解讀黨政機關公文處理工作條例和黨政機關公文格式

《黨政機關公文處理工作條例》已經黨中央、國務院同意，自20xx年7月1日起施行;新的《黨政機關公文格式》已由國家質檢總局、國家標準委發佈，自20xx年7月1日起正式實施。下文小編收集的是關於《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》的解讀，僅供參考! 黨政機關公文處理工作條例和黨政機關公文格式解讀

一、《黨政機關公文處理工作條例》的主要特點

這次新實施的《國家黨政機關公文處理工作條例》在一定意義上綜合了《中國共產黨機關公文處理工作條例》和《國家行政機關公文處理辦法》。其主要特點有以下幾個方面：

第一，統一了公文的定義。“黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規範體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公佈法規和規章，指導、佈置和商洽工作，請示和答覆問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。”

第二，統一了公文種類。原來黨的機關公文種類有14種(決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批覆、條例、規定、函、會議紀要)，原來行政機關公文種類有13種(命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、規定、函、會議紀要)，兩者之間只有9個文種是相同的。新實施的《國家黨政機關公文處理工作條例》規定的公文種類有15種(決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批覆、議案、函、紀要)，可以理解為是在行政機關公文種類基礎上增加了黨的機關的“決議”和“公報”兩個文種。這裏大家注意，除了文種種類統一以外，還有一點就是“會議紀要”改成了“紀要”。

第三，統一了公文構成要素。這方面變化較多。一是公文格式要素進行了調整。黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達範圍、主題詞、抄送機關、印製版記組成;行政機關公文一般由祕密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件説明、成文日期、印章、附註、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。這次進行了統一，規定公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件説明、發文機關署名、成文日期、印章、附註、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成，最大的變化是增加了發文機關署名和頁碼兩個公文格式要素，取消了主題詞格式要素。二是公文格式要素編排有較大變化。進一步細化了特定格式公文的編排要求，新增了聯合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令(令)首頁版式等式樣。

第四，統一了行文規則。這方面，變化不是很大，基本規則沒有大的變化，主要是作了進一步的細化和明確。一是行文要確有必要，講究實效。二是行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級行文。三是向上級行文原則上主送一個上級機關，部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委或政府同意或者授權(屬於部門職權範圍內的事項應當直接報送上級主管部門)，請示應當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項，除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文(新增加)。四是向下級機關行文，要主送受理機關，根據需要抄送相關機關，部門和單位不得向下級黨委、政府發佈指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府中提出指令性要求，涉及多個部門協商不一致的不得向下行文。五是同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。六是部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。

第五，統一了公文處理工作。將原來《中國共產黨機關公文處理工作條例》中的“公文起草”、“公文校核”、“公文簽發”、“公文辦理的傳遞”、“公文管理”、“公文立卷歸檔”、“公文保密”和《國家行政機關公文處理辦法》中的“發文辦理”、“收文辦理”、“公文歸檔”、“公文管理”統一規範為“公文擬製”、“公文辦理”、“公文管理”三大類一系列相互關聯、有序銜接的工作，從而使公文處理工作更加規範、科學。主要變化有：在公文擬製方面，要求“重要公文和上行文由機關主要負責人簽發”;在公文管理方面，增加“發文立户”的規定，要求新設立的機關應當向本級黨委、政府的辦公廳(室)提出發文立户申請。

二、《黨政機關公文格式》的主要新變化

新《黨政機關公文格式》對標準結構和裝訂要求進行了適當調整(如紙張白度由85%-90%調整為80%-90%，騎馬訂或平訂兩訂外訂眼距版面上下邊緣由1/4處調整為各70mm處)，變化最大的是公文格式要素及其編排的調整。

第一，對公文格式要素的劃分進行了調整。新標準將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分(原標準是劃分為眉首、主體、版記三部分)。明確規定，公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭;公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體;公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁碼位於版心外。

第二，對公文格式要素進行了調整。新增加了發文機關署名格式要素，新增不加蓋印章和加蓋簽發人簽名章公文的相關規定;單一機關行文不署發文機關名稱改為在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名;同時，刪除了主題詞格式要素;沒有了“印製份數”格式要素要求。

第三，對公文格式各要素編排進行了較大調整。如將密級和保密期限、緊急程度的編排位置由右上角改為左上角，與份號自上而下排列;又如刪除“主辦單位簽發人置於第一行，其他簽發人從第2行起”規定，要求如有多個簽發人按照發文機關的順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

