檔案規章制度十篇

檔案規章制度 篇1

一、負責本校各類檔案的收集、積累、整理、分析、保管、利用，為學校工作，提供有關信息，當好參謀。

二、按有關規定修訂立卷類目及保管期限，供各科室立卷時參考，以利於有計劃、有條理進行平時歸卷工作。

三、檔案室管理人員，要主動協助、督促各科室內勤人員完成歸卷工作。

四、按國家的'檔案法及有關上級規定，嚴格把好組卷關，案卷達到標準化、規劃化。

五、歸檔案時間定為：當年的文書檔案，應在次年6月底以前完成立卷歸檔。

檔案規章制度 篇2

1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表)，任免呈報表(包括上報的考察材料)，鑑定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉業部門審批表等。

2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續聘審批表，退職材料。

3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑑定材料。

4、黨代會、人代會、政協會議的工、青、婦等羣眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6、評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表，專業技術職務考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。

7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批覆以及所依據的證明材料。

8、黨團組織建設中形成的入黨志願書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的.材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優秀黨員事蹟及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見;入團志願書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。

9、幹部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批覆、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別複查結論、調查報告、批覆及有關的主要依據材料。

10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模範事蹟。

11、各種處分決定、調查報告、上級批覆、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12、員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。

15、高等教育、國民教育、成人教育和幹部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業登記表，授於學位的材料，學歷證明書，學習鑑定材料。

16、學生學籍變動記錄材料。

17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。

18、畢業學生體檢表。

19、其他可供組織參考有保存價值的材料。

檔案規章制度 篇3

一、各撤銷、合併單位要明確一位領導同志分管檔案材料移交工作，加強具體領導。文書處理和檔案人員要堅守崗位，認真負責地做好檔案文件的清理、保管和移交工作；在未辦完檔案材料移交工作之前，不要變動他們的工作。

二、各撤銷、合併單位的檔案材料，必須保持齊全完整，不得分散和個人保存，不得隨意銷燬、處理，如工作需要，可按規定辦理借閲手續。

對尚未辦理完畢的文件材料，可移交給有關機繼續辦理，並作為辦理機關的文件歸檔、保存。

三、各撤銷、合併單位的檔案材料，應分別不同情況按下列幾種進行移交。

撤銷單位的檔案材料，應移交同級檔案館（室）；

兩個或幾個單位合併為一個單位的，合併前各單位的檔案材料應移交給合併後的單位；

一個單位的工作分別併入幾個單位的，其檔案材料不得分散，應移交給合給其中的一個單位代管，或移交給同極檔案館（室）；

凡撤銷、合併單位的`基建檔案和設備檔案，則應隨同建築物和設備，一起移交給使用單位。

四、移交檔案材料時，案卷目錄，案卷文件目錄、專題目錄等檢索工具以及歷史考證、大事記、文件彙編等有關資料都應一起移交；存放檔案、資料的櫃架一般也應隨檔案、資料一起移交。

交接檔案材料必須嚴格履手續，有關人員要簽字，以備查考。

五、除歸檔、移交外需要銷燬的文字材料，必須造冊登記，報送機關領導人審查批准後，方能銷燬。銷燬時必須有兩人監銷，並在銷燬清冊上簽名蓋章。

六、單位檔案專（兼）職人員因工作變動，需辦移交手續時，應將全部檔案材料清點新的負責檔案工作的專（兼）職人員。

交接檔案材料必須嚴格履行手續，有關人員簽字，並註明交接時間，案卷數目等。

檔案規章制度 篇4

1.目的

為了規範安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今後工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

