公文寫作常識講稿

各位部長、主任，姐妹們：

大家下午好！

今天能夠在這裏和大家一起交流公文寫作知識，我感到非常高興。首先要感謝集團公司工會女職工部給我提供這樣一個平台，同時也要感謝大家，在百忙中抽出時間參加這個講座。

開辦巾幗大講堂，是女職工素質提升工程的重要舉措之一。在今年年初的淮北礦業女職工工作安排意見中，就提出要發揮“巾幗大講堂”的平台作用，開展高層次培訓。通過開辦形勢任務、心理疏導、應用文寫作、中國傳統文化探源、魅力女性塑造等方面的課程，引領女職工的學習方向，開拓女職工視野。

今天我和大家交流的是《公文寫作常識》，這堂課可能要比較枯燥一些。因為公文本身就是一種實用文體，不像文學作品那麼感人。但是，作為應用文體，我們卻時時刻刻也離不開它。它是社會生活中應用最為廣泛的文體，辦理某件事，處理某個問題，開展某項活動，交流某些經驗，都需要通過公文才能有效的完成。所以儘管枯燥一點，我們還是有必要探討下去。

我們先講第一個問題：《公文概述》。

公文，是處理或聯繫公務的文件。它屬於應用文範疇，一般指各類機關在管理活動中產生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規範的格式制定的，具有傳遞信息和記錄作用的載體。它也是處理各類公務的重要工具。

大家知道，詩歌起源於勞動，文章產生於應用。我國最古老的詩歌《彈歌》，就八個字：“斷竹，續竹，飛土，逐肉。”大意是：砍下竹子，做成弓箭，射出土彈丸，獵取野獸做美餐。這是一首遠古民歌，反映了原始社會狩獵的生活。《彈歌》選自《吳越春秋》，東漢趙曄編寫。還有漢樂府民歌《採蓮曲》：“江南可採蓮，蓮葉何田田。”朗朗上口，情景交融，給人以審美享受。

公文就不一樣了。翻開《古文觀止》，晁錯《論貴粟疏》、諸葛亮《前出師表》、魏徵《諫太宗十思疏》、史可法《請出師討賊疏》、康有為《公車上書》等，讀起來特別枯燥。還有古代朝廷宣佈詔書，開頭是：“奉天承運皇帝詔曰”；結尾是：“佈告天下，鹹使聞知”都有嚴格的文章格式。

説到公文的產生與發展，有一位女子不能不提。她就是被人稱為“巾幗首相” 的上官婉兒。在中國古代十大才女之中婉兒與眾不同的是，她不僅是一位女詩人，她還是唐代一位傑出的女官員，專門為武則天掌文誥，起草朝廷的文書。上官婉兒(公元664－公元7XX年)，是陝州陝縣（今屬河南）人。她的祖父上官儀是唐代名臣，麟德元年也就是婉兒剛剛出生的那一年，上官儀因替高宗起草將廢武則天的詔書，被武后所殺，家族籍沒。尚在襁褓之中的上官婉兒與母親鄭氏同被配入內庭。

上官婉兒天生聰秀，十四歲的時候就自成風度，加上過目成誦，文采過人，下筆千言。後來武則天宮中召見，當場命題，讓她依題著文。上官婉兒即興揮筆，一氣呵成。武則天看後大悦，當即下令免其奴婢身份，讓其掌管宮中詔命。此後，武則天所下制誥，多出上官婉兒的手筆。婉兒在宮中愛上了太子李賢，也就是武則天的次子。但是武則天並不喜歡這個兒子，公元680年八月二十二日，二十七歲的李賢被廢去太子位。而置他於死地的那份廢黜詔書，正是十七歲的上官婉兒替武則天草擬的。唐景龍四年(公元7XX年)李隆基(後為玄宗)發動政變，起兵誅討韋皇后及其黨羽，上官婉兒被李隆基命與韋皇后一併處斬，年僅46歲。

在古人看來，“女子無才便是德”。特別是自古官場險惡，宦海沉浮，因此女子應該大門不出，專門在家料理家務，伺候相公，照料老孺之事，此乃分內。這種男尊女卑的封建意識早已被打破。在現代社會生活中，女性應該是才華橫溢、個性獨立、精明強幹的職場一族。我們除了美麗外，還要有聰慧的頭腦和足夠勝任工作的能力。那麼熟練處理文案是必不可少的能力。

