文件管理制度範例

息化環境中,企業加強電子文件管理制度建設是提高電子文件質量,發揮信息資源價值的必然之舉。本文是文件管理制度範文，僅供參考。

文件管理制度範文篇一

機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。

一、辦理程序

(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記後，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導籤批，文件應於當日處理，電報、急件隨到隨處理。

(二)按領導籤批的範圍進行傳閲。

(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閲有關科室辦理。

(四)歸檔，交上級部門。

二、傳閲

(一)傳閲文件要嚴格履行登記手續，按照文件閲讀範圍進行傳閲。

(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閲進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。

(三)對局領導閲後所作的批示，要及時通知有關科室辦理，並做好機要文件管理，防止文件丟失。

三、保密

(一)機要人員要忠於職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該説的不説。

(二)對於機要文件，要單獨存放，嚴加保管。

(三)借閲機密、祕密級文件，需經辦公室主任批准;絕密級文件一般不外借，確需借閲，需經分管領導批准。

(四)各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閲讀。

(五)涉密文件，不得複製或摘抄。

四、歸檔

(一)傳閲和辦理完畢的文件，應及時清理收回，分類整理，保持整潔、清潔。

(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時送交機要室登記歸檔。

(三)幹部出差、調動工作或離退休時必須將自己使用或傳閲的機要文件全部退回機要室。

(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。

文件管理制度範文篇二

一、總則

1、技術文件是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。

2、為規範本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用範圍:適用於本廠的技術文件的管理。

二、技術文件的編制

1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括:

1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

4)產品維護階段:設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

三、技術文件的提交

1、在產品開發的整個週期中，設計人員必須按照技術文件規範認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，並保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改後，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術文件的審核和批准;技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。

2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於歸檔。

3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標籤上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閲使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫<設計項目歸檔資料清單>，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

五、技術文件的借閲

1、任何員工之間不得私自傳閲技術文件，不得非法保持不具權限的文件。

2、若因工作需要，須借閲技術文件，則需報相關領導批准，並填寫<借閲登記表>，然後方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閲。

3、對於借閲的文件，不得私自打印、傳閲，不得泄露借閲文件的祕密。

4、如有特殊情況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。

5、文件閲覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閲文件，並補充完整<借閲文件記錄表>。

六、責任追究

各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律責任的權利。

文件管理制度範文篇三

1、目的

為規範本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

2、職責

2、1總經理負責公司所有對外發文審批。

2、2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

2、3部門主管負責本部門文件的擬製與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部負責公司文件格式、文號及內容的審核，用印管理、歸檔管理工作。

3、文件種類

3、1上行文:請示，報告，計劃，總結;

3、2下行文:批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定;

3、3平行文:信函，會議紀要。

4、文件格式

4、1發文統一使用以上文件類別之一。

4、2祕密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加註。

4、3收文單位。是指用來處理或答覆文件中有關問題和有關事項的單位。

4、4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

4、5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置;

4、6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等保持一致。每段開頭空兩個字;要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則;

4、7附件。通常指隨正文發出的補充説明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明"附件:xxx"字樣;如果附件較多，還須編上序號;文件無附件的，無須註明;

4、8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關於書信中具名的位置;如果正文恰好佔滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，並在其上面加註一行"(此頁無正文)"字樣;落款字體與正文相同。

4、9日期:

4、9、1一般應寫發文日期;

4、9、2制度或會議通過的文件應寫通過的日期;

4、9、3重要的文件寫簽發的日期;

5、文號

5、1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號;具體文號編制規則見附件。

5、2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理;

5、3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。

6、用印

6、1用印是發文單位對文件負責的標誌，是文件合法生效的標誌，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。

6、2文件打印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記;

6、3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

7、文件管理

7、1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:

7、2正規文件應儘量打印，並由擬文人仔細校對審核。

7、3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全責任，應本着負責精神，仔細閲讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理;不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫;

7、4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

7、5發放。由發文部門填寫<文件發放登記表>，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫<文件處理單>，夾在文件前面，一併送有關人員或部門辦理。

7、6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在<收文登記表>內，內容包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情況、備註等。

7、7傳閲。傳閲工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閲讀人在閲讀後應簽署姓名、日期。

7、8保存。文件辦理完畢後，由最後處理部門人員進行保管。

7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兑交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

8、相關文檔

8、1文號編碼規則

8、2<文件編號使用登記表>

8、3<對外發文登記表>

8、4<對內發文登記表>

8、5<收文登記表>

8、6<文件處理單>

8、7<傳閲單>

8、8<用印登記表>

8、9對外發文格式

8、10對內發文格式

8、11報告總結格式