最新行政機關公文格式

行政公文，是公務文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用的具有法定權威和規範格式的應用文。它是特殊規範化的文體，具有其它文體所沒有的權威性，有法定的製作權限和確定的讀者，有特定的行文格式，並有行文規則和辦理辦法。下文是關於最新行政機關公文格式，僅供參考!

中華人民共和國國家標準國家行政機關公文格式

條文釋義

1 範圍

本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印製要求、公文中各要素排列順序和標識規則。

本標準適用於國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。

使用少數民族文字印製的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。

本章規定了標準的內容範圍、適用範圍和特定範圍。

(1)內容範圍

內容範圍只涵蓋國家行政機關公文(以下簡稱“公文”)格式中的紙張要求、印製要求、公文各要素的排列順序和標識規則，並不是公文格式的全部範圍。對公文格式的完整要求應是把《國家行政機關公文處理辦法》中對公文格式的要求與本標準結合起來學習。

(2)適用範圍

本標準適用於國家各級行政機關的公文，其他機關、企事業單位的公文可參照執行。所謂參照執行的含義是可以結合自己的實際執行。

(3)特定範圍

《辦法》規定，少數民族自治地區公文可以同時使用少數民族文字。由於少數民族文字的字體、字型和書寫習慣與漢字不同，執行本標準在某些地方可參照本標準另行規定。

2 引用標準

GB/T 148—1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

在本標準中引用的國家標準GB/T 148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，主要規定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在一般的公文用紙中，主要是採用印刷紙和書寫紙。由於該標準是根據國際標準ISO 218等同採用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標準一致。在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm×297mm，並規定各裁邊的誤差為土 3mm。因此GB/T 9704一1999《國家行政機關公文格式》中規定的公文用紙幅面尺寸的依據就是GB/T 148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。

3 定義

本標準採用下列定義。

3.1 字 Word

標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所佔空間。

3.2 行 line

標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行;公文標題以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行。

在本標準中為確定公文中各項要素的位置，就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統一的規定。為此，對於公文的橫向描述形式就是“字”，縱向描述就是“行”。在這兩項定義中，“字”指的就是漢字的橫向距離。一“行”的概念(除2號標題外)指的是3號字高度加其7/8倍的距離。因此在標準中所指的一行就是一個固定的數量單位。由這兩個定義可以把公文中橫縱坐準確地將公文中的任何一個要素加以定位。

4 公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m一80g/m2的膠版印刷紙或複印紙。紙張白度為85%一90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5—9.5。

由於公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求，因此對公文用紙的技術指標必須作出相應的規定。

公文用紙的質量為60g/M2—80g/m2的膠版印刷紙或複印紙，是綜合考慮了公文用紙的經濟性和美觀性。經濟條件相對差一些的單位可以採用紙張質量不低於60g/m2的膠版印刷紙，一般公文用紙可以採用70g/m2的膠版印刷紙。對於一些使用高檔印製設備的單位可以採用紙張質量不高於80g/m2的膠版印刷紙或複印紙。這種相對靈活的規定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據自己的情況具體掌握，只要不低於下限或不高於上限均是符合標準的。

公文用紙紙張白度是根據與A等書寫紙和膠版印刷紙相關的國家標準和行業標準關於紙張白度的指標，進行分析總結得來的。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，如同報紙一般，很不莊重;紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒服。

橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。因為很多公文需要在較多的層次傳閲流轉，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發揮。

不透明度≥85%是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現相互洇透，看上去文字很花很亂，導致印製質量不高，影響公文的閲示傳看。這也是公文用紙的一項重要指標。

pH值為7.5—9.5是根據國家檔案局制定的行業標準DA/T 11一1994《文件用紙耐久性測試法》中的相關規定確定的。

這項行業標準規定，存檔時間在220xx年以上的一般耐久紙，其用紙的pH值應為7.5—9.5。出於公文將作為檔案長期保存和使用的需要，因此有必要對此項指標加以規定。

5 公文用紙幅面及版面尺寸

5.1 公文用紙幅面尺寸公文用紙採用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148。

5.2 公文頁邊與版心足寸

公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±lmm

公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)

本標準改變了我國公文用紙長期以來一直沿用的16開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際標準紙型A4型。作出這項規定應該説是在進行大量調查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應工業系統產生何種影響作調查和分析的基礎上得出的。

作出這項重大改變主要是基於以下三方面的考慮：

(1)採用國際標準已成為國際範圍公文用紙的普遍趨勢

國際標準化組織(ISO)早在1975年就制定了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規格標準，即ISO 262：1975，其主要內容就是規定了書寫用紙的規格為A4型 (2l0mm×297mm)。這種紙型由於充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。目前常用的複印機、打印機、計算機、傳真機等基本上是以A4型標準作為基本紙型的。