在我們淮北礦業女職工中，可以説是人才濟濟。但是有的同志雖然很優秀，要請她寫個總結，起草個文件，做個發言卻感到困難。隨着信息化和辦公自動化的發展，我們無論是女職工工作、還是計劃生育工作，公文發揮着重要作用。礦區各單位辦公有協同平台，有人口和計劃生育工作管理平台。收文、發文，彙報工作，發工作聯繫，電子郵件等等，要求我們必須掌握公文寫作和處理的基本常識。

根據考古發掘，我國最早的公務文書產生在殷商時期。在河南安陽發現的甲骨文，有不少都是占卜、祭祀、征戰、田獵等記事，大致相當於今天下行文的命令、指令。我國古代封建王朝的公文有：制、詔、誥、敕、題、奏、表、箋等。民國時期確定有：令、諮、呈、示、狀五種公文名目。如今的公文，按國務院規定，大體上有十二種。1982年2月國務院辦公廳發佈《國家行政機關公文處理暫行辦法》九類十五種，XX年發佈修訂的《國家行政機關公文處理辦法》有十二種：(一)命令(令)、(二)議案、(三)決定、(四)指示、(五)公告、通告、 (六)通知 、(七)通報 、(八)報告 、(九)請示 、(十)批覆、(十一)函、(十二)會議紀要。除了這些規定的種類外，還有許多日常工作常用的公文，如：章程、條例、規定、辦法、細則、計劃、總結等等。

公文是處理工作事務的常用工具，是為了工作需要而寫的，是法定的機關用以表達自己的意圖、代表自己的法定權威，處理和聯繫公務的依據和工具。公文的特點是：有明確的對象；有較強的時間性。公文的種類名稱名目繁多，很難統一。

如果按照特點和作用分，主要有：

1、規範性公文：章程、條例、辦法、細則等。

2、指揮性公文：命令、指示、決定、決議、批覆等。

3、報告請示性公文：請示、報告、簡報、情況反映等。

4、知照性公文：通知、通告、公告、佈告、啟事、啟示等。

5、禮儀性公文：請柬、題詞、賀信、對聯、聘請書等。

6、憑證性公文：合同、協議、收條、領條、借據等。

7、記錄性公文：會議記錄、座談紀要、大事記等。

如果按照公文的行文關係分，主要有：

1、下行文：命令、指示、批覆、轉發、通告、通報等。

2、平行文：聯繫函、通知、介紹信等。

3、上行文：請示、報告、彙報材料等。

注意：上行文、下行文按照隸屬關係逐級發文，一般不得越級發文；遇緊急情況或者特殊事宜必須越級發文的，應當抄送越級的機關或部門。

如果按照公文撰寫者的性質分，主要有：

1、黨內公文：黨內各級組織制發的文件。

2、行政公文：國家行政機關、企事業行政方面的公文。

3、羣體公文：工會、婦聯、共青團、文聯、學會等團體公文。

4、個人公文：以個人身份制發的公文材料，如：報告、講話、意見等。

此外，按公文辦理的緩急分，還有：特急件、急件、平件；按公文的密級分有：絕密、機密、祕密、普通等。

下面講一講我們最常用的幾種文體。

一是工作總結的寫作。總結是應用寫作的一種，是對已經做過的工作進行理性的思考。它要回顧的是過去做了些什麼，如何做的，做得怎麼樣。總結與計劃是相輔相成的，要以工作計劃為依據，訂計劃總是在總結經驗的基礎上進行的。其間有一條規律，就是：計劃——實踐——總結——再計劃——再實踐——再總結。

工作總結具有一下特點：自我性、回顧性、客觀性、經驗性。

工作總結的種類：1、按總結的時間分，有年度總結、半年總結、季度總結、學期總結。進行某項重大任務時，還要分期總結或叫階段總結。2、按總結的範圍分，有單位總結、個人總結、綜合性總結、專題總結等。 3、按總結的性質分，有工作、生產、教學、科研、實習總結等。

總結撰寫前的準備：1、重視調查研究，熟悉情況；2、熱愛本職工作，熟悉業務 ；3、堅持實事求是的原則；4、重點在出經驗，找規律。

總結一般分為如下三部分表述：

1、情況回顧。這是總結的開頭部分，叫前言或小引，用來交代總結的緣由，或對總結的內容、範圍、目的作限定，對所做的工作或過程作扼要的概述、評估。這部分文字篇幅不宜過長，只作概括説明，不展開分析、評議。

2、經驗體會。這部分是總結的主體，在第一部分概述情況之後展開分述。有的用小標題分別闡明成績與問題、做法與體會或者成績與缺點。如果不是這樣，就無法讓人抓住要領。專題性的總結，也可以提煉出幾條經驗，以起到醒目、明瞭。

