行政機關公文寫作文書常識

一、公文寫作的特點

公文寫作的對象是公務活動，是行政機關在行政管理中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要的工具。其特點：

(1)由法定作者制發，具有法定的權威性：

（2）具有法定的現實執行效用；

（3）具有規範的體式；

（4）必須履行法定的生效程序。

二、行政公文的種類及類型

公文的種類，共13種。主要是：（ 1）命令（令）；（2）決定 ：（3）公告 ：（4）通告；（5）通知；（6）通報；（7）議案：（8）報告；（9）請示；（10）批覆；（11）意見；（12）函；（13）會議紀要。

文種適用範圍：

（1）命令（令） 適用於依照有關法律公佈行政法規和規章；宣佈施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員；

（2）決定 適用於對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項；

（3）公告 適用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項；

（4）通告 適用於公佈各有關方面應當遵守或者周知的事項；

（5）通知 用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員；

（6）通報 適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。；

三、行政公文體式

公文的一般體式包括：標題、主送機關、正文、附件、發文機關、發文日期、印章、抄送機關、發文字號、機密級、緩急程序、閲讀範圍等。 文頭部分 行文部分 文尾部分

公文的規範體式：一指撰寫公文所採用的語體（現代漢語語體）；二指格式，即公文結構與公文各組成部分的文字符號在載體排列上的規定形式。公文的擬製必須遵循規範化的體式，其目的是為了維護公文的法定效力和機關的權威性，也是為了實現公文工作標準化，提高工作效率。

四、公文寫作技巧

（一）明確主旨

公文的主旨就是公文作者為了寫作目的的需要，通過公文的全部內容所表達的主要觀點、基本主張、政治傾向和政策期求。它是一篇公文的“靈魂”和“統帥”。在寫作過中主旨一經確立，即對材料的組織、結構的佈局、語言的運用以及表達方式等起到制約和調控作用。因此，正確確立主旨，使之合乎要求，是寫好公文的關鍵。主旨”像其他文章的主題、中心思想、中心論點一樣，是公文的“靈魂”和“統帥”，也同樣應該貫穿首尾，統攝全文。但公 文作為一種獨立的文體，其主旨有其獨特之處．

（二）、材料準備

所謂材料，在文學作品和非文學作品中的含義並不一致，在公文中材料是指作者從實際生活和工作中搜集、提取以及寫入公文中的事實和論據。公文寫作離不開材料，它是構成公文的基本要素一。具體地講，公文材料是指公文作者為了表現公文主旨，從現實工作、學習和生活中攝取並寫入公文中的一系列內容，包括情況、背景、目的、根據、辦法、措施、意見、規定、時問、數字等的統稱。它是提煉公文主旨的基礎和依據。材料對主旨具有制約作用。有什麼樣的材料，就可以提煉出什麼樣的主旨。主旨能否做到正確、鮮明、集中，關鍵取決於材料的優劣。“巧婦難為無米之炊”，離開材料，就形不成公文。此外，公文主旨的表達也要依據材料。公文寫作中，要用大量的事實、 數字、論據等來實現主旨，而這就必須以材料為依據。總之，公文寫作離不了材料，離開材料的公文，就喪失了實際意義上的公文資格。

1、公文材料的選擇

2、公文材料的使用

（三）、開頭和結尾

1、開頭

開頭是公文正文部分的起點和入筆處。又稱導語，用以喚起讀者注意，引導閲好的開頭，不僅是全文思路展開的關鍵，而且能顯示出事物發展的內在脈絡，為全劃下“基調”開頭寫好了，能突出主旨，展示起“向”的作用。開頭要開門見山，一般都用直敍形式。公文的導語中要表達的主要內容是：發這個公文的目的，公文所針對的實際情況，制發該公文的重要性和...

把讀者緊緊抓住，又可以對下文的展示起“向”的作用。開頭要開門見山，一般都用直敍形式。公文的導語中要表達的主要內容是：發這個公文的目的，公文所針對的實際情況，制發該公文的重要性和必要性，公文所要解決的問題，公文的指導思想或主要內容。

2.公文結尾

公文的結尾，又稱結語，用以維護公文的完整性，使讀者深刻理解作者的意圖，為準確而有效地處理公文奠定基礎，同時，也防止在正文之後被添加偽造。

3、層次和段落

(1)、層次

公文層次，是公文思想內容展開的次序，是公文中表達思想內容的“意義單元的“邏輯環節”。它是事物發展的各個方面，以及寫作主體認識事物、構思公文的思路進程在公文中的反映。公文層次在思想內容上有其相對獨立性，公文內容的展開順序中又有一定的穩定性，在前後層次的聯繫上還有內在的邏輯性。因此，在安排公文層次時要根據事物的發展過程、思維活動的進程和表現主旨的順序，着眼於事物的內部聯繫。這樣，寫作主體才能清楚地宣事明理、表情達意，才能收到層次清楚、段落分明的效果，讀者才能清晰明確地理解思想內容。篇章較長的公文層次往往採用總分、並列、遞進、因果和連貫等方式

(2)、段落

段落，通常指“自然段”，是構成篇章的基本單位，是思路展開的具體步驟，是表達思想內容時由於問歇、轉折、強調所造成的文字停頓。段落能夠使行文條理，使層次之問的意思承接得更緊密、更自然，幫助讀者更好地理解公文的思想內容。

4、公文格式

公文寫作與其他文體寫作的最大區別，就在於公文格式的規範性。這種規範性，既體現在公文的內容上，也體現在公文處理的程式化、程序化和文面構成的相對固定化上我們這裏所説的公文的格式，主要是指公文的文面要求。 公文格式，指的是公文外在表現形式的各個組成部分及其各自的位置，也包括公文的用紙、留空等。

5、主題詞標引

（1）、主題詞的基本特徵 ： ①體現公文內容特徵和歸屬類別 。[蓮 山課件]如國務院關於發佈《國家行政機關公文處理辦法》的通知一文的主題詞是“文祕工作、公文、辦法”其中“公文”高度概括了全文的內容特徵，“文祕工作”點明瞭此文屬於文祕工作類，“辦法”則顯示出公文文種。主題詞的這一最本質屬性，不但能使一份份公文區別開來，而且具有某些立卷特徵，便於立卷歸檔。 ②具有主題性和技術性的特徵 。主題詞既要表現公文主題的核心內容，但又不全是為了表現公文主題而確立，其作用主要是為了便於公文信息在計算機中輸入、儲存和檢索。這就使它具有了主題性、技術性兩重性的特徵。 ③具有簡明性的特徵。 主題詞一般由3～5個能夠確切表達公文主題內容的名詞或名詞性詞組構成，(詞組)與詞(詞組)之間空一格位置，不用標點符號，比公文標題還要簡練，具有間明性。

（2）、主題詞的標引依據

（3）、主題詞的標引程序和方法

6、公文語言與修辭