鑑於A4型紙是國際標準的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應用，其公文用紙大多是採用A4型紙。國際會議也無一不是採用A4型紙作為會議文件用紙。在修訂該標準的過程中，修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進行了調查，在所收集到的公文範例中，無一不是採用A4型紙作為公文用紙。

(2)我國已基本具備採用國際標準A4型公文用紙的條件

我國在1987年和1988年分別等效ISO 6716和ISO 216制定了我國國家標準GB/T 788和GB/T 148。但考慮到我國的實際情況，在這兩項標準中，還規定了我國自己的標準16開型。隨着國際標準A4型的普及，各國普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時各種辦公自動化設備具備處理A4型紙的功能，使A4型紙在我國作為書寫紙和圖書雜誌用紙已是大勢所趨。為此GB/T 148和GB/T 788已作了修訂，明確規定國際標準A系列作為書寫紙和圖書雜誌開本尺寸，這也為我國公文用紙採用國際標準A4型，使我國公文用紙與國際標準接軌奠定了基礎。

3)淘汰16開型紙的必要性及基本條件分析

長期以來，我國在公文用紙方面一直沿用16開型。這種紙型標準實際是日本早期用的標準。現今日本已不再使用該種紙型。用這種紙型印製的公文承載有效信息量小，不利於與各國政府或國際組織進行公文交往。16開型紙作為公文用紙還有一個弊端是其本身無統一規格，還有用B5型紙與l 6開型紙混用的。紙型規格的不一，導致有的政府文件的前後頁大小不一，公文質量受到影響，也不嚴肅。而國際標準A4型規格比較嚴格，無論在哪裏買到的A 4型紙其誤差不會超過lmm，可保證文件用紙紙型的統一。因此淘汰l 6開型公文用紙紙型，採用國際標準A4型作為公文用紙是十分必要的。

將公文用紙由l 6開型改為國際標準A4型，是我國公文用紙的一場革命性轉變。從目前瞭解到的情況看，我國的印刷設備製造企業已完全能夠生產製造符合國際標準A系列的印刷設備，並將逐步淘汰舊式生產設備。而且目前使用中的複印機、打印機、輕印刷機，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，很多政府部門的文印設備也逐步進行了更新，可以印製A4型公文。

目前，淘汰16開型紙，採用A4型紙作為公文用紙的時機已經基本成熟。所以在《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》國家標準中都明確規定公文用紙規格一般採用國際標準A4型。

6 公文中圖文的顏色

未作特殊説明公文中圖文的顏色均為黑色。 公文在一般情況下，除了發文機關標識、眉首的反線和發文機關印章為紅色外，其餘部分均為黑色。為避免在本標準後面各章條的敍述重複，在此作總體規定。

7 排版規格與印製裝訂要求

7.1 排版規格

正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。

7.2 製版要求

版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過lmm。

7.3 印刷要求

雙面印刷;頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BLl00%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品着墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。

7.4 裝訂要求

公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脱落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm;無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。

長期以來，我們的公文缺乏一個較為系統的印刷和裝訂規範。因此一些公文在印製和裝訂時由於不知道或不清楚有哪些統一要求，使得公文印製和裝訂不規範，質量差，也不嚴肅。所以在修訂標準時將公文印製和裝訂的要求規定下來，主要目的是使從事公文印製和裝訂的同志能夠清楚瞭解怎樣印製和裝訂公文才是符合國家行業標準的。

(1)在標準中給出排版規格是保證公文行數和字數的統一。此規定，是為解決上述經常出現的問題而採取的必要措施。在正常一面滿排公文正文的情況下，應按照這一規定執行。但如果遇到下一面將有可能出現空白頁時，就需要調整某一面的字數和行數， 以保證下一面有公文的正文內容。這種情況就屬特殊情況。所以在標準中規定的一般情況是相對特殊情況而言的。

(2)在標準中給出製版要求，是保證採用製版印製公文的部門在製版過程中能夠有一可操作的規定，以保證公文印製質量，減少不合格公文的出現。

(3)在標準中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質量控制。關於印刷製品的質量標準是有很多指標的，在此標準中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術指標;這些指標只要認真對待是很容易實現的。值得提出的是，為使今後公文在油墨的色譜上能夠基本達到一致，在標準中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標，只要按標準中給出的油墨色譜來印製公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致。

(4)在標準中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質量控制。由於公文的特殊作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統一規定是十分必要的。在我們的調查中發現，一些公文在裝訂時不規範，散頁明訂的現象普遍，壞釘現象時有發生，釘鋸的釘位也很不規範，因而導致公文掉頁現象出現，直接影響公文的完整性。本標準將公文的裝訂要求加以規定，就是對形成公文的最後一道工序嚴格把關，以保證公文的質量。

