公文寫作基本常識

通報等公文，叫普發公文，凡下屬機關都是受文機關，也就是發文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可彩抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。

三、正文。這是公文的主體，是敍述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌宂長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數事。

四、發文機關。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發文機關一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發文機關對公文生效的憑證。

五、發文日期。公文必須註明發文日期，以表明公文從何時開始生效。發文日期位於公文的末尾、發文機關的下面並稍向右錯開。發文日期必須寫明發文日期的全稱，以免日後考察時間發生困難。發文日期一般以領導人簽發的日期為準。

六、主題詞。一般是將文件的核心內容概括成幾個詞組列在文尾發文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財務 管理 規定”等，詞組之間不使用標點符號，用醒目的黑體字標出，以便分類歸檔。

七、抄報、抄送單位，是指需要了解此公文內容的有關單位。送往單位是上級機關列為抄報，是平級或下級機關列為抄送。抄報、抄送單位名稱列於文尾，即公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾處的抄報抄送單位、印刷機關和印發時間，一般均用上下兩條線隔開，主題詞印在第一條線上，文件份數印在第二條線下。

八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機關）文件”，下面加一條紅線（黨的機關在紅線中加一五角星）襯托。

九、公文編號。一般包括機關代字、年號、順序號。如：“國發[1997]5號”，代表的是國務院一九九七年第五號發文。“國發”是國務院的代字，“[1997]”是年號，（年號要使用方括號“[ ]”），“5號”是發文順序號。幾個機關聯合發文的，只註明主辦機關的發文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標題下的右側方。編號的作用：在於統計發文數量，便於公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。

十、簽發人。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發人名，以示對所發文件負責。簽發人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發人：×××”。

十一、機密等級。機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分別註明“絕密”、“機密”、“祕密”等字樣。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定，並據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。

十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。

十三、閲讀範圍，根據工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發送和閲讀範圍，通常寫在發文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，並加上括號。如：“（此件發至縣團級）”。行政性、事務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特別規定閲讀範圍。

十四、附件。這是指附屬於正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充説明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之後 、發文機關之前，註明附件的名稱和件數，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。

十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要複寫。公文紙一般用16開，在左側裝訂。

公文的行文關係

行文的關係，指的是發文機關與收文機關之間的關係。注意：

一、下級機關一般應按照直接的隸屬關係行文而不要越級行文。

二、行文常規：平行或不相隸屬的機關之間，應當使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如請示、報告等），更不能使用下行文（如命令、指示、決定等）。

三、要分清主送機關和抄送機關。向上級的請示，不要同時抄送下級機關；向下級機關的重要行文，可以抄送直接上級機關。受雙重領導的單位向上級機關的請示，應當根據內容寫明主送機關和抄報機關，由主送機關負責答覆所請求的問題；上級機關向受雙重領導的單位行文時，應當抄送另一個上級機關。

四、要注意黨政不分的現象。黨務和政務事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應以政府名義行文；凡屬黨委方面的工作，應以黨委名義行文。

公文寫作的基本要求

不同種類的公文，有着不同的具體要求和寫作方法，但是，不論哪一種類的公文，都必須做到以下同點：

一、要符合黨和國家的方針政策、法律法令和上級機關的有關規定。

二、要符合客觀實際，符合工作規律。

三、公文的撰寫和修改必須及時、迅速，反對拖拉、積壓。

四、詞章必須準確、嚴密、鮮明、生動。注意幾點：（一）條理要清楚。公文內容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目瞭然。（二）文字要精煉，篇幅要簡短。（三）遣詞用句要準確。公文要講究提法、分寸，措詞用語要準確地反映客觀實際，做到文如其事，恰如其分。（四）論理要合符邏輯。公文的觀點要明確，概念要準確，切忌模稜兩可，含糊其詞，產生岐義，耽誤工作。（五）造句要合符文法，通俗易懂，並注意修辭。不要隨便生造一些難解其意的縮略語，對涉及一些平時用簡稱的單位應使用全稱。。（六）正確使用標點符號。（七）正確使用順序號[ 一、（一）、1、（1）]。

