行政費用管理制度

費用管理制度

總 則

為加強公司費用管理、控制不合理費用開支，提高經濟效益，特制定本制度。本制度暫時用於北京項目籌建期間，凡在北京管理公司賬户列支的各部門、公司皆適用於該制度。

公司費用管理通過預算管理、額度管理和行政管理三種方法（相關解釋見第八章）。除公司特別規定的項目外，嚴禁先列支，後報銷。所有報銷的原始憑證不得塗改，如有塗改，在報銷時扣除該費用金額。

本制度執行基本原則，制度凡無明示則禁止，需申請批准後執行。

第一章 業務招待費

第一條、 招待費是指招待客人而產生的的支出，包括餐費、禮品/金、娛樂活動、旅遊景點門票等。職能部門的招待費採用預算管理和行政管理相結合的方法；經營業務部門的招待費實行預算管理和額度管理相結合的方法。

第二條、 招待費用發生前，採用口頭或書面的形式填寫《業務招待費用申請表》（見附表一）向行政領導提出本次費用計劃（特殊情況可事後補辦，如領導出差等），單次費用金額≥200元必須採用書面申請，申請內容包括①事由②參加人數③發生次數④預計金額。

第三條、 在公司指定簽單招待餐館就餐的，經有簽單權的負責人同意後，事先報餐，就餐完畢由授權負責人簽字確認。財務人員對轉來的無簽單權限的人員簽署的就餐結算單據不予承認。

第四條、 招待費報銷須附《業務招待費申請表》，無此表財務作退回補辦相關手續處理，出差期間的招待費須與差旅費同時報銷。

第五條、 如有高一級別主管人員參加，須有最高一級主管作為報銷人。

第二章 辦公費

第六條、 辦公費是指公司內各單位辦公文具、辦公傢俱、辦公通訊器材、電器以及電腦配件、易耗材料等的購置費用。辦公費實行額度管理與預算管理。

第七條、 公司辦公費用涉及物品由行政部（電腦及耗材由系統管理員）在預算額度內按需求購買、管理，辦公用品購置實行定點採購管理。

第八條、 行政部設專人對辦公用品進行管理。辦公用品採購審批程序：各職能部門部門填寫《採購申購單》（見附表六）報行政部審核，並經總經理/財務總監審批後到定點單位採購。

第九條、 行政部應按月將辦公用品領用及費用分配表報財務部，財務部將費用劃轉入各職能部門。

第十條、 行政部建立領用大金額辦公物品登記薄，做好辦公用品的管理工作。

第十一條、 嚴禁公司內部各單位自行採購有關辦公用品，否則，由此發生的費用，將不予報銷。

第三章 通訊費

第十二條、 通訊費（含網絡、郵寄費）是指公司內各單位和相關人員安裝、使用電話、寬帶所支出的費用（包括：移動電話費用補貼）。

第十三條、 公司管理人員及特殊崗位人員移動電話費標準實行定額度管理，補貼標準及執行辦法參照公司有關文件執行。

第十四條、 公司內總機、各部門所屬直撥電話、傳真機電話費用由行政部進行管理。

第十五條、 公司本部派出的國內臨時出差人員發生的臨時電話、傳真、郵寄等費用計入差旅費用，並參照本章第十三條執行。

第四章 差旅費

第十六條、 差旅費是指因公外出發生的各種交通費、住宿費、伙食費補助等。因公出差按出差地點分為：國內臨時出差、國內長期出差（外派）、境外出差。差旅費實行行政管理。

第十七條、 員工國內臨時出差所發生差旅費按國內差旅費開支標準（見附表二）。

1、長途交通費總監級以下人員未經總經理/財務總監批准，擅自乘坐飛機的費用，按其級別所對應的標準報銷，超額自理。

2、原則上不允許乘坐軟卧、客輪、飛機商務、豪華倉，夜間行走超過8個小時方可乘坐硬卧。特殊情況下，經總經理/財務總監書面批准請，憑票據報銷80%，否則憑票據只能報銷50%費用。

3、員工多人一起出差要安排二人間或三人間住宿，住宿費按原標準的70%執行，出差人員中有異性的，可單獨按標準報銷。

4、出差期間內報經授權主管批准業務招待費開支或市內的士費支出報銷人員，該費用發生差旅區域內相應的所有伙食補貼或市內交通補貼，一概不予以報銷。

5、公司委派的各種會議的費用開支，憑會議通知上註明的相關費用報銷；已包食宿的，相關住宿費、伙食補貼不予以報銷。

6、公司派出接受培訓人員的費用和補貼標準依據舉辦單位通知和培訓合約確定。

7、公司因外延發展需要派駐外地長期工作的人員的差旅費及補貼標準由公司另行規定，不適用本辦法。

8、外派員工回集團公司差旅費根據實際情況經審批後報銷。

9、出差人員按標準內憑票據實報銷伙食補貼、住宿費等。

第十八條、 國內臨時出差實行事先申報制度。經理（含）以下人員當日未往返地區出差實行事前申請制度，依據差旅費標準和預計出差時間填報《出差申請表》（見附表三），因特殊原因未能事前申請的，應於回公司後一週內補辦申請審批手續。沒有經過批准的《出差申請表》，財務部不予借款和報銷。