2.適用範圍

本制度適用於公司與安全生產有關的文件檔案的管理。

3.職責

3.1.安全檔案文件由公司行政管理部對安全檔案的管理，並負責監督檢查和考核。

3.2.公司行政管理部安全管理人員負責公司安全管理文件檔案的收集、歸檔和保管。

4.內容

4.1.安全生產文件檔案內容如下：

4.1.1.國家有關安全生產法律法規、標準規範及其他要求。

4.1.2.上級主管部門安全生產文件、批覆文、領導指示材料及會議資料等。

4.1.3.公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。

4.1.4.安全生產工作計劃、總結、報告等。

4.1.5.各種安全活動記錄、安全管理台賬、事故報告、安全通報等。

4.1.6.供應商、承包商相關材料。

4.1.7.安全設施檢測、校驗報告、記錄等。

4.1.8.安全、職業衞生評價報告。

4.2.歸檔流程

4.2.1.文件資料應根據其相互聯繫、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用。

4.2.2.應根據文件資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三種進行時間整理，分類歸檔。

4.2.3.公司在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔，統一保存。

4.2.4.各種文件資料按一定特徵進行排列和系統化，應層次分明，編寫頁碼，填寫卷內文件資料目錄。

4.2.5.不同價值，不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。

4.3.檔案保管

4.3.1.檔案應入櫃上架，科學排列，避免暴露和捆紮堆放。

4.3.2.應採取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。

4.4.檔案借閲

4.4.1.文件資料檔案借閲，必須借閲手續，借閲當案要注意保護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還，到期不能歸還者，要説明情況，並辦理續借手續。

4.4.2.借閲的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人;

4.4.3.歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閲登記本上註銷。

4.5.檔案保密制度

4.5.1.檔案管理人員必須認真貫徹執行有關保密的規定，嚴格執行公司保密制度;

4.5.2.檔案管理人員不得借工作之便，私自將祕密檔案帶出庫房或給無關人員查閲;

4.5.3.檔案管理人員不得在公共場所和私人信件中泄漏公司機密;

4.5.4.入庫檔案，應妥善保管，定期核對。外借檔案，及時催還;

4.5.5.外單位利用檔案必須憑單位介紹信，並經領導批准方可進行;

4.5.6.嚴禁向廢品收購單位出賣檔案文件資料，銷燬檔案必須嚴格遵守鑑定銷燬制度;

4.5.7. 提供利用檔案，要嚴格執行借閲制度，注意保密;

4.5.8.進入檔案室須經檔案管理人員同意，其他人員不得入內。

4.6.檔案保存年限

文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

4.7.檔案銷燬

對於過期並失去保存價值的文件資料，經公司行政管理部領導批准，可以定期銷燬，必要時做好銷燬記錄。

5.本制度自下發之日起執行。

檔案規章制度 篇5

第一章擬建立的規章制度

一、擬建立的公眾管理制度包括業主臨時公約、業主委員會章程、客户服務指南或住户手冊、精神文明公約、住宅公共設施設備維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進出停放管理須知、消防管理須知、環境衞生管理須知、招牌廣告及公共場地、牆壁、屋面管理須知、營業場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。

根據招標書要求提供的《業主臨時公約》附文如下,其他詳細內容此處略。

注:《鳳凰城業主臨時公約》建議稿附後。

二、擬建立的內部管理制度包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務管理制度、預算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規範、通訊設備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓管理制度。

詳細內容此處略。

三、擬建立的質量手冊及程序文件包括質量手冊、文件控制程序文件、質量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業接管程序文件、服務設計開發程序文件、採購程序文件、入住管理程序文件、內部審核程序文件、不合格程序文件、數據分析程序文件、糾正防措施程序文件等。

詳細內容此處略。

四、擬建立的工作手冊包括各級崗位職責工作手冊、社區文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住户入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住户意見的徵求、評議以及服務的定期回訪工作手冊、住户檔案管理工作手冊、便民服務實施工作手冊、費用的統計、收取和追收欠款工作手冊、環衞工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設施設備工作手冊、給排水設施設備工作手冊、電梯設施設備工作手冊、庫房工作手冊、突發事件或異常情況處理工作手冊、勤務工作手冊、安全工作手冊、門衞工作手冊、巡邏工作手冊、爭創物業優秀規劃等。

詳細內容此處略。

五、擬建立的質量記錄文件因數量達幾百份,此處省略

第二章檔案的建立與管理

一、物業檔案建立的內容檔案建立的.內容包括:業主入夥資料;

客户家庭資料;

客户聯繫電話:包括:正常情況下的聯繫電話和緊急情況下的聯繫電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、E-mail地址等;

客户室內裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;

客户日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;

客户反饋資料包括:服務質量回訪記錄、客户投訴及處理記錄、客户意見徵詢、統計記錄等。

二、物業檔案管理的具體措施客户檔案資料是在客户入夥以後逐步建立起來的,其內容包括客户的姓名、家庭情況、工作單位、聯繫方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業獨用部分使用及保養維修情況等。

