業務單、證、手冊管理規定

為加強公司的業務單、證、手冊管理，保證有關業務的順利開展，本着簡便高效、安全、穩妥的原則，特制訂本規定。 □ 合同文本、合同及資金使用審批單 第一條 嚴禁蓋發空白合同文本，如因情況特殊，確需蓋發，合同監察員應將合同編號登記，並按合同的管理規定程序審批。事後，應將剩餘空白合同及時核銷。 第二條 各單位應備有合同登記本，由合同管理人員分門別類地將每一份合同的發生情況予以登記，並存有一份合同正本，便於查詢和統計。 第三條 嚴格執行合同審批制度。簽訂合同前，業務人員應根據對內外合同情況，填妥合同標準文本及《合同及資金使用審批表》一式三份，按制度送有關主管領導審批。審批後，審批單連同合同正本一份，交業務管理部門保存備查，業務部門保存一份，供資金使用時申請付款用，另一份交財務部備查複核。 □ 進出口貨物許可證 第四條 凡需許可證進行進出口報關的，必須在合同簽訂前徵得業管部的同意後方可簽訂合同。待貨物報關後，將許可證交回總公司業務管理部存檔備查。 □ 有關海關手冊 第五條 因來料加工、來件裝配、補償貿易、進料加工或企業成立時免税進口等設備而辦理了海關手冊的，海關手冊應交所在單位的合同管理人員保管，不得遺失。各單位領導對海關手冊應予充分重視，如管理手冊的管理人員變動時，必須將手冊及時移交。 第六條 “三來一補”項目應該在海關核發手冊時同時簽發的《加工貿易企業合同情況記錄簿》(由公司業務管理部門保存)規定的有效期內完成。如果項目不能及時完成，應該在上述記錄簿的有效期內憑記錄簿、合同、項目延期協議書、海關手冊到海關辦理延期手續。 第七條 憑海關手冊進料，進件，不得超過海關手冊中核定的進料、進件數量。如需超過，需事先報經原海關審核部門批准。 第八條 辦理了海關手冊的業務項目，進出口時必須憑海關手冊報關，不得轉為一般貿易報關出口。保税進口物資，確因特殊原因需在國內銷售時，應經分管副總裁批准，並報原審批海關同意補辦有關手續後方可進行。 第九條 加工完成的貨物出口後第二個工作日，業務部門應及時填妥《加工貿易進出口貨物合同銷案表》一式三份，連同報關單、合同、海關手冊及記錄簿到核發手冊的海關有關部門辦理核銷手續，不得延誤。因工作延誤所造成的一切後果，由業務經辦人員和部門經理負責。銷案後的回執聯，應交手冊保管人員存檔備查。 □ 商檢證及放行單 第十條 放行單的抬頭：業務部門在合同成交後，已通過公司申辦了審批證或許可證的，放行單的抬頭應為“××公司”。 第十一條 商檢證及放行單的貨名、數量應與實際成交合同及許可證的貨名、數量和合同號完全一致。業務承辦人員在取得商檢證及放行單後，應與合同仔細核對，嚴防發生差錯，影響報關出貨。 □ 信用證審證記錄及證下貨物出口 第十二條 通知銀行將信用證發到本公司後，均應由業務管理部審證並填妥《信用證審證記錄及證下貨物出口報關審批表》的審證記錄部分。根據出貨批數一式數份，由業務管理部存兩份，其餘交業務部門，業務部門藉以要求客户修改信用證，並按信用證要求執行。 第十三條 每批貨物出口報關前，業務人員應將上述審批表一聯交業務管理部根據出貨情況審批。業務管理部根據信用證要求及單據繕制和獲得情況，籤批是否出貨的意見。 第十四條 證下要求的客户單據，或我方要求改證的，業務部門應保證在出貨當日前獲得，由業務管理部進行審核。單據不符的，不予出貨。 第十五條 證下如需產地證、普惠制證書等由有關機關簽發的證書，業務部應在出貨日以前，將有關出貨詳細資料提供給業務管理部，以便儘早製作，及時聯繫簽發。業務部門在託運貨物後獲得的提單，應即時與信用證核對，發現有誤應及時要求修正並及時將提單交業務管理部。 □ 商品調撥單及出口收匯核銷單 第十六條 業務部門應在出貨前憑業務管理部籤批了“同意出貨”的《審證記錄及證下貨物進出口報關審批表》或憑已經驗證的本票、匯票，通過財務部門開具商品調撥單。 第十七條 業務管理部憑商品調撥單核發《出口收匯核銷單》，並通知報關人員報關出貨。 第十八條 《出口收匯核銷單》應妥善保管，不得遺失。出貨以後，報關員應及時將出口收匯核銷單交給該核銷單的專職核銷人員，並辦好交接手續。 第十九條 核銷單專職核銷員應該在外匯管理部門規定的期限內，辦完核銷手續。 □ 報 關 單 第二十條 貨物出口後，報關人員應將報關單的退税聯及時辦妥並送交退税辦理人員，辦好交接簽收手續。在辦理退税聯過程中，應將退税聯妥善保管，不得遺失。 第二十一條 每批貨物出口後，報關員應存有一份報關單或報關單的複印件SC按月造冊，以備查證。 第二十二條 報關單的填列必須與實際進出口貨物情況完全一致，並不超過貨物進出口許可證規定的數量、金額及運輸方式等，也應該與許可證完全一致，特殊情況需特殊處理的，需經業務管理部門經理審批同意，否則，報關中所發生的問題，由有關業務人員負責。