第十九條、 國內長期出差實參照公司規定差旅費開支標準範圍內申報長期出差人員的費用開支標準和管理辦法，報總經理/財務總監審批後，報財務部備案。

第二十條、 員工境外（含港、澳地區）出差所發生差旅費另行規定。

第二十一條、 出差借款程序：

1、各類出差人員需借款者，在填報《出差申請表》同時填報《借款單》（註明累計借款額及逾期借款額），參照審批權限報經核准後，轉財務部門複查並辦理借款。對借款額及逾期情況註明不符者，財務有權退回當事人更正，重新報批。

2、出差後的各類發票、單據，按業務招待費、差旅費（長途交通費、住宿費）分類填報。《差旅費用報銷單》附於《費用報銷單》，其中：業務招待費填寫《業務招待費申請表》，長途交通費、住宿費填寫《差旅費報銷單》，短途交通費、機場建設費、行李託運費、電話費等雜費彙總填寫在《差旅費報銷單》的其他欄中，併入差旅費報銷。差旅期間發生的共同費用報銷，報銷單需有同行人員簽名確認。

3、嚴禁人為將同批次差旅開支項目拆零分次報銷，繞避監管，一經發現，財務有權不予受理未報銷拆零部分，並在報銷單上標識核銷。

4、新招聘的外地專業人員，原則上不報銷前來報到發生的各項費用，包括單程路費及行李託運費用。特殊情況需要報銷的，應由本人申請，報總經理審批。

第五章 交通費

第二十二條、 交通費是指用於車輛的燃油費、停車費、過路過橋費、等及市內發生的出租車費、公交車費等，發貨（取貨）運輸費歸為交通費，交通費實行預算管理、行政管理相結合的原則。

第二十三條、 車輛燃油費實行預購加油卡管理，未經總監以上主管籤批（附文字説明）的現金加油發票，財務不予以報銷受理。

第二十四條、 車輛管理部門應於加油卡金額使用完畢時（再次購買前）報各部門使用情況及折算使用金額，財務部據此分攤費用。

第二十五條、 公務用車訂車流程、費用標準（對外租車）、審批程序，由車輛歸口管理部門擬定相應管理辦法執行。

第二十六條、 市內交通費按實報銷，原則上以公交車、地鐵為主，無特殊情況不得乘坐出租車；若有特殊情況的，事先向主管經理提出申請，批准後方可乘坐。坐出租車的，在報銷車費時，須在出租車票空白處，寫明①乘坐原因②起訖地點，不寫明①②兩項內容的，在報銷時財務部門作退回處理。

第七章 三項經費

第二十七條、 三項經費是指員工福利費、職工教育經費、工會經費。

第二十八條、 福利費，員工餐費實行預算管理和額度管理相結合的辦法，其它福利費實際行政管理。

1、 本公司提供員工午餐，發生的費用在預算範圍內可據實報銷。

2、 加班餐費，員工加班應根據公司相關考勤制度執行，不發放加班餐費，特殊情況報領導審批後按公司員工餐標準憑票報銷。

3、 員工因本市內出差未能返回公司就餐（午餐），不分職務級別，本公司員工餐費標準（暫訂為10元/人）憑票報銷。

4、 公司為集團外派員工提供住宿，相關費用據實報銷。

第二十九條、 職工教育經費，實行預算管理及行政管理。

1、 按國家規定的必須接受相關教育的費用，可據實報銷，如會計後續教育等。

2、 購買工作專用的法律、法規書籍、接受培訓等其它事項，需經批准後報銷。

第三十條、 工會經費，另作規定。

第八章 費用管理方法及報銷程序

第三十一條、 公司費用管理通過預算管理、額度管理和行政管理三種方法。

1、預算管理是指:各職能部門、業務單位事先向財務部提出下期本部門所有費用的計劃（金額≥1,000元的大額財產購置、修理、裝璜，需另單獨預算申請），財務部統一報總經理或財務總監批准後，確定單位下期費用預算金額。實際費用報銷時，財務部門根據費用預算，准予報銷或另行處理。