運用這種方法要注意各部分之間的關係。各部分既有相對的獨立性，又有密切的內在聯繫，使之形成合力，共同説明基本經驗。

3、今後打算。這是總結的結尾部分。它是在上一部分總結出經驗教訓之後，根據已經取得的成績和新形勢、新任務的要求，提出今後的設法、打算，成為新一年制訂計劃的依據。內容包括應如何發揚成績，克服存在問題及明確今後的努力方向。也可以展望未來，得出新的奮鬥目標。

寫工作總結文字表述的要求：一要善於抓重點、二要寫得有特色、三要注意觀點與材料統一、四要語言要準確、簡明。

撰寫總結應注意的問題：

首先要有實事求是的態度。工作總結中，常常出現兩種傾向：一種是好大喜功，搞浮誇，只講成績，不談問題；另一種是將總結寫成了“檢討書”，把工作説成一無是處。這兩種都不是實事求是的態度。總結的特點之一“回顧的理論性”，正是反映在如實地、一分為二地分析、評價自己的工作上，對成績，不要誇大；對問題，不要輕描淡寫。

二是總結要寫得有理論價值。一方面，要抓主要矛盾，無論談成績或談存在問題，都不要面面俱到。另一方面，對主要矛盾要進行深入細緻的分析，談成績要寫清怎麼做的，為什麼這樣做，效果如何，經驗是什麼；談存在問題，要寫清是什麼問題，為什麼會出現這種問題，其性質是什麼，教訓是什麼。這樣的總結，才能對前一段的工作有所反思，並由感性認識上升到理性認識。

三是總結要用第一人稱。即要從本單位、本部門的角度來撰寫。表達方式以敍述、議論為主，説明為輔，可以夾敍夾議説。

接下來講一講通知、通告、通報寫作。

通知的種類有：會議通知、指示性通知、發佈性通知、批示性通知、任免通知。通知的標題：通知、重要通知、緊急通知、關於xxxxx的通知等。通知的正文要寫明目的、事項、要求，結尾一般多用：“以上通知，望認真執行”、“特此通知”、“本通知從下發之日起實行”等，一定要周到、精細、準確，交待不清容易誤事。右下方要寫上發通知的單位名稱、年月日。

通告是一種公開的通知，對象比較廣泛、不專指哪些單位或哪些人。一般由標題、正文、署名和日期組成。發佈通告的要求：1、具有約束力量，必須符合法律法規和方針政策。2、文字要簡明準確、通俗易懂。3、必須張貼或者在媒體發佈。

通報的種類有：情況通報、表揚性通報、批評性通報；

通報的格式和結構是：標題、正文、署名、日期；發佈通報要求：核准實事、寫清事項、時間性強。

下面講一講請示與報告寫作。請示與報告是有區別的：請示是下級組織要求上級組織對某一事項給予指示或者批准的上行文。報告是下級組織向上級組織彙報工作、反映情況、答覆詢問、提出解決問題的辦法的陳述性上行文。兩者區別在於：請示在事前，需要上級批覆；報告在事後，不一定要答覆。

請示的格式分為：標題、正文、結尾三部分。例如標題：《關於節日加班的請示》。在正文中要講清楚事情的緣由，遇到的問題，解決此問題的設想，使上級一目瞭然。結尾要用請示語“以上意見妥否，請批示”，或者“請指示”等。

寫請示要注意的問題：1、堅持一文一事，便於領導指示；2、確需上級解決的問題；3、按行政隸屬關係請示，因特殊情況必須越級的，要抄報越過的上級，不要同時向多方請示。

我們再來探討一下會議文書的寫作。

一是會議報告。有關領導人在會議上所做的報告稱為“會議報告”。會議報告雖然是個人所做的，但往往代表所在單位領導集體的意向和要求，重要的會議報告要經過領導班子集體醖釀或討論，由專人執筆，反覆修改最後定稿的。

會議報告的格式：分為標題和正文兩個方面。標題有兩種類型：一是公文式標題：如《淮北市人民政府工作報告》；二是新聞式標題：如《履行維護職能展示良好形象為確保礦區經濟平穩較快發展再立新功》——在集團公司五屆三次職工工會會員代表大會上的報告。

會議報告的正文：開頭要有“各位代表、各位同志”，“代表們、同志們”等稱呼。稱呼之後有一段引言一般是：“我代表xxxxx（機關）向大會做報告，請予審議。”之後引出報告的實質性內容。報告正文一般有四個方面內容：回顧總結工作、分析當前形勢、佈置今後任務、提出會議要求或者號召。根據不同規格會議，靈活運用，不必機械硬套。