五、要符合保密制度的要求。

公文的種類

公文的種類簡稱文種。一九八一年二月，國務院辦公廳發佈的《國家行政機關公文處理暫行辦法》將國家行政機關的公文歸納為九類十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、佈告、公告、通告、通知、通報、報告、請求、批覆、函。這些文種近視眼行文關係、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文：

上行文──下級機關向所屬上級機關的發文，如請求、報告。

平行文──平行機關或不相隸屬的機關之間的發文，如通知、函。

下行文──上級機關對所屬下級機關的發文，如命令、令、指令、決定、決議、指示、佈告、公告、通告、通知、通報、批覆等。

延華集團和各成員企業使用頻率較高的文種只有請示、報告、通知、通報、函五種。

請示和報告

一、請示。請示是向主管上級機關請求對某項工作或問題作出指示、給予答覆、審核批准時所使用的公文。請示與報告的區別：請示是要求上級機關給予答覆的文件，而報告則是不要求答覆的文件。

（一）什麼事情應該請示？

一般而言，凡向上級請示的問題，應屬於以下幾種情況：

1、屬於主管上級單位明確規定必須請示批准才能辦理的事項。

2、對現行方針、政策、法令、規章、制度等不甚瞭解，有待上級單位明確答覆才能辦理的事項。

3、工作中發生了新情況，而無章可循，有等上級明確指示才能辦理的事項。

4、因情況特殊難以執行現行規定，有待上級重新指示才能辦理的事項。

5、因意見分岐，無法統一，難於工作，有待上級裁決才能辦理的事項。

6、有章可循，有法可依，可以開展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請示上級審核的事項。

7、按上級明文規定，完成一個任務，需報請上級審核的有關事項。

（二）撰寫請示需掌握的三個要領：

1、詳細、準確地寫明請示事由。不僅應在標題上寫清，還要在在正文裏寫明請示什麼問題，為什麼要向上級請求。請示事項要專題專文，以便上級及時答覆。

2、明確提出本單位對解決這一問題的意見，供上級參考。意見要寫得有理有據，必要時可引證有關的現行政策、規定條文。如本單位意見分岐，要分別陳述不同意見的內容，並加以分析比較，還可提出傾向性的意見，供上級權衡、批覆。

3、具體提出對上級的要求。包括希望按某個最佳方案批示；由於時間限制，或事態嚴重，希望上級儘快答覆，甚至務請在什麼時限內答覆；提請上級批覆時需要注意或強調的問題，否則可能引起什麼不良後果；在上級正式批覆前，建議上級同意暫先按什麼原則進行工作；等等。向上級提出上述要求的目的，是為了得到上級及時、準確的批覆，但行文中切勿使用要挾的言辭。

二、報告。報告是陳述性文件。它的種類很多，按內容可分為專題報告、綜合報告、總結報告；按時間可分為年度報告、季度報告、月份報告和工作進程報告等。

為了陳述清楚，報告的擬寫方式一般可分為四個部分：一、情況；二、經驗；三、問題；四、今後意見。如果屬於自我批評、工作反省的專題報告，也可分為四個部分：一、情況；二、原因；三、責任；四、處理情況和意見。

通知

通知是一種使用範圍較廣的文體。凡需要特定機關和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。但也不能因為通知便於使用而濫用通知。

通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”五種。這裏僅介紹“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”三種。

一、一般性通知。在上級機關的有關事宜需要使下級機關知道或辦理時，如：慶祝某個節日，成立、調整、合併、撤銷某個機構，啟用印章，更正文件差錯，請下級機關報送有關材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項，如何辦理，有什麼要求等。

二、會議通知。上級機關要召開比較重要的會議時，一般都要提前通知所屬有關單位，這就是會議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會議名稱、主持單位、會議內容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關事宜。如果這些事項交待不清，丟三拉四，就可能影響會議的按時召開和正常進行。

三、任免通知。上能機關在任免下級機關的領導人或上級機關的有關任免事項需要下級機關知道時要發任免通知。這種通知的寫法比較簡單，一般只要寫清楚決定任免的時間、機關、會議或依據文件，以及任免人員的具體職務即可。

不論哪種類型的通知，都應該注意以下幾點：

一、通知一般都要有一個符合標題“三要素”（即發文機關、事由、文種）的標題，使人一看標題就知道是通知什麼事情或要求做什麼事情。有些機關簡單地使用“通知”作標題，這是不確切的，應儘量避免，更不應提倡。