2、額度管理是指：費用在一定的額度範圍內控制使用，額度確定的依據是銷售額、工作職務、員工人數等。

3、行政管理是指：費用報銷人在費用產生前，採用口頭或書面的形式向行政領導提出本次費用計劃，經行政領導同意後，產生的費用方能按費用報銷流程到財務部門報銷費用。

管理方法①：採用預算管理和額度管理相結合的費用項目有：辦公費、運輸費、所有部門的手機費、。

管理方法②：採用預算管理和行政管理相結合的費用項目有：職能部門的招待費、所有部門的差旅費、其他相對變動費用。

管理方法③：除此之外的相對固定費用採用預算管理。

4、其他變動費用

其他變動費用項目是：交通費、車管費、會務費、裝修費、佣金、除手機費外的其他通訊費。

5、相對固定費用

除上述變動性費用項目外的所有費用均列入相對固定費用，採用預算管理方法。

第三十二條、 具體實施按如下辦理：

1、預算管理

1）目前公司對所有費用按月預算，每月25日前，各職能、經營部門向財務部提交下月的《費用預算表》，審批核準後的預算在月底前發回各單位。

2） 各職能部門、各業務單位未能在規定時間內提交《費用預算表》，則該部門的費用報支順延一個月。

3）實際發生費用超過預算的，請各部門説明情況後報總經理或財務總監批示。

2、額度管理

根據銷售額確定額度的費用項目是招待費。招待費超額度本期內不予報銷。

根據工作職務確定額度的費用項目是手機費。手機費超額度部分不予報銷。

根據員工人數確定額度的費用項目是辦公費。辦公費超額度部分本期內不予報銷。

現北京項目正處於籌建期間，招待費實行行政管理。北京項目正式運營後另行調整

3、 行政管理

單項費用金額≥200元必須採用書面申請。無批准的書面申請，在報銷時財務部門作退回處理。行政領導層次：職員→部門主管→總經理/財務總監

第三十三條、 費用內容及管理分類詳見附表五。

第三十四條、 籤批權限及流程

1、預算管理，經審批的行政費用預算，費用發生時，在預算範圍內由部門經理（主管）執行。

2、額度管理，按本條第一款執行。

3、行政管理，200元以下的費用，為提高工作效率，建議由各部門經理（主管）參照本制度執行，200元以上的費用需申請批准執行。

4、 相關籤批權限及流程參考附表七。

5、 本制度所規定的費用等款項支付最終籤批權限由總經理/財務總監負責。

第三十五條、 費用報銷單填列規範。

1、費用報銷單必須用藍、黑水筆書寫，用膠水粘貼附件，不得使訂書針、大頭釘、回形針串別。不符合規定的，財務部門作退回處理。

2、報銷的原始發票要求是正規發票，確實無法取得，可以採用《付款憑單》代替，但需寫明原因，且金額不得超過100元。發票級次：增值税發票-普通發票-正式收據。

3、對其他部門委託辦理的事項，費用需由委託部門承擔的，報銷單應由經辦部門填寫，並經委託部門經理簽字確認,無委託部門經理簽字的,費用記入經辦部門賬。

報銷單據

1）報銷單使用説明

1）報銷單使用説明

單據名稱

使用説明

《費用報銷單》

各種費用的報銷，按所列部門進行行政審批流程

《出差申請表》

為《費用報銷單》的附件，差旅費用報銷的必要條件

《差旅費報銷單》

《費用報銷單》的附件,詳細填列發生的各項費用

《業務招待費申請表》

《費用報銷單》的附件，超過200元招待費報銷的必要條件

《採購申請單》

申購物品籤批使用，報銷時《費用報銷單》的附件

《借款單》

用於借款、衝賬的時候為《費用報銷單》的附件

2）費用報銷使用注意事項

大於（含）1萬元的行政費用、行政採購、項目施工採購請款必須附加相關合同、申購單、入庫單、發票作為審核依據。

報銷的大額日常費用、貨款（≥1,000元）支付，原則上以支票形式為主

第三十六條、 費用報銷的步驟和流程。

1、經辦人填寫《費用報銷單》並附相關附件，參照本制度並按費用報銷單上所列部門逐一進行審核籤批。

2、總經理/財務總監審批後，到財務部領款，完成報銷程序。

第三十七條、 借支規定。

1、公司不開放除差旅費外的其他各種個人借款。

2、個人因公借款，需附批准後的《出差申請單》、《業務招待費申請表》、《採購申請單》、合同等。

3、借款最高限額為借款金額以能夠完成需要或滿足業務週轉的最低量為限額

第九章 責任及處罰規定

第三十八條、 報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規違紀金額不予報銷，對已經報銷的，除退回違規報銷金額外，同時對報銷人予以違規報銷金額5--20%的罰款。

第三十九條、 部門經理（主管）在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名准予報銷的，對部門經理（主管）予以違規報銷金額3%--15%的罰款。

