒有登記的出庫；

沒有登記的入庫；

庫存丟失--"賊！"；

未紀錄的新到配件；

損毀的配件；

錯誤的平均價格。

庫存價值不符的原因：

沒有登記的到貨；

未付款的配件；

未退還的錯件；

盤存錯誤庫房擺放原則

我們知道，配件的品種很多，且大小不一，為提高配件保管的工作效率，一般應遵循以下原則：

1、靠近出口原則--即使用頻率越高的配件存放時應越靠近揀配通道、出貨口，以減少步時距離，提高揀配的效率；

2、同一性原則--同一物料儘可能的存放在同一位置或相臨位置上，以利倉庫的日常管理，這是倉庫管理應遵守的重點原則。

3、類似性原則--根據配件的大中小分類相同類型集中區域保管。

4、重量特性原則--重物應保管於料架的下層位置，而重量輕的配件則置於料架的上層位置。

5、化學特性原則--配件特性不僅涉及配件本身的危險及易腐等性質，也可能影響其他配件，因此在保管時應分開存放，如油品、油漆、清洗劑等。

6、目視化原則--指配件所存放的區域、存儲的位置、配件的號碼、名稱、保管的職責、工作流程等通過看板、標誌符號等方式，讓作業人員一目瞭然、容易識別。