8 公文中各要素標識規則

本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。 置於公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首;置於紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體;置於主題詞以下的各要素統稱版記。

本標準將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是採用了具有多年從事公文處理工作實踐經驗的同志的建議而確定的。其中“眉首”、“版記”兩個概念在公文印製行業已多年使用，“主體”是本標準提出的新概念。之所以這樣劃分，是為敍述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，具有相對的獨立性，界限比較明顯。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本標準對眉首所合各要素位置的規定，就可以設計文件的“紅頭”部分(具體設計方法後文介紹)。

主體的特點是位置經常變動，依公文內容的長短而定。由於公文實質性的內容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。

版記的特點是位置要依公文主體的構成而定。由於按本標準的規定公文要雙面印刷，版記的位置有一個位於哪一面的問題; 如果公文有附件，版記還有一個是放在正文後還是放在附件之後的問題。因此版記有必要作為一個單獨部分加以敍述。

用一個形象的比喻，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。把公文各要素分為“頭”、 “身”、“腳”三部分，既便於從總體上掌握其聯繫，又便於對其進行“解剖”，掌握其區別。這是本標準對公文結構劃分提出的新觀點，也是本標準在結構上的最大特點。

8.1 眉首

8.1.1 公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第l行。

並不是所有的公文都需要編制份數序號。《辦法》規定帶有密級的公文要編制份數序號。如果發文機關認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數序號，如國務院文件都編有份數序號。編份數序號的目的是準確掌握公文的印製份數和分發範圍和對象。當文件需要收回保管或銷燬的時候，就可以對照份數序號掌握其是否有遺漏或丟失。發文機關根據份數序號可以掌握每一份公文的去向。因此，發文機關在發文和收文機關在收文時，都要登記份數序號。

本標準規定編制份數序號用阿拉伯數碼，對編幾位未作規定。一般來説，應根據公文的份數來決定編幾位，但至少應不少於兩位，即“1”編為“01”，如果單編“l”，會使人不知其意，以為是誤印上去的。對份數序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設備帶有印號功能，可以與成文同時印刷，對此本標準不作統一規定，公文印發機夫可自行掌握。本標準規定份數序號的位置在版心左上角頂格第1行。

8.1.2 祕密等級和保密期限

如需標識祕密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，兩字之間空l字;如需同時標識祕密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，祕密等級和保密期限之間用“★”隔開。

祕密等級是標識公文保密程度的一種標誌。根據《辦法》的 規定，涉及國家祕密的公文應當按照國家祕密及其密級具體範圍 的規定分別標明“絕密”、“機密”和“祕密”。“絕密”是最重要的國家祕密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害;“機密”是重要的國家祕密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害;“祕密”是一般的國家祕密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關的公文中應按照上述要求在公文中標識公文的祕密等級。

保密期限是對公文密級的時效加以規定的説明。如公文針發 單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度後 標註保密期限，在祕密等級和保密期限間用“★”隔開。如：絕密★3個月，意味着該公文屬於絕密等級，保密的期限為3個月， 過期即可解密。在此需要説明的是，如不標識保密期限，祕密等 級兩字之間應空l字距離，如需標註保密期限，則祕密等級的兩字間則不空l字距離，以使該字段不致過長。

8.1.3 緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標識祕密等級與緊急程度，祕密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

緊急程度是對公文送達時限的要求。根據《辦法》規定，緊急公文應當分別標明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時間要求是多少，由各地行政機關主管自行確定。在標準中只規定緊急程度的標識位置是居於版心右上角頂格第l行。

如果遇到祕密等級和緊急程度需同時標識時，按照祕密等級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標註在版心右上角。

8.1.4 發文機關標識

由發文機關全稱或規範化簡稱後加“文件”組成;對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱。友文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、祕密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識(見圖三)。

發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小於22mm×15mm(高×寬)。

聯合行文時應使主辦機關名稱在前， “文件”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布;如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

發文機關標識即人們通常所稱的“紅頭”。它是由發文機關全稱或規範化簡稱加“文件”二字組成的。發文機關全稱應以批准該機關成立的文件核定的名稱為準。規範化簡稱應由該機關的上級機關規定。

有一些特定的公文在發文機關名稱後面不加“文件”二字， 如國務院就有“國務院任免通知”紅頭形式，本標準給這類“紅頭”留了餘地，未規定一律要加“文件”二字，但只限於特定的公文。一般來説，行政機關的重要公文特別是上報的公文均應加 “文件”二字。

發文機關標識的字體，本標準推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某 些書法藝術的成分，應該説不適於標識具有執法職能的國家行政機關的公文。