第四，對成文日期中的數字格式進行了調整。由原來的漢字標全改為阿拉伯數字標全。年份應標全稱，月、日不編虛位(即1不編01)。

第五，對公文的特定格式進行了新規定。新增聯合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令(令)格式、紀要格式版式等式樣。

第六，新增加了頁碼格式要素。明確規定公文頁碼作為格式要素不可少。大家注意，原《中國共產黨機關公文處理條例》有印刷分數，原《國家行政機關公文處理辦法》沒有，新的《黨政機關公文處理工作條例》的公文要素中也沒有印刷分數，而把原《中國共產黨機關公文處理條例》和原《國家行政機關公文處理辦法》都沒有提出的“頁碼”作為公文的要素之一。

綜上，主要變化可用六句話來幫助記憶：主題詞和份數不再標;密級緊急左上角;機關署名不可少;成文日期用數字;公文頁碼別忘了。

三、《黨政機關公文格式》各要素編排規則解讀

第一，版頭部分

由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、簽發人、版頭中的分隔線等要素組成，即公文首頁紅色分隔線以上的部分。

1、份號。公文負責制份數的順序號，即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。涉密公文應當標註份號。標註份號，一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。

2、密級和保密期限。涉密公文應當標註“絕密”、“機密”、“祕密”和保密期限，保密期限是對公文祕密等級時效規定的説明。標註時，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行;保密期限中的數字用阿拉伯數字標註。

3、緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據公文緊急程度，分別標註“特急”、“加急”，電報應當分別標註“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需標註緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角或密級的下一行;如需同時標註份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

4、發文機關標誌(注：原稱“標識”現稱“標誌”)。由發文機關全稱或者規範化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規範化簡稱(一般黨的機關這樣使用，不加“文件”二字)。發文機關標誌居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯合行文時，如需同時標註聯署發文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前;如有“文件”二字，應當置於發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。

5、發文字號。發文字號是發文機關按照發文順序編排的順序號，由發文機關代字、年份、發文順序號加“號”組成。編排在發文機關標誌下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標註;年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入;發文順序號不加“第”字，不編虛位(即1不編為01)，在阿拉伯數字後加“號”字。聯合行文時使用主辦機關的發文字號。上行文的發文字號居左空一字編排，與最後一個簽發人姓名處在同一行。

6、簽發人。上行文應當標註簽發人姓名，簽發人必須是本機關主要負責人或主持工作的領導。由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關標誌下空二行位置(即與發文字號同處一行)。“簽發人”三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

7、版頭中的分隔線。發文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

第二，主體部分

由標題、主送機關、正文、附件説明、發文機關署名、成文日期和印章、附註、附件等要素構成，即公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分。

1、標題。是對公文主要內容準確、簡要的概括，由發文機關名稱、事由和文種組成。一般用2號小標宋體字，編排於紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形，不應使用長方形或沙漏形。(注：原《國家行政機關公文處理辦法》規定：“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”，而新《黨政機關公文處理工作條例》對此沒有作專門要求,實際使用中是否加標點可根據需要或視省政府辦公廳使用情況而定。

2、主送機關。即公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規範化簡稱或同類型機關統稱。編排於標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最後一個機關名稱後標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。

3、正文。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排於主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標註;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標註。一般每面排22行，每行28個字。

4、附件説明。公文附件的順序號和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，後標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標註附件順序號(如“附件：1. XXXXX”);附件名稱後不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

5、發文機關署名、成文日期和印章。有四種不同的情況。一是加蓋印章的公文(公文中有發文機關署名的應當加蓋發文機關印章，並與署名機關相符)。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文(或附件説明)一行之內。聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，並將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最後一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文(或附件説明)一行之內(注：聯合上報的公文可以由主辦機關加蓋印章，聯合下發的公文發文機關都要加蓋印章)。二是不加蓋印章的公文(電報可以不加蓋印章、黨的機關有特定發文標誌的普發性公文可以不加蓋印章)。單一機關行文時，在正文(或附件説明)下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長於發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，並相應增加發文機關署名右空字數。聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其餘發文機關署名依次向下編排。三是加蓋簽發人簽名章的公文。單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時，在正文(或附件説明)下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標註簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯合行文時，應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章，其餘機關簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊;每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章;簽發人職務應當標註全稱。簽名章一般用紅色。四是特殊情況説明。當公文排版後所剩空白處不能容下印章或簽發人簽名章、成文日期時，可以採取調整行距、字距的措施解決。

