祕書公文寫作知識：行政公文的特點和作用

一、公文的特點

(一)作者的法定性，特定的讀者性

公文的作者是法定的，是能以自己的名義行使職權和承擔義務的機關、團體、企事業單位。公文起草者，只是組織的代筆人。公文讀者具有特定性。有的公文的讀者是特指的受文機關，有的公文的讀者，是社會的全體成員。

(二)作用的權威性

公文具有代行法定職權的功能，對受文機關在法定的時間和空間範圍內，具有強制性。

(三)效用的現實性

公文主要在現行工作中使用，效用具有一定的時間性。

(四)體式的規範性

公文的體式，必須符合《國家行政機關公文處理辦法》規定的體式，即規範體式。

(五)製作的程序性

公文從準備撰寫到製作成文，都有嚴格的程序。

二、公文的作用

可歸納為五個方面。

(一)領導和指導作用

上級機關發給下級機關的公文，都具有領導和指導作用。上級機關傳達貫徹黨和國家

的方針政策、決定和規定等公文，必然要對下屬機關產生領導作用。而批覆等公文，則對

具體工作產生指導作用。

(二)行為規範作用

通過公文發佈的一些法律、法令和行政法規等，同樣對所轄成員起着規範和準繩作用。

(三)宣傳和教育作用

公文在傳達某一方針政策，規定人們應該怎麼做的同時，還要説明為什麼要這樣做。這就增強了它的宣傳和教育作用。

(四)聯繫知照作用

機關之間的許多工作是通過公文進行聯繫、協調的，許多具體問題也是因此而得到及時

處理的，還有許多對工作的開展具有重要意義的信息資料也是這樣獲得的。因此，公文在保證各機關正常而有秩序地開展工作上，起着極大的作用。

(五)依據和憑證作用

各種公文都反映了制發機關的意圖，都具有法定的效力，受文機關則以此作為處理工作、解決問題的依據。公文不僅僅傳達了發文機關的意圖，同時也是證實這一意圖的最好憑證。