發文機關標識的字號，本標準以22mm×15mm為高限，現行“國務院文件”的字號即是22mm×15mm。本標準以此為高限，就是要求除“國務院文件”以外，其他各級行政機關標識的字號要小於“國務院文件”，以顯示國務院作為最高國家行政機關的地位，具體字號各行政機關可根據機關名稱的字數多少來定。

關於發文機關標識的位置，本標準提出了兩種。第一種是用於平行文或下行文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用於標識上述的份數序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述3項要素均不需要標識，也要留出這段空白，也就是説，在設計文件紅頭時，發文機關位置應自上頁邊起留出天頭37mm十25mm=62mm的距離。

第二種僅限於上行文，凡上報的公文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，即要留出80mm一25mm=55mm的空白供上級機關批示文件用，也就是説上行文發文機關標識距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm=117mm。

各行政機關在設計文件“紅頭”時，兩種形式均應具備，即平行文或下行文發文機關標識距上頁邊為62mm，上行文發文機關標識距上頁邊為117mm。

關於聯合行文，本標準規定“文件”兩字居於發文機關名稱右側上下居中。本標準還特別提出“文件首頁必須顯示正文”這一明確要求。如果聯合行文的機關過多(我們曾發現過有14家聯合行文)，就可能出現把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內容是什麼，是極不嚴肅甚至可以説是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發文機關過多隻能擠發文機關，不能擠正文，可將發文機關字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發文字號、主送機關、標題以及最少一行正文的位置)。

8，1.5 發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱，用六角括號“〔 )”括入;序號不編虛位(即1不編為O01)，不加“第”字。

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

發文字號由發文機關代字、年份和發文序號組成。機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文機關代字，第二個層次是發文機關主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機關代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關代字還包合其他的層次，如國務院發文的機關代字有“國發”、 “國函”，“國”代國務院，而“發”和“函”則代“國務院文件”和“國務院函”這兩種發文形式。有的文件機關代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但儘量以簡化為好。

年份要用全稱，不應簡化，如“87”、“93”等均屬標識不正確。年份應用六角括號“〔 〕”括起。注意六角括號不是數學公式的中括號，因為當引用公文時，標題後面的發文字號要用圓括號“( )”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。 因此稱之為“六角括號”是基於與數學的中括號相區別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號括起，今後也要按本標準的規定使用六角括號。

序號是發文的流水號。一般都是按文件的形式統一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發文形式，就要統一按順序編號。有的機關按主辦部門或按文件內容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。本標準規定序號不編虛位，不加“第” (有的單位加“字”)等虛字，主要是講究實用，儘量減少公文的字數。

發文字號的位置，本標準規定在發文機關標識下空2行，規定在發文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置，發文字號應標在第3行，並且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。發文字號應居中。

8，1.6 簽發人

上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。

如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第l行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。

簽發人標識僅是在上報的公文中才出現。在上報的公文中標識簽發人姓名，主要目的是為上級單位的領導人瞭解下級單位誰對上報事項負責。因此上報的公文需要標註簽發人。本標準規定應平行排列於發文字號右側，也就是要和發文字號同處在第3行，不過此時發文字號便不要居中了，要居左空1字，簽發人則右空1字，這樣排列起來對稱、美觀。還要注意“簽發人(會籤人)”三字用仿宋體，簽發人(會籤人)姓名用楷體。這樣規定是使簽發人(會籤人)的姓名突出、醒目。

如果有多個簽發人，或者有的文件按規定還需要標註會籤人，這時的標識方法是，發文字號應始終放在紅色反線之上的最後一行，文件主辦單位的簽發人要始終放在最上面的位置;其他簽發人或會籤人在主辦單位簽發人之下按發文機關標識的順序排列，最後的簽發人或會籤人要與發文字號同處一行平行排列;如果3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發文字號居左空1字和簽發人.姓名居右空l字的要求不變。

8，2 主體

8.2.1 公文標題

紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

本標準規定公文標題在紅色反線之下空2行標識，居中排布。應該説，在目前普遍使用電子設備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。但要做到排列對稱美觀並且在回行時不把完整的詞拆開，則需要動些腦筋。在特殊情況下可以在不違背標準規定原則的前提下適當變通。例如，本標準規定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當變通，如前所述發文機關多、簽發人會籤人多，本節所講的標題長以及下面講到的主送機關多，都可以採取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規定，如發文機關多但主辦機關排列在前是基本規定，簽發人或會籤人多但最後一個簽發人或會籤人要與發文字號同處最後一行是基本規定;標題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規定。這樣，在執行本標準時便不會出現機械執行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內容服務的，是為公文的辦理服務的。

8.2.2 主送機關

標題下空l行，左側頂格用3專仿宋體字標識，回行時仍頂格;最後一個主送機關名稱後標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