撰寫會議報告注意問題：明確目的，搞清楚會議的指導思想；要有一定的政策理論水平，報告要有指導性和啟發性；要口語化，簡潔明瞭，句式不宜過長，語言要生動活潑。

二是演講稿。演講稿也叫演説辭，它是在較為隆重的儀式上和某些公眾場所發表的講話文稿。演講稿是進行演講的依據，是對演講內容和形式的規範和提示，它體現着演講的目的和手段，演講的內容和形式。演講稿是人們在工作和社會生活中經常使用的一種文體。它可以用來交流思想、感情，表達主張、見解；也可以用來介紹自己的學習、工作情況和經驗……等等；演講稿具有宣傳、鼓動、教育和欣賞等作用，它可以把演講者的觀點、主張與思想感情傳達給聽眾以及讀者，使他們信服並在思想感情上產生共鳴。

演講稿的特點：

針對性。演講是一種社會活動，是用於公眾場合的宣傳形式。它為了以思想、感情、事例和理論來打動聽眾，“征服”羣眾，必須要有現實的針對性。首先提出的問題是聽眾所關心的問題，評論和論辨要有雄辯的邏輯力量，要能為聽眾所接受並心悦誠服，這樣，才能起到應有的社會效果；其次是要懂得聽眾有不同的對象和不同的層次，而“公眾場合”也有不同的類型，如黨團集會、專業性會議、學校、社會團體、各類競賽場合，寫作時要根據不同場合和不同對象，為聽眾設計不同的演講內容。

可講性。演講的本質在於“講”，而不在於“演”，它以“講”為主、以“演”為輔。由於演講要訴諸口頭，擬稿時必須以易説能講為前提。如果説，有些文章和作品主要通過閲讀欣賞，領略其中意義和情味，那麼，演講稿的要求則是“上口入耳”。一篇好的演講稿對演講者來説要可講；對聽講者來説應好聽。因此，演講稿寫成之後，作者最好能通過試講或默唸加以檢查，凡是講不順口或聽不清楚之處（如句子過長），均應修改與調整。

鼓動性。演講是一門藝術。好的演講自有一種激發聽眾情緒、贏得好感的鼓動性。要做到這一點，首先要依靠演講稿思想內容的豐富、深刻，見解精闢，有獨到之處，發人深思，語言表達要形象、生動，富有感染力。如果演講稿寫得平淡無味，毫無新意，即使在現場“演” 得再賣力，效果也不會好，甚至相反。

三是會議記錄。在會議過程中，由記錄人員把會議的組織情況和具體內容記錄下來，就形成了會議記錄。“記”有詳記與略記之別。略記是記會議大要，會議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項目必須完備，記錄的言論必須詳細完整。若需要留下包括上述內容的會議記錄則要靠“錄”。“錄”有筆錄、音錄和影像錄幾種，對會議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內容還原成文字。筆錄也常常要藉助音錄、像錄，以之作為記錄內容最大限度地再現會議情境的保證。

記錄人員在開會前要提前到達會場，並落實好用來作會議記錄的位置。安排記錄席位時要注意儘可能靠近主持人、發言人或擴音設備，以便於準確清晰地聆聽他們的講話內容。從某種程度上講，記錄人員比一般與會人員更為重要，安排記錄席位要充分考慮其工作的便利性。

會議記錄的基本要求：一、準確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時間、地點，會議性質。二、詳細記下會議主持人、出席會議應到和實到人數，缺席、遲到或早退人數及其姓名、職務，記錄者姓名。如果是羣眾性大會，只要記參加的對象和總人數，以及出席會議的較重要的領導成員即可。如果某些重要的會議，出席對象來自不同單位，應設置簽名簿，請出席者簽署姓名、單位、職務等。三、忠實記錄會議上的發言和有關動態。會議發言的內容是記錄的重點。其他會議動態，如發言中插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要的會場情況等，也應予以記錄。

記錄發言可分摘要與全文兩種。多數會議只要記錄發言要點，即把發言者講了哪幾個問題，每一個問題的基本觀點與主要事實、結論，對別人發言的態度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄”。某些特別重要的會議或特別重要人物的發言，需要記下全部內容。有錄音機的，可先錄音，會後再整理出全文；沒有錄音條件，應由速記人員擔任記錄；沒有速記人員，可以多配幾個記得快的人擔任記錄，以便會後互相校對補充。要記錄會議的結果，如會議的決定、決議或表決等情況。會議記錄要求忠於事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪發言內容。會議記錄一般不宜公開發表，如需發表，應徵得發言者的審閲同意。