6、附註。是需要説明的其他事項，如公文的發放範圍、政府信息公開方式、聯繫人和聯繫電話等。如有附註，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。“請示”件須在附註處標明聯繫人和電話。

7、附件。公文正文的補充、説明或參考資料。附件應當另面編排，並在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件説明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號並在其後標註“附件”二字及附件順序號。

第三，版記部分

由版記中的分隔線、抄送機關、印發機關和印發日期等要素組成，即公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。

1、版記中的分隔線。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0. 35 mm)，中間的分隔線用細線(推薦高度為0. 25 mm)。首條分隔線位於版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最後一面的版心下邊緣重合。

2、抄送機關。除主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關，應當使用全稱、規範化簡稱或同類型機關統稱。 如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字後加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號後的首字對齊，最後一個抄送機關名稱後標句號。如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置於抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

3、印發機關和印發日期。公文的送印機關和送印日期。印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)，後加“印發”二字(注：原來我們一直隨省政府辦公廳用“印”字)。版記中如有其他要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。

第四、公文的特定格式

1、信函格式。發文機關標誌使用發文機關全稱或者規範化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標誌。發文機關標誌下4 mm處印一條紅色雙線(上粗下細)，距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線(上細下粗)，線長均為170 mm，居中排布。如需標註份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。標題居中編排，與其上最後一個要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。首頁不顯示頁碼。版記不加印發機關和印發日期、分隔線，位於公文最後一面版心內最下方。首頁不顯示頁碼。

2、紀要格式。紀要標誌由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標宋體字。標註出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件説明下空一行左空二字編排“出席”二字，後標全角冒號，冒號後用3號仿宋體字標註出席人單位、姓名，回行時與冒號後的首字對齊。標註請假和列席人員名單，除依次另起一行並將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀要格式可以根據實際制定。

第五，其他情況説明

1、頁碼。一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

2、公文中的橫排表格。A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼錶頭在訂口一邊，雙頁碼錶頭在切口一邊。

3、公文中計量單位、標點符號和數字的用法。按國家標準執行。

四、公文擬製常見錯誤剖析

公文擬製工作中，我們經常遇到一些問題不知如何處置，甚至出現了許多“習慣性錯誤”。這裏，梳理歸納了公文擬製中最常見、易忽略的一些問題並進行剖析，有些內容是對《黨政機關公文格式》各要素編排規則的重複和強調，目的是進一步引起大家注意，避免再犯此類錯誤。

(一)違反行文規則。公文是有一套嚴格的行文規則的。我們日常遇到的問題主要五個方面：一是直接報送省體育局領導同志個人。按照規定，除局領導同志交辦事項和確需直接報送審批的少數敏感涉密事項、重大突發事件及涉外事件外，不得將請示、報告直接報送局領導同志個人(有的單位認為直接報領導同志更快捷、更明確，報局裏怕批到其他領導那去，這樣既不符合公文處理的規定，也違反了正常的工作關係)。二是多頭報送。主送省體育局的請示、報告，不能再同時報送有關處室，也不能再同時報送局領導同志個人。如遇有情況特別緊急確實需要分送有關局領導的，應在文件的首頁註明分送情況。邀請局領導出席有關重大活動，不能分別向局領導本人報送請柬，原則上應向省體育局寫出請示，統一協調安排(有一個市有個活動，給每位局領導都送了請柬，本意是不錯，但造成很大被動)。三是越級行文。按照規定，省體育局不受理直屬單位內設處室和縣級政府、縣級體育部門的請示、報告。縣級政府或縣級體育部門如果有問題需請示省體育局的，可以先向其上一級部門(市政府或市體育局)呈文，由其上一級部門再向省體育局呈文。四是請示事項一文數事。請示類公文應一文一事，即一事一請示，這是基本規矩。如果一文數事，把幾個屬於不同方面解決的問題搞一攬子請示，既不便於批辦，又容易使問題複雜化，不利於問題的解決。如，某中心關於備戰第十二屆全運會夏訓工作動員會議及有關經費的請示，此件中既邀請局領導參加會議，又申請有關經費，這些事項分屬不同的局領導分管，沒法報批，應一事一文分別報送。五是不經協商或協商不一致行文。這裏要強調，局機關各處室涉及經費的公文在送辦公室審籤前要送經計財處審核同意並簽署意見，涉及法律法規的公文在送辦公室審籤前要送經法規產業處審核同意並簽署意見。