本標準規定主送機關在標題下空l行頂格標識，回行時仍頂格。本標準又講了當主送機關過多而使首頁不能顯示正文的變通辦法，即將主送機關移至版記中的主題詞之下。如果因僅差一行就可以不擠出正文時，主送機關在標題下也可以不空1行，道理不再贅述。

標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規範化簡稱或同類型機關的統稱。所謂同類型機關的統稱如“各省、自治區、直轄市人民政府”。

8.2.3 公文正文

主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、 年份不能回行。

正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關名稱之下第1行開始標註，每起一自然段均要左空2字。本標準特意規定公文，中的數字、年份、(用阿拉伯數碼標識的)均不能回行，這是根據公文的特點而定的。因為公文中的數字、年份不能出半點紙漏，數字、年份回行權易出現差錯，也易使讀者看錯。

8.2.4 附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，後標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件：1.×××××”);附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號;附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件(或帶序號)。

公文正文中有一些內容，如圖表、名單、規定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前後意思的聯繫而造成閲讀上的不便。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，而 又是放在公文生效標識印章之後。需要明確的是，公文的附件是 正文內容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。為了保證 這一點，需要在公文正文之後標註附件的序號和名稱，然後在附件同樣標識附件的序號和名稱， 以顯示附件與正文的不可分割的關係。如果正文之後的.附件序號和名稱與附件的序號和名稱不一致，在法律意義上講，可以不承認該附件是正文的附件，附件便失去了其本應有的與正文同等的效力。因此，本標準對此做了較詳細的規定。其要點一是附件應與正文一起裝訂;如果附件與正文不能一起裝訂，在附件上要標識所屬公文的發文字號及“附件”二字。二是正文後的附件標識應與附件的標識前後一致。三是對一些細節做了規定，如：附件序號用阿拉伯數碼;附件名稱後不加標點符號。四是對標識的位置做了規定，正文後的附件標識要與正文空l行，左空2字;附件上的“附件”標識在左上角頂格第l行。

8.2，5 成文日期

用漢字將年、月、日標全;“零”寫為“O”;成文日期的標識位置見8.2.6。

成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上説就是一紙空文。為了加強其準確性，本標準規定成文日期要用漢字書寫，即俗稱的“大寫”，不能用阿拉伯數字與漢字混用，同時年、月、日要齊全。規定零要寫成“O”，是因為“零”與漢字的另一種數字寫法“壹、貳、捌”等是一個序列，而採用“一、三、五”這種寫法用“O”比較協調。

由於印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點在8，2.6條會分別介紹。

8.2.6 公文生效標識

公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括髮文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發文機關如何標識公文生效標識，另一種是聯合行文的機關如何標識公文生效標識。

8.2，6.1 單一發文印章

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字;力g蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上;當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

印章是公文的生效標誌。一般情況除了會議紀要以外，不加蓋印章的公文應視為無效。印章還是鑑定公文真偽的最重要的標誌。鑑於行政機關公文的法定性和印章的特定功能，《中華人民共和國刑法.》第二百八十條規定：“偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國家機關的公文、證件、 印章的，處3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權利;情節嚴重的，處3年以上20xx年以下有期徒刑”。為了保證印章的真實性，提高印章的防偽性，本標準對印章的格式做了詳密的規定。

對只蓋一個印章的單一機關發文，本標準規定落款處(即成文日期之上)不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期的橫向距離是右空4字;縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其標準就是印章加蓋在成文日期上，上距正文l行之內，也就是不到l行的空白。這樣要求是為了防止變造公文， 因為如果空白過大，就容易被人私自加入其他內容，即“變造”公文。

本標準規定印章加蓋要端正、居個(即居成文日期之中)。此話説來簡單，但執行起來卻要認真對待，特別是手工加蓋印章，稍一隨意就可能不符合標準。國家行政機關的印章均帶有國微，把國微蓋歪了是極不嚴肅和極不負責的態度。即使是採用印刷技術加蓋印章，製版時也要嚴肅認真，嚴格按本標準執行。

本標準還提出了兩種印章加蓋方式。一種稱之為“下套”方式，適用於帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。掌握的標準是，印章的圖案(如國徽)和文字不壓成文日期，僅以下弧壓在成文日期上。讀者可對照現行國務院文件和本標準所附的樣式來掌握。之所以這樣規定，一是顯示印章的莊嚴性，特別是完整地顯示國徽;二是增加成文日期的清晰度，防止因圖案或文字(特別是國徽)壓在成文時間上而使其難以辨認。另一種稱之為中套方式，適用於印章下弧有文字的印章(行政機關的部門印章或專用印章有許多是這種樣式)。中套的要求是印章的中心線壓在成文日期上。

聯合行文印章

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字;主力、機關印章在前;兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保徵印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，並使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。