會議記錄應該突出的重點有：（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；（2）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；（3）權威人士或代表人物的言論；（4）會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；（5）會議已議決的或議而未決的事項；（6）對會議產生較大影響的其他言論或活動。

應當注意：會議記錄與會議紀要是不同的概念。會議記錄有別於會議紀要。二者的主要區別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閲，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定範圍內傳達或傳閲，要求貫徹執行。第三，載體樣式不同。會議紀要作為一種法定公文，其載體為文件，享有《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《條例》、《辦法》)所賦予的法定效力。會議記錄的載體是會議記錄簿。第四，稱謂用語不同。會議紀要通常採用第三人稱的寫法，以介紹和敍述情況為主。會議記錄中，發言者怎麼説的就怎麼記，會議怎麼定的就怎麼寫，貴在“原湯原汁”不走樣。第五，適用對象不同。作為公文的會議紀要，具有傳達告知功能，因而有明確的讀者對象和適用範圍。作為歷史資料的會議記錄，不允許公開發布，只是有條件地供需要查閲者查閲利用。第六，分類方法不同。會議紀要種類很多。按其內容，可分為決議性紀要，意見性紀要，情況性紀要，消息性紀要等；按會議的性質，可分為常委會議紀要，辦公會議紀要，例會紀要，工作會議紀要，討論會紀要等。而會議記錄通常只是按照會議名稱來分類，往往以會議召開的時間順序編號入檔。對會議紀要的分類，有助於撰寫者把握文體特點，突出內容重點，找準寫作角度；對會議記錄的分類則主要是檔案管理的需要。

最後再和大家交流一下通訊報道工作。無論女職工工作還是人口計劃生育工作，宣傳不是萬能的，不宣傳也是萬萬不能的。我們要學會掌握新聞宣傳手段、利用各種媒體，來促進我們的工作。

業餘通訊報道員是連接企業、企業職工和新聞媒體的“橋樑紐帶”，肩負着宣傳大政方針和反映羣眾呼聲的雙重重任，是一項鍛鍊自己的“苦差事”，也是令人敬佩的複合型人才。通訊報道員要有“籮筐肚”，“兔子腿”，“老鷹眼”，在社會生活中能夠“上天入地滿天飛”。

我們要用全新的觀念看待新聞工作。什麼是新聞？新聞是新近發生的實事的報道。寫新聞報道，首先要學會採訪。採訪的目的：就在於獲得新聞；採訪的任務：主要是發現、瞭解和選擇新聞，並掌握足以構成新聞的各種事實材料；採訪的作用有：1.發現和落實線索， 2. 獲取第一手材料，3.增加感性認識， 4.核對新聞事實。通過我們的採訪，增加感性認識，捕捉生動的情節和細節；增加真實感，獲得真知灼見；有自己的比較深刻的感受，能寫出獨到的見解。

新聞寫作也有特殊規律，集中表現為：服從事實和事實的報道。真實性是新聞的第一生命，形式受制於事實,具體來説： 1. 新聞寫作服從事實和事實的報道規律，立腳點先服從事實，再是要服從事實的報道； 2. 服從事實，報道實事求是，對新聞寫作來講，是根本，是立足點，也是衡量一篇新聞作品成敗的基本標準； 3. 新聞寫作服從事實的報道，就是要全面把握新聞特性和新聞的傳播需要，以事實為本，爭取時效。

掌握新聞報道採訪、寫作技巧後，還要儘量減少文章差錯。人名、地名、數字、專業術語等一定不能錯；語法、修辭、邏輯要準確。我們在收到的來稿中，常常發現此類錯誤：

1、主語和謂語搭配不當。如：“職工生活水平得到改善”。生活可以改善，水平只能提高。

2、謂語和賓語搭配不當。如：“報紙發表了他的事蹟”。發表文章可以，不能發表事蹟，應當用“報道”才準確。

3、定語和中心語搭配不當。如：“去年產量創造了歷史最好水平”。水平只有高低，沒有好壞之分。

由於時間關係，今天我就講這麼多。由於水平有限，難免有不妥之處。希望大家批評指正。

葉聖陶先生説過，大凡傳授技能技巧，講説一通，指點一番，只是個開始而不是終結。要待技能技巧在受教的人身上生根，習慣成自然，再不會離譜走樣，那才是終結。是金子在哪裏都閃光。衷心祝願姐妹們不斷提高自身素質，在本職崗位上展示才華，做出貢獻；祝大家在礦區新一輪發展中，建功立業，大有作為；也祝大家事業有成、家庭幸福、身體健康、萬事如意！