第四十條、 財務審核人員審核不嚴使公司造成損失的，或者未執行本辦法規定處罰責任，擅用職權受理違規費用報銷者，對財務審核人員並處違規報銷金額3%--15%的罰款。

第四十一條、 如果違反上述開支標準或手續不齊全，報帳時列入其他項目而隱瞞實際金額或超預算報銷，財務有權拒絕受理

第四十二條、 借款逾期滿三十天，當事人未能及時提供經總監以上主管核准的有效書面情況説明，並辦理延期手續者，財務有權在當事人借款逾期當月工資中扣回欠款。

第四十三條、 因審核過失造成費用借款人未有效報帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，由經辦責任人（含：各級審批人）應承擔不低於流失款總額50%的經濟責任。按責任人基本工資比例分別承擔相應損失金額，並在壞帳當期應發工資中扣還。

第四十四條、 本期發生的費用，原則上應予費用生當期報銷，差旅費報銷應予出差人員返回公司當月報銷，超過上述期限的票據金額，報銷人書面陳述原因經總經理/財務總監批准後報銷。

第十章 附則

第四十五條、 本制度由公司財務部、總經理辦公室/行政部修正制定，經總經理核准簽發，自簽發即日起實施執行，未盡事宜以財務部發文為準。

第四十六條、 本制度由財務部、總經理辦公室負責解釋。

第四十七條、 本制度是公司費用的普通規定，關於相關費用的特別規定從其規定，不適用本制度。

附表1

業務招待費用申請表

部門： 申請日期： 年 月 日

申請人

部門

職務

被接待主要人員情況説明

我司陪同人員

姓 名

職 務

備註

共 人

接待事由説明：

費用項目

小計

預計金額（元）

總經理 經 理 業 務

（授權人） （主管） 經 辦

附表二

差旅費標準

職務級別

項目

總經理

財務總監

總經理助理

大區經理

總監

部門經理

副經理

部門助理

部門主管

業務經理

職員

在途交通

飛機

按 實 報 銷

按實報銷

控制報銷

火車、汽車

軟卧

硬卧

輪船

二等艙位

三等艙位

四等艙位

出差生活補貼

京滬穗深

100

省會、單列市

80

其他城市

60

住宿費

標準

京滬穗深

實 報

400

300

150

省會、單列市

300

260

120

其他城市

200

180

100

市內交通

京滬穗深

按實報銷

省會、單列市

其他城市

説明

① 省會城市還包括天津、重慶兩個直轄市，自治區政府所在城市。

② 單列市主要是指經濟發達城市，包括：大連、青島、寧波、廈門、珠海、蘇州。

③ 西藏、港澳等特殊地區另行規定。

附表三

出 差 申 請 表

出差人姓名

部門

職務

費用預算（元）

出差起止時間： 年 月 日至 年 月 日

長途交通費

陪同人員：

住宿費

地點與事由：

業務招待費

其他

合 計

擬定借款金額：

萬 仟 佰 拾 元 角 分

長途交通工具：

部門： 申請日期： 年 月 日

總經理 經 理 業 務

（授權人） （主管） 經 辦

附表四：

差旅費報銷單

出差人姓名

部門

費用（元）

出差起止時間： 年 月 日至 年 月 日

長途交通費

陪同人員簽字：

在途交通費

住宿費

備註：

業務招待費

餐費

其它

借款金額：

報銷金額：

合計：

備註：在途交通費出租車費、保險費等。

附表五：

費用內容及管理分類

管理方法

費用項目

費用內容

預算管理

額度管理

業務部門

的招待費

招待客人的餐費、禮品、娛樂活動、旅遊景點門票等

手機費

因工作需要而實際已支付的手機費

辦公費-其他辦公用品

日常辦公支出，如購買紙筆、印製名片等

預算管理

行政管理

職能部門

的招待費

招待客人的餐費、禮品、娛樂活動、旅遊景點門票等

差旅費

出差的在途車費、住宿費宿、市內交通費、出差生活補貼

交通費

市內出差、辦事所花費車費

車輛花費費用，如：汽油、養路費分攤、過橋路費等

裝修費

辦公場地、倉庫等的裝修費用

佣金

支付的代理費用

其他通訊費

除移動通訊費之外的其他通訊費

預算管理

除上述變動性費用項目外的所有費用項目均列入相對固定費用

附表六：

北京日壇泰來會所管理有限公司

採購申請單

編號：

部門：

序號

申購數量

單位

品名

（型號、規格、產地）

項目名稱

供應商報價

採購金額

1

2

3

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

報價供應商資料

備註： 總額：

1.

2.

日期：

使用部門主管 項目經理 採購部 審計部 財務部 董事長/執行助理