(二)文種適用常見錯誤。主要有三個方面：一是“請示”與“報告”混用、並用。這個問題在辦公室收文中時不時見到。有的單位把向省體育局請求批准事項的“請示”寫成“報告”;有的單位向省體育局寫的“報告”中含有請示事項;還有就是一份請示中包含多項請示事項。二是 “請示”、“批覆”、“函”混用。“請示”只能用於本單位的上級機關(領導)。“函”適用於平級單位之間或互不隸屬機關之間的詢問、答覆問題、請求批准和答覆審批事項。“批覆”一般是對有隸屬關係的下級機關請示事項的批文。三是上行文文種使用不當。下級單位向上級機關報文一般使用請示、報告、意見三個文種(除單位或處室在參加國家或省會議後向省體育局提出我省(局)貫徹落實意見時可以使用“意見”文種，如××關於貫徹落實全國體育某會議精神的意見外，一般情況下使用“請示”和“報告”文種)，其他文種不能用。省體育局辦公室曾經收到個別中心《關於處罰××同志的決定》、《關於呈報×× 的報告》、《關於解決××經費的申請》、《關於××情況的説明》，這都是不正確的，説明對文種使用範圍和寫作還不清楚。

(三)“簽發人”常見錯誤。按照規定，上行文由主要負責人簽發，下行文或平行文由主要負責人或由主要負責人授權的其他負責人簽發。一是當有沒有。上行文要求標註簽發人姓名,平行排列於發文字號右側(下行文一般不標識簽發人)。這方面，出現的問題比較多，很多報省體育局的“請示”、“報告”沒有簽發人，這是不規範的。二是簽發人不正確。“主要負責人”的含義，國辦有個解釋，是指各級行政機關的正職或主持工作的負責人。各直屬單位上報省體育局的文件，必須由主要負責人簽字，主要負責人因出訪、健康等原因，可由主持工作的負責人(不是分管負責人)簽發。個別單位請示件簽發人是分管同志，這是不對的。三是字體使用不正確。公文格式要求，“簽發人”三字用3號仿宋字體，簽發人姓名用3號楷體字。這一點，大家要注意。四是簽發人標註位置易出錯。特別是聯合行文有多個簽發人時，要求是簽發人姓名按照發文機關順序從左到右、自上而下依次均勻編排，每行兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊，“簽發人”標註在第一行(上行文的發文字號與最後一個簽發人姓名同處一行)。

(四)公文標題常見錯誤。公文標題由發文機關、公文內容、文種三部分組成，一般格式為“發文機關+關於××(事由)的+文種”。常見錯誤主要有: 一是要素不全。發文機關、事由、文種，三要素缺一不可，特別要注意不能缺少發文機關。在使用“報告”文種時，遇到比較多的問題是“某某中心關於某某事項的情況報告”，應該用“某某中心關於某某事項情況的報告”。二是表述不清楚。例如：某中心更換設備需要申請經費，給省體育局打了個請示，標題是“某某中心關於更換某種設備的請示”，這是不對的，應該是“某某中心關於更換某種設備所需經費的請示”;再比如，某某中心就某事提出意見請省體育局批覆，經局裏研究同意某中心的請示，這時有職能處室代省體育局起草批覆時，標題用“省體育局關於某事(某意見)的批覆”，這也是不對的，應該是“省體育局關於同意某事(某意見)的批覆”。三是編排不當。要求一般用2號小標宋體字(注意字體)，編排於紅色分隔線下空二行位置(注意位置)，分一行或多行居中排布;標題折行時詞組不能拆開，以防止引起歧義;標題中的“的”字不能與文種單獨排行，如“的請示”、“的通知”不能單獨排行;標題排列應當使用梯形或菱形(原來下發文機關一般單獨一行，新的格式沒有作明確規定)。四是標題中書名號使用錯誤。根據規定，“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”(本次新格式未作明確要求，建議仍按原規定執行)，但實際公文製作中，與該規定相違背的標題卻屢見不鮮。有的不該用的卻用了。如“關於印發《關於加強某某工作的若干意見》的通知”、“轉發《某某局關於向某某同志學習決定》的通知”，“關於印發《某某市體育局局財務管理辦法》的通知”，等等。此處的“意見”、“決定”“辦法”都不是法規、規章，因此不可用書名號，可分別改寫為“印發關於加強某某工作的若干意見的通知”、“轉發某某局關於向某某同志學習決定的通知”、“關於印發某某市體育局局財務管理辦法的通知”。有的該用的卻不用或用錯了。如“關於印發某某工作管理暫行規定的通知”、“關於印發‘某某工作管理暫行規定’的通知”等等，此處“規定”屬於規章類，故應用書名號標註，可改寫為“關於印發《某某工作管理暫行規定》的通知”。