兩個單位聯合行文，本標準規定應將成文日期拉開，左右各空7字，主辦單位印章在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交 或相切，相距不超過3mm。其餘要求均同一個印章。

三個單位聯合行文，會出現至少有一個以上的印章無法壓在成文日期上，也就會出現至少有一個以上的印章是空白印章。現在印刷公文大量採用現代印刷設備，其套印印章的方法就是將一個印在紙上的空白印章作為印模直接制版。因此，如果公文出現空白印章，就等於把單位印模送給了所有收文對象，極易給偽造印章提供可乘之機。為了防止出現空白印章，本標準做了這樣的規定：所有的行文單位都要署單位名稱，將印章加蓋在單位名稱上，這樣便不會出現空白的印章。印章每排最多排3個，這樣要求是防止印章邊緣超出版心。在具體排布印章時應使主辦機關的印章在前，協辦機關的印章按照發文機關標識的順序依次排布。當最後一排剩下一個印章或兩個印章時，應居中排布。成文時間標識在最後一排印章之下空l行位置，右空2個字。同樣應保證印章間既不相切也不相交，每排印章中心線對齊。

本標準對兩個或兩個以上印章的排列還規定只能採用一種加蓋方式，即不管個別印章適合哪種加蓋方式，而統一採取一種，要下套均下套，要中套均中套， 以保證印章排列整齊、美觀。

特殊情況説明

當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

現行公文常出現一種“此頁無正文”的格式，即當正文之後的空白容不下印章位置時，需將印章加蓋在下一空白頁上，於是在該空白頁第l行頂格標識“此頁無正文”，並用圓括號括起。這樣做是考慮到了防止在空白頁私加文字，但正文之後的空白則留了缺口。為了堵上這個缺口，本標準作了規定，即在出現上述情況時，以採取調整行距或字距的措施加以解決。具體的調整方法是：當正文之後的空白只有一兩行時，可以加寬行距，至少將一行文字移到下一頁;如果正文之後的空白僅差一兩行便可容下印章位置時，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間。這樣，使印章與正文務必同處一頁，不留任何空白，堵上私加公文也就是變造公文的漏洞。本標準明確規定，出現上述情況時不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。因此本標準實施後，各單位要注意改掉標註“此頁無正文”的習慣。

8.2.7 附註

公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下l行。

附註一般是對公文的發放範圍、使用時需注意的事項加以説明，如“此件發至縣團級”、 “此件可見報”等，不是對公文的內容作出解釋或註釋。對公文的註釋或解釋一般在公文正文中採取句內括號或句外括號的方式解決，這一點在使用附註時要加以注意。

附註應用圓括號括入，左空2字標識在成文時間的下一行。

8.3 版記

8.3.1 主題詞

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，後標全角冒號;詞目用3號小標宋體字;詞目之間空1字。

主題詞是用於揭示公文內容，便於公文檢索查詢的規範化詞。標註主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項工作。公文主題詞通常由公文制發機關的最高行政主管機關負責制定和發佈。如國家行政機關公文主題詞是由國務院辦公廳編制的《國務院主題詞表》規定。

本標準規定主題詞居左頂格標識，“主題詞”三字用黑體，後標全角冒號;詞目用小標宋體字，詞目之間空1字。這裏要注意“主題詞”三字與詞目所用的字體不同， 同時要注意詞目之間不要加頓號，而是空l字。

8.3.2 抄送機關

公文如有抄送機關，在主題詞下l行;左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全角冒號5抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊;在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

本標準規定抄送機關標識於主題詞之下，要注意三點，一是抄送機關居左空l字，這與主題詞頂格標識不同。二是抄送機關回行時與上一行的抄送機關對齊，這與標題之下的主送機關回行時仍頂格不同。三是抄送機關間用逗號隔開，最後要標註句號，這是為了防止在抄送機關之後私自加入其他的抄送機關，同樣有防止變造公文之意。

如果在抄送機關之上、主題詞之下需標識主送機關，前面所講的主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時或使用“會議紀要”文種時會發生這種情況。本標準特別説明，標識方法與抄送機關的標識方法相同，即也要注意上面提到的三點。

8.3.3 印發機關和印發日期

位於抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)佔1行位置;用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

印發機關不是指公文的發文機關，發文機關已有明顯的“紅頭”標識或在公文標題中顯示。這裏的印發機關是指公文的印製主管部門，一般應是各機關的辦公廳(室，)或文祕部門。有的發 文機關沒有專門的辦公廳(室)或文祕部門，也可標識發文機關。

