辦公室文件管理制度

(一)總則

第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據區建設局關於文書處理的有關規定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。

(二)收文的管理

第四條 公文的簽收

1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

2.對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，並登記差錯文件的文號。

第五條　公文的編號保管

1. 收發員(文書) 拆封和簽收後應及時附上"文件處理傳閲單"，作分類登記編號、保管。

2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閲的可複印或借用。

第六條 公文的閲批與分轉

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閲籤後，由收發員(文書)分送領導和承辦部門閲辦，重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閲批後分送承辦部門閲辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閲簽完。

2.一般禮儀性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同各單位聯繫後再分轉處理。

3.為加速文件運轉，收發員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關係到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閲，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條 文件的傳閲與催辦。

1.傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閲看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2.閲讀文件應抓緊時間，當天閲完後應在下班前將文件交收發員(文書)，閲批文件一般不得超過兩天，閲後應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3.閲文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閲手續，以防止丟失泄密。

4.文件閲完後，應交收發員(文書)，切忌橫傳。

5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。

6.按照閲文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閲文。

(三)發文的管理

第八條 發文的規定

1.單位上報下發正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各羣眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

2.各 羣眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向黨支部、行政辦公室提出發文申請，並將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發文，方可按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、政×字發文。羣眾團體文件由黨支部批轉。

3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管範圍的文件，須經領導班子研究決定後批准簽發。其餘文件均由主要領導批准簽發。

第九條 發文的範圍：

1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

2.黨支部、、行政辦公室下發文件主要用於：

(1)公佈單位規章制度；

(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；

(3)公佈單位體制機構變動或幹部任免事項；

(4)公佈單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

(5)發佈有關獎懲決定和通報；

(6)其他有關重大事項；

3.黨支部、行政辦公室上行文、外發文主要用於：

(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

(2)同兄弟單位聯繫有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨羣工作等事宜。

4.日常生產、技術、管理、黨羣工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由各科室書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。

5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

(四)發文程序與要求

第十條　發文程序規定：

1.各科室需要發文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；

2.黨支部、行政辦公室同意發文後，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4.文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；

5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

6.經辦公室審查修改後的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；

7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；

8.需經會籤的文稿，應在交付打印前送會籤部門會籤；

9.文稿審核會籤後，按批准權限的規定分別呈送黨政領導審定批准簽發；

10.經領導批准簽發後的文稿交辦公室收發員(文書)統一編號送打字室打印；

11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

12.文件打字後，由辦公室派專人按數印刷，再由收發員(文書)分發並檢查落實情況。

(五)文件的借閲和清退

第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閲一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意後方可借閲。

第十二條 借閲文件應嚴格履行借閲登記手續，就地閲看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 辦公室收發員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。

(六)文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔範圍：

1.凡下列文件統一分別由辦公室收發員(文書)負責歸檔：

(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批覆；

(2)黨支部、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；

(3)黨支部會、主任辦公會議、中層幹部會議、職工委員會以及各種例會記錄；

(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上彙報表言材料等；

(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行彙報的提綱和材料；

(8)反映本單位生產活動、先進人物事蹟及領導工作等的音、像攝製品；

(9)單位日誌和大事記；

(10)單位向上級請示批覆的文件及上報的有關材料。

2.業務科室，各羣眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、羣眾團體負責立卷歸檔。

第十六條 立卷要求

1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

(七)文件的銷燬

第十七條 對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。

第十八條 經審核同意銷燬的文件，應在辦公室收發員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監督下銷燬。

第十七條 實施及修改 本辦法經決策會通過後實施，修改時亦同。