(五)主送單位常見錯誤。除命令和令、通告、公告、紀要外，公文必須標明主送機關(也就是抬頭)，並使用全稱或者規範化簡稱。一是上行文只能標註一個主送機關(個別情況如抬頭“省委、省政府”除外)，給省體育局報文不能寫給處室(如果省體育局內設機構如辦公室、人事處等可以自行處置的事項，可以直接向有關內設機構行文，但應當使用“函”);二是排序和頓號、逗號常用錯。下行文可以有多個主送單位，排列順序遵循“先上後下、先外後內”的原則;不同系統、不同級別的主送單位之間用逗號隔開，同一系統、同一級別的主送單位之間用頓號隔開。如省政府辦公廳發文抬頭寫成“各設區市人民政府，各縣(市、區)人民政府，省政府各部門”，省體育局發文順序是“各市體育局，機關各處室，各直屬單位”，而如果省體育局發文抬頭寫成“各市體育局、機關各處室、各直屬單位：”就是不正確的。三是編排不正確。要求編排於標題下空一行的位置，居左頂格，回行時仍頂格，最後一個機關名稱後標全角冒號。這方面大家要注意。

(六)結構層次及其字體、標點符號使用常見錯誤。一是結構層次表示錯誤。一般而言，結構層次序數分“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”四個層次。比較常見的錯誤是沒有嚴格按照層次表示方法表示,有的第一層用了第二層或第三、四層的表示方法，有的是從第一層表示就直到第三或第四層表示。通常，只有兩個層次時，可分別用“一、”“1.”標識(數字序號後用小圓號“.”而不能用頓號“、”，如“1.”而不是“1、”)，“(一)”和“(1)”括號外面不帶標點符號。在一段文字內部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。二是字體使用不當。標準規定，一般第一層用是黑體、第二層用楷體、第三層和第四層用仿宋體。這方面，大家要注意。三是標點使用不規範。標準規定，公文中第一層次標題後不加標點符號(一般單獨成行),第二層次以下的標題後均應加標點符號(一般不單獨成行)。經常見到要麼都不加標點符號，要麼全加標點符號，這都是不正確的。

(七)字符使用上容易出現的幾個錯誤。一是漢字“○”用阿拉伯數字“0”或大小定英文字母“O”代替;二是公文發文字號用的六角括號“〔〕”用中括號“〔〕”或小括號“”代替;三是單書名號“〈〉”用大於、小於號合在一起形成“<>”代替;四是分隔符“.”用小數點“.”代替;五是代替“某”的“×”符號用英文大寫字母“X”代替。解決以上問題，可從文檔“插入”功能的“特殊符號”中查找。同時要注意，行文中遇數字、“%”、字符和英文人名在轉行時應作技術處理，不得分開。

(八)數值範圍表述常見錯誤。常見的錯誤有：4-6%、0.2-6等，規範的寫法應分別為4%-6%、0.2-0.6。用分數和整數表述數字範圍時，也不能省略第一個數字後的單位，如“5萬-10萬人”不能寫成“5-10萬人”、“18歲至20歲”不能寫成“18至20歲”。表示時間範圍時，可用“20xx-20xx年”、“3-4月”，但不能用“20xx-20xx年度”、“3-4月份”。表示概數時，鄰近的兩個數字應當並列連用，中間不應使用頓號隔開，如“三四天”，不能寫成“三、四天”、“七八十年代”不能寫成“七、八十年代”。