標識印發日期是為了準確反映公文的生成時效。一般來説，公文在領導簽發之後，也就是生效時間之後，往往需要經過打字、校對、複核等環節。本標準説明·了印發日期以公文付印的時間為準，是為了界定生效時間與印發時間的區別。通過了解生效時間與印發時間的時間差，既可以使發文機關掌握制發公文的效率，也可以使收文機關掌握公文的傳遞時間，均有利於公文的辦理。

本標準規定印發機關左空1字，印發時間右空l字，並且只能佔一行位置。因此，印發機關如果字數太多，可以自行簡化;本標準規定印發日期用阿拉伯數碼標識，也有儘量縮小位置的考慮，以保證一行位置能容下印發機關和印發日期。

8.3.4 版記中的反線

版記個各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

本標準規定版記中各要素之間加一條反線隔開，一是為顯示各要素之間的區別，二是如此設計顯得美觀。要注意最後一個要素之下要有一條反線，具體標識方法可參見標準中的圖4。

8，3.5 版記的位置

版記應置於公文最後一面(封四)，版記的最後一個要素置於最後一行。

本標準規定版記置於最後一面(封四)，版記的最後一個要素置於最後一行。也就是説版記一定要放在公文的最後即公文的 最後一面(本標準規定公文雙面印刷)的最下面的位置。之所以這樣規定，是為了保證公文的完整性。因為公文的開始部分很明顯，即印有紅頭的首頁，而結束部分就是本標準規定的版記。這樣，紅頭與版記之間的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以準確認定公文是否完整。確定版記的位置在實際操作中會遇到以下情況：

(1)公文主體之後的空白容不下版記的位置，需另起一頁標識版記，此時版記要放在最後一面，即使前一面完全空白也沒有關係。

(2)公文的篇幅如果在一個摺頁(即有四面)以上，這時公文的頁數一般應是4的倍數，此時版記也一定要放在最後一面，而不管前面的空白有多少(一般不會超過3面)。

(3)公文有附件。如果附件最後的空白能夠容下版記，而該頁又正是4的倍數，此時版記應置於該空白處，以免造成不必要的浪費。如果附件是被轉發的文件，該文件後面也有版記，此時被轉發文件的版記不能代替轉發文件的版記，轉發文件還應標識自己的版記。

9 頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。

本標準規定頁碼分別置於公文左下角或右下角，並在頁碼左右各放一字線，是為了方便閲讀。

規定空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼(包括印有版記的那面)是為了防止在空白頁私加文字。也就是説，頁碼只標識到公文主體部分結束的那頁。如果想在公文主體部分之後私加文字而冒充公文的主體，就需要在該頁標識頁碼，印有版記的那面也就要標識頁碼，這樣，真假公文一相對照，假公文在頁碼上就會露出馬腳。

10 公文中表格

公文如需附表，對橫排A45氏型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角，單頁碼錶頭在訂口一邊，雙頁碼錶頭在切口一邊。

公文如需附A3紙型表格，又當最後一頁為A3紙型表格時，封三、封四(可放分送，不放頁碼)應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最後一頁(封印上。

在實際工作中，有些公文需要附一些表格。為使表格裝排得規範，本標準對錶格如何放置作了較為明確的規定。對於橫排A4表格的頁碼，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角，單頁碼橫表表頭在訂口一邊，雙頁碼橫表表頭在切口一邊。這樣放置可保證連續編排的表格可以依次順序向下看，否則有可能出現單雙頁表格全部放在釘口一邊或切口一邊，閲讀公文就要反覆顛倒來看，很不方便。

公文如需附A3表格，也就是表格的開本比較大，而且是作為公文正文的最後一頁時，為避免表格的脱落，所以應使表格處於封三之前位置，而不應將表格貼在封四上。

ll 公文的特定格式

11.1 信函式格式

發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定;發文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。發文機關名稱及雙線均印紅色。發文字號置於武文線下l行版心右邊緣頂格標識。發文字號下空l行標識公文標題。如需標識祕密等級或緊急程度，可置於武文線下1行版心左邊緣頂格標識。兩線之間其他要素的標識方法從本標準相應要素説明。

在制發機關公文的實踐今，經常使用一種只標識發文機關名稱而不標識“文件”二字的“信函式”公文，用於處理日常事務的平行文或下行文，而且使用頻率很高。這種公文除了不標識簽發人以外，其他各要素均與“文件式”公文相同。為此，本標準為這種“信函式”公文設計了格式，具體為：

(1)發文機關名稱上邊緣距上頁迫30mm，也就是打破了本標準規定的“文件式”公文上白邊為37mm的界限，將“信函式”公文的上白邊縮小為30mm，然後在30mm之下標識發文機關名稱。由於不加“文件”二字，這時的發文機關名稱一般不用簡稱，如國務院這種，“信函式”公文，機關名稱便標識為“中華人民共和國國務院”，而不像“文件式”公文那樣用規範化簡稱標識為“國務院文件”。