二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當的。

三、如果所通知的事項需要被通知的單位儘快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這就是常見的“緊急通知”。

通報

通報是把工作情況、經驗教訓、好壞典型事例等，通知所屬下級單位的文件。

通報的作用在於溝通消息，互通情報，使有關單位和組織瞭解工作的進程，樹立全局思想，安排自己的工作；或使其學習他地、他人的經驗，見賢思齊，推動自己的工作；或使其記取他地、他人的教訓，引以為戒，警惕類似問題的發生。因此，撰寫此類公文，要放眼全局，拿準所通報內容的普遍意義。要事實準確，把時間、地點、人物、數據、事例、背景都書寫清楚。要目的明確，對其原因、影響、經驗、教訓進行科學地總結，使人得到教益。 版權歸屬原作者謝謝合作通報採用敍事的寫法，總的要求：敍事清楚，簡明扼要。

函

函，即信；公函即公務信件。它是上下級和平行機關或不相隸屬機關之間在商洽和聯繫工作、詢問和答覆問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規定的嚴格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標題，因此用起來極為簡便。

公函大體有以下幾種用法：

一、下級機關向上級機關詢問一般事宜，或上級機關答覆或催辦下級機關有關事宜。

二、平行機關或不相隸屬機關之間商洽有關事宜，

三、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關報送某項材料或統計某些數字等時，也常用公函。

四、向上級機關請示較小事宜也常用函。

函件採用書寫、複印、打印、傳真等傳遞方式均可。

機關公文的制發程序

凡以機關名義制發的各類文件，均須按以下程序處理：

制發文件單位擬稿

送機關辦公室核稿

呈領導審閲簽發

機要員登記編號

打字校對付印裝訂

機要員用印留存

發文單位發出文件

XX年1月22日

辦公室主任應具備的素質

無論什麼機關的辦公室主任，都是那個機關領導者的耳目、參謀和助手。一個稱職的辦公室主任，應該具備以下素質：

一、具有正確領會領導意圖的理解能力。領導的意見、指示一般都是通過辦公室主任上傳下達的。因此辦公室主任必須要正確理解領導的意圖，以便準確地上傳和下達領導的意見、指示。

二、具有組織大型會議和大型活動的組織能力。大型會議和大型活動，一般都由辦公室出面組織，需要辦公室主任作出詳盡的計劃與周密的安排，包括會議通知、材料準備、會場佈置、食宿安排等等，凡涉及到的所有細小末節的事情都必須安排得十分周到，否則就會貽誤工作。

三、具有妥善處理事務的能力。因為辦公室主任有時候是代表領導者處理事務的，所以，無論是領導交辦的事務還是領導沒有交辦的機關其他事務，都必須一件一件處理得恰到好處，不能因事務處理得不妥當而損害領導的形象。

四、具有很強的駕馭文字的能力。辦公室主任不僅要做好會議記錄、綜合文字材料等簡單的文字工作，更重要的是要參與審定或者親自撰寫領導講話文稿、審核並修改以機關名義發文的各類文稿。所有這些出台的文字材料，都代表着機關的形象。因此，辦公室主任應該具備很強的駕馭語言文字的能力，並不斷努力提高自己的寫作水平。

五、要有很強的綜合、平衡、協凋能力。機關辦公室是具有綜合、平衡、協調職能的機構，很多時候都代表領導者綜合情況、平衡關係、協調工作。因此，辦公室主任要全面地瞭解和掌握全局情況，站在領導者的立場和角度做好全局各項工作。

六、要有一定的公關能力。辦公室主任經常接待來訪人員和來客，領導不在場要接待得十分得體；領導在場時，不能喧賓奪主。代表領導者到外面辦事，要想方設法克服一切困難，千方百計把事情辦成。

七、要有超前的預測和參謀能力。某些事預計領導會想到，要提前作好準備；某些事領導暫時還沒有想到而辦公室主任想到了，要提醒領導；領導辦某一件事，辦公室主任要注意學習領導的辦事方法，設身處地想想這件事要是由自己來處理該怎麼處理，必要時還可為領導當參謀，出主意。