(九)引用(引文)常見錯誤。一是引用公文不規範，往往只引發文號或不引發文號。根據規定，文中多次引用同一文件，應先引發文機關(有時可省略)、標題，後引發文字號(用括號括住),再次出現時可直接引用發文字號，無文號的，第一次引用時可在文件名稱後面加括號註明簡稱。二是引用“(草案)、(試行)、(徵求意見稿)、(送審稿)”時不規範，出現諸如“現將《×××實施方案》(徵求意見稿)呈上，請提出修改意見”的錯誤。規範用法是,在引用標題上含有“(草案)、(試行)、(徵求意見稿)、(送審稿)”等字樣的規章制度、方案時，引用其標題時應放在書名號之內(其餘放在書名號外)，如上例應寫為“現將《×××實施方案(徵求意見稿)》呈上，請提出修改意見”。三是使用非規範化簡稱時不規範。一般先用全稱並加括號註明“以下簡稱×××” 首次出現時就需簡稱的，應在直接簡稱後加括號説明其全稱。四是標點符號使用錯誤。文中直接引用語一般要用引號標明，凡將引用語獨立來用，末尾的標點應放在引號的裏邊，凡將引用語作為作者自己話的一部分，末尾不用標點(是一句話的最後時，句號放在引號外)。許多公文在這方面經常用錯。

(十)阿拉伯數字與漢字混淆。規範用法：一是定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中，作為語素的數字必須使用漢字。如，五味子、七上八下、四菜一湯、八字沒一撇、“xx”規劃、五易其稿等。二是中國干支紀年、夏曆月日，含有日月簡稱表示事件、節日的詞組以及帶有“幾”字的數字表示約數的必須用漢字。如辛卯年正月二十三、七七事變、十幾個人、幾千分之一等。三是統計表中的數值(正負數、小數、百分比、分數等)以及公曆世紀、年代、年、月、日和時刻，必須用阿拉伯數字。如改革開放30年來、下午5時前報到、公元前2520xx年等。實際使用中，也有一些情況，具體使用漢字還是使用阿拉伯數字不是絕對的，允許靈活變通。比如，整數一至十如果不是出現在具有統計意義的一組數字中，可以用漢字;比較孤立的普通數量結構(數字加普通量詞)，如果是十以下的整數用漢字就較得體，如一個人、三本書、看了十遍、三項議題等;用“多”、“餘”、“左右”、“上下”、“約”、“大概”等表示的約數一般使用漢字，但如果文中出現一組具有統計和比較意義的數字，為保持體例上的一致性，其約數也可以使用阿拉伯數字，如“通過幾年的發展，該區已入駐企業35家，總投資近20億元，20xx年完成税收5000多萬元。”

(十一)容易用錯的詞。一是“截止”與“截至”。 從意思上講，“截止”含有“停止”的意思，而“截至”的“至”有“到”的意思。從用法上來説，“截止”後不能帶時間賓語，不能説“截止昨天”或者“截止某月某日”。 “截至”後面必須帶時間賓語，例如“截至昨天”、“截至某月某日”。如果“截止”後面加上“到”，就與“截至”的意思相同了，可以在後面帶賓語。例如“截止到昨天”、“截止至某月某日”。二是“制定”與“制訂”。“制定”強調法規等的定型和拍板定案，強調動作已完成;“制訂”強調方案、計劃等形成過程。“制定”的對象多是路線、方針、政策、法令、規章制度等;“制訂”的對象多是方案、計劃、規劃。“制定”突出法律、規章等表示抽象和大方面者居多;“制訂”表示具體形象者居多，公文中習慣用於具體規章制度的訂立，如“研究制定體育產業發展規劃”應該是“制訂體育產業發展規劃”。三是“其它”與“其他”。據國家語委有關規定，在法律法規和公文中統一用“其他”，不用“其它”一詞。四是“按照”與“遵照”。“按照”是中性詞，使用範圍較廣，通用於各種文體;“遵照”帶有尊重色彩，後面的名詞多為上級、長輩的指示、教導等。“按照”是介詞，“遵照”是動詞，如“按照×× 同志的指示精神……”，應寫為“遵照×× 同志的指示精神……”。五是“報道”與“報導”。公文中統一用“報道”，不能用“報導”。六是“期間”與“其間”。在使用時，“其間”前面總有一段關於時間的敍述，“其間”承上表示“這段時間裏”或“那段時間裏”。如果“其間”前面再加上“這”或“那”，就重複了。 “期間”的用法恰恰相反，它前面應該加修飾成分，如“這期間”“那期間”“開會期間”等等。“期間”不能單説，而“其間”可以單説，如“期間，對文件修改了20多次。”應寫為“其間，對文件修改了20多次”。七是列舉完後“等”的用法。有兩種情況，一種是沒有列舉完的時候用“等”，如“北京、上海等城市”，還有一種用法是列舉完之後用 “等”，例如“北京、上海、武漢、長沙等四座城市”，這裏的“等”是表示列舉完了之後收尾。