(2)在發文機關名稱4mm之下印一條上粗下細的武文線，在距”下頁邊20mm處印一條上細下粗的文武線，線的長度為170mm。這樣設計，可保證“信函式”公文與“文件式”公文的版心基本一致，只不過將發文機關標識移出了版心。

(3) “信函式”公文的份數序號、 密級、緊急程度可以放

在武文線下版心左上角頂格(一般説來，“信函式”公文很少同時出現這三項)，發文字號放在武文線下版心右上角頂格。首頁不放頁碼，最後一行(第22行)文字下邊緣與文武線距離6mm。其他各要素的標識方法均同“文件式”公文格式。

11.2 命令格式

命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號白髮文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號;令號下空2行標識正文;正文下空1行右空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務;聯合發佈的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下空1行右空2字標識成文日期。分送機關標識方法同抄送機關。其他要素從本標準相關要素説明。

命令(令)可以説是國家行政機關發文的最高級形式。《辦法》規定，命令(令)適用於依照有關法律規定發佈行政法規和規定;宣佈施行重大強制性行政措施;獎懲有關人員;撤銷下級機關不適當的決定。從命令(令)的適用內容也可以看出其權威性、重要性。因此本標準特別規定了命令(令)的格式，而且是比照國務院命令(令)的現行格式設計的。應該説，這個格式應嚴格按照執行，以從表現形式上維護國家政令的權威性和統一性。本標準對命令(令)的格式規定具體為：

(1)發文機關名稱應用全稱，不能用簡稱包括規範化簡稱。如國務院今的發文機關名稱就是“中華人民共和國國務院令”。因此命令(令)的發文機關應以批准本機關成立文件核定的全稱為準。。發文機關名稱後加“命令(令)”字。發文機關標識用紅色小標宋體字;字號由發文機關酌定，但要掌握在不超過上級機關的字號的程度，可以同等大小，但不能超過。標識的位置按本標準的規定可以這樣計算：上白邊37mm十20mm即57mm下標識。如果是聯合發佈命令(令)，在首位的發文機關也要在此處標識，其餘機關下移，“命令(令)”字右側上下居中。

(2)在發文機關之下空2行標識令號，居中，令號用黑體字較莊重，前加“第”字，即“第×號”。令號的編制自發第1號令開始，不受年度限制，這與發文字號不同，發文字號序號以年度為限。

(3)令號之下空2行標識正文， 中間沒有紅色反線，與“文件式”公文不同。正文標識格式執行標準對正文的規定。令文的內容一般都比較簡短，大多是一個自然段。

(4)正文之下空l行標識簽發人親筆名章，發文機關平時應制備。簽名章用紅色，右空4字。簽名章左空2字標識簽發人職務，命令的簽發人應是發文機關的最高領導;如果是聯合命令，職務應標全稱，此時可用簡稱，如“××部部長”，因為發文機關標識已使用全稱了。

(5)簽名章之下空1行標識成文日期，右空2字。

(6)命令(令)的版記格式從本標準相關規定，只有一點不同，即命令(令)不分主送、抄送，而用“分送”這一特定形式，這一點要注意。

11.3 會議紀要格式

會議紀要標識由“××××××會議紀要”組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素説明。

本標準中的會議紀要的格式主要是針對國家行政機關的辦公會議紀要而言。至於用作公文種類的會議紀要，可用“文件式”或“信函式”公文形式來發，並在標題中顯示。

國家行政機關的辦公會議是本機關決策的最高機構，會議議定的事項都是本機關的決策事項，並以固定形式的會議紀要印發，有鑑於此，本標準對此類會議紀要格式做了統一規定。

本標準規定會議紀要的標識用紅色小標宋體字，字號由發文機關自定。位置同“文件式”發文機關標識方法一樣，即距版心上邊緣25mm。會議紀要不加蓋印章。此類會議紀要的其他要素本標準只作了原則規定，即如果會議紀要具有本標準規定的要素，那就按本標準對該要素的規定辦。

12 式樣

A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1;公文首頁版式見圖2;上報公文首頁版式見圖3;公文末頁版式見圖4;聯合行文公文末頁版式l見圖5;聯合行文公文末頁版式2見圖6。

為方便從事公文處理的同志準確理解和掌握本標準，在標準説明之後附有6張公文式樣。其中第一張附圖標識了A4型公文用紙頁邊及版心尺寸;第二張附圖標識了公文首頁的版式排布;第三張附圖標識了上報公文首頁的版式排布;第四張附圖標識了一般公文末頁的版式排布;第五張附圖標識了兩個機關聯合行文時公文末頁的版式排布;第六張附圖標識了多個機關聯合行文時公文末頁的版式排布。