1、客户檔案的收集設立檔案室,建立相應規章制度,對客户檔案進行嚴格管理。

資料收集堅持內容豐富的原則。

在實際工作中從需要出發,擴大資料來源,從時間上講是在業主入夥時開始收集歸檔,實行客户一户一檔。

2、客户權籍資料管理從客户入夥開始,應着手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便於查閲。

管理和使用好權籍資料,動態反映客户權籍狀況,為客户需求提供服務。

3、客户檔案的整理各個業務範圍上收集到的信息資料,統一交檔案員集中整理,整理的重點根據資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便於查閲。

4、客户檔案的歸檔鳳凰城小區管理處的業務接待將收集到的客户資料每月五日前提交檔案中心。

物業檔案中心員按照物業管理自身的內在規律和聯繫,將資料分類有序地保存,並輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。

5、檔案的利用為客户服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客户管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。

6、客户檔案的管理客户檔案的使用有嚴格的規定,借閲必須由具備規定條件的人員經登記後方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。

客户檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。

檔案規章制度 篇6

一、對形成的案卷要編號、填寫案卷目錄，做為查找利用的工具。

二、要設有專櫃存放，專人管理或兼管。

三、室內要搞好衞生，空氣流通，又防鼠、防蟲措施，做到無塵，無潮濕，無蛀蟲害。

四、檔案櫃要用鐵製卷櫃，保證檔案安全。

五、在管理檔案的人員發生變動時，要及時清點、交接，履行交接手續。

六、對存放已久的檔案，要經常翻閲檢查，發現紙張、字跡蜕變及時補救。

檔案規章制度 篇7

為加強幹部檔案業務建設，提高幹部檔案工作水平，根據中共中央組織部、國家檔案局頒佈的《幹部檔案工作條例》和《幹部檔案整理工作細則》的有關規定，結合我省幹部檔案工作情況，特制訂本細則。

一、幹部檔案管理體制、機構和職責

（一）幹部檔案管理體制：

幹部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。省直單位，對直屬單位的幹部檔案，實行廳局集中管理。地市直單位，管理幹部檔案不足100卷的要集中到地市委組織部管理或組織部、人事局管理。縣（市、區）以下機關單位的子部檔案，實行由縣委組織部集中管理或由縣委組織部、縣人事局、縣教委相對集中管理。企事業單位的幹部檔案，具備保管條件的，由組織或人事部門一家集中管理；不具備保管條件或幹部檔案很少的單位，其幹部檔案由上一級單位管理幹部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其幹部檔案要固定專人、專庫管理，業務工作要接受本單位組織部門的領導和上級有關業務部門的檢查指導。

（二）幹部檔案工作機構：

地、市、縣（市、區）委組織部和省直單位要建立幹部檔案工作機構，負責對本地區、本部門、本系統的幹部檔案工作進行指導、監督和檢查。每管理一千人的檔案配備一名專職幹部，地、市委組織部要配備業務指導人員，縣（市、區）委組織部和省直有業務指導任務的單位，也要配備相應的業務指導人員。縣以下實行集中或相對集中管理幹部檔案的單位和企事業管理幹部檔案的單位，根據上述原則要配備專職人員。不需要建立機構的單位，必須配備專職或以幹部檔案工作為主的兼職檔案工作人員。

