檔案規章制度4篇

本文目錄檔案規章制度文祕檔案管理規章制度人事檔案管理規章制度檔案管理規章制度

一、 文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔範圍，交行政部統一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批覆)無缺頁、破損現象。

4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

二、 專職檔案工作人員崗位責任制

1.認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠於職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閲、鑑定、銷燬、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規範”要求。

3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

4.負責檔案庫房各項制度的落實。

5.積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。

三、兼職檔案工作人員崗位責任制

1. 各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

3. 兼職檔案員應於次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

4. 嚴格執行各項檔案管理制度。

5. 接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

四、部門立卷制度

1. 凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔範圍。

2. 各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3. 兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

五、檔案保管制度

1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2. 按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

3. 檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閲期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4. 庫房要保持清潔衞生，温度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

5. 檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高温、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6. 庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

六、檔案保密規則

1. 檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

2. 凡到綜合檔案室查閲檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閲手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批准並在指定時間內歸還檔案室。

3. 查閲檔案時，不得翻閲與查閲內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4. 本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5. 對於違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定後果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理並追究其責任。

七、檔案借閲制度

1. 借閲檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閲者，應自覺履行借閲手續。

2. 凡借閲檔案，需經主管領導批准。外單位人員借閲檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意後，方可辦理借閲手續，並在借閲期限內按時歸還。

3. 借閲人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

4. 借閲人員未經領導批准，不得複印、抄寫檔案資料。

5. 檔案管理人員對歸還的借閲材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、複製的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能籤蓋章。

6. 一旦發現檔案材料在借閲過程中被拆、塗抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導彙報，並追究有關人員的責任。

八、 其他

解釋權歸公司行政人事部。

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文祕是隨着科學與經濟的高速發展，信息的傳播的急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而同時產生的一門新興現代科學管理專業。他作為一種全球性職業，文祕工作也顯得越來越趨於現代化、科學化與專業化。它也在輔助着各級領導進行綜合管理、樹立企業形象、溝通內外關係、處理信息的交流等方面發揮着越來越重要的作用。

1.目的作用

公司的文祕檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文祕檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

2.管理職責

2.1行政管理部是公司文祕檔案的歸口管理部門，負責文祕檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文祕檔案室的業務領導和工作實務指導。

2.2各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。

2.3文祕檔案室是公司對文祕檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：

2.3.1制定或參與制定關於文祕檔案管理方面的規章制度。

2.3.2協助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。

2.3.3負責對永久行文祕檔案向有關檔案機構的移交工作。

2.3.4總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文祕檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。

3.歸檔資料的範圍、內容

3.1計劃性文件資料

包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。

3.2批示性文件材料

包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。

3.3法規性文件

包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件;公司內部制定的各類規章制度。

3.4公司的重大決議

包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3.5總結性文件

包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。

3.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、台帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。

3.7彙報性材料

包括公司向各上級主管單位的彙報材料、統計報表、財務報表等;公司領導在外部公共場所發言或發佈的各類文書資料等

3.8勞資人事資料

包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。

3.9調研性資料

包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。

3.10聲像製品資料

包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。

3.11證件性文書資料

包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衞生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建築等批文證照。

3.12饋贈行資料

包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝製品等。

4.文件資料的立卷歸檔

4.1檔案的收集

4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結後，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。

4.1.2銀行票據由財務部立卷留存;各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閲後由專人回收並即刻銷燬，只財務部立卷留存。

4.1.3業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。

4.1.4各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存;內部文件原則上各部門傳閲後，即由總經理辦公室回收立卷留存。

4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料，並及時彙總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司後，應將相關資料全部移交檔案管理員。

4.2立卷歸檔的時間

4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2對於某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

4.3立卷歸檔的要求

4.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文祕檔案資料，遞交文祕檔案室立卷歸檔。

4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方籤後各執一份。

4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批覆、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然後還要填寫備考表，註明保管期限。

4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,跡應清楚、準確。

4.3.6立卷應以本單位形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯繫，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和麪貌。

4.3.7立卷應以同類問題為主，結合其他特徵的方法組卷，把有密切聯繫的文件組合在一起。

4.3.8立卷應把上級文件於本公司文件(除請示、批覆外)按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9立卷歸檔後，發現還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

4.3.10文件組成案卷後，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

4.3.11各種實物檔案(獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件，並保持其完好無損。

4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5.文祕檔案的借閲

5.1文祕檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，並經公司領導批准，可查閲無密級檔案。

5.2各部門工作人員可直接查閲屬於本部門業務工作範圍得文祕檔案資料。如需查閲非本部門得重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批准，方可借閲。

5.3文祕檔案得借閲者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、複印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加註標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

5.4對珍貴或易損的檔案，應制成複製品提供使用。複製可採取複印、照片、重印副本、摘錄等方式。複製文件應仔細校對，與原稿無誤後，註明檔案編號，然後提供使用。如有必要，給複製件加蓋公章，以示覆製件不會有誤。

5.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好後應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章後才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

5.6文祕檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批准並辦理借閲手續。如延期借閲時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

