學校檔案管理規章制度

(一)、要明確一位副校長分管檔案工作，應建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專櫃。配備政治素質好、業務能

力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員，並保持相對穩定。

(二)、要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程;納入分管領導和檔案員工作職責;納入教職工範圍和考核獎懲制度。

(三)、檔案人員的主要任務：

1、負責單位文書、教學、教育、會計、後勤材料的收集、整理、保存、統計、利用和鑑定銷燬工作。

文書檔案：是指學校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的文件材料。

教學檔案：是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。

教育檔案：是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。

會計檔案：是指學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。

後勤檔案：是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。

2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。

3、學校綜合檔案的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束後立卷歸檔。後勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束後和設備、儀器安裝試用後立卷歸檔。

4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。

5、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批覆;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。

6、卷內文件排列要正文在前，附件在後;印本在前、底稿在後;批覆在前，請求在後。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和複寫紙書寫，並拆除卷內金屬物。

7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面要用毛筆正楷字填寫，字跡要工整清潔。

8、文件材料歸檔後，檔案人員應本着便於保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，並按年代和保管期限編號。

(四)、綜合檔案室要做到有專室、專櫃、專(兼)職人員負責，切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

(五)、借閲制度

1、外單位人員查閲本校檔案必須持組織介紹信。

2、嚴守檔案材料機密，不準隨便轉借檔案。未經許可不得擅自摘錄和複製。

3、愛護檔案，不得拆卷、塗改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。

4、經批准摘錄的材料，要經檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對無誤後蓋章。

5、外借檔案必須經主管領導同意，並向檔案人員辦理借閲登記手續。借出時間，一般不得超過七天，超過時間另行辦理手續。

(六)、檔案工作人員要熟悉檔案，瞭解需求，積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應根據工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數字彙集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料，為提供利用檔案創造條件。

(七)、學校檔案的鑑定與銷燬。學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門有關檔案鑑定的規定。認真做好檔案的鑑定工作。對超過保管期限，失去保存價值的檔案，可提出銷燬意見，並填寫銷燬清冊，報本單位領導和上一級檔案管理部門審批後方可銷燬。銷燬時應指定二人監銷，並在銷燬清冊上簽字，防止失密。