（三）幹部檔案管理部門的職責

1、保管幹部檔案，為國家積累檔案史料；

2、收集、鑑別和整理幹部檔案材料；

3、辦理幹部檔案的查閲、借閲、轉遞和統計；

4、登記幹部職務、工資的變動情況；

5、為有關部門提供幹部的情況；

6、做好乾部檔案的安全、保密保護工作；

7、調查研究幹部檔案工作情況，制定規章制度，搞好乾部檔案的業務建設和業務指導；

8、推廣、應用幹部檔案現代化管理技術；

9、定期向檔案館（室）移交死亡幹部的檔案；

10、辦理其他的關事項。

二、幹部檔案管理範圍

(一)在職幹部檔案的管理：

1、在職幹部檔案的管理，按照管理體制集中或相對集中管理；

2、縣級以上協管幹部的單位，可管理協管幹部檔案的副本；

3、軍隊幹部兼任地方職務的，其檔案正本由軍隊保管。地方幹部兼任軍隊職務的，其檔案正本由地方保管；

4、幹部檔案管理人員及其在本管理範圍的直系親屬的檔案，由所在單位組織指定有關部門專人保管；

5、不管理幹部檔案的幹部所在單位組織人事部門，根據工作需要可複製幹部職務變動登記表、工資變動情況登記表。此表不隨幹部調動而轉遞，幹部調出後，原單位可自行銷燬。

(二)退(離)休幹部檔案的管理：

幹部退(離)休以後，其檔案仍由原檔案管理部門保管。

(三)死亡幹部檔案的管理：

1、省委管理的幹部死亡後，其檔案由原管理部門保管五年後，移交省檔案館保存；

2、其他幹部死亡後，其檔案由原管理部門保管五年後，省直單位的，移交省檔案館保存；地市以下單位的，移交同級檔案館保存。

檔案規章制度 篇8

一、各教學點要明確一位副校長分管檔案工作，由校辦公室或教導處具體負責。應建立綜合檔案室和建綜合室檔案專櫃。配備政治素質好、業務能力強、熱愛檔案工作的專（兼）職人員，並保持相對穩定。

二、各校要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程；納入分管領導和檔案員工作職責；納入教職員工範圍和考核獎懲制度。

三、學校形成的全部檔案室或檔案人員的主要任務：

1、負責本單位文書、教學、學籍、會計、科技檔案材料的收集、整理、保客、統計、利用和鑑定銷燬工作。

文書檔案：是指學校黨、政、工、團（隊）在實際工作中形成的文件材料。

教學檔案：是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。

學籍檔案：是指學校對學生進行管理中形成的材料。

會計檔案：是指學校財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。

科技檔案；是指學校的基本建設、生產、科研等方面形成的'材料。

2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。

3、學校綜合檔案的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔；教學、學籍檔案材料每學年結束後立卷歸檔。科技檔案、基建、科研檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束後和設備、儀器安裝試用後立卷歸檔。

4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。

5、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發文應有定稿、印本、附件；來往文書應有請示、批覆；處分材料應有綜合、旁證、個人交待和下理結果。

6、卷內文件排列要正文在前，附件在後；印本在前、底稿在後；批覆在前，請求在後。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的

文件材料要字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、園珠筆（DA型除外）和複寫紙書寫，並拆除卷內金屬物。

7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面要用毛筆正揩字填寫，字跡工整清潔。

8、文件材料歸檔後，檔案人員應本着便於保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，並按年代和保管期限編號。

六、學校檔案的檔案工作與安全保密。綜合檔案室要做到有專室、專櫃、專（兼）職人員負責，切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

七、借閲制度。

1、外單位人員查閲本校檔案必須持組織介紹信。

2、嚴守檔案材料機密，不準隨便轉借檔案。未經許可不得擅自摘錄和複製。

3、愛護檔案，不得拆卷、塗改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。

4、經批准摘錄的材料，要經檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對無誤後蓋章。

5、外借檔案必須經主管領導同意，並向檔案人員辦理借閲登記手續。借出時間，一般不得超過七天，超過時間另行辦理手續。

八、檔案工作人員要熟悉檔案，瞭解需求，積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應根據工作需要編制人事記、組織沿革、基本情況數字彙集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工具和參考資料，為提供利用檔案創造條件。

九、檔案室每年“歸檔月”結束時，應及時將所立案卷情況、庫房面積、檔案設備、管理人員情況按市、縣（區）教育局的要求進行統計上報。

十、學校檔案的鑑定與銷燬。學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門關於檔案鑑定的規定。

認真做好檔案的鑑定工作。對超過保管期限，失去保存價值的檔案，可提出銷燬意見，並填寫銷燬清冊，報本單位領導和上一級檔案管理部門審批後方可銷燬。銷燬時應指定二人監銷，並在銷燬清冊上簽字，防止失密。