5.7借閲文祕檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批准後，責令其賠償一切損失。

6.文祕檔案保密要求

6.1檔案管理員和借閲利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、祕密三級。

6.3有密級檔案只許在檔案室翻閲，不許帶離本室。有密級檔案複製時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批准。

6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批准。

6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑑定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6.6外來參觀人員，統一由負責接待人答覆問題和辦理所需材料。

6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

6.8企業在職工工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，並退還所借檔案，檔案室審查無誤籤後，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之後，方能調離。

7.超期檔案的銷燬

7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑑定，報分管副總批准後，按規定銷燬。

7.2經批准銷燬的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷燬，以免誤毀。

7.3銷燬文件必須在指定地點進行，並指派專人監銷，嚴禁將銷燬的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷燬後，監銷人應在銷燬註冊上籤。

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第一章 基本原則

第一條　為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共中央組織部、國家檔案局發佈的《幹部檔案工作條例》特制定本制度。

第二條　人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的幹部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察瞭解和正確選拔使用幹部服務的。

第三條　人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長曆史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

第四條　在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務和人事檔案幹部

第五條　人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

第六條　人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關於人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑑別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。?

第七條　人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鑽研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。?

第三章 人事檔案材料的收集範圍與歸檔要求

第八條　為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、幹部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔範圍見附件。?

第九條　公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，並由各單位黨委(總支)的人事幹事、組織幹事負責收集各單位的歸檔材料，屬於歸檔範圍的人事檔案材料，在材料形成後，經有關部門審查簽章後送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條　收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑑別，屬於歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人籤的，應在蓋章籤後方能歸入人事檔案。?

第十一條　不屬於檔案範圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑑別，可分別情況予以處理。凡銷燬材料必須詳細登記，並報請人力資源處負責人審查批准，由專人負責監銷。?

第十二條　人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和複寫紙書寫。??

第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條　人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，並按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬於上述範圍人員的人事檔案應進行代管，並按有關部門的規定收取管理費。

第十四條　對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。?

第十五條　根據安全保密，便於查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案櫃。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的温濕度。?

第十六條　檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，幹部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《幹部檔案整理工作細則》和有關規定執行。?

第十七條　嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案幹部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話裏泄露檔案內容。?

第十八條　做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便於提供利用。?

第十九條　凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見並加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條　對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閲人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閲制度》辦理。

第五章 檔案的轉遞

第二十一條　人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。?

第二十二條　如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出後，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。?

第二十三條　為使人事檔案能夠隨着公司的人事變動，幹部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、幹部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案後，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。?

第二十四條　公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。?

第二十五條　公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

附件?

人事檔案材料收集歸檔範圍

1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表)，任免呈報表(包括上報的考察材料)，鑑定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉業部門審批表等。

2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續聘審批表，退職材料。

3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑑定材料。

4、黨代會、人代會、政協會議的工、青、婦等羣眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6、評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表，專業技術職務考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。

7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批覆以及所依據的證明材料。

8、黨團組織建設中形成的入黨志願書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優秀黨員事蹟及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見;入團志願書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。

9、幹部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批覆、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別複查結論、調查報告、批覆及有關的主要依據材料。

10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模範事蹟。

11、各種處分決定、調查報告、上級批覆、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12、員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。?

14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。?

15、高等教育、國民教育、成人教育和幹部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業登記表，授於學位的材料，學歷證明書，學習鑑定材料。

16、學生學籍變動記錄材料。

17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。

18、畢業學生體檢表。

19、其他可供組織參考有保存價值的材料。?

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一、 文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔範圍，交行政部統一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批覆)無缺頁、破損現象。

4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

二、 專職檔案工作人員崗位責任制

1.認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠於職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閲、鑑定、銷燬、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規範”要求。

3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

4.負責檔案庫房各項制度的落實。

5.積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。

三、兼職檔案工作人員崗位責任制

1. 各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

3. 兼職檔案員應於次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

4. 嚴格執行各項檔案管理制度。

5. 接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

四、部門立卷制度

1. 凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔範圍。

2. 各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3. 兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

五、檔案保管制度

1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2. 按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

3. 檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閲期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4. 庫房要保持清潔衞生，温度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

5. 檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高温、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6. 庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

六、檔案保密規則

1. 檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

2. 凡到綜合檔案室查閲檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閲手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批准並在指定時間內歸還檔案室。

3. 查閲檔案時，不得翻閲與查閲內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4. 本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5. 對於違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定後果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理並追究其責任。

七、檔案借閲制度

1. 借閲檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閲者，應自覺履行借閲手續。

2. 凡借閲檔案，需經主管領導批准。外單位人員借閲檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意後，方可辦理借閲手續，並在借閲期限內按時歸還。

3. 借閲人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

4. 借閲人員未經領導批准，不得複印、抄寫檔案資料。

5. 檔案管理人員對歸還的借閲材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、複製的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能籤蓋章。

6. 一旦發現檔案材料在借閲過程中被拆、塗抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導彙報，並追究有關人員的責任。

八、 其他

解釋權歸公司行政人事部。