檔案規章制度 篇9

一、嚴守黨和國家有關保密工作規定，杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關保密的內容。

二、各類檔案材料必須指定政治上可靠，工作責任心強的專（兼）職人員進行集中管理。

三、禁止攜帶檔案材料探親、訪友和外出旅遊。

四、經批准銷燬的檔案材料和不需要歸檔的.材料，應指定專人進行銷燬，不得當廢紙處理。

五、檔案工作人員要嚴守工作崗位，堅持下班、外出時認真清理、存放好檔案和關窗、落鎖制度。

六、檔案庫房必須安裝安全設施。

七、檔案人員一旦發現檔案材料有丟失情況時，要及時向有關領導和部門報告，採取措施進行查找，並追查責任。

檔案規章制度 篇10

第一條設立專門的檔案庫房或檔案櫃對檔案進行存放、保管，並指派專人負責，做到“專人專櫃”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。

第二條檔案室配備檔案櫃或密集架，檔案上架排列應科學合理，便於查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便於管理和查找。

第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁櫃。

第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高温、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

第五條檔案室在接收同級別人事檔案託管機構或企業移交的檔案後，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保後續託管業務能順利開展。

第六條確定接收的移交檔案要辦理託管協議，做好編目工作，並及時入庫並及時完成檔案彙總統計、登記電子檔工作。

第七條各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閲制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或複製。

一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務，檔案屬於涉及託管人員隱私，未經許可不得外借、外傳。

二、各類檔案的借（查）閲，必須填寫《檔案借（查）閲申請單》

三、個人檔案一律須託管人員本人、或委託書指定的委託人，經過相關審批流程後方可借閲。

四、外單位來人借（查）本託管人檔案，需持單位《檔案借（查）閲申請單》並經科長簽字批准，方可查閲。

五、閲檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管領導批准。

六、外借的檔案借閲者必須妥善保管，借閲的檔案只限本人使用，未經許可不得擅自轉借、拆開、調換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

七、外借檔案一旦發生遺失、損壞、銷燬等，應立即知會辦公室進行處置。

第五條歸檔範圍：

1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

2、本公司的請示與上級機關的批覆以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的`歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第六條檔案的借閲與索取：

1、借閲檔案要認真填寫《借閲檔案登記薄》。

2、借閲檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁塗改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和複製，凡屬密級檔案，必須由總經理批准方可摘錄和複製，一般內部檔原因總經理辦公室主任批准方可摘錄和複製。

3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意塗改情況的，要追究借閲者責任，並及時報告公司主管領導。

第六條檔案的銷燬：

1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷燬公司檔案材料。

2、若按規定需要銷燬時，必須編制《檔案銷燬清冊》，屬密級檔案須經總經理批准後方可銷燬，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批准核對清楚後方可銷燬。

3、經批准銷燬的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷燬清單，由專人監督銷燬。

一、設備檔案的歸檔範圍

(一)設備儀器依據性文件材料。

(二)設備儀器隨機文件室材料。

(三)設備儀器運行、維護文件材料。

二、設備檔案的立卷歸檔要求

凡重要設備須歸檔的文件材料，在設備進單位時，應嚴格遵守設備開箱驗收制度，驗收時，須由檔案室人員、設備使用部門雙方到場驗收並填寫設備開箱驗收記錄，以保證設備檔案的完整、齊全。驗收完畢交檔案室保管。

三、設備檔案的歸檔時間

設備檔案的歸檔時間是隨時歸檔。

四、設備檔案的立卷要求

1、設備檔案文件材料要收集齊全，系統整理，書寫材料優良，字跡工整、圖樣清晰、簽署完備，有利於長遠保存。

2、案卷裝訂應在組卷、卷內文件排列和編目的基礎上進行。

3、案卷內不同尺寸的科技文件材料要摺疊成統一幅面，一般以A4圖幅為標準。

4、長遠保存的案卷裝訂必須取掉金屬物。

5、案卷不裝訂時，其科技文件材料要按照卷內目錄的編排次序排列有序。

6、案卷要整齊美觀。

五、設備檔案的借閲和保管

1、設備檔案應及時歸入檔案室專櫃存放。各部門需要查閲時，可按規定向檔案室借閲，若要複印或常借等，必須經分管領導同意，方可實施，任何科室和個人不得將其原始材料佔為已有。

2、安監局檔案室負責設備檔